2024-03-06 15:25 Бухгалтеру

Как заполнить и сдать расчет 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ с I квартала 2024 года сдают по новой форме. Удержанный налог в ней надо показывать в разбивке по шести срокам перечисления.

Владислав Волков

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

Ирина Петухова

шеф-редактор Системы Главбух

Кто и когда сдает

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК). Как правило, это работодатели, которые платят физлицам доход по трудовым или гражданско-правовым договорам. Расчет сдавайте за каждое обособленное подразделение (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК). Подробнее — Как составить и сдать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям.

Нулевой 6-НДФЛ не представляйте. Расчет обязаны представлять налоговые агенты. Если организация или ИП не выплачивали доходы физлицам, то статуса у них такого нет. Так как обязанности налогового агента нет, расчет 6-НДФЛ, в том числе нулевой, представлять в инспекцию не нужно. Если инспекторы потребуют пояснения о несданном расчете, воспользуйтесь готовым образцом.

По своей инициативе организация или ИП могут сдать нулевой расчет, инспекторы его примут (письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. Эти разъяснения касаются порядка представления ранее действовавшей формы 6-НДФЛ, но общий принцип применим и к новой форме).

СОВЕТ

Редакция Системы советует направить в инспекцию письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, если не сдаете нулевой расчет 6-НДФЛ.

Налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет, если не получит расчет по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК). Ведь у нее не будет сведений, являетесь ли вы налоговым агентом или просто забыли подать расчет, поэтому ее безопаснее предупредить заранее. Для этого направьте в инспекцию письмо в произвольной форме о том, что вы не являетесь налоговым агентом по НДФЛ. Это обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки счета.

Скачать образец письмо в ИФНС

Поскольку 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом, его надо сдавать не только за квартал выплаты дохода, но и за все последующие. Например, доход выплатили один раз, во II квартале. В этом случае расчет нужно представить за полугодие, девять месяцев и за год. За I квартал расчет сдавать не надо, так как он нулевой (подп. 2 п. 25, подп. 5 п. 28 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Срок сдачи

Расчет 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и девять месяцев сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК).

Если крайний срок сдачи выпал на выходной, праздничный или нерабочий день по указу Президента, он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК). За нарушение срока — штраф.

За отчетные периоды 2024 года 6-НДФЛ представляйте:

— за I квартал — не позднее 25 апреля;
— полугодие — не позднее 25 июля;
— девять месяцев — не позднее 25 октября;
— по итогам года — не позднее 25 февраля 2025 года.

При прекращении деятельности в результате реорганизации или ликвидации представить расчет 6-НДФЛ надо досрочно. Финальный расчет представляется в ФНС до окончания срока ликвидации, но после проведения всех расчетов с персоналом и другими физлицами, в том числе учредителями.

Куда сдавать

Расчеты 6-НДФЛ представляйте в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК). Организации, в том числе крупнейшие налогоплательщики, представляют расчет в территориальные инспекции по своему местонахождению (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК). Если у компании есть обособленное подразделение в другом муниципальном образовании или регионе, нужно сдать два расчета по каждому ОКТМО.

Смена адреса и ОКТМО

После смены адреса или изменения ОКТМО сдавайте в инспекцию по новому месту учета по два расчета 6-НДФЛ:

со старым ОКТМО и КПП — за период до постановки на учет по новому местонахождению;
с новым ОКТМО и КПП — с данными за период после постановки на учет по новому местонахождению.

По два расчета придется сдавать за каждый период до конца года и по итогам года, потому что расчет заполняют нарастающим итогом. Это правило применяют организации и ИП (п. 2 ст. 230 НК).

Когда ОКТМО изменилось в связи с созданием нового муниципального образования, действует такой же порядок — налоговый агент представляет расчеты со старым и новым ОКТМО (письма ФНС от 28.09.2020 № БС-4-11/15739, от 08.06.2020 № БС-4-11/9450, от 15.06.2020 № БС-4-11/9769@).

Вместе с ОКТМО меняется и КПП. Поэтому во всех расчетах 6-НДФЛ, которые сдаете после смены адреса, ставьте новый КПП. Об этом сказано в письме ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114, которое довели до сведения всех инспекций. Эти разъяснения касаются порядка представления и заполнения ранее действовавшей формы 6-НДФЛ, но общий принцип применим и к новой форме.

ПРИМЕР

Куда сдать расчет 6-НДФЛ при смене адреса

Организация сменила адрес и встала на учет в другой инспекции 5 июля. По итогам девяти месяцев в новую инспекцию она должна сдать 6-НДФЛ:

со старым ОКТМО и КПП. В нем отражают доходы, дата получения которых приходится на период с 1 января по 4 июля;
с новым ОКТМО. В нем отражаются доходы, дата получения которых приходится на период с 5 июля по 30 сентября.

По итогам года в новую инспекцию организация должна сдать 6-НДФЛ:

со старым ОКТМО. В строках 020, 030 и разделе 2 расчета отражают те же показатели, что и в расчете за девять месяцев. Строки 021–026, 031–036, 161–166 и 191–196 не заполняют;
с новым ОКТМО. В разделе 1 — удержанный НДФЛ с 5 июля до 31 декабря. В разделе 2 — доходы, дата получения которых приходится на период начиная с даты переезда до конца года.

Как сдать

Каким способом сдать расчет 6-НДФЛ — в электронном виде или на бумаге, зависит от численности физлиц, которым налоговый агент выплатил доход:

более 10 — только в электронном виде;
10 и менее — в электронном виде или на бумаге.

Это следует из пункта 2 статьи 230 НК. На бумаге расчет 6-НДФЛ можно сдать лично в налоговой инспекции или почтовым отправлением. Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:

подали расчет в инспекцию, если отчет сдает представитель организации или предприниматель;
отправили по почте с описью вложения;
спецоператор зафиксировал отправление отчета по ТКС в подтверждении.

Это следует из пункта 4 статьи 80 НК.

Форма расчета

С отчетности за I квартал 2024 года применяйте форму расчета, которая утверждена приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Обновленная форма вступает в силу 9 апреля 2024 года, но по ней можно отчитываться до этой даты. Препятствий со стороны налоговых органов не будет. При этом до 9 апреля 2024 года продолжает действовать рекомендуемая форма 6-НДФЛ из письма от 04.12.2023 № БС-4-11/15166@ (п. 11 ст. 6 Закона от 27.11.2023 № 539-ФЗ).

Расчет 6-НДФЛ состоит:

из титульного листа;
раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
приложения № 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица» (замена 2-НДФЛ). Справки включают только в состав годового и ликвидационного расчета.

Уточненные расчеты представляйте по форме, действовавшей в период, за который вносите изменения (п. 5 ст. 81 НК).

Скачать:

Как заполнить

Составляйте 6-НДФЛ нарастающим итогом: за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для этого используйте сведения из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 3, 4, подп. 2 п. 25, подп. 5 п. 28 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

В расчете 6-НДФЛ может быть столько страниц, сколько необходимо, чтобы отразить все сведения за отчетный период. Все страницы расчета пронумеруйте по порядку: «001», «002», «003» и т. д. Строки с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если значение суммового показателя отсутствует, проставьте «0». В строках, где есть ячейки для копеек, укажите суммы в рублях и копейках. Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, отразите их в дополнительных страницах (п. 7, 13, 17 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

От руки расчет заполняют заглавными печатными символами чернилами черного, фиолетового или синего цвета слева направо начиная с первого (левого) знако-места. При заполнении в программе значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знако-месту (п. 8–10 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

По каждому ОКТМО заполняйте отдельный расчет. Если у организации есть обособленное подразделение в другом городе, она заполнит отдельно расчет по головной организации и по обособленному подразделению.

Переходящие выплаты

Порядок отражения переходящих выплат в 6-НДФЛ зависит от вида дохода и конкретной ситуации. В НК нет понятия «переходящие выплаты». Под переходящими выплатами могут понимать, например, отпускные в случае, когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом.

Отрицательные суммы

Указывать отрицательные суммы в 6-НДФЛ нельзя. Это прямо указано в пункте 9 Порядка заполнения расчета, утвержденного приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Отрицательного дохода или налога быть не может — таких понятий в бухгалтерском и налоговом учете нет. В расчете предусмотрены специальные строки для сумм, которые вычитают при расчете налога к удержанию или перечислению в бюджет: 130 — сумма вычетов и расходов, 150 — сумма фиксированных авансовых платежей, 190 — налог, возвращенный налоговым агентом. В таких строках знак минус не нужен.

Разные КБК

Раздел 1 заполните по каждому КБК отдельно, а раздел 2 — по каждому КБК и по каждой ставке (п. 25, 28 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). Специальные КБК предусмотрены для НДФЛ с доходов свыше 5 млн руб., которые облагаются по повышенной ставке, и дивидендов. Все КБК на 2024 год смотрите в таблице.

Смотрите на конкретных цифрах, как заполнить расчет 6-НДФЛ за I квартал. В примере вы найдете образец для скачивания.

25 апреля 2024 года бухгалтер «Альфы» подал в ИФНС по местонахождению организации расчет 6-НДФЛ за I квартал 2024 года

Титульный лист

Титульный лист, за исключением раздела «Заполняется работником налогового органа», заполните согласно разделу II Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

В верхней части титульного листа укажите ИНН и КПП организации. Но если оформляете расчет за обособленное подразделение, то КПП ставьте обособленного (ответственного) подразделения. Предприниматели, адвокаты, нотариусы вносят в расчет только свой ИНН.

В поле «Номер корректировки» первичного расчета впишите «0—», для исправленного 6-НДФЛ ставьте порядковый номер корректировки. К примеру, «1—», «2—» и т. д.

В поле «Отчетный период (код)» ставьте код периода, за который отчитываетесь. Коды приведены в приложении 1 к Порядку заполнения 6-НДФЛ. Например:

«21» — I квартал;
«31» — полугодие;
«33» — девять месяцев;
«34» — год.

В поле «Календарный год» укажите год, за который подаете расчет.

В поле «Представляется в налоговый орган (код)» укажите код налоговой инспекции, в которую подаете расчет. Например: «5032», где «50» — код региона, «32» — код налогового органа. Код ИФНС можно определить по адресу регистрации с помощью интернет-сервиса на официальном сайте ФНС.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» ставьте специальный трехзначный код из приложения 2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ. К примеру:

«120» — по месту жительства предпринимателя;
«214» — по месту нахождения российской организации;
«220» — по месту нахождения обособленного подразделения российской организации.

В поле «Налоговый агент» укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет — полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полные имена, без сокращений.

Поля при реорганизации и ликвидации — «Форма реорганизации (ликвидация) (код)/Лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации/ИНН/КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения» заполняет:

правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по месту учета расчет за последний налоговый период и уточненные расчеты за реорганизованную организацию. Подробнее об этом смотрите Как составить и сдать 6-НДФЛ при реорганизации или ликвидации;
головная организация, сдавая в налоговую инспекцию по месту своего учета расчет за последний налоговый период и уточненные расчеты за закрытое обособленное подразделение. Подробнее об этом смотрите Как составить и сдать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям.

В поле «Код по ОКТМО» укажите код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное (ответственное) подразделение.

Для каждого ОКТМО оформляйте отдельный расчет. Если допустили ошибку в этом реквизите, понадобится сдать уточненку.

В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите фамилию, имя и отчество руководителя, уполномоченного представителя или подписанта. Если расчет подписывает представитель, укажите сведения о доверенности.

Раздел 1

В разделе 1 расчета 6-НДФЛ отразите удержанный налог, подлежащий перечислению с начала налогового периода, а также налог, возвращенный с начала налогового периода. Сведения заполняйте отдельно по каждому КБК. Неудержанный НДФЛ в разделе не показывайте (п. 24, 25 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Строка 010

В строке 010 «Код бюджетной классификации» раздела 1 укажите КБК, на который должен быть зачтен НДФЛ, перечисленный в составе ЕНП (подп. 1 п. 25 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). Например, если в организации есть сотрудники, доход которых облагается по прогрессивной ставке 15 процентов, понадобится заполнить отдельный лист раздела 1.

Строки 020–026, 030–036

В строках 021–026 раздела 1 указывайте суммы НДФЛ к уплате по шести срокам перечисления НДФЛ. В строке 020 укажите общую сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет с начала года (п. 25 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). Чтобы определить, в какую строку включить удержанный НДФЛ, смотрите таблицу ниже.

В строках 030–036 отразите сведения о возвращенных физлицу суммах налога. В строках 031–036 укажите суммы НДФЛ, возвращенные в соответствующий период удержания налога. В строке 030 укажите общую сумму НДФЛ, возвращенную с начала года. Периоды удержания налога — такие же, как для строк 020–026. Суммы в строках 020–026 на возвращенный НДФЛ не уменьшайте (п. 25 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Чтобы определить, в какую строку включить удержанный или возвращенный НДФЛ, смотрите таблицу. В ней — порядок отражения НДФЛ в разделе 1 в зависимости от периода удержания или возврата.

Раздел 2

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ укажите обобщенные суммы дохода, исчисленного и удержанного налога. Суммы отражайте нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для каждой налоговой ставки и КБК заполните отдельный раздел 2 (п. 26, 27 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Доходы, НДФЛ с которых рассчитывается по одинаковой ставке 13 процентов и уплачивается на один КБК, отражайте на одной странице раздела 2. Неважно, по какому основанию применяется эта ставка (письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577. Письмо касается порядка заполнения ранее действовавшей формы 6-НДФЛ, но общий принцип применим и к новой форме).

Строка 100

В строке 100 раздела 2 укажите налоговую ставку, по которой исчислили...

Получить все материалы