Как оформлять электронные подписи на сотрудников с 1 сентября

С 1 сентября изменился порядок работы с электронными подписями сотрудников. В правовом заключении – новый алгоритм работы с электронными подписями с комментариями ФНС. На видео показали, как выдать электронную доверенность на сотрудника, и проверить полномочия контрагента через сервис налоговой. Разобрались, с чего начать первые шаги в электронном документообороте, и что изменить в документообороте, если компания уже перевела процессы в электронный вид.
Электронный документооборот — обмен электронными документами по защищенным каналам связи, например, через оператора системы электронного документооборота. Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентом, нужно получить электронную подпись и грамотно оформить электронный документооборот.

В ряде случаев суды признают обмен документами по e-mail электронным документооборотом (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 18.06.2021 № Ф10-2033/2021 по делу № А08-9183/2019, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2020 № 88-9221/2020, постановление Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 № 16-1155/2020).

Существует судебная практика, при которой суд приравнивает обмен электронными документами через ресурс хранения файлов в сети Интернет к электронному документообороту (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 14.05.2021 № 88-6605/2021).

Подписывать документы и вести документооборот в электронном виде можно с помощью электронной подписи.

Электронная подпись (далее — ЭП) бывает двух видов: простая и усиленная. Чтобы подписывать электронные документы с контрагентом в системе оператора ЭДО, подойдет усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись. Они отличаются функционалом, порядком получения и признания (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Скачать памятку-сравнение >>

Внимание
Электронные подписи сотрудников старого образца прекратили действие 31 августа 2023 года

С 1 сентября, чтобы подписать документы от имени компании или ИП, сотрудники должны использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность. Электронные подписи сотрудников, которые содержат в себе сведения и данные об организации-работодателе, можно было использовать до 31 августа 2023 года включительно.

За подписями сотрудникам обращайтесь в коммерческие удостоверяющие центры, а МЧД можете оформить в любом удобном сервисе. Помогут в этом наши видеоинструкции. Видеоинструкция «Как выдать МЧД через сервис ФНС» >>

Простая подпись — комбинация логина и пароля, кода подтверждения по электронной почте, СМС или другими подобными способами. Не является аналогом собственноручной подписи. Означает согласие стороны с условиями сделки.

Усиленная подпись — две уникальные последовательности символов, которые связаны между собой. В зависимости от подвида может быть квалифицированной и неквалифицированной. Разница между подвидами – в степени защиты документа и порядке применения подписи.

С 1 сентября сотрудники не могут получить УКЭП с данными организации, от имени которой они выступают, а подписи, которые сотрудники получили до этой даты, они смогут использовать до 31 августа 2024 года. Такие изменения Госдума утвердила в третьем чтении 21 июля 2023 года. Кроме этого, Правительство продлило действие переходного периода в сфере ЭДО до 1 сентября 2024 года (далее — электронная доверенность, п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Переходный период — время, когда компании вправе, но не обязаны использовать электронные доверенности. То есть до 1 сентября 2024 года документы можно подписывать как по новой схеме — электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой — электронной подписью сотрудника с данными компании. После 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, в котором зашифрованы данные доверителя и поверенного, полномочия последнего и срок действия доверенности. Доверенность не нужно распечатывать или переносить на флешку. Файл можно передавать через интернет. Чтобы доверенность имела силу, ее должен подписать директор электронной подписью. Как это сделать, рассказали в следующем разделе (п. 14 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет от имени компании сдать отчетность в налоговую в электронной форме, взаимодействовать с госорганами, участвовать в торгах и взаимодействовать с контрагентами онлайн. Директору и ИП получать электронную доверенность не нужно. Они и дальше смогут подписывать документы своей электронной подписью без МЧД.

Вопросы о работе с МЧД при загрузке в реестр можно задать владельцу одного из узлов распределенного реестра ФНС. Их список найдете на сайте ФНС в разделе «Применение электронной подписи».

Чтобы ввести в компании электронный документооборот, нужно зафиксировать это намерение приказом, изменить учетную политику организации, выдать электронную доверенность, договориться с контрагентами о правилах ЭДО. Операторы ЭДО у контрагентов могут быть разными.

По похожему алгоритму можно оформить кадровый электронный документооборот в компании. Как это сделать, рассказали в отдельной рекомендации.

Издать приказ о введении ЭДО
Закон не устанавливает обязательных требований к приказу о введении ЭДО. Издать его можно в свободной форме. В приказе нужно отразить правила ведения ЭДО в организации. Например, способ электронного документооборота, списки сотрудников, у которых есть право подписи, и ответственных лиц.

Рекомендуем приложить к приказу положение об ЭДО. В нем можно прописать принципы, процедуры и порядок электронного документооборота, лиц, ответственных за контроль исполнения электронных документов.

Ниже — образцы приказа о переходе на ЭДО и положения об электронном документообороте. В них эксперты Системы Юрист предусмотрели полезные условия о перечне сотрудников с правом электронной подписи, контроле за содержанием и исполнением электронных документов.

Изменить учетную политику
Организация, которая переходит на ЭДО, должна закрепить в учетной политике новый способ ведения бухгалтерского учета. Это требование закона. Однако ответственность за нарушение требования он не предусматривает (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если компания решила все делать по закону и внести изменения в учетную политику, в ней нужно зафиксировать:

перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
способ электронного обмена документами;
порядок хранения электронных документов;
способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Это следует из положений пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Выдать машиночитаемую доверенность
Правительство продлило действие переходного периода в сфере ЭДО до 1 сентября 2024 года. Переходный период — время, когда компании вправе, но не обязаны использовать электронные доверенности. То есть до 1 сентября 2024 года документы можно подписывать как по новой схеме — электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой — электронной подписью сотрудника с данными компании. Если в этот период у УКЭП сотрудника с данными компании закончится срок действия, получить подпись получится только в новом образце — без реквизитов компании. Чтобы не прерывать работу компании в этот момент, рекомендуем заранее ознакомиться с алгоритмом оформления электронной доверенности (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется выпустить отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи для сотрудника-подписанта и оформить на сотрудника МЧД. Получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Выдать электронную доверенность – значит сформировать электронный документ. Сделать это можно через сервис ФНС, Госуслуг, систему ЭДО. Что делать дальше, зависит от сервиса, в котором вы работаете. Например, для работы доверителя с ФНС нужно предварительно направить доверенность в налоговую с электронной подписью руководителя. А для обмена документами с контрагентом в системе ЭДО достаточно приложить файл в формате XML к пакету документов.

При попытке открыть машиночитаемую доверенность в текстовом редакторе увидите подобное отображение.
Изображение 1. Как выглядит машиночитаемая доверенность в XML-форме

Как доверенность будет выглядеть в буквенной форме, значения не имеет и на юридическую силу не влияет. Ее вид зависит от сервиса, в котором доверитель оформит документ. Какую доверенность составляет сервис ФНС, видите на изображении 2.

Изображение 2. Как выглядит машиночитаемая доверенность в буквенной форме

Мы получили доступ к сервисам ФНС и Госуслуг, чтобы сравнить платформы и помочь выбрать ту, с которой вашей компании удобнее работать. В видеоинструкциях показали, на что обратить внимание при выдаче доверенности и какими хитростями воспользоваться, чтобы пройти процедуру быстрее.

Мнение
Универсальный формат доверенности размещен на портале Госуслуг
Формат МЧД 003 позволяет использовать доверенность в сегментах В2В и В2G — в сделках между компаниями, а также организациями и государством. Насколько этот формат сможет закрыть все потребности бизнеса, покажет практика. Но при его разработке мы с коллегами ставили перед собой задачу создать именно универсальный формат МЧД.

Сервис ФНС. Составить доверенность можно на сайте налоговой. Она подойдет для отправки отчетности в налоговую и для обмена документами между организациями. Портал позволяет создать доверенность, проверить ее, а при необходимости – отозвать. Чтобы оформить доверенность от компании, введите ее ИНН, КПП и ОГРН — сервис сам подгрузит наименование и адрес организации, имя и ИНН руководителя. Самостоятельно потребуется ввести СНИЛС руководителя и дату его рождения.

Программа проверит сведения и предупредит, если они не совпадают с информацией налоговиков. Сервис даст знать, если выберете некорректные даты доверенности, и поможет конкретизировать полномочия доверенного лица. Готовую доверенность нужно заверить электронной подписью, но на этапе ввода данных она не требуется.

Мы воспользовались сервисом ФНС и показали в видеоинструкции, как его использовать, чтобы получить машиночитаемую доверенность в формате XML.

Госуслуги. На Госуслугах сформировать доверенность можно в личном кабинете организации или ИП. Заполните все обязательные поля и подпишите доверенность УКЭП руководителя. В доверенности нужно использовать коды полномочий из классификатора, их найдете в инструкции.

Выдать машиночитаемую доверенность можно как сотруднику, который привязан к профилю организации, так и любому другому человеку, у которого на Госуслугах есть подтвержденная учетная запись. Подготовить МЧД вправе сотрудник, у которого есть доступ к профилю организации на Госуслугах.

Оператор ЭДО. В некоторых системах оператора ЭДО также можно выпустить МДЧ. Правила узнавайте на горячей линии оператора. После получения доверенности проверьте, чтобы МЧД соответствовала формату и на ней стояла УКЭП руководителя.

Какие данные должна содержать машиночитаемая доверенность, могут устанавливать операторы государственных информационных систем, в которые вы передаете документы. Такие требования органы должны устанавливать отдельными нормативными правовыми актами. Например, отдельные требования установил Банк России и налоговая. При обращении к ним нужно использовать утвержденные формы доверенностей (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@).

Поэтому прежде чем выдавать доверенность, узнайте их требования к формату и содержанию документа, — такой совет дает ФНС. Например, чтобы представить в Банк России электронный документ с усиленной квалифицированной ЭП, нужно использовать форму машиночитаемой доверенности Банка России, а для налоговой — форму с сайта ФНС (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@).

Если орган или оператор не установил специальные правила для машиночитаемой доверенности, необходимо использовать формат универсальной МЧД, размещенной на сайте Госуслуг. Он подойдет для работы как с госорганами, так и с контрагентами (приказы Минцифры от 18.08.2021 № 857, от 18.08.2021 № 858).

Все МЧД должны отвечать единым требованиям из таблицы ниже (приказы Минцифры от 18.08.2021 № 857, от 18.08.2021 № 858).