Как принимать плату за ЖКУ в квартирах жителей

Если житель самоизолизовался в квартире, например, по причине болезни или инвалидности, вы можете предложить ему оплатить ЖКУ прямо около квартиры. Как подготовить себя и жителей к этой процедуре, читайте в материале.

Гульназ Никитина

эксперт справочной системы «УМД», юрист в сфере ЖКХ со стажем более 10 лет, мотивационный спикер

Александра Разживина

главный бухгалтер ООО «Бухгалтерская фирма "Бизнес-актив"»

Как подготовиться к приему платежей

Для мобильного приема платежей вам понадобится переносная кассовая техника, сотрудник, а также желание потребителя оплатить квартплату, не выходя из квартиры. На первый взгляд, схема не сложная и не требует дополнительных затрат. Но без должной подготовки могут возникнуть трудности. Мы составили чек-лист и назвали девять шагов для успешного приема платы. Далее в рекомендации – подробная информация по каждому шагу.

Рисунок 1. Чек-лист подготовки приема платежей в квартирах жителей

Подготовьте кассовую технику

Для приема платежей в квартирах жителей используйте автономный кассовый аппарат или фискальный регистратор. Оба варианта подходят для оплаты счетов банковской картой и наличными. В первом случае придется формировать чеки вручную в разрезе всех оказываемых услуг. Дело в том, что наименования работ и услуг с указанием их количества и цен за единицу входят в обязательные реквизиты кассового чека (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Если же УО или ТСЖ используют фискальный регистратор, который подключен к учетной программе организации на ноутбуке, можно получать автоматическое формирование чека.

Если в управляющей МКД организации нет кассовой техники, то ее придется приобрести или взять в аренду. Принимать наличные денежные средства можно, только если есть контрольно-кассовая техника (ККТ).

Назначьте курьера

Определите сотрудника, который будет ходить по квартирам и принимать платежи. Им может выступить действующий сотрудник бухгалтерии или другой работник, например, контролер. В рамках этой статьи мы будем называть такого сотрудника курьером.

Подпишите с курьером договор о материальной ответственности – как с кассиром за денежные средства. Укажите, что сотрудник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему имущества и за ущерб, возникший у УО или ТСЖ в результате возмещения ими ущерба иным лицам.

Вы также можете привлечь внештатного сотрудника в качестве курьера. В этом случае заключить договор о матответственности не получится – пропишите порядок возмещения ущерба в договоре оказания услуг.

Подтвердите полномочия курьера

Выдайте курьеру доверенность на право получать оплату за ЖКУ от имени УО или ТСЖ и выдавать жителям чеки. В доверенности укажите полномочия и срок их действия (рисунок 2). Вы можете ограничить период действия доверенности рабочими днями и конкретным временным промежутком в течение суток. Например, с понедельника по пятницу в промежутке с 10:00 до 16:00.

Подготовьте несколько копий доверенности на случай, если жители захотят ознакомиться или запросят ее копию. Положите документ в файл – так курьер сможет его дезинфицировать без потери внешнего вида.

Помимо доверенности, курьер может предъявлять служебное удостоверение при его наличии.

Рисунок 2. Образец доверенности

Обеспечьте безопасность сотрудника и жителей

Проследите, чтобы курьер использовал средства индивидуальной защиты во время поквартирного обхода. Обеспечьте его масками или респираторами, перчатками, дезинфицирующими и антисептическими средствами.

Для работы с наличными курьер может использовать отдельный контейнер, в котором можно проводить дезинфекцию распылителем. Для этих целей подойдет медицинский спирт – он быстро испаряется и не требует вытирания.

Такие меры обеспечат безопасность вашего сотрудника и продемонстрируют жителю заботу, которую вы проявляете о его здоровье.

Договоритесь с жителями о приеме платежей

Заранее договаривайтесь об удобном времени приема вашего курьера. Объясните, что курьер официально примет от них оплату и выдаст все подтверждающие документы. Заручитесь согласием жителей и только потом идите к ним в дом. Иначе могут быть жалобы.

Вы можете связаться с жителями по телефону лично или через председателя совета МКД. Начинайте с тех, с кем уже имели положительный опыт общения.

После первых удачных оплат вы сможете рассказывать о них другим потенциальным плательщикам. Жители будут больше доверять вам, если услышат, что такой способ уже опробовали знакомые им люди. Кроме того, у жителей может включиться метод общественного соревнования:

• Агния Львовна из 35-й квартиры уже оплатила, и я тоже должен поторопиться…
• Раз уж даже Свиридов из 100-й оплатил, то я, конечно, тоже оплачу…

Расскажите, как будет проходить оплата. Уточните, как удобнее платить – наличными или безналичными средствами. Чем тщательнее вы подготовите жителя к процедуре, тем меньше вопросов он будет задавать во время оплаты и волноваться.

Положительный опыт общения с жителями в их квартире послужит хорошим фундаментом для его дальнейшего взаимодействия с УО или ТСЖ и по остальным вопросам управления МКД.

Передайте сотруднику скрипт разговора с собственником, который будет обзванивать жителей.

Рисунок 3. Скрипт разговора с жителем о проведении оплаты по месту жительства

Подготовить курьеру данные о плательщике

По итогам общения с жителями подготовьте ведомость. В ведомость включите тех потребителей, которые согласились на оплату ЖКУ в квартире. Укажите в ней Ф. И. О. плательщика, номер лицевого счета, сумму оплаты и номер телефона для связи. Если оплату провести не удалось – просите курьера фиксировать причины в этой ведомости.

Рисунок 4. Образец ведомости начислений и приема платы за ЖКУ

Выдайте курьеру деньги

Обеспечьте курьера деньгами, чтобы он мог выдавать сдачу. Для этого оформите расходный кассовый ордер, в котором укажите выданную на руки сумму. Используйте ...