Как заполнить и подать отчеты в центр занятости

В ответе — инструкции и образцы всех отчетов, которые помогут без ошибок сдать документы в центр занятости. Также эксперты составили алгоритм, как зарегистрироваться на портале «Работа в России», чтобы подавать отчеты электронно.

Нина Ковязина

действительный государственный советник РФ 3 класса, ранее — заместитель директора Департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава, более 40 лет работала в Минтруде и занимается вопросами оплаты труда и трудового права

Как изменились правила сдачи отчетов

С 1 сентября 2024 года отчеты в центр занятости нужно подавать по новым формам. Минтруд утвердил их приказом от 16.04.2024 № 195н.

В новых формах сократили сведения о работодателе. Так, в отчетах теперь не нужно указывать форму собственности, организационно-правовую форму работодателя, ОГРН и основной вид деятельности.

Появилась новая форма отчета о вакансиях и свободных рабочих местах. До 1 сентября утвержденной формы такого отчета не было и работодатели подавали сведения о вакансиях по макету, который был размещен на портале «Работа в России» (форма № 6, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н, письмо Минтруда от 08.02.2024 № 16-3/ООГ-203).

По инвалидам теперь нужно подавать один отчет вместо двух — о выполнении квоты для приема на работу инвалидов. При этом в новую форму не включили информацию о локальных актах, которые содержат сведения о рабочих местах, выделенных или созданных для трудоустройства инвалидов. Больше не нужно сообщать и о соглашениях, которые работодатель заключил с другой организацией или ИП для трудоустройства инвалидов. В форме также нет сведений о профессиональной реабилитации инвалидов из отчета, который раньше подавали отдельно (форма № 7, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н).

При подаче отчета о ликвидации или сокращении, неполном рабочем времени, простое и переводе на дистанционную работу теперь нужно отмечать, какую форму отчета подаете: первичную, изменяющую или отменяющую. В прежних формах таких отметок не было (формы № 1, № 2, № 3, № 4, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н).

При этом в отчете о ликвидации больше не нужно указывать отдельно количество увольняемых женщин, молодежи, пенсионеров, предпенсионеров, инвалидов и иностранцев. Отчет о неполном рабочем времени нужно сдавать без информации о численности иностранных работников и продолжительности неполного рабочего времени, которое установили работникам. Строку про иностранных работников убрали и из отчетов о переводе на дистанционную работу и простое. Также в отчете о простое больше не придется указывать его причину.

В отчете о банкротстве раньше нужно было указывать наименование процедуры, которую ввели в отношении работодателя: наблюдение, финансовое оздоровление, внешнее управление, конкурсное производство, мировое соглашение. В новой форме такой информации нет (форма № 5, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н).

Какие отчеты сдавать

Формы отчетов, которые нужно подавать в центр занятости, утвердил Минтруд в приказе от 16.04.2024 № 195н. Правила, по которым нужно подавать отчеты, установили в статье 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ.

Какие сведения и в какие сроки нужно подавать в центр занятости, смотрите в таблице ниже. В ней — ежемесячные отчеты и те, которые нужно представлять в случае определенных событий. Кликните на нужный отчет, чтобы перейти в раздел, как его заполнять. Чтобы увидеть пример готового отчета, кликните на образец отчета или видеоинструкцию.

Отчет о вакансиях

Сдавайте отчет о вакансиях, если в вашей организации или у ИП есть свободные рабочие места и вакантные должности. Отчет подавайте по каждой вакансии и свободному рабочему месту. При этом неважно, нужны работодателю сотрудники в данный момент или нет. Если у работодателя нет свободных рабочих мест и вакантных должностей, подавать отчет не нужно (п. 6 ч. 1, ч. 8 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Сведения подайте не позднее пяти рабочих дней со дня, как появилась вакансия. Если изменились сведения, которые ранее отразили в поданном отчете, подайте отчет с актуальными данными не позднее пяти рабочих дней со дня изменений (ч. 6 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Подайте отчет через портал «Работа в России» по форме № 6, утвержденной приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

В отчете укажите сведения о работодателе, наименование вакансии, сферу деятельности и зарплату кандидата, требования к квалификации, опыту работы кандидата, график работы и тип занятости. Должностные обязанности опишите коротко. Например, для вакансии менеджера по продажам напишите: «Продажа оборудования для информационно-коммуникационных систем». Отчет заполните по каждой свободной вакансии, которая есть в компании.

Если хотите, чтобы центр занятости помогал вам искать персонал, вместе с формой № 6 о вакансиях подайте через платформу «Работа в России» заявление о содействии в подборе работников. Заполните его по форме из приложения № 1 к Стандарту, утвержденному приказом Минтруда от 09.12.2024 № 678н.

В заявлении укажите сведения о представителе работодателя — Ф. И. О, должность, номер телефона, адрес электронной почты и сведения о работодателе — адрес, организационно-правовую форму, форму собственности, ОРГН, ИНН, КПП и др. Пропишите наименования вакансий, их номера, необходимую численность работников и цель подбора. В последнем столбце формы выберите, какой сервис хотите получить — подбор работников, массовый отбор кандидатов или организацию собеседования с кандидатами. Подпишите заявление простой или усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 5–9 Стандарта, утв. приказом Минтруда от 09.12.2024 № 678н).

Отчет о квотах для инвалидов

Сдавайте отчет о квотах для инвалидов, если ваша организация или ИП обязан квотировать рабочие места для инвалидов. Это организации и ИП, в которых трудится свыше 35 сотрудников. Размер квоты для таких компаний составляет от 2 до 4 процентов от среднесписочной численности работников (ч. 1 ст. 38, п. 7 ч. 1 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Конкретный размер квоты устанавливают региональные власти.

Общественные объединения инвалидов и образованные ими организации, в том числе хозяйственные товарищества и общества, уставный капитал которых состоит из вклада общественного объединения инвалидов, отчет о квотировании не сдают, так как они не обязаны квотировать рабочие места для инвалидов (подп. «а» п. 4 Правил, утв. постановлением от 30.05.2024 № 709).

Сведения подавайте ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, который следует за отчетным (ч. 7 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Подайте отчет через портал «Работа в России» по форме № 7, утвержденной приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н. Дублировать отчет в центр занятости по форме, которую утвердили в вашем регионе, не нужно. Если заполнили отчет на портале, считается, что вы его сдали (ч. 1, 2 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

В отчете укажите сведения о работодателе, среднесписочную численность работников, размер квоты, количество инвалидов на квотируемых рабочих местах.

Отчет о банкротстве

Сдавайте отчет о банкротстве, если суд ввел в отношении вашей организации и ИП процедуру банкротства (п. 5 ч. 1 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Сведения подайте не позднее трех рабочих дней со дня, когда суд ввел в отношении работодателя процедуру банкротства (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Подайте отчет через портал «Работа в России» по форме № 5, утвержденной приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

В отчете укажите сведения о работодателе, дату начала и предполагаемую дату окончания процедуры банкротства.

Отчет о сокращении или ликвидации

Сдавайте отчет о сокращении или ликвидации в центр занятости, если ваша организация или ИП принял решение о ликвидации, прекращении деятельности, сокращении численности или штата работников (п. 1 ч. 1 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Сведения подайте за два месяца до даты сокращения или ликвидации в общем случае или за три месяца, если у вас будет массовое увольнение работников. Индивидуальные предприниматели направляют уведомление о сокращении работников или прекращении своей деятельности не позднее чем за две недели до мероприятия (ч. 4 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Если сведения, которые ранее отразили в отчете, изменились или работодатель отменил решение о сокращении или ликвидации, подайте отчет с актуальными данными не позднее трех рабочих дней с момента, как изменились сведения или отменили решение о сокращении и ликвидации (ч. 4 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Подайте отчет через портал «Работа в России» по форме № 1, утвержденной приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

В отчете укажите сведения о работодателе, причину, по которой будете увольнять работников, и их численность, даты, когда планируете пр

Отчет о неполном рабочем времени

Если работодатель принял решение ввести неполный рабочий день или неделю, подайте об этом отчет в центр занятости. Если ввели режим неполного рабочего времени по соглашению с сотрудником или по его требованию, уведомлять об этом центр занятости не нужно (п. 3 ч. 1 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, письмо Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1).

Сведения подайте не позднее трех рабочих дней с даты, когда приняли решение ввести режим неполного рабочего времени. Если сведения, которые ранее отразили в отчете, изменились или работодатель отменил решение ввести неполный рабочий день или неделю, подайте отчет с актуальными данными не позднее трех рабочих дней с момента, как изменились сведения или отменили решение (ч. 5 ст. 74 ТК, ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Подайте отчет через портал «Работа в России» по форме № 2, утвержденной приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

В отчете укажите сведения о работодателе, численность работников, которых перевели на режим неполного рабочего времени, предполагаемые даты начала и окончания режима неполного рабочего времени.

Отчет о простое

Если работодатель принял решение ввести простой, подайте об этом отчет в центр занятости. Закон не уточняет, о каком именно простое нужно сообщать. Официальных разъяснений по этому вопросу тоже нет. Поэтому рекомендуем направлять сведения независимо от того, по какой причине и по чьей вине произошел простой, а также сколько человек приостановили работу (п. 3 ч. 1 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Сведения подайте не позднее трех рабочих дней с даты, когда приняли решение ввести режим простоя в компании или у ИП. Если сведения, которые ранее отразили в отчете, изменились или работодатель принял решение отменить простой, подайте отчет с актуальными данными не позднее трех рабочих дней с момента, как изменились сведения или отменили простой (ч. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Подайте отчет через портал «Работа в России» по форме № 3, утвержденной приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

В отчете укажите сведения ...