Контрагент не подписывает акт. Как закрыть сделку без него

Получите инструкцию, чтобы закрыть сделку, даже если партнер отказывается подписать акт либо игнорирует ваши просьбы. Частая ситуация: компания выполнила работы, направила акт, а в ответ ничего не получила. Бухгалтер остается без первички и не знает, как отражать доходы и списывать расходы. Рассказали, как действовать и защитить компанию от налоговых потерь.

Анастасия Петрова,

Налоговый консультант

Когда на акте обязательна подпись двух сторон

Подпись обеих сторон в акте закон требует только в двух случаях. Первый — при передаче предприятия как имущественного комплекса по договору продажи (п. 2 ст. 563 ГК). Второй — при сдаче результата работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК).

Отдельные правила действуют по госзакупкам. По госзаказу на приемку работ отводится до 20 рабочих дней. Необходима двустороняя подпись акта. Пока стороны не оформят приемку в единой информационной системе, обязательства не считаются исполненными (подп. 4 ч. 13 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, п. 14 ст. 7 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ).

При аренде акт приема-передачи имущества обязателен при заключении и при прекращении договора: без него аренда не начнется и не закончится. Ежемесячные акты стороны оформляют и подписывают, только если сами прописали такое условие в договоре. Законодательство ежемесячные акты не требует, хотя для целей расчета НДС аренда — услуга, и стороны вправе закрывать ее актами с любой периодичностью.

Для договоров подряда и возмездного оказания услуг акты требуются. Но акты должны быть не обязательно двухсторонние. Для актов по этим договорам действует правило семи дней. Что это за правило, читайте далее. Какие документы теперь оформлять по-новому, смотрите Накладные, путевые листы и другая первичка: что поменялось с 1 сентября.

Правило семи дней. Кто может обойтись без второй подписи в акте

После того как компания исполнила обязательство — выполнила работы либо оказала услуги и сообщила об этом контрагенту, у второй стороны есть семь календарных дней, чтобы отреагировать: принять исполнение, отказаться, направить замечания или запросить дополнительное время (ст. 314 ГК). Срок начинается на следующий календарный день после того, как контрагент получил требование (ст. 190 и 191 ГК).

Суд подтверждает: если акт заказчик так и не подписал и мотивированного отказа нет, исполнение обязательств по договору считается принятым заказчиком (определение ВС от 25.09.2017 № 306-ЭС17-12853 по делу № А55-5794/2016). Можно обойтись без второй подписи в акте.

Семидневный срок — общее правило, его можно изменить договором. Компании вправе увеличить или сократить срок приемки, а также исключить автоматическую приемку и предусмотреть, что операцию закрывает только акт с подписями всех участников.

Что делать, если заказчик не подписывает акт

Если заказчик не подписывает акт, то вы вправе сделать на документе отметку об этом и подписать акт самостоятельно спустя семь календарных дней. При условии, что в договоре нет другого срока. Отсчет начинайте со следующего дня после того, как контрагент получил акт.

Сохраните подтверждение отправки акта контрагенту: квитанцию оператора ЭДО, почтовую квитанцию с описью или отметку о вручении. Такая отметка подтвердит, что вы отправляли акт на подпись, но не дождались визы от партнера и сами подписали документ (см. памятку).

Односторонний акт суд может признать недействительным, только если посчитает, что партнер обоснованно не подписал акт (п. 4 ст. 753 ГК, определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда от 06.07.2018 по делу № 305-ЭС18-1392, А40-206007/2016, письмо Минфина от 08.10.2020 № 03-07-11/88016). Например, заказчик вправе не подписывать акт, если в работах есть недостатки и их не устранили. В остальных случаях заказчик обязан принять работы (п. 6 ст. 753 ГК, определение ВС от 19.01.2016 № 305-ЭС15-16960 по делу № А41-73822/14). Если заказчик не подписывает акт и не направляет возражений, это не повод оставлять работы неоплаченными.

Как учитывать выручку при УСН и начислять НДС

Выручку от работ вам нужно включить в доходы при УСН. Кроме того, потребуется начислить НДС с работ, если вы плательщик этого налога.

Доходы при УСН. Доход учтите после того, как реально получите деньги. На УСН кассовый метод — доход возникает в день, когда деньги поступили на счет в банке, на счет цифрового рубля или в кассу либо когда заказчик погасил задолженность иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК). Дата подписания акта заказчиком здесь не играет роли. Если заказчик вам не заплатил — дохода нет.

Расходы при УСН. При объекте «доходы минус расходы» вы вправе признать расходы, которые понесли в рамках контракта, даже если заказчик не подписал со своей стороны акт. Для учета при УСН расходы нужно обосновать, подтвердить документами и оплатить (п. 2 ст. 346.17 НК). Например, спишите стоимость использованных материалов. Расходы спишите на дату их оплаты при наличии подтверждающих документов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

НДС. Исчислите НДС со стоимости работ на дату, когда получили аванс в счет этих работ, а также на дату выполнения работ. Датой выполнения работ для расчета НДС признается день, когда заказчик принял работы и подписал акт приемки-сдачи этих работ (письмо Минфина от 18.07.2024 № 03-03-06/1/67042).

Обратите внимание: компания на УСН может выполнить работы и подписать акт в одностороннем порядке и даже указать дату передачи результата работ. Но если заказчик подпишет акт позднее, например в следующем месяце или квартале, то и НДС потребуется начислять только в том квартале, когда заказчик подписал документ. Датой передачи результатов выполненных работ нужно считать день, когда на акте будут стоять две подписи — исполнителя и заказчика (п. 1 ст. 167 НК, письма Минфина от 23.01.2017 № 03-07-11/2832 и от 13.10.2016 № 03-07-11/59833). Сказанное подтверждает и судебная практика (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 21.06.2018 № Ф09-3648/18, ФАС Московского округа от 21.01.2014 № Ф05-16686/2013).

Пример. Как исчислять НДС при реализации работ

Компания на УСН не получила освобождение от НДС на 2026 год. Компания выполнила работы и подписала акт 30 сентября. Однако заказчик подписал акт только 1 октября. В этом случае исчислите НДС в 4-м квартале, на дату, когда акт подписал заказчик.

Если заказчик так и не подписал акт, но суд признал работы выполненными, по мнению Минфина, база по НДС возникает на дату вступления решения суда в законную силу (письма от 27.09.2019 № 03-07-11/74445 и от 07.03.2019 № 03-07-14/14948). Арбитры же считают, что если есть односторонний акт, который суд не признал недействительным, то можно начислить НДС и на дату подписания такого акта. В одном из дел суд прямо указал, что дата вступления в силу судебного акта о взыскании долга значения не имеет. НДС начисляйте на дату подписи акта подрядчиком в одностороннем порядке, если визы от заказчика так и не дождались (постановления Арбитражного суда Московского округа от 10.06.2016 № Ф05-9686/2015 по делу № А40-147863/14 и от 28.10.2016 № Ф05-16027/2016 по делу № А40-226280/2015).

Чем рискует заказчик, который не подписывает акт

Если заказчик просто не подписывает акт и не направляет возражений, то у него меньше шансов выиграть спор. Например, если подрядчик некачественно выполнил работы, в суде без доказательств будет сложнее добиться, чтобы недостатки устранили.

Есть и другая опасность: проблемы с вычетами по НДС. Пример из практики: компания заказала строительные работы. Подрядчик сдал результат актом в 4-м квартале 2017 года, компания акт не подписала и мотивированный отказ не направила. Подрядчик в ответ не выставил счета-фактуры и обратился в суд за оплатой.

Суд подрядчик выиграл и в 4-м квартале 2020 года выставил счета-фактуры. Компания отразила их в книге покупок и заявила вычет. Инспекция в вычете отказала. Пришлось доказывать право на вычет. В итоге Центральный аппарат ФНС поддержал налогоплательщика. Но потребовалось собирать документы, тратить время, спорить. Налоговики подтвердили: право на вычет возникло не раньше, чем вступили в ...