Отпускные проверки: какие документы запросят и по каким чек‑листам будут проверять
Отпускные проверки: какие документы запросят и по каким чек‑листам будут проверять
Чем поможет статья. Подготовитесь к плановым и внезапным проверкам ГИТ в сезон отпусков летом 2026 года.
Вера Гиряева,
эксперт журнала «Справочник кадровика»
В отпускной период между работниками и работодателями бывают споры из-за отпусков. Кто-то нашел дешевые билеты и хочет перенести отпуск, другой наоборот отказывается использовать отпуск по графику. Обиженные работники могут пожаловаться в ГИТ на несоблюдение своих прав, а инспекторы прийти с внеплановой проверкой. Расскажу, как инспекторы будут проверять, как работодатели соблюдают законодательство об отпусках летом 2026 года.
Как инспекторы проверяют работодателей
Чек-лист — это список контрольных вопросов, который используют инспекторы, чтобы проверить, как работодатель соблюдает законодательство. Проверочные листы утвердил Роструд, приказ от 01.02.2022 № 20.
Инспекторы ГИТ обязаны применять проверочные листы при плановых рейдовых осмотрах и выездных проверках, п. 10 постановления Правительства от 27.10.2021 № 1844. Инспекторы могут применять проверочные листы и при других плановых и внеплановых контрольных мероприятиях. Исключение: проверки, на которых инспекторы проверяют работодателя по истечении срока исполнения решения о нарушении обязательного требования, то есть ищут не новые нарушения, а контролируют устранение уже найденных, п. 12 Постановления № 1844.
Если применять проверочный лист обязательно, инспектор ограничен списком вопросов в проверочном листе (проверочных листах), указанных в паспорте проверке в Едином реестре контрольно-надзорных мероприятий, ЕРКНМ. Инспектор не имеет права проверять организацию по проверочным листам и контрольным вопросам, которые не указаны в паспорте проверки. Если это произойдет, работодатель может успешно обжаловать результаты проверки, п. 2 ст. 37 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».
Посмотреть паспорт ЕРКНМ можно на сайте. Введите ИНН организаци. Если в этом году предстоит плановая проверка, увидите ее паспорт.
Период, за который могут проверить документы при плановых или внеплановых проверках, в законе не указан. Инспекторы вправе требовать у работодателя документы и письменные объяснения за любой период деятельности организации. Единственное ограничение — сроки хранения документов, ч. 1 ст. 357 ТК, Перечень, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Сроки хранения отсчитывайте с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу.
Пример Срок хранения графика отпусков за 2025 год отсчитывайте с 01.01.2026 года и храните документ до 31.12.2028 года включительно. В начале 2029 года при проведении экспертизы ценности документов, график отпусков за 2025 год можно выделить к уничтожению и уничтожить с составлением акта.
Сроки хранения кадровых документов по отпускам
Документы со сроком хранения до 10 лет храните в отделе кадров. Документы со сроком хранения более 10 лет можно передать в архив (свой, государственный или частный). Проверять, как компания соблюдает законодательные правила об отпусках, трудовые инспекторы будут по чек-листу № 7 «Время отдыха». Всего в этом чек-листе 24 вопроса.
Вопросы про отпуск есть и в других чек-листах. Например, в чек-листе № 6 есть вопрос об отпусках работников с неполным рабочим временем, а в чек-листе № 8 — о денежной компенсации за несвоевременную выплату отпускных. Вопросы про отпуска есть во всех чек-листах, посвященных соблюдению прав определенных групп работников: инвалидов (чек-лист № 11), несовершеннолетних (чек-лист № 9), женщин (чек-лист 12), работающих в северных регионах (чек-лист № 13).
Инспектор на основании документов, которые предоставляет работодатель, сделает вывод о том, соблюдается ли законодательство (да/нет) или требование законодательства не относятся к этому работодателю.
Пример
На предприятии отпуска на части не делятся, отпуск всегда предоставляется целиком. В вопросе 11 о том, делятся ли отпуска на части по соглашению с работником, инспектор выберет ответ «не применимо».
За нарушения, которые обнаружит инспектор, работодателя оштрафуют по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — до 50 000 рублей на компанию. За несвоевременную выплату отпускных накажут по ч. 6 ст. 5.27 КоАП — до 50 000 рублей на компанию.
Даже после штрафа от ГИТ и восстановления своих прав работник может обратиться в суд и взыскать с работодателя компенсацию морального вреда.
Судебное решение. О том, как работнику предоставили только часть отпуска
Работница как мать четырех несовершеннолетних детей имеет право на отпуск в удобное для нее время. Она обратилась к работодателю с заявлением о предоставлении 56 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Работодатель отказал в предоставлении отпуска целиком. Работнице предоставили отпуск продолжительностью 38 календарных дней. Онаобратилась в ГИТ за защитой своих прав. Инспекция провела проверку и вынесла представление об устранении нарушения трудовых прав, предписала предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 56 календарных дней. Работодатель предоставил оставшиеся 18 дней отпуска, но не в феврале, как планировала работница, а в июле.
Работница обратилась в суд с требованием компенсировать моральный вред, который ей причинил работодатель. Свои моральные страдания, связанные с непредоставлением отпуска целиком в желаемое время, работница оценила в 7000 рублей. Районный суд решил компенсировать моральный вред в размере 1000 рублей. Дело дошло до Верховного Суда. ВС согласился с оценкой морального вреда в размере 7000 рублей. Работодатель должен возместить работнице расходы на оплату услуг представителя, которые превышают сумму морального вреда.
Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 11.03.2024 № 1-КГ23-13-К3
Что делать кадровику
Самый эффективный способ пройти проверку без штрафов — организовать процедуры и документооборот так, чтобы быть готовым к любой проверке. Проведите самопроверку по чек-листу. Если выявили у себя нарушения, постарайтесь оперативно их устранить.
Убедитесь, что фиксируете в графике все переносы. Вовремя вносите информацию в график и предупреждайте работников за две недели о перенесенных отпусках. Если есть долги, и вы видите, что сотрудник не был в отпуске два года, или это «вредник», который не отдыхал почти год, постарайтесь отправить их в отпуск как можно скорее.
Проверьте, есть ли у вас согласия работников о разделении отпусков на части. Вы должны были получить их еще на этапе составления графика отпусков. Если в графике отпуска запланированы целиком, а работники разбивают их на части в течение года, следите, что правильно оформляете уведомления о предоставлении отпуска не по графику. Если части отпусков предоставляете по заявлениям, убедитесь, что на заявлении руководители ставят верные резолюции.
Что делать нельзя
Для того, чтобы срочно избавиться от долгов по отпускам, некоторые работодатели отправляют сотрудников в отпуск только на бумаге. Некоторые действуют более радикально и увольняют работника, чтобы «обнулить» накопившиеся неиспользованные отпуска.
Кажется, что это разумный выход: срочно отправить работника, который не отдыхал несколько лет в отпуск. Но только на бумаге. На самом деле работник получит отпускные и продолжит трудиться, а в табеле будут проставлять отпуск. Так и дело не пострадает, и от долгов по отпускам работодатель избавиться. Но такие схемы легко вскрываются в суде. То, что работник работал в отпуске, можно доказать с помощью переписки с работодателем, отчетов о выполненной работе или результатами труда, свидетельскими показаниями.
В реальном судебном деле положение работодателя усугублялось еще и тем, что графика отпусков на предприятии не было, приказы об отпуске работодатель так же предоставить не мог. Работница получила компенсацию за неиспользованный отпуск за все время работы в организации, определение Восьмого КСОЮ от 29.07.2025 № 88-12325/2025.
Вторая идея с увольнением рушится в суде, если работник решает оспорить увольнение.
Судебное решение. О том, как работника вынудили уволиться, чтобы выплатить компенсацию за отпуск
К. работал начальником государственного бюджетного учреждения. По указанию руководителя управления (своего руководителя) К. написал заявление об увольнении по собственному желанию. Руководитель разъяснил К., что увольнение необходимо, так как у К. скопилось много неиспользованных дней отпуска, что грозит работодателю неприятностями в случае проверки ГИТ. Вопрос с отпусками руководитель предлагал решить путем выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Руководитель сообщил К., что если он не напишет заявление по собственному желанию, его уволят по другому основанию.
К. уволился, получил компенсацию и продолжал фактически исполнять обязанности начальника бюджетного учреждения. Он собирал документы, чтобы вновь устроится на свою должность. Но с трудоустройством не получилось, на должность К. работодатель принял другого человека.