Как планировать и контролировать закупки стройматериалов

В рекомендации – как спланировать и проконтролировать закупки строительных материалов на проект таким образом, чтобы избежать простоев и брака. Также эксперты разработали матрицу ответственных за закупки, которая поможет распределить задачи.

Георгий Киреев

Эксперт-практик в области управления строительными проектами и консалтинга в строительстве.

Закупка материалов – ключевая задача в управлении проектами. От правильного планирования и контроля закупок зависят сроки, бюджет и качество. Разберем принципы планирования и контроля закупок от выбора поставщиков и управления поставками до способов минимизировать риски.

Этапы закупок

Когда планируете и контролируете закупки материалов, учитывайте эти аспекты.

Скорость и своевременность. Материалы надо привезти на объект к моменту их использования. Доставите раньше – захламите площадку, доставите позже – сорвете сроки.

Качество. Материалы должны соответствовать стандартам и соответствовать требованиям проектной документации. Если нет согласования на замену, закупайте по характеристикам в проекте, начиная от производителя, заканчивая ГОСТом.

Оптимизация затрат. Следите за расходами, сравнивайте плановый и фактический бюджет на закупку. Требуйте от поставщиков скидки и закупайте там, где лучшее соотношение цены и качества.

Сегодня нужны тонны бетона, завтра – километры труб, а послезавтра – краска. Чтобы не превратиться в героя трагедии, двигаемся по основным этапам планирования закупок.

Определите потребности в материалах

На бумаге – смотрим, что нужно для проекта, и составляем список. Помните, список обновляется постоянно. Если здесь ошибиться, вся цепочка развалится. Важно заранее понять, что нужно на каждом этапе, в каких объемах, в каком качестве и когда именно это потребуется. На этом этапе закладывают ключевые параметры закупок: объемы, сроки и требования к качеству.

Неправильно определили потребности – на объекте окажется слишком много или слишком мало материалов. Это уже чревато перерасходом бюджета и срывами сроков. Вот шаги, которые помогут избежать проблем и точно определить потребность в материалах.

Изучите проектную документацию

Проектная документация (ПД) содержит все технические данные о материалах, их количестве, характеристиках и требованиях к качеству. На этом этапе изучите чертежи, спецификации и другие документы, чтобы понять, какие материалы нужны.

Как изучить проектную документацию

Подготовьте спецификации материалов

Спецификация – это подробный список материалов. В нем должны быть полные наименования материалов, их характеристики, объемы, сроки поставки и требования к качеству. Спецификация – основа для закупок и работы с поставщиками.

Как подготовить спецификации материалов

Определите объемы

Рассчитайте, сколько материала потребуется для выполнения каждого этапа строительства. Так вы избежите дефицита или излишка. Составление разбивки потребностей по этапам позволит синхронизировать закупки с графиком строительства. Материал не будет залеживаться на складе и не задержится на стройплощадке.

Пример таблицы с потребностями по этапам ...