Закон требует оформлять ЭТрН. Когда это невозможно, действуйте по инструкции от оператора ЭДО и ФНС

Что такое ГосСОПКА и зачем она нужна
Как быть, если у водителя пропала мобильная связь
Снимут ли расходы и вычеты из-за бумажной накладной

Мила Барышникова,

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Благодарим за помощь в подготовке статьи Юлию Белкину, заместителя начальника Управления электронного документооборота ФНС и Оксану Леонову, эксперта сервиса Логистика от Контур.Диадока

Забирайте инструкцию от оператора ЭДО, как теперь оформлять транспортные накладные и другую первичку. С 1 сентября перевозочные документы нужно составлять в электронном виде. Но если нет интернета или сбой в системе, эти требования выполнить нереально. Контур Диадок Логистика дал рекомендации, как действовать в таких ситуациях. А ФНС разъяснила, когда у нее не будет претензий к оформлению документов на бумаге.

Минтранс разрешил бумажные накладные в качестве исключений, но не все ясно

Если в системе технический сбой или нет интернета, транспортную накладную, заказ и заявку разрешили оформлять на бумаге (см. таблицу). Эти случаи входят в число исключений, которые определил Минтранс (приказ от 01.06.2026 № 262). Но не ясно, что под этим понимать. Разберем новые правила на конкретных ситуациях.

Ситуация 1: сбой у оператора ИС ЭПД, которого вы выбрали для обмена электронными перевозочными документами. Система выдает ошибку, ваши документы зависли, ГИС ЭПД их не получила, водитель без QR-кода выезжать в рейс не может или все-таки едет с риском быть оштрафованным.

Фиксируйте сбой. Делайте скриншоты ошибок в системе, сохраняйте переписку с оператором, составляйте акт о невозможности сформировать электронный документ. И главное — просите вашего оператора ИС ЭПД письменно подтвердить, что инцидент связан с кибератакой и зафиксирован специальной структурой — ГосСОПКА.

Не любой технический сбой у оператора позволяет перевозчикам перейти на бумажную накладную

Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока: «Минтранс разрешает оформить транспортную накладную на бумаге, если из-за технического сбоя участник обмена не может направить электронный документ в ГИС ЭПД (п. 5 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262). При этом приказ описывает конкретные условия такого исключения: речь идет о нерегламентированной и непредвиденной неработоспособности информационной инфраструктуры участника обмена или оператора ИС ЭПД. А сам сбой должен быть зафиксирован ГосСОПКА. Поэтому не любой кратковременный технический сбой автоматически означает переход на бумагу»

Срочно! Минтранс опубликовал регламент действий, если невозможно оформить транспортную накладную на бумаге. Скачать

Ситуация 2: у компании нет интернета по объективной причине. Такая причина может быть банальной — обрыв электрического или интернет-кабеля, авария на подстанции, плановые ремонтные работы провайдера или коммунальных служб и т. п.

Минтранс допускает бумагу при отсутствии доступа к интернету. Но не все так просто. Нестабильного соединения или низкой скорости интернета недостаточно, чтобы оформлять бумажные перевозочные документы. Исключение действует, лишь если доступ к интернету отсутствует полностью.

Срочно! Форма транспортной накладной с 1 сентября не действует: как поступать

При автоперевозках применяйте форму транспортной накладной из постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200. В Минтрансе нам сообщили, что пока нужно поступать так, хотя официально документ уже не действует. С 1 сентября 2026 года старые правила грузоперевозок из постановления № 2200 утратили силу. Вместе с ними и форма транспортной накладной. Сейчас нет действующего документа, который бы утверждал ее форму.

Чем подтвердить отсутствие интернета, в приказе № 262 не говорится. Поэтому фиксируйте отсутствие связи любыми доступными вам способами. Запасайтесь скриншотом объявления о ремонтных работах, размещенного на официальном сайте интернет-провайдера. Делайте аудиозапись звонка, в котором представитель провайдера подтверждает отсутствие интернет-соединения.

Сохраняйте электронные письма об аварии или о плановых работах, полученные на электронную почту компании или ее в личный кабинет. Запрашивайте справки от энергоснабжающей организации, если отсутствие интернета связано с отключением электроэнергии и т. п. Ваша задача - доказать, что для перехода на бумагу была объективная причина. Если интернет, например, отключили за неуплату, избежать претензий контролеров не удастся.

Универсального документа, который подтвердил бы отсутствие доступа в интернет, пока нет

Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока: «Если отсутствует доступ к интернету не по вине участника перевозки — да, это отдельное основание для оформления перевозочных документов на бумаге, прямо предусмотренное пунктом 6 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262. Причем норма сформулирована широко: она распространяется на отсутствие доступа к интернету, в том числе в населенных пунктах из специального перечня Правительства. С отключением электричества ситуация немного другая. Само по себе отсутствие электроснабжения в приказе № 262 отдельным исключением не названо. Но если вместе с электричеством пропал и интернет, и оформить ЭТрН невозможно, действует исключение об отсутствии интернет-соединения. При этом универсального документа, который подтвердит данный факт, не предусмотрено. Полагаем, что этот вопрос будет урегулирован дополнительно»

Кроме того, прямо разрешили оформлять перевозочные документы в бумажном виде по причине отсутствия интернета в труднодоступных населенных пунктах (п. 6 от 01.06.2026 № 262). Список населенных пунктов смотрите в перечне из распоряжения Правительства от 10.07.2025 № 1855‑р. Если компания находится, например, в деревне Алексала Олонецкого района Республики Карелия, перевозочные документы можно составлять на бумаге.

Ситуация 3: водитель пользуется мобильным интернетом, связь пропала. Водитель подписывает ЭТрН через приложение оператора ЭДО, получает QR-код для предъявления инспекторам ГИБДД. И вдруг мобильный интернет пропал. Причины могут быть разными: сеть оператора связи «легла» на определенном участке или интернет заблокирован из-за угрозы БПЛА и т. п. В любом случае водитель не может подписать документ и получить QR-код.

Раздайте водителям памятку, которую для них выпустил Минтранс.

Такая ситуация — это основание для бумажной накладной (п. 6 приказа № 262). Если на месте погрузки или разгрузки у водителя нет мобильной связи, он должен сообщить вам об этом. Вы вправе оформить перевозку на бумаге. Главное — иметь подтверждение, что сеть пропала по независящим от компании или водителя причинам. Например, это может быть справка или письмо от оператора связи.

Но есть и другой сценарий, поясняют эксперты (см. комментарий). Водитель может воспользоваться функцией отложенного подписания. Расскажите водителю о возможных вариантах. Пусть он выбирает, как действовать, исходя из своей конкретной ситуации.

Водитель может воспользоваться функцией отложенного подписания

Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока: «Если водитель не может подписать ЭТрН из-за того, что у него пропал мобильный интернет, есть два сценария. Первый — оформить транспортную накладную на бумаге. Второй — не отказываться от электронного сценария из-за временного отсутствия связи. Например, в Логистике от Контур.Диадока есть функция отложенного подписания. Водитель может подписать документ на мобильном устройстве без интернета. Подпись сохранится, а после восстановления соединения документ будет отправлен дальше в ГИС ЭПД. Это удобно в ситуации, когда связь пропала непосредственно на погрузке или нестабильна на конкретной территории.

После появления сети водителю не нужно заново проходить процедуру подписания. Но есть нюанс. Пока соединение не восстановилось и документ не передан дальше, водитель не получит QR‑код. Поэтому отложенное подписание помогает пройти этап подписания при отсутствии связи. Но оно не отменяет последующие обязательные этапы оформления перевозки»

Ситуация 4: один из участников перевозки отказывается от перехода на ЭТрН. К примеру, к ЭДО подключена компания-поставщик, подключен перевозчик, а покупатель не хочет оформлять ЭТрН. В этой ситуации обойти электронный формат не получится.

Попробуйте договориться с контрагентом. Убедите его, что работать по установленным правилам — в его же интересах. Объясните, что переходного периода нет, отмена дорожных штрафов до 1 марта 2027 года не означает, что можно игнорировать требования закона.

Проверьте договоры с контрагентами. Предусмотрите в них обязанность контрагентов подключиться к оператору ИС ЭПД на дату начала перевозок. Установите в договоре с грузополучателями срок, в течение которого они должны подписать ЭТрН при приемке груза.

Нежелание одного из участников перевозки подключаться к транспортному ЭДО — не повод использовать бумажную накладную

Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока: «С 1 сентября обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде распространяется на всех участников перевозки. Поэтому нежелание одного из участников подключаться к транспортному ЭДО само по себе не является основанием оформлять транспортные документы на бумаге. Для компании, которая отказывается работать с ЭПД, возникает и коммерческий риск: контрагенты могут отказаться от взаимодействия, если без ее подключения невозможно организовать электронный обмен.

Если вся цепочка продолжает работать на бумаге без предусмотренных законодательством оснований, она не выполняет требования об обязательном электронном оформлении. Отсутствие ЭПД в таких перевозках может стать поводом для дополнительных вопросов со стороны контролирующих органов, например ФНС»

Если работаете с экспедиторами, для таких документов установлены свои бумажные случаи

Транспортная накладная — не единственный документ, который с 1 сентября стал обязательным в электронном виде. Под требования Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ попали и экспедиторские документы (поручение экспедитору в рамках договора транспортной экспедиции, экспедиторская расписка и складская расписка). Но здесь правила отличаются от транспортных накладных, и это создает дополнительную путаницу для бизнеса.

Минтранс утвердил для экспедиторских документов отдельный перечень «бумажных» исключений (приказ от 03.04.2026 № 115). Список во многом совпадает с бумажными случаями для ЭТрН: перевозка «физикам» для личных нужд, перевозка грузов для нужд обороны и безопасности и др. (см. таблицу). Но есть отличия. Новые пункты: оформлять экспедиторские документы на бумаге можно, если у клиента или экспедитора нет технической возможности составить электронный документ «в связи с обстоятельствами непреодолимой силы».

В чем загвоздка. Формулировки исключений для экспедиторских бумаг еще более неопределенные, чем для ЭТрН. Как подтвердить отсутствие технической возможности и что такое обстоятельства непреодолимой силы, Минтранс не уточняет. Представители оператора ЭДО поясняют, что отключение электричества, аварию или технические работы у провайдера, сбои у оператора ИС ЭПД нельзя автоматически считать обстоятельствами непреодолимой силы (см. комментарий).

Нельзя оформлять экспедиторские документы на бумаге, просто потому что пропал Интернет

Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока: «Для экспедиторских документов правила отличаются от тех, которые установлены для транспортной накладной. Приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 позволяет оформить экспедиторский документ на бумаге, в частности, если клиент или экспедитор не может передать электронный документ через интернет в связи с обстоятельствами непреодолимой силы. При этом приказ № 115 не дает перечня технических сбоев, которые автоматически признаются непреодолимой силой. То есть нельзя исходить из простой формулы: “Пропал интернет — оформляем экспедиторский документ на бумаге”»

Форс-мажор подтвердит ТПП. За подтверждением обстоятельств непреодолимой силы Минстранс советует обращаться в ТПП (письмо от 05.08.2026 № Д14/1850-ИС). Палата обязана выдавать сертификаты о форс-мажоре и заключения о наличии или отсутствии обстоятельств непреодолимой силы (п. 3 ст. 15 Закона РФ от 07.07.1993 № 5340-1).

Форс-мажор — это чрезвычайность и непредотвратимость события

Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока: «Общее определение непреодолимой силы дает ГК (ст. 401 ГК). Это чрезвычайность и непредотвратимость события. Важно оценить, действительно ли обстоятельство было форс-мажором, и именно ли оно сделало исполнение невозможным. Поэтому технический сбой оператора, авария у провайдера или отключение электричества не становятся форс-мажором автоматически. Нужно оценивать причины, масштаб и характер события, его непредотвратимость и связь с невозможностью передать электронный документ. То же относится к плановым техническим работам: автоматически они не становятся обстоятельствами непреодолимой силы»

Из-за «бумаги» расходы и вычеты под угрозой, но отстоять их реально

Если вместо электронных транспортных накладных без уважительной причины оформлять бумажные, налоговики могут снять расходы и вычеты НДС. Инспекторы зададутся вопросом: а была ли перевозка в действительности. Но бумага не приговор, если сделка реальна и у вас есть все подтверждающие документы.

Налоговые расходы. ФНС считает, что сам по себе факт оформления перевозочных документов на бумаге не запрещает признавать расходы (письмо от 03.08.2026 № СД‑36–26/6645, есть в редакции).

Инспекторы будут смотреть на совокупность фактов — была ли перевозка на самом деле, получила ли компания товар, соответствует ли это ее деятельности, как оформлены документы. Если сделка реальна, первичка составлена без нарушений, пусть и на бумаге, то претензий быть не должно.

Кроме того, вам нужно доказать, что сформировать перевозочный документ в электронном виде было объективно невозможно. В этом помогут письма провайдера об аварии, подтверждение сбоя от оператора ЭДО, акты о невозможности подписать документ, скриншоты ошибок в системе, а для экспедиторов — сертификаты ТПП о форс-мажоре.

ФНС признает все документы при условии, что они составлены без нарушений и соответствуют реальным хозоперациям

Илья Присяжнюк, заместитель начальника Управления электронного документооборота ФНС: «Налоговая служба признает все документы, оформленные налогоплательщиками в электронном или бумажном виде, при условии, что они составлены без нарушений и соответствуют реальным хозяйственным операциям. На основе содержания этих документов инспектор принимает решение о наличии налоговых правонарушений»

Источник: информация от 06.08.2026 на mintrans.gov.ru

Вычеты НДС. Эксперты, которых мы опросили, сходятся во мнении, что подход налоговиков к транспортным расходам будет применяться и к вычетам по НДС. Хотя в письме ФНС от 03.08.2026 № СД‑36–26/6645 прямо говорится только о расходах по налогу на прибыль, логика налоговиков ясна: формального отказа в вычетах только из-за того, что вы составили перевозочный документ на бумаге, а не в электронном виде, не будет.

Для вычетов, как и для расходов, главное — реальность перевозки

Сергей Рюмин, управляющий партнер КАФ «Инвест-Аудит»: «ФНС и судебная практика будут исходить из реальности самой перевозки с учетом норм статьи 54.1 НК. Такое регулирование должно быть общим для целей налога на прибыль и НДС. Ситуации, когда не получается оформить электронный документ, в большинстве будут попадать под исключения Минтранса — форс-мажор, отсутствие технической возможности, сбои в системе»

Минтранс хочет облегчить жизнь участникам перевозок

Список бумажных исключений транспортной накладной и перевозочных документов расширят. Планируют добавить новые случаи. Это перевозки строительных материалов, деталей и ...