Новости
2023-11-07 12:41 Бухгалтеру

Как взыскать и списать дебиторскую задолженность до годовой отчетности

Как взыскать и списать дебиторскую задолженность до годовой отчетности

Для сверки задолженности изменились требования к документам. Используйте решения с документами для работы с дебиторкой из Системы Госфинансы. Они подготовлены под разные ситуации с контрагентами, подотчетниками и студентами. Решения помогут списать вернуть или взыскать с них просроченные долги до годовой отчетности.

Наталия Гусева

государственный советник РФ 2-го класса


Не допускать просроченную задолженность в этом году – главное требование Минфина. Для этого в учет уже введена расширенная аналитика – по дате исполнения расчетов и обязательств, а также их обязательная инвентаризация перед отчетностью. Если не взыскать или списать безнадежную дебиторку по результатам инвентаризации, придется пояснить причины в годовой отчетности.

Для того, чтобы начать работу с долгами и свести их в минимум к годовому отчету – выгрузите списки дебиторов и обратитесь к ним за взысканием. Если не отвечают, проверьте действуют ли должники, оцените вероятность судебного взыскания, сомнительные и безнадежные долги спишите.

Изменения в оформлении документов по долгам

В 2023 году учреждения впервые используют новые электронные документы по задолженности – Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) и Решение о признании сомнительной задолженности (ф. 0510445) (п. 6 приказа Минфина от от 15.04.2021 № 61н).

Применяются новые подходы к подтверждению задолженности – акт сверки оформлять не обязательно, если одновременно ведется групповой бухучет и персонифицированный учет (п. 200 Инструкции № 157н). Например, учет расчетов с сотрудниками, подотчетниками, клиентами и покупателями.

Как взыскать задолженность

Чтобы взыскать задолженность, действуйте в таком порядке:

  1. выгрузите из бухгалтерской программы списки дебиторов по каждому счету и выделите должников с просроченной задолженностью;
  2. позвоните должникам или направьте письменное требование погасить долг;
  3. обратитесь за взысканием в суд, если деньги в срок не вернули.

1. Выгрузите из бухгалтерской программы по каждому счету список дебиторов с детализацией по срокам возникновения и исполнения задолженности. Отметьте задолженность, исполнение которой просрочено хотя бы на один день. Далее взыскивайте только просроченные долги, по которым не истек трехлетний срок исковой давности.
ПРИМЕР

как определить просроченную и текущую дебиторскую задолженность

На текущую дату, 1 ноября в учреждении «Альфа» числится дебиторская задолженность четырех контрагентов. Бухгалтер «Альфы» провел анализ задолженности – определил по каждому контрагенту дату возникновения долга и дату его исполнения по правовому основанию. В текущую задолженность бухгалтер включил обязательства дебиторов, которые должны быть исполнены после 1 ноября. В просроченную задолженность – обязательства, которые должны быть исполнены до 1 ноября.
2. Сообщите дебиторам о долге и предложите погасить его добровольно. Направьте уведомления о задолженности, письмо с претензией или требованием. В обращениях укажите сумму задолженности и предложите ее вернуть. Если долг возник из-за невыполнения контрактов, дополнительно укажите размер неустойки. Смотрите, как предъявить пени и штрафы по Закону № 44-ФЗ.

В уведомлениях и письмах укажите срок, после которого обратитесь за взысканием в суд. Документы отправьте с описью вложения и уведомлением о вручении. Они пригодятся в судебном разбирательстве. Скачайте образцы документов:

Претензионное письмо организации
Уведомление о задолженности гражданину

Также вы можете позвонить должникам. Если организация не отвечает на звонки, указала фиктивные контактные данные, узнайте информацию о ней через сервис «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента» на сайте ФНС по ссылке egrul.nalog.ru. Сервис предоставит адрес, сведения о директоре и участниках, информацию о том, находится ли организация в процессе ликвидации или реорганизации.

3. Если долг не погасили, оцените возможность взыскать деньги через суд. Обратитесь в суд с исковым заявлением, если должник:

  • не признает долг;
  • признает долг, но отказывается выполнять обязательства;
  • находится в предбанкротном состоянии.

Задолженность с поставщиков или подрядчиков по Закону № 44-ФЗ можно взыскать как в судебном, так и в досудебном порядке. Все варианты взыскания по контрактам с алгоритмом действий и образцами документов смотрите в схеме.

Схема действий.

Как взыскать дебиторскую задолженность по контрактам.

Иск предъявите по местонахождению ответчика. Исключение – если взыскиваете задолженность по договору, в условиях которого заранее предусмотрели суд, который будет рассматривать споры. Так установлено в статьях 35, 37 АПК, статьях 28, 32 ГПК.

Исковое заявление организации или индивидуальному предпринимателю подавайте в арбитражный суд. Информацию об арбитражном суде в нужном регионе узнайте в базе судебных решений на сайте arbitr.ru.

Исковое заявление гражданину подавайте в районный суд. Информацию о нужном районном суде узнайте через портал ГАС «Правосудие» на сайте sudrf.ru. Скачайте образцы документов:

Исковое заявление организации
Исковое заявление гражданину
СИТУАЦИЯ

Как определить срок исковой давности по дебиторской задолженности и когда он прерывается

Общий срок исковой давности – три года. Обычно он начинается со дня, когда учреждение узнало, что его права нарушены. Например если платили надбавку к окладу по подложным документам, срок начнется с дня, когда узнали, что документы фальшивые. Для дебиторки по контракту срок считайте в зависимости от его условий. Так установлено в статьях 196 и 200 ГК. Смотрите в таблице сроки по контрактам на закупки и договорам по платной деятельности.

Как определить начало срока исковой давности для задолженности
по контрактам и договорам
В некоторых случаях закон предусматривает более длительный или сокращенный срок исковой давности. Так установлено в пункте 1 статьи 197 ГК, части 3 статьи 392 ТК.
Срок исковой давности прерывается, если должник полностью признал долг, например:

  • признал претензию;
  • просит изменить договор: предоставить отсрочку или рассрочку платежа, подписывает допсоглашение с новыми условиями;
  • подписывает акт сверки задолженности.

После перерыва срок исковой давности считайте заново. Время до перерыва в новый срок не засчитывайте. Исключение – случаи, которые установлены Законом от 06.03.2006 № 35-ФЗ «О противодействии терроризму». Об этом сказано в пункте 2 статьи 196, статье 203 ГК и разъясняется в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43.

Если дебитор признал долг частично, срок исковой давности по другим частям обязательства не прерывается. Об этом сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43.
Должник вправе признать свой долг и после того, как срок исковой давности истек. С этого момента отсчитывается новый срок исковой давности. Такие правила установлены в пункте 2 статьи 206 ГК.

Как оформить списание задолженности

Списывайте только сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Смотрите, как признать задолженность сомнительной или безнадежной, какие документы подготовить. Также воспользуйтесь справочником ситуаций с алгоритмом действий и проводками.

Задолженность разделяют на просроченную и долгосрочную чтобы отразить в отчетности. У просроченной задолженности срок исполнения уже наступил, а у долгосрочной срок исполнения наступит через 12 месяцев.

Сомнительной и безнадежной дебиторскую задолженность признают, чтобы списать с учета. Сомнительные долги взыскать сложно – их временно списывают на забаланс, а после оплаты восстанавливают. Безнадежные долги взыскать невозможно, поэтому их списывают с баланса окончательно.
Как признать сомнительную задолженность

Если должник не берет трубку, не отвечает на письма и не выходит на связь, это повод признать задолженность сомнительной и списать с баланса на забаланс. Но сначала надо подтвердить сомнительность долга.

Задолженность признает сомнительной комиссия по поступлению и выбытию активов, если есть неопределенность, получит ли учреждение от нее экономические выгоды или полезный потенциал. В частности, нет уверенности, что в течение трех лет должник погасит долг. Критерии сомнительности установите в положении. Например, нет обеспечения долга, открыта процедура банкротства и др. Признание дебиторки сомнительной комиссия оформляет в решении, которое является основанием для списания с учета.

На сомнительность долга также указывают такие признаки. Ваш контрагент:

  • находится в процессе ликвидации либо ИФНС собралась исключать его из ЕГРЮЛ. В этом случае велика вероятность, что контрагент в скором времени прекратит деятельность. Смотрите, как узнать, что контрагент ликвидируется или реорганизуется;
  • находится в процедуре банкротства. Смотрите, как узнать, что контрагент – банкрот;
  • зарегистрирован по адресу массовой регистрации. В этом случае есть риск, что компания уже не работает;
  • участвует в качестве должника в исполнительном производстве. Это значит, он добровольно не исполняет обязательства либо не в состоянии их исполнить;
  • не имеет активов, чтобы погасить долг. Для этого проверьте его бухгалтерскую отчетность через сервис на сайте Росстата;
  • имеет долги по налогам, взносам, пеням и штрафам. В этом случае есть вероятность, что у него нет денег, чтобы погасить долги. Либо он намеренно не исполняет обязательства, и есть риск, что его счета могут заблокировать и деятельность приостановится;
  • часто участвует в судебных спорах по договорам, аналогичным тому, по которому образовалась задолженность. Есть риск, что с ним также придется судиться.

Сомнительную задолженность учитывайте на забалансовом счете 04 до тех пор, пока должник ее не оплатит или пока не признаете задолженность безнадежной. Такие правила установлены в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункте 11 СГС «Доходы».
Как признать безнадежную задолженность

Задолженность признает безнадежной комиссия по поступлению и выбытию активов по одному из оснований. Первое – есть документы, которые подтверждают неопределенность, что задолженность можно вернуть, например документы о смерти должника или о банкротстве. Второе – установленные законом случаи, например истек срок, когда можно возобновить взыскание. Признание дебиторки безнадежной комиссия оформляет в решении или акте, который является основанием для списания с учета.

Все критерии, по которым комиссия по поступлению и выбытию активов признает долг безнадежным, пропишите в положении о задолженности. Об этом сказано в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Скачайте образцы документов:

Положение о признание дебиторской задолженности безнадежной
Положение о комиссии по поступлению и выбытию активов

Администратор доходов бюджета списывает дебиторку на основании решения комиссии о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет. Закрытый перечень случаев, когда задолженность признают безнадежной, – в пунктах 1 и 2 статьи 47.2 БК. Например, ликвидация организации, если у нее не хватает имущества погасить долг. Порядок, как принимать решение, устанавливает администратор в соответствии с Общими требованиями, утвержденными постановлением Правительства от 06.05.2016 № 393.

Такие правила – в пунктах 4, 5 статьи 47.2 БК, письме Минфина от 07.09.2021 N 23-01-07/72427.
Какие документы подготовить

Чтобы списать задолженность, нужны такие документы:

  • положение о признании задолженности сомнительной, безнадежной или положение о комиссии по поступлению и выбытию активов;
  • документы-основания для признания задолженности сомнительной или безнадежной;
  • выписки из отчетности, если они установлены в вашем положении;
  • инвентаризационные описи (ф. 0504089);
  • решения или акты о признании задолженности сомнительной или безнадежной.

Положение о задолженности

Разработайте и утвердите правила, как признаете дебиторскую задолженность сомнительной или безнадежной и как списываете. Форма такого локального документа законодательно не установлена. Вы можете включить эти правила в положение о комиссии по поступлению и выбытию активов или утвердить в отдельном положении или порядке. Скачайте образцы документов:

Положение о признании дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной к взысканию для списания с учета

Положение о комиссии по поступлению и выбытию активов

Администраторы доходов бюджета и казенные учреждения, которые исполняют их полномочия, при разработке положения учитывают Общие требования, утвержденные постановлением Правительства от 06.05.2016 № 393. Бюджетные и автономные учреждения также могут брать за основу эти общие требования (письмо Минфина от 14.07.2017 № 02-08-10/45171).

В положении пропишите основания, по которым признаете дебиторку сомнительной или безнадежной. Укажите документы, которые эти основания подтвердят, и документы, которыми оформляете решение о списании.

Видеоинструкция. Как составить положение о дебиторской задолженности
К документам-основаниям для признания дебиторской задолженности сомнительной относят договор с контрагентом, его отчетность и другие документы, подтверждающие финансовые трудности – процесс банкротства, ликвидации, судебные процессы, наличие долгов и пр. Основания для признания дебиторки безнадежной или нереальной к взысканию – документы о банкротстве или ликвидации, решения судов и пр. Подробнее – в таблице.

Документы для признания сомнительной и безнадежной задолженности
Выписки из отчетности

Также можете установить в положении, что к подтверждающим документам нужны выписки из отчетности по балансовым и забалансовым счетам. Например, когда необходимы дополнительные сведения об учете задолженности. Скачайте образцы документов:

Выписка из отчетности по балансовым счетам
Выписка из отчетности по забалансовым счетам

Проведите инвентаризацию дебиторской задолженности и отразите результаты в описи (ф. 0504089). Проверяйте задолженность как минимум раз в год – в рамках годовой инвентаризации (п. 81 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности»). В середине года вы также можете провести инвентаризацию и списать долги. Для этого руководитель издает Решение об инвентаризации (ф. 0510439). Смотрите, как инвентаризировать задолженность по участкам учета.

Скачайте образцы решения и инвентаризационных описей:

Образец Решения об инвентаризации задолженности (ф. 0510439)
Образец инвентаризационной описи (ф. 0504089): расчеты с сотрудниками, студентами
Образец инвентаризационной описи (ф. 0504089): расчеты с бюджетом
Образец инвентаризационной описи (ф. 0504089): расчеты с контрагентами


СИТУАЦИЯ

Нужно ли оформлять акты сверок по расчетам с сотрудниками, клиентами, покупателями для подтверждения задолженности

Акты сверки не нужны, если вы ведете одновременно два вида учета:

  1. групповой учет по счетам бухучета. Например, с покупателями на счете 205.31, с сотрудниками на счетах 208, 302;
  2. персонифицированный учет в разрезе контрагентов.

Без оформления актов задолженность можно сверить при выгрузке в бухгалтерскую программу начисленных и уплаченных сумм по каждому контрагенту (п. 200 Инструкции № 157н). Периодичность выгрузки и сверки персонифицированных данных аналитического учета установите в учетной политике.

Например, не оформляют акты сверок с сотрудниками по зарплате на счете 302.01, так как аналитический учет ведется в Карточках-справках (ф. 0504417) на каждого сотрудника, расчетных ведомостях и расчетных листках. Если сотрудник не согласен с суммой в расчетном листке, он сам инициирует сверку с бухгалтерией по начислениям и выплатам. Если инициативу не проявляет, значит по умолчанию сотрудник согласен с суммой задолженности.

Аналогично не оформляют акты сверки по подотчету на счете 208, по группам плательщиков на счете 205.
Признайте задолженность сомнительной или безнадежной на основании инвентаризационной описи (ф. 0504089) и подтверждающих документов о задолженности. После этого спишите задолженность с учета.

Решение и акт о признании задолженности сомнительной или безнадежной

Решение оформляет комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов в отдельном документе. Для дебиторской задолженности по доходам применяйте унифицированные формы – Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) и Решение о признании сомнительной задолженности (ф. 0510445). Для остальной задолженности применяйте самостоятельно разработанные документы – это может быть акт, постановление, протокол, решение. Название и форму/реквизиты документа утвердите в положении о задолженности.

Скачайте образцы документов:

Образец акта о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
Образец Решения о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
Решение о признании дебиторской задолженности сомнительной
Решение о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности

Такой порядок оформления документов для списания задолженности следует из части 1 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункта 20 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», пункта 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н, писем Минфина от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347, от 29.05.2012 № 02-06-10/1902, УФНС по Москве от 13.04.2011 № 16-15/035618.1.
СИТУАЦИЯ

Нужен ли приказ руководителя, чтобы списать в бухучете дебиторскую и кредиторскую задолженность

В инструкциях и стандартах нет требования списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность по приказу. Достаточно решения или акта комиссии. Однако дополнительно учреждение вправе оформить и приказ.

Основание для списания сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности – решение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Этого документа достаточно, чтобы списать долг. Но дополнительно руководитель может издать приказ о списании. Например, если такой порядок вы предусмотрели в положении о списании задолженности. Такой порядок следует из пунктов 339, 371 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и подтверждается в письмах Минфина от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, от 17.04.2019 № 02-07-10/27662.

Скачайте образцы приказов:
Приказ о списании дебиторской задолженности
Приказ о списании кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами

Как отразить в учете

В бухучете отражайте все операции по дебиторской задолженности:

  • перевод на счет 209 «Расчеты по ущербу и иным доходам»;
  • возврат от дебиторов;
  • списание с баланса и забаланса;
  • восстановление в учете после списания;
  • уменьшение на основании дополнительных соглашений к договорам по платной деятельности.

Перевод на счет 209

В течение года на счет 209.34 переводите дебиторскую задолженность по расходам со счетов 206.00 и 208.00, которая подлежит урегулированию. В конце года бюджетные и автономные учреждения переводят остатки со счета КВР.0.209.34 на счет 510.0.209.34, казенные учреждения – на счет 130.209.36. Если расторгли договор прошлых лет, по которому перечислили аванс, долг со счета 206.00 сразу переводите на 510.0.209.34 или 209.36.

Со счета 303 на счет 209.34 перенесите задолженность по возмещению из СФР больничных пособий за прошлые годы, пособий на погребение, оплате выходных по уходу за ребенком-инвалидом. Переплату налогов и сборов со счета 303 не переводите.

Не переводите на счета 209.34 и 209.36 задолженность по доходам со счетов 205.00 и 209.00. Таких правил в инструкциях по бухучету и в стандартах нет. Смотрите, нужно ли переводить дебиторку по доходам на счет 209.

Перевод на счет 209 в течение года

В течение года бюджетные, автономные и казенные учреждения переводят на счет КВР.0.209.34 задолженность со счетов 206.00, 208.00, когда:

  • расторгли контракт, по которому ранее перечислили аванс, или инициируете его расторжение и ведете претензионную работу;
  • есть долг по авансовому отчету, а сотрудник отказывается вернуть или уволен;
  • есть переплата отпускных, а сотрудник уволился и дни отпуска не отработал;
  • в других случаях, когда провели лишние выплаты и их отказываются вернуть, например, переплата зарплаты, пособий.

Также на счете 209.34 учитывают задолженность от СФР по возмещению пособий на погребение, оплаты выходных по уходу за ребенком-инвалидом.

По контрактам прошлых лет, которые расторгли или инициируете расторжение, авансы со счета 206.00 сразу переводите в состав дебиторки прошлых лет:

  • казенные учреждения – на счет 209.36;
  • бюджетные и автономные учреждения – на счет ХХХХ 0000000000 510 0.209.34.000.

Такой вывод – из пункта 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктах 7.3, 14.3 приложения № 1 к письму Минфина, Федерального казначейства от 12.12.2022 № 02-06-07/121653, № 07-04-05/02-31103, решения Одинцовского городского суда Московской области от 03.06.2022 по делу № 12-1772/2022.
Перевод на счет 209 в конце года для казенных учреждений

В конце года казенные учреждения переводят на счет 209.36:

  • непогашенную дебиторку со счета КРБ.1.209.34;
  • задолженность со счета 206.00 по контрактам, которые расторгли или инициируете расторжение, если ранее не перевели долг на счет 209.34;
  • задолженность подотчетников со счета 208.00, которую выявили при инвентаризации, если сотрудник отказывается вернуть долг или уволен;
  • задолженность СФР по возмещению больничных листов за прошлые годы.

Перевод на счет 209.36 связан с тем, что возврат дебиторской задолженности прошлых лет получателя бюджетных средств зачисляется в доход бюджета. Такие правила следуют из пункта 45 Порядка, утвержденного приказом Федерального казначейства от 14.05.2020 № 21н, пункта 9.3.6 Порядка применения КОСГУ № 209н, пункта 9.7 раздела I приложения к письму Минфина, Федерального казначейства от 21.01.2019 № 02-06-07/2736, 07-04-05/02-932.

Перевод на счет 209 в конце года для бюджетных и автономных учреждений

В конце года неисполненную дебиторку переведите на счет ХХХХ 0000000000 510 0.209.34.000 (п. 2.7 раздела II совместного письма Минфина, Федерального казначейства от 21.01.2019 № 02-06-07/2736, 07-04-05/02-932). Смотрите, на каких счетах и по каким кодам КОСГУ учитывать возвраты.

Проводки по переводу задолженности по расходам на счет 209.00 зависят от типа учреждения.
Возврат дебиторской задолженности

Правила, как отражать возврат дебиторки зависят от того какую вернули – по доходам или расходам. Для дебиторки по доходам нет особых правил, такие поступления – это оплата контрагентами своих обязательств: Дебет 201.11 (304.05) Кредит 205.Х1. Возврат дебиторки по расходам в текущем году – восстановление кассовых расходов, по прошлогодним долгам казенные учреждения также восстанавливают расходы и отправляют в бюджет, а бюджетные и автономные – оставляют себе: Дебет 201.11.510 Кредит 209.ХХ.66Х.

Задолженность по доходам

Если на счет поступила дебиторская задолженность по доходам, в том числе прошлых лет, это не возврат дебиторки, а оплата контрагентом своих обязательств. Например, арендная плата – код аналитики 120, КОСГУ 121, плата за услуги – код аналитики 130, КОСГУ 131 и т. п. Зачисление на счет отражайте в общем порядке для казенных, бюджетных и автономных учреждений. Дополнительные проводки не формируйте. Переплату доходов возвращайте по тем кодам доходов, на которые зачислены деньги.

Задолженность по расходам

Бюджетные и автономные учреждения возврат аванса или переплаты текущего года отражают как восстановление кассовых расходов, за прошлый год – по коду аналитики 510, КОСГУ 510. В казенном учреждении возврат отражайте как восстановление кассовых расходов, средства прошлого года перечислите в бюджет. Администратор поступлений отразит возврат прошлых лет по коду аналитики 130, КОСГУ 136.

Списание с баланса

С балансового учета дебиторку спишите, когда комиссия по поступлению и выбытию активов признала долг сомнительным либо безнадежным, например, если истек срок исковой давности. Такая дебиторская задолженность критериям актива не отвечает – от нее не ожидается поступление экономических выгод в виде денежных средств или товаров, работ, услуг. Поэтому отражать на балансе остатки такой задолженности нельзя. Комиссия оформит акт или решение – документ будет основанием для списания задолженности.

Такие правила списания – в пунктах 35, 36 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности». Дополнительные разъяснения – в письме Минфина от 14.07.2017 № 02-08-10/45171.

Просроченную задолженность продолжайте учитывать на тех счетах, где она...
Получить все материалы