2023-12-06 12:50 Бухгалтеру

Как платить НДФЛ за сотрудника, который работает удаленно за границей

Владислав Лабутов

начальник отдела управления налогообложения доходов

физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС

Порядок обложения НДФЛ доходов физлиц, которые работают удаленно, в том числе за границей, зависит:

от вида заключенного договора – трудовой или ГПД;
типа работодателя – организация или ИП;
места выполнения работ и налогового статуса – для всех ГПД и сотрудников по трудовому договору с ИП.

Схема. Как организации удерживать НДФЛ при дистанционной работе

Трудовой договор с компанией

С 1 января 2024 года доходы сотрудников на удаленке облагают НДФЛ по прогрессивной шкале ставок 13 (15) процентов независимо от статуса сотрудника – резидент или нерезидент РФ. Не важно, где сотрудник работает удаленно, – на территории России или за границей. Правило применяют только к доходам по трудовому договору с российской организацией или подразделением иностранной компании, зарегистрированным в России, такие доходы признали доходами от источников в РФ. Это следует из подпункта 6.2 пункта 1 статьи 208 и пунктов 3, 3.1 статьи 224 НК.

К дистанционным сотрудникам не относятся сотрудники, которые работают в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами России. Доходы таких сотрудников являются доходами от источников за пределами России. Налоговый резидент РФ задекларирует доход и уплатит НДФЛ сам, нерезидент декларировать доход и платить НДФЛ не обязан (подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК, письмо Минфина от 10.10.2023 № 03-04-06/96059). Когда и как физлицо должно самостоятельно платить НДФЛ – в рекомендации.

Доходы

К доходам от трудовой деятельности в целях применения подпункта 6.2 пункта 1 статьи 208 относят (письмо ФНС от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749):

зарплату и производственные премии;
отпускные;
больничный за первые три дня болезни;
командировочные расходы, в том числе по найму жилья, проезду;
любые выплаты, которые связаны с трудовой деятельностью. Например, в трудовом договоре или ином ЛНА прописаны материальная помощь, премии к юбилею.

Иные доходы дистанционщиков облагайте в прежнем порядке в зависимости от статуса налогоплательщика. Например, доходы по трудовому договору с ИП, доходы по ГПД, дивиденды. Как платить НДФЛ с доходов удаленщиков по трудовому договору с ИП или ГПД – в материале ниже.

ПРИМЕР

Как платить НДФЛ с дохода дистанционного работника. Новый сотрудник-нерезидент

Организация приняла на работу нерезидента и оформила с ним трудовой договор на дистанционную работу. Сотрудник работает дистанционно в России. К доходам с момента заключения трудового договора организация сразу применяет прогрессивную шкалу ставок 13 (15) процентов независимо от статуса сотрудника.

ПРИМЕР

Как платить НДФЛ с дохода дистанционного работника. Сотрудника-нерезидента перевели на дистанционную работу

Сотрудник-нерезидент работает в офисе по трудовому договору. Организация удерживает НДФЛ по ставке 30 процентов. С сотрудником заключили допсоглашение о переводе на дистанционную работу. Сотрудник фактически перешел на дистанционную работу. К доходам с момента заключения допсоглашения организация сразу применяет прогрессивную шкалу ставок 13 (15) процентов независимо от статуса сотрудника.

Оформление

Трудовой договор должен быть оформлен именно на дистанционную работу, и необходимо непосредственно дистанционное выполнение трудовой функции.

Вычеты

Несмотря на то что доходы сотрудников на удаленке облагают НДФЛ по прогрессивной шкале ставок 13 (15) процентов независимо от статуса сотрудника, налоговый статус нужно контролировать для вычетов. Налоговые вычеты положены только резидентам. Чтобы не ошибиться с вычетами и не занизить налоговую базу по НДФЛ, укажите в трудовом договоре обязанность дистанционного работка сообщать о переезде за рубеж.

Подтверждение удаленки

НК не содержит перечень документов, которыми необходимо подтвердить дистанционную работу. На практике основной подтверждающий документ – трудовой договор с условиями о дистанционной работе. Но одного договора при проверке может быть недостаточно, чтобы подтвердить, что сотрудник фактически работает удаленно. Дополнительным подтверждением факта удаленки может быть отчет пропускной системы в офис, отчет системы контроля рабочего времени сотрудника и любые другие документы, которые есть у работодателя и свидетельствуют об удаленной работе.

Опасно устанавливать дистанционную работу абсолютно всем сотрудникам. Удаленка возможна только для сотрудников, должность и должностные обязанности которых действительно позволяют трудиться удаленно.

Комбинированный режим работы

Когда сотруднику установили комбинированный режим работы «офис-удаленка», налоговому агенту в ряде случаев придется вести раздельный учет доходов физлица от трудовой деятельности в офисе и на удаленке. Дело в том, что доходы от деятельности в офисе облагаются НДФЛ в общем порядке по ставке 13 (15) или 30 процентов в зависимости от налогового статуса сотрудника, а доходы от дистанционной работы – по ставке 13 (15) независимо от статуса (подп. 6.2 п. 1 ст. 208, п. 1, 3 ст. 224 НК).

Вести раздельный учет доходов физлица необходимо, когда сотрудник является:

нерезидентом;
резидентом, если есть уверенность, что он станет нерезидентом.

Если сотрудник является резидентом и есть уверенность, что его статус не изменится, раздельный учет можно не вести. Но, если сотрудник все-таки станет нерезидентом, НДФЛ придется пересчитать с начала года. Следовательно, придется и выделить доходы от трудовой деятельности на удаленке с начала года.

НК не содержит положений с порядком раздельного учета доходов физлица при комбинированном режиме работы. Организация самостоятельно определяет, как разграничить доходы. Сделать это можно, например, пропорционально отработанному времени на удаленке (дни, часы):

Трудовой договор с ИП или ГПД

Правила расчета НДФЛ с доходов дистанционного сотрудника по трудовому договору с ИП и доходов по ГПД остались прежними. Они зависят от двух факторов: какой налоговый статус получателя дохода и где он получил доход – в России или за рубежом. Где сотрудник получил доход, зависит от того, как прописали в его трудовом договоре или гражданско-правовом договоре место выполнения работы.

Если в договоре с сотрудником указано место работы в РФ, НДФЛ считайте по ставке 13 (15) процентов, если он налоговый резидент РФ, или по ставке 30 процентов, если нерезидент. Если в договоре указано место работы за границей, работодатель не удерживает НДФЛ с доходов работника независимо от налогового статуса сотрудника. В этом случае налоговый резидент РФ задекларирует доход и уплатит НДФЛ сам, нерезидент декларировать доход и платить НДФЛ не обязан.

Место работы — в РФ

Если сотрудник переехал за границу, но по трудовому договору с ИП место выполнения работы по-прежнему Россия, он получает доход на территории нашей страны. Аналогичный подход для гражданско-правового договора как с организацией, так и с ИП. Доходы по такому трудовому договору или ГПД будут относиться к источникам в РФ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК, письмо Минфина от 24.03.2020 № 03-04-05/22766). НДФЛ с зарплаты, вознаграждения по ГПД должен удерживать и перечислять работодатель-ИП, заказчик.

Ставка НДФЛ зависит от налогового статуса получателя дохода (п. 1, 3 ст. 224 НК). НДФЛ считайте по ставке 13 (15) процентов, если сотрудник или исполнитель по ГПД – налоговый резидент РФ. Как только сотрудник стал нерезидентом, НДФЛ с начала года необходимо пересчитать по ставке 30 процентов.

Работодатель обязан отслеживать налоговый статус удаленщика, если в договоре прописали, что работа выполняется в России. Как это делать, в НК не прописано. Налоговый агент самостоятельно определяет порядок контроля налогового статуса сотрудников. Если сотрудник утратил статус резидента, но не сообщил об этом, ответственность за неверное удержание НДФЛ несет налоговый агент (п. 1 ст. 123 НК).

СОВЕТ

Укажите в трудовом договоре обязанность дистанционного работника сообщать о переезде за рубеж

Сотрудник может не уведомить работодателя-ИП о том, что выехал за пределы РФ и теперь выполняет свои обязанности из-за границы. Удерживать налог в размере 30 процентов на основании одних лишь подозрений в таком случае нельзя. Однако если ИФНС выявит недоимку, то удержит ее с работодателя и еще оштрафует. Размер штрафа составит 20 процентов от суммы, которую бухгалтеры не удержали из зарплаты сотрудника (ст. 123 НК).

Чтобы подстраховаться, в трудовом договоре сотрудника советуем прописать, что он обязан сообщать работодателю о датах выезда за границу и возвращения домой.

Место работы – за границей

Если в трудовом договоре указано место работы за границей, работодатель не должен удерживать НДФЛ с доходов работника независимо от налогового статуса сотрудника. Зарплата такого работника относится к доходам от источников за пределами РФ. Отражать ее в 6-НДФЛ не нужно (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК, письма Минфина от 05.12.2022 № 03-04-06/118683, от 21.04.2022 № 03-04-06/35789, ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@). Это относится не только к зарплате, но и отпускным, премиям (письма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 03.09.2019 № 03-04-06/67598).

Налогообложение выплат зависит от налогового статуса физлица. Этот подход действует не только для трудового, но и гражданско-правового договора (письмо Минфина от 12.11.2021 № 03-04-06/91573).

Если работник имеет статус налогового резидента РФ, он сам платит НДФЛ с зарплаты и подает декларацию по правилам российского законодательства. В ней он отражает доход, полученный от источников за пределами РФ. Основание — статья 207, подпункт 3 пункта 1 и пункты 2–4 статьи 228 НК, письмо Минфина от 05.12.2022 № 03-04-06/118683.

Когда работник — нерезидент, он не платит с зарплаты НДФЛ по правилам российского законодательства. Эта зарплата относится к доходам от источников за пределами РФ. Она не относится к объекту обложения НДФЛ. Основание — статьи 207, 209 НК, письмо Минфина от 05.12.2022 № 03-04-06/118683.

Получить бесплатную консультацию