Как заполнить и сдать сведения о стаже по форме ЕФС-1

С 30 декабря 2025 года отчет ЕФС-1 нужно сдавать по новой форме. В ответе инструкция на кого и в каких случаях сдавать подраздел 1.2 подраздела 1 сведения о стаже формы ЕФС-1. А также пошаговый алгоритм, как заполнить каждую графу отчета с образцами и видеоинструкциями.

Наталья Зайкова

заместитель начальника Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц Социального фонда России

Какие изменения в отчете ЕФС-1 стаж

С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения, утвержденные приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2025 № 1462.

Состав новой формы не изменили – она состоит из титульного листа и двух разделов – сведений о трудовой деятельности и о взносах на травматизм. Наименования подразделов также остались прежними, но изменили порядок заполнения формы. Таблица ниже поможет разобраться, какие пункты отчета изменили и как было раньше.

Таблица. Что поменялось в новой форме ЕФС-1

Кто должен подавать

Форму ЕФС-1 сдавайте в территориальные отделения Социального фонда России (СФР) по месту регистрации организации. Если вы ИП, то сдавайте ЕФС-1 по месту жительства (п. 1 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если у вашей организации есть обособленные подразделения с отдельным расчетным или лицевым счетом и они самостоятельно производят выплаты сотрудникам и платят страховые взносы, то сдавайте сведения о стаже ЕФС-1 в территориальное отделение СФР по местонахождению подразделения. В отчете тогда нужно указать регистрационный номер в СФР и КПП обособленного подразделения.

Если у обособленного подразделения нет своего счета или зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет головной организации (ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

Подраздел 1.2 подраздела 1 заполняют и сдают работодатели только по работникам, которые в отчетном периоде:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
• работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливают повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности (ч. 14 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);
• формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты;
• имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ.

Если представите сведения на всех работников, то это не будет считаться ошибкой.

При ликвидации работодателя сведения подраздела 1.2 подраздела 1 представляют на всех сотрудников или исполнителей по договорам ГПХ, которые работают или работали в отчетном периоде.

Подраздел 2 раздела 1 заполняют и сдают работодатели вместе с подразделом 1.2 подраздела 1, когда подают сведения о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ. Тут речь о работах, которые предусмотрели частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Такой порядок предусмотрен в пункте 6 порядка, утв. приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2025 № 1462.

Когда подавать

Подразделы и разделы, которые входят в состав ЕФС-1, можно заполнять и представлять отдельно.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняйте по итогам календарного года не позднее 25 января года, который следует за отчетным. За 2025 год отчет нужно подать не позднее 26 января 2026, так как 25 января — воскресенье.

Если подаете сведения о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ, одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1 заполните и сдайте подраздел 2 раздела 1.

Есть случаи, когда сведения о стаже ЕФС-1 сдают и в течение отчетного года:

Такие правила установили в пунктах 2, 3 и 4 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а также в части 8 и 11 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Как заполнить

Чтобы подать сведения о стаже формы ЕФС-1, вам нужно заполнить:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»;
• подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии».

Остальные подразделы и разделы при этом не заполняйте, если таких сведений для представления нет, либо срок их представления еще не истек.

Отчет ЕФС-1 подавайте по форме, которую утвердили приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2025 № 1462. Порядок заполнения формы также утвержден приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2025 № 1462.

Форму ЕФС-1 заполняйте на каждого сотрудника на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации, а также на основании договоров гражданско-правового характера, авторских и иных договоров, на вознаграждение по которым начисляете страховые взносы.

Если в компании 11 и более сотрудников, то сведения по форме ЕФС-1 сдавайте в электронном виде (п. 3 ст. 1 Закона от 30.12.2021 № 474-ФЗ).

Если в компании 10 человек и меньше, вы вправе подать форму на бумаге, но можете это сделать также и в электронном виде (п. 3 ст. 1 Закона от 30.12.2021 № 474-ФЗ). Заполнить форму на бумаге можно на компьютере или от руки. В последнем случае используйте чернила или шариковую ручку черного, фиолетового или синего цвета. Отчет заполняйте печатными буквами. Исправления и сокращения запрещены. Сведения на бумаге можно сдать лично, через уполномоченного представителя непосредственно сотруднику фонда либо по почте заказным или ценным письмом с описью вложения.

Титульный лист

На титульном листе формы ЕФС-1 заполните данные о страхователе: регистрационный номер в СФР, наименование организации, ИНН, КПП, коды статистики, ОГРН или ОГРНИП. Данные возьмите из свидетельства о постановке на учет организации или свидетельства о постановке на учет физического лица, которое выдала налоговая инспекция при регистрации, выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП — скачать их можно бесплатно с сайта ФНС.

Коды статистики организации можно посмотреть на территориальном сайте Росстата. Для этого воспользуйтесь поиском на официальном сайте Росстата. Также по запросу организации отделение Росстата отправит уведомление о кодах статистики по почте, факсу, в электронном виде или выдаст его представителю организации.

Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязательны только для государственных и муниципальных учреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1. Остальные организации могут эти поля не заполнять.

В поле «Код категории страхователя – физического лица» укажите один из следующих кодов из таблицы:

Такой порядок предусмотрен в пунктах 19-32 порядка, утв. приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2025 № 1462.

Рисунок 1. Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляете сведения», заполняйте, только если ваша организация является правопреемником бывшего страхователя, который уже снят с учета. Оформите этот раздел в случаях, когда нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности по сотруднику, которые ранее представил бывший страхователь. Например, они неправильно указали дату приема сотрудника или коды условий труда.

Чтобы исправить данные в ЕФС-1, заполните сведения о реорганизованном работодателе. Укажите его регистрационный номер в СФР, наименование, ИНН, КПП, код ОКВЭД и ОГРН. Затем в самой форме отчета в поле «Тип сведений» «Корректирующая» проставьте знак «X». В поле «Корректируемый (отменяемый) период» укажите год, за который корректируете или отменяете сведения. Затем в таблице внесите корректные сведения.

Если сдаете отчет на бумаге, то заполненную форму ЕФС-1 заверьте подписью руководителя или уполномоченного представителя работодателя и печатью организации, если используете ее в работе. В поле «Дата» укажите дату, когда подписали отчет.

Если сдаете отчет в электронном виде, то подпишите его усиленной квалифицированной электронной подписью. Подписать отчет может не только руководитель организации, но и уполномоченный представитель работодателя. Например, специалист отдела кадров. Уполномоченный представитель может представлять отчетность на основании электронной доверенности, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя.

Подраздел 1 раздела 1

В подразделе 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» укажите сведения о сотруднике или исполнителе по гражданско-правовому договору. Данные возьмите из документов сотрудника: паспорта, СНИЛС, ИНН.

В поле «Код категории ЗЛ» укажите один из следующих кодов из таблицы:

Поле «Гражданство (код страны)» заполняйте в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Укажите цифровой код, который соответствует стране гражданства зарегистрированного лица. Например, для граждан РФ укажите код «643». Для лиц без гражданства укажите код «000».

Рисунок 2. Как заполнить сведения о зарегистрированном лице в ЕФС-1

Подраздел 1.2 подраздела 1

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»

В подразделе 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 в поле «Отчетный период» укажите год, за который предоставляете форму, в формате ГГГГ. Например, если сдаете форму за 2025 год, укажите «2025». Поле «Отчетный период» должно иметь значение равное или больше «2025».

В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип формы, которую сдаете: исходная, назначение пенсии, корректирующая или отменяющая.

Форму с типом сведений «Назначение пенсии» предоставляйте на сотрудников, которым для назначения пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который еще не наступил. Эту форму предоставляйте и в случае отсутствия у сотрудника в указанный период работы календарного года сведений, которые обязательно указывать в подразделах «Территориальные условия», «Особенности исчисления страхового стажа», «Условия досрочного назначения страховой пенсии», «Результат специальной оценки условий труда».

По итогам календарного года по сотруднику, по которому ранее подавали форму с типом сведений «Назначение пенсии», нужно представить форму с типом сведений – «Исходная».

Форму с типом «Назначение пенсии» нельзя предоставлять по сотруднику за период, данные по которому уже учли на индивидуальном лицевом счете на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Форму с типом «Корректирующая» заполняйте при корректировке сведений на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, которые подавали ранее.

Форму с типом «Отменяющая» подавайте, когда нужно отменить данные за отчетный период, которые подавали ранее.

В поле «Корректируемый (отменяемый) период» укажите год, за который корректируете или отменяете сведения.

В графе 1 таблицы сведений о стаже укажите номер по порядку. Номер присваивайте строке, когда отражаете несколько периодов работы застрахованного лица. Номера указывайте в порядке возрастания без пропусков и повторений. Каждый период работы указывайте в отдельной строке.

В графах 2 и 3 укажите даты, когда сотрудник начал и закончил работать в отчетном году, в формате: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет. В отчет также включайте сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берите из табелей и договоров ГПХ.

Для формы ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии» в графах «Период работы» укажите даты в пределах от даты начала текущего периода по дату, которая предшествует дате предполагаемого выхода на пенсию.

Графу 4 заполняйте, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных. В графе 4 укажите код из классификатора. Коды смотрите в таблице (п. 59 порядка, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).

Периоды работы сотрудника в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, которую он выполнял в режиме неполной рабочей недели, но полного рабочего дня, в связи с сокращением объемов производства, исчисляйте по фактически отработанному времени. В случае если работник выполняет работу в режиме неполного рабочего дня, то отражают объем работ (доля ставки) в данный период (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 11.07.2002 № 516). Периоды работы с кодом «Ч36» сотрудникам, которые работали в зоне отселения, исчисляйте по фактически отработанному времени.

Количество месяцев, принимаемых к зачету в стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и в стаж работы гражданам, занятым на работах в зоне отселения, определяется путем деления суммарного числа фактически отработанных полных дней на число рабочих дней в месяце, исчисленное в среднем за год, 21,2 – при пятидневной рабочей неделе; 25,4 при шестидневной рабочей неделе.

Для каждого такого периода работы в графе 7 отразите рабочее время в переведенном в указанном порядке календарном исчислении (месяц, день).

Количество месяцев, которые принимают к зачету в стаж работы, определите так:

В графе 5 укажите размер районного коэффициента. Если в графе 4 указали один из кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ», то укажите районный коэффициент, в формате «Х.Х» или «Х.ХХ». Например, «1.2». В случаях отсутствия особых климатических условий в графе 5 укажите «1.0».

В графе 6 укажите код особенностей исчисления страхового стажа из классификатора. Коды смотрите в таблице.

В графе 7 укажите периоды работы застрахованного лица в соответствии с кодами из классификатора. Коды смотрите в таблице.

Если в отчетном периоде была выплата и иное вознаграждение по гражданско-правовому договору, укажите код «ДОГОВОР». Если выплата и иное вознаграждение за работу по договору отсутствуют, укажите код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Когда в графе 7 заполняете период работы осужденного лица, укажите количество засчитанных в страховой стаж календарных месяцев и дней работы осужденного застрахованного лица.

Код территориальных условий или код особых условий труда и код основания для досрочного назначения страховой пенсии по старости не указывайте, если в графе 7 указали коды: «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФОЦ», «ОБЩЕСТ», «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ДЕТИПРЛ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ», «ДИСПР».

Код «ДЕТИ» заполняйте в графе 7, если сотруднику предоставляли отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет. Код «ДЛДЕТИ» заполняйте в графе 7, если предоставляли сотруднику отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора лет до трех лет.

Код «ВОЕНСЛ» укажите в графе 7 для периодов военной службы, при которых за работником сохраняли рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса РФ. При указании кода «ВОЕНСЛ» не допускается указание других кодов в графе 7 и заполнение граф 4-6, 8-10.

Если нужно отразить одновременно более одного кода из таблицы, то указывайте коды двумя строчками в таком порядке:

• в первой строке отразите период с одним из кодов «ЗГДС», «ЗГД», «ЗГГС», «ЗМС», «ЗМД» и укажите весь период в рамках отчетного периода;
• во второй строке отразите период с другим кодом дополнительных сведений для исчисления страхового стажа, например «ВРНЕТРУД». При этом период с другим кодом дополнительных сведений для исчисления страхового стажа находится внутри периода или равен периоду, указанному в первой строке.

В графе 8 укажите периоды работы сотрудника в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии. Коды особых условий укажите по классификатору. Коды смотрите в таблице.

Если сотрудник выполнял работы из списков 1 или 2, утвержденных постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10, в графе 8 поставьте один код по классификатору, а второй – код профессии работника соответствующий позиции списка 1 или 2. Запись кода не ограничена шириной графы.

В графе 9 укажите код основания для досрочной пенсии по классификатору. Коды смотрите в таблице.

Коды в графах 8 и 9 указывайте только за периоды работы, которая дает право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, и только если за эти периоды уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В графе 10 укажите дополнительную информацию для досрочного назначения пенсии:

• налет часов (часов, минут);
• фактически отработанное время (месяцев, дней);
• объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;
• количество учебных часов.

Для отдельных категорий сотрудников установлены специальные правила:

Графы 8, 9, 10 не заполняйте, если особые условия труда работника не подтверждены документально или когда не исчислялись страховые взносы по доптарифу, либо не должны начисляться вообще.

Графы 11 и 12 заполняются только в случае если по результатам проведения специальной оценки условий труда рабочему месту присвоен вредный или опасный класс условий труда.

В графе 11 укажите индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда.

В графе 12 укажите итоговый класс (подкласс) условий труда по степени вредности или опасности, установленный по результатам проведения спецоценки. Графу заполняйте по классификатору. Коды смотрите в таблице.

Таблица 1. Основные правила заполнения подраздела 1.2. подраздела 1

Подраздел 2 раздела 1

Заполнять и сдавать подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 нужно одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, когда подаете сведения о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ. Речь о работах, которые предусмотрели частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

В поле «Отчетный период» укажите год, за который предоставляете подраздел 2 раздела 1, в формате ГГГГ. Поле «Отчетный период» может иметь значение равное «2025» если представляете сведения за отчетный 2025 год или «2026» если представляете форму с типом «Назначение пенсии».

В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип представляемой формы: исходная, корректирующая или отменяющая, для назначения пенсии.

Когда необходимо скорректировать данные, которые ранее подавали в подразделе 2 раздела 1 с типом «Исходная», то заполните и сдайте форму с типом «Корректирующая».

Форму с типом «Отменяющая» сдавайте, когда необходимо отменить данные подраздела 2 раздела 1 с типом «Исходная», которые подавали ранее.

В поле «Корректируемый (отменяемый) период» укажите год, за ...