Узнать о том, что гражданин утратил статус резидента, можно только от него. Это связано с тем, что в законах нет обязанности сотрудника уведомлять работодателя о том, что он стал нерезидентом, или предоставлять документы, подтверждающие резидентство.
Чтобы верно определить статус сотрудника, работодатель вправе письменно запросить сведения о том, в какой стране он находится и сколько дней. Кроме этого, можно попросить документы, подтверждающие нахождение за границей. Это могут быть копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы, данные миграционной карты.
Понять статус сотрудника следует к концу года, потому что именно к этому периоду производится перерасчет налогов (постановление Конституционного суда от 25.06.2015 № 16-П).
Если работник утратит статус налогового резидента на конец календарного года, то работодатель должен произвести перерасчет НДФЛ с ранее выплаченных доходов по повышенной ставке 30 процентов с зачетом ранее удержанных по новым ставкам сумм НДФЛ (письма Минфина от 27.07.2022 № 03-04-05/72454, от 25.08.2020 № 03-04-06/74275).
При удержании налога по повышенной ставке следует учитывать ограничение, установленное статьей 138 ТК (письмо ФНС от 29.06.2020 № БС-4-11/10498@).
Если же работник на конец календарного года становится резидентом, то работодатель должен пересчитать налоги по старой ставке и зачесть их в следующем периоде. Если после зачета по итогу года останется сумма НДФЛ, подлежащая возврату, возврат НДФЛ должна произвести налоговая непосредственно сотруднику (письмо Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62127).
При приеме на работу нового сотрудника или при заключении договора с условием о дистанционной работе вне России рекомендуем включать в договор обязанность сотрудника сообщать об изменении статуса резидентства и предоставлять подтверждающие документы.