Как закрыть номенклатуру дел

Анна Дмитриева

консультант департамента управления делами и организационной работы Социального фонда России

Юлия Патеева

юрист-редактор Системы Образование, эксперт по комплексной безопасности и санитарному законодательству, разработчик инструкции о мерах пожарной безопасности, программ производственного контроля и другой локальной документации

Чтобы завершить работу с номенклатурой, ее оформляют в дело и передают в архив. Но перед этим надо заполнить еще две графы и сделать итоговую запись.

Укажите количество дел

Третью графу номенклатуры заполняют в последний день текущего года или в начале следующего. В графе указывают фактическое количество дел, которые образовались за 12 месяцев. Если дело содержит больше одного тома, вносят номер каждого и крайние даты документов в нем. Например: «Т.1 – 10.01.2025–30.06.2025, Т.2 – 01.07.2025–31.12.2025». Дело делят на тома, если его объем превышает 250 листов. К электронным делам это не относится (Правила, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Электронное дело и дело на бумажном носителе в номенклатуре отражают как два тома с одним заголовком, индексом и сроком хранения. В графе ставят прочерк, если дел в течение года не заводили.

Фрагмент номенклатуры – количество дел

Оформите примечания

Незавершенные дела переходят на предстоящий год. В графе «Примечание» об этом делают запись. Незаконченные тома также надо указать в примечании. Если дело не заводили, в графе ставят отметку «Не заводилось».

Фрагмент номенклатуры – образцы записи примечаний

Сделайте итоговую запись

На последнем листе номенклатуры составляют итоговую запись. Оформляют ее в виде таблицы. В первых двух графах ответственный должен отразить сведения о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения. В третьей – о делах, которые не были завершены делопроизводством в уходящем году и переходят на следующий. В четвертой – о делах с отметкой экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), т.е. дела, которые могут быть отобраны на постоянное хранение (п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018, сноски 1 и 2 к Перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Фрагмент итоговой записи номенклатуры

Оформите номенклатуру в дело

Номенклатуру и все изменения к ней оформляют в дело. Для этого оформляют обложку. Ее составляют по собственной или рекомендуемой форме. На обложке указывают даты, когда его завели и окончили. Например, для номенклатуры дел на 2025 год даты должны быть указаны так: 01.01.2025–31.12.2025. Закрытое дело «Номенклатура дел» передают в архив образовательной организации на постоянное хранение (ст. 157 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Образец обложки дела «Номенклатура дел»