Командировки-2025: разбор сложных случаев с учетом новых требований

1. В каком случае можно не оплачивать работнику проезд из командировки
2. Когда за отсутствие в месте назначения можно наказать вплоть до увольнения
3. Как действовать, если сотрудник открыл больничный во время командировки

Елена Карсетская

Юрист, эксперт по трудовому праву, автор книг и статей по применению трудового законодательства

Я подготовила для вас безопасные решения для спорных и конфликтных ситуаций, которые возникают при направлении сотрудников в командировки. Чтобы выбрать алгоритм действий, нужно учитывать требования закона, позицию чиновников и судебную практику. Прочитайте статью, чтобы разобраться, когда можно наказать работника за отказ от поездки или прогул в командировке и как сэкономить на связанных с ней выплатах.

Работник отказывается поехать в командировку: проверьте льготы, прежде чем наказывать

Для большинства работников командировки по распоряжению работодателя — это обязанность (ч. 1 ст. 166 ТК). Отдельно включать ее в должностную инструкцию или трудовой договор не обязательно. Поэтому, если есть приказ о командировке, работник должен в нее поехать. Отказ — это дисциплинарный проступок, за который можно привлечь к ответственности, но только если работник не относится к льготникам. Поэтому, прежде чем готовить приказ о командировке, проверьте, не относится ли работник к особой категории.

Льгота по командировкам бывает двух видов. Первая — полный запрет на направление в поездку, вне зависимости от желания работника. Вторая — командировка с письменного согласия работника, которого нужно предупредить о праве отказаться от поездки и спросить о медицинских противопоказаниях. Разобраться, кому из работников какую льготу предоставить, поможет памятка. Скачайте ее в конце статьи.

Работник должен подтвердить обстоятельства, которые позволяют претендовать на льготу. Когда речь идет о семейных обстоятельствах, которые вам уже известны, дополнительно доказательства не запрашивайте. В остальных случаях, если работник ссылается на льготу, просите принести документы. Например, уход за родственником работник должен подтвердить медзаключением со штампом и на бланке медорганизации, подписями и личными печатями врачей, которые поставили диагноз, и руководителя медорганизации (п. 7 Порядка, утв. приказом Минздрава от 14.09.2020 № 972н). Простая справка от врача не подойдет.

Отдельное основание отказаться от поездки в командировку — болезнь работника. Ее он должен подтвердить листком нетрудоспособности. В этом случае или отмените поездку, или перенесите ее. Если уже успели издать приказ, то издайте новый — об отмене предыдущего или изменении дат в нем. Со вторым приказом, так же как и с первым, ознакомьте работника под подпись, когда он вернется с больничного.

Как быть с расходами на командировку, если ее пришлось отменить

Затраты работодателя на командировку, которую отменили из-за болезни работника, можно вернуть хотя бы частично. Порядок действий зависит от вида расходов.

Командировочные, если их уже выплатили, работник обязан вернуть. Срок для этого укажите в приказе об отмене командировки. Период, пока работник на больничном, в него не включайте. Также установите срок для предоставления авансового отчета, если какие-то расходы работник успел понести. Рекомендуем давать три рабочих дня по аналогии со сроком на отчет по возвращении из командировки — специального срока на случай отмены командировки в правилах нет (п. 23 Положения, утв. постановление Правительства от 16.04.2025 № 501).

Если уже купили билеты и оплатили гостиницу, правила возврата денег зависят от ситуации. Как правило, всю сумму можно вернуть, только если до поездки осталось много времени, в остальных случаях часто удерживается штраф. Кроме того, бывают невозвратные тарифы. Все те средства, которые таким образом не удастся вернуть, можно учесть как внереализационные расходы для уменьшения налоговой базы (письмо Минфина от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735).

Никакие невозвратные затраты с работника не удерживайте. Все расходы на командировку в любом случае лежат на работодателе.


Работник не выполняет свои обязанности в командировке: фиксируйте проступок

Невыход сотрудника на работу в командировке можно считать прогулом. Дело в том, что рабочим местом считается не только стационарное место на территории работодателя. Под это определение подпадает любое место, где работник обязан находиться по распоряжению работодателя в рамках своих должностных обязанностей (ч. 7 ст. 209 ТК, письмо Роструда от 13.11.2024 № ПГ/22268-6-1). Поэтому, чтобы неявку можно было считать дисциплинарным проступком, в приказе о командировке укажите, где сотрудник должен будет находиться.

Отсутствие работника нужно зафиксировать документально. Но если работник поехал в командировку один, без коллег, то составить акт можно на основании документов, полученных из места, куда работника отправили. Если работник должен взаимодействовать с контрагентом, доказательством отсутствия может быть уведомление в адрес организации-работодателя с указанием обстоятельств, периода отсутствия сотрудника на работе в месте командировки. Если направляли работника в суд или госорган, то в их решении будет указание, что представитель организации отсутствовал. На основании полученных свидетельств об отсутствии работника его непосредственный руководитель должен составить акт (письмо Минтруда от 07.11.2019 № 14-2/В-912).

В приказе о командировке четко пропишите, куда работник должен явиться. Только в этом случае его можно будет привлечь к ответственности за отсутствие.

Процедура применения дисциплинарного взыскания за неявку на место командировки ничем не отличается от той, которую применяете за отсутствие на обычном рабочем месте. Вручите работнику под подпись запрос письменных объяснений. Дайте два полных рабочих дня на их подготовку. Если работник откажется получить запрос или не предоставит объяснения, составьте об этом акты с подписью трех свидетелей.

Прежде чем применять дисциплинарное взыскание, оцените обстоятельства проступка. У работника могут быть уважительные причины опоздать или не явиться на место командировки: задержался рейс, перекрыли дорогу и т. д. Еще об одном случае — болезни во время командировки — подробнее расскажу в следующем разделе. Во всех этих случаях привлечь работника к ответственности нельзя.

Возместите работнику расходы на командировку, даже если он допустил прогул. Проезд, проживание, суточные в любом случае оплачивает работодатель (ст. 168 ТК). Средний заработок за день, когда работник в командировке не выполнял свои обязанности, можно не платить (Онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 22.03.2021 № 146366). А вот если сотрудник выполнял свои обязанности, но целей командировки по каким-то причинам не достиг, выплатить средний заработок все равно нужно.

Как действовать, если работник самовольно вернулся из командировки раньше времени

Самовольное возвращение работника из командировки раньше запланированной даты — это нарушение дисциплины. Но порядок действий и возможность применить дисциплинарное взыскание зависят от нескольких обстоятельств.

Проверьте, успел ли работник выполнить служебное задание. Если да, то само по себе возвращение из командировки не считайте нарушением. Ведь негативных последствий для работодателя здесь нет, а значит, и взыскание в случае спора суд посчитает необоснованным. Но на следующий день сотрудник должен приступить к своим обязанностям на рабочем месте — иначе его можно наказать за прогул.

Если работник досрочно вернулся, не выполнив свои задачи, это дисциплинарный проступок. В этом случае отсутствие в месте командировки — прогул, но только если у работника не было уважительной причины вернуться. Например, заболел ребенок — в таком случае привлечь работника к ответственности нельзя (письмо Роструда от 10.07.2023 № ПГ/14032-6-1).

Возмещать работнику расходы на самовольный проезд не нужно. Работодатель оплачивает дорогу в даты, которые он выбирает или, по крайней мере, согласовывает. Если билеты ...