Что меняется в учете транспортных расходов сейчас и до конца года. Инструкция от Минфина

Какие сведения теперь требовать от экспедиторов
В каких случаях можно не оформлять транспортную накладную
Обязательны ли электронные путевые листы

Мила Барышникова,

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Узнайте, что срочно запросить у экспедиторов, если пользуетесь их услугами, и как перейти на электронные транспортные накладные. ФНС рекомендовала начать тестировать электронные перевозочные документы уже сейчас. Мы выяснили у чиновников, какие риски ждут, если не перейдете на новые правила, и как их избежать.

Проверяйте экспедиторов в специальном реестре на платформе «ГосЛог»

Перестройте работу с контрагентами-экспедиторами. Проверяйте их теперь иначе. При необходимости дополните договоры с ними новыми формулировками.

300 тыс. рублей — штраф для экспедиторов, которые не зарегистрировались в ГосЛог

С 1 марта по 30 апреля включительно транспортно-экспедиционные компании и ИП обязаны зарегистрироваться в Едином электронном реестре на национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог». Для этого они должны подать уведомление через портал госуслуг. Экспедиторы, не включенные в реестр, оказывать транспортно-экспедиционные услуги не вправе (подп. «г» ст. 1 и ст. 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140‑ФЗ).

У заказчиков обязанности регистрироваться в новом реестре нет. Но с 1 мая им нужно иначе строить отношения с исполнителями-экспедиторами.

Убедитесь, что сведения об экспедиторской компании есть на платформе «ГосЛог». Это обезопасит вашу организацию от претензий проверяющих по оказанным вам транспортно-экспедиционным услугам. Проверить контрагента-экспедитора сможете в сервисе «Цифровой профиль участника перевозки». В нем вы увидите ИНН и ОГРН компании, убедитесь, что у нее есть необходимые разрешения и выясните, какими транспортными средствами владеет.

Скорректируйте шаблоны договоров (см. образец). Предусмотрите оговорку, что экспедитор гарантирует наличие о себе сведений в реестре на «ГосЛог». Если информация окажется недостоверной или экспедитора исключат из реестра, ваша компания сможет отказаться от договора. Это условие включите в новые договоры транспортной экспедиции, а также составьте и подпишите с экспедиторами дополнительные соглашения в уже действующие контракты.

Не попадитесь в новые налоговые ловушки. Налоговики уже называют новую платформу дополнительным источником сведений для проверок. На ней соберут всю информацию о грузах, участниках перевозок, документах и др. К примеру, если в системе «ГосЛог» есть данные о транспортировке, значит, исполнитель получил доход — его налоговая декларация не может быть нулевой. По заказчикам увидят фактическое перемещение грузов и смогут определить, приобретали товар или нет.

Нереальность сделок. Проверить экспедитора на предмет включения в реестр — в ваших же интересах. Если, например, при проверке вас и ваших контрагентов заподозрят в создании формального документооборота, информация из платформы «ГосЛог» подтвердит, что вы фактически приобретали и транспортировали товар.

Неподтвержденные расходы по налогу на прибыль. Например, если вы спишете на налоговые расходы стоимость экспедиторских услуг, оказанных компанией, которая не включена в спецреестр. Не исключено, что проверяющие снимут ваши траты по формальным основаниям.

Договор с экспедитором, который не имеет права оказывать услуги по сопровождению грузов, налоговики могут признать не соответствующим законодательству РФ, а ваши налоговые затраты, документально не подтвержденными. Доказывать свою правоту придется в суде.

Шесть случаев, когда транспортную накладную можно составлять на бумаге после 1 сентября

Минтранс определил случаи, когда транспортную накладную и другие перевозочные документы можно оформлять на бумаге после 1 сентября 2026 года. Проект приказа ведомство опубликовало на портале проектов нормативных актов.

Исключений всего шесть. В частности, перевозчик вправе оформить накладную на бумаге, если оказывает услуги на территориях с режимом повышенной готовности или военного положения, перевозит воинские грузы, если клиент — иностранец, груз предназначен для личных нужд и др.

Форму бумажной транспортной накладной тоже обновят. В новом бланке грузоотправитель будет заполнять не только плановые дату и время доставки груза, но и предельно допустимые. Появится поле для адреса возврата непринятого груза. В разделе о транспорте потребуют писать не только тип и марку, но и конкретную модель, а также габаритные размеры машины

Переведите электронные перевозочные документы в «цифру»

Перестройте документооборот с логистическими компаниями, чтобы обмениваться с ними электронными транспортными накладными. Заключите соглашения об ЭДО, внесите поправки в транспортные договоры.

Какие перевозочные документы нужно перевести в электронный вид с 1 сентября 2026 года

Подготовьте своих сотрудников, перенастройте бухгалтерскую программу. На все это у вас не так много времени. ФНС рекомендует начать тестировать новую систему уже сейчас, чтобы была возможность обкатать ее заранее (сообщение от 26.01.2026 на nalog.gov.ru).

В настоящее время у компаний есть выбор — транспортную накладную оформляют как на бумаге, так и в электронном виде. Но с 1 сентября 2026 года все участники автомобильных, железнодорожных, воздушных грузоперевозок должны перейти на электронные транспортные накладные и другие электронные перевозочные документы. Сфера деятельности при этом не имеет значения.

Путевые листы можно оформлять на бумаге и после 1 сентября

Юлия Белкина,

начальник отдела методологии организации и развития электронного документооборота между хозяйствующими субъектами ФНС России: «Путевые листы в электронном виде оформлять с 1 сентября 2026 года не обязательно. Возможность оформления на бумажном носителе остается и после 1 сентября 2026. Но есть исключения, при перевозке автомобильным транспортом пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, совместно с УПД необходимо оформить электронную транспортную накладную или электронный путевой лист»

Транспортная накладная — основной первичный документ, который подтверждает ваши расходы на доставку. На практике при оприходовании товаров, материалов или продукции в качестве подтверждающего документа используют форму № ТОРГ-12 или УПД, а для учета услуг их перевозки — как раз транспортную накладную.

Если транспортной накладной нет, либо ее неправильно оформили, налоговики признают транспортные расходы неподтвержденными. Либо усомнятся в реальности сделки (см. комментарий эксперта). Поэтому стоит заранее протестировать применение электронной ТН.

Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ

Олег Хороший,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса (Минфин):

«НК не регламентирует, как именно должны быть оформлены отношения транспортно-экспедиционной компании и ее заказчика. Когда и в каких случаях, каким образом оформлять документы в рамках договора транспортной экспедиции, не определяется налоговым законодательством. В НК есть только условие, что документы, которые подтверждают расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Поэтому последнее слово здесь за отраслевым ведомством (Минтрансом). Бумаги должны соответствовать закону и требованиям Минтранса. Вместе с тем в НК никаких особенностей учета расходов для договоров экспедиции нет. Поэтому для налога на прибыль главным будет все же доказательство самого факта оказания услуги. Сомневаюсь, что в случае возникновения налоговых споров суды не примут расходы в связи с неправильным оформлением договора»

Используйте электронные транспортные накладные, если привлекаете транспортные компании по договору автоперевозки. Речь идет о ситуациях, когда транспортная компания доставляет груз вам или вашим покупателям. Чтобы перевести документооборот в электронный вид, действуйте по алгоритму.

Шаг 1. Обсудите переход на электронное оформление перевозок с транспортными компаниями и (или) поставщиками. Заключите договоры об электронном документообороте с перевозчиками, экспедиторами и грузоотправителями. Согласуйте с ними выбор оператора ЭДО и порядок электронного взаимодействия. Список операторов ГИС ЭПД можно посмотреть на сайте Минтранса > Деятельность > Автомобильный транспорт > Реестр операторов ИС ЭПД.

Шаг 2. Перенастройте свою учетную программу под возможность оформления электронных перевозочных документов.

Шаг 3. Позаботьтесь о наличии электронных подписей у сотрудников, ответственных за подписание перевозочных документов. Подписывать электронные документы нужно будет усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Водитель вправе использовать простую подпись, которую потребуется подтвердить усиленной подписью перевозчика.

Шаг 4. Обучите этих сотрудников работе с электронными перевозочными документами.

Шаг 5. Оформите вместе с контрагентами электронную транспортную накладную в тестовом режиме. Это поможет отработать возможные нестандартные ситуации в будущем (например, проблемы с интернетом или ошибки в документах).

Формат электронной транспортной накладной, который применяется сейчас на автомобильном транспорте, утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. Он действует до 1 сентября 2026 года. К этой дате налоговая служба собирается внести поправки в приказ и отодвинуть дату окончания его действия.

Не составляйте транспортную накладную, если она не обязательна. В общем случае транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки и оказания услуг по перевозке и может выступать в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расходы на транспортные услуги (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259‑ФЗ, п. 2 ст. 785 ГК).

Но в некоторых случаях можно обойтись без договора перевозки и транспортной накладной (см. таблицу). К примеру, если поставщик не оказывает вам услуги перевозки, доставляя продукцию собственным транспортом, то составлять транспортную накладную не обязательно. Достаточно оформить товарно-транспортную накладную. Ее по-прежнему можно будет составлять на бумаге по форме 1-Т.

«Оцифруйте» также дополнительные перевозочные документы. К ним, в частности, относят заказ-заявку, экспедиторские документы. Экспедиторские документы, в свою очередь, включают поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку. С 1 сентября все эти документы нужно оформлять только в электронном виде.

Для путевых листов сделали исключение. Их по-прежнему можно будет составлять как на бумаге, так и в электронном виде. Закон не требует оформлять путевой лист только в электронном формате. Это подтвердили в ФНС. Аналогичное мнение выразил и Минтранс (письмо от 11.03.2026 № ДГ14/48-ПГ, ответ на частный запрос компании-перевозчика, есть в редакции).

Накладные в воздушных и ...