2023-11-08 15:42 Бухгалтеру Директору

Как подготовиться и пройти проверку по новым методам госфинконтроля

Минфин планирует ввести новые методы госфинконтроля. Ревизоры смогут применить их в ближайшем будущем. Как пройдет проверка по новым правилам и как подготовиться, читайте в рекомендации.

Какие новые методы применят при контроле

В соответствии со статьей 265 БК РФ госфинконтроль делится на два вида:

предварительный;
последующий контроль.

Особое внимание Федеральное казначейство сейчас уделяет предварительному контролю. Развитие предварительного контроля идет в двух направлениях:

первое направление — это формирование нормативной правовой базы;
второе направление — подготовка модулей в рамках существующих информационных систем, например «Электронного бюджета», с помощью которых новые методы будут применяться.

Федеральное казначейство активно работает над созданием таких опций. Например, уже готова подсистема «Финансовый контроль», в которой предусмотрены возможности автоматического анализа рисков в отношении объектов контроля, ведения паспорта объекта контроля. К моменту готовности платформы планируется принять ряд изменений в БК РФ в части новых методов госфинконтроля.

Появятся следующие методы госфинконтроля:

анализ;
наблюдение;
финансово-бюджетный контроллинг.

Далее рассмотрим новые методы подробно. Их реализация будет происходить в том числе посредством работы в новых специализированных компонентах информационных систем, обслуживающих бюджетный процесс, — системе СМАРТ-контроля.

Анализ

В ходе анализа контролирующий орган проверяет законность финансовых и хозяйственных операций. Анализу может подвергаться любая сфера деятельности объекта контроля, все то, что необходимо проанализировать и оценить на эффективность бюджетных расходов. Контролеры смотрят не только на уровень финансовой дисциплины, но и на результаты финансовой деятельности. Итоги анализа оформляют заключением.

Статью 269.2 БК РФ, которая регламентирует полномочия, дополнят тремя пунктами. Ревизоры смогут проводить:

анализ финансово-хозяйственной деятельности либо отдельных направлений деятельности объектов контроля;
анализ обоснованности показателей федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также бюджетов субъектов;
экспертизу положений нормативных правовых актов, обусловливающих расходные обязательства.

Наблюдение

Этот метод предполагает сбор и мониторинг данных, которые поступают в ходе межведомственного информационного взаимодействия, а также содержатся в различных информационных системах. Ключевая особенность данного метода — объект контроля может и не знать, что за ним наблюдают. Есть две вариации этого метода:

визуальный режим. Через личный кабинет в «Электронном бюджете» контролер подключается к подсистемам, которые ему нужны для осуществления наблюдения, например «планирование бюджета», «план финансово-хозяйственной деятельности», «субсидии юридическим лицам», и самостоятельно анализирует содержащиеся в них данные.
автоматический режим. Контролер проводит анализ с помощью автоподсказок о наличии признаков нарушений в финансово-хозяйственной деятельности, формируемых автоматически по определенным алгоритмам.

Если ревизоры выявят риски и признаки нарушений, то направят предостережение с предложением по их устранению. В этом документе контрольный орган укажет, какие моменты ему кажутся подозрительными. Указанные риски обязательно нужно будет исправить или пояснить. Если учреждение не выполнит полученное предостережение, то к нему придут с классической проверкой.

Финансово-бюджетный контроллинг

Контролер в данном случае трансформируется в консультанта и может подсказывать объекту контроля, как достичь максимально эффективных результатов деятельности. Контроллинг имеет важную особенность. Объект контроля освобождается от классических проверок. Орган и объект контроля заключают соглашения о взаимном доверии. Оно подразумевает, что объект контроля разрешает контролерам проверять свою деятельность и подсказывать, где у него возникают риски нарушения и как все исправить.

В соглашении декларируется готовность добровольно следовать позиции органа контроля — мотивированному мнению, формируемому в ходе финансово-бюджетного контроллинга. Предполагается, что ревизоры подскажут, как и где исправить, и уже не приедут с плановой проверкой.

В рамках финансово-бюджетного контроллинга ревизоры направляют учреждению мотивированное мнение, которое обязательно для исполнения. Если учреждение не выполнит мотивированное мнение, то орган контроля может расторгнуть соглашение и инициировать внеплановое контрольное мероприятие.

Что проверить в документах

Проверьте документы, в которых ревизоры чаще всего находят ошибки. Список таких документов и рекомендации, что проконтролировать с учетом распространенных нарушений, далее.

Учетная политика. Убедитесь, что скорректировали положения учетной политики. Новые счета в Инструкцию № 157н ввели приказом Минфина от 21.12.2022 № 192н. Обновления касаются ЕНП, страховых взносов, возвратов с СФР и других объектов. Обновили правила учета резервов, пособий, БСО, имущества, доходов будущих периодов.

Проконтролируйте, что в учетной политике предусмотрели график документооборота. Медорганизации часто нарушают это требование. График документооборота — обязательный документ, в котором с 2023 года должны быть электронные бухгалтерские документы.

ПРИМЕР

Пример отражения в учетной политике

Порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с графиком документооборота, приведенным в Приложении № ХХ к настоящей Учетной политике. Положение о документообороте приведено в Приложении № ХХ.

Проверенные и принятые к учету первичные (сводные) документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным порядком в следующих регистрах бухгалтерского учета:

− журнал операций по счету «Касса»;
− журнал операций с безналичными денежными средствами;
− журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
− журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
− журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
− журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям;
− журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
− журнал по прочим операциям;
− журнал по санкционированию;
− журнал по прочим операциям формирования входящих остатков следующего финансового года;
− журнал по прочим операциям (исправление ошибок прошлых лет);
− главная книга.

Регистры бухгалтерского учета формируются в автоматизированном порядке с использованием программного продукта по ведению бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета и сроки вывода на носители приведены в Приложении № ХХ к настоящей Учетной политике.

Рабочий план счетов. Проверьте, что в рабочем плане счетов есть новые счета учета:

0 209 39 «Расчеты по доходам бюджета от возмещений государственным внебюджетным фондом расходов страхователя»;
0 303 14 «Расчеты по единому налоговому платежу»;
0 303 15 «Расчеты по единому страховому тарифу».

В пункт 104 Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, внесли изменения (приказ Минфина от 29.03.2023 № 35н). Приказ № 35н применяют при формировании учетной политики и показателей бухучета с 2023 года. С 2023 года перечисление в бюджет страховых взносов оформляйте бухгалтерской записью:

На основании документа налогового органа, который определяет принадлежность денежных средств, перечисленных или признаваемых в качестве ЕНП, производят зачет сумм ЕНП, которые уменьшают задолженность по страховым взносам.

Также необходимо определить, какие записи будете делать, если инструкции по учету предусматривают несколько вариантов.

ПРИМЕР

Как вести учет по счету 0 209 39

Учет на некоторых счетах можно вести разными способами. Один из таких счетов — счет 0 209 39 «Расчеты по доходам бюджета от возмещений государственным внебюджетным фондом расходов страхователя».

На счете 0 209 39 надо отражать доходы учреждения, которые учитываете по коду 139 КОСГУ. Например, компенсацию расходов на травматизм от СФР. Такой доход можно учитывать одним из двух способов:

через счет доходов будущих периодов;
по факту возмещения расходов.

Поэтому в учетной политике надо прописать тот, который считаете приемлемым.

Первичная документация. Проконтролируйте, что каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Нарушением будет, например, если оплатить услуги, которые не подтверждены соответствующим актом об их оказании.

До момента совершения факта хозяйственной жизни документ нельзя принимать к учету. Например, авансовые отчеты по служебным командировкам принимают после того, как командировка окончена.

ПРИМЕР

Пример отражения в учетной политике

Первичный (сводный) учетный документ принимается к бухгалтерскому учету только по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, заключающего в том числе, в подтверждении того, что:

− документ составлен лицом, ответственным за его оформление;
− документ содержит все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы обязательных реквизитов, предусмотренных п. 25 СГС «Концептуальные основы» и п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ);
− документ содержит подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.

План ФХД. Убедитесь, что отражаете в плане все факты финансовой и хозяйственной жизни учреждения. Медорганизации зачастую нарушают требования к порядку внесения изменений в план ФХД.

Обратите внимание: показатели плана по выплатам после внесения в них изменений не могут превышать объем плановых поступлений с учетом остатка на начало текущего финансового года (приказ Минфина от 08.06.2022 № 92н). Обоснования плановых показателей выплат текущего финансового года уточняют в части размера принятых и неисполненных на начало текущего финансового года обязательств после составления и утверждения годовой бухгалтерской отчетности. Данные изменения применяют начиная с плана ФХД на 2023 год.

Журналы операций. Проверьте, что журналы корректно оформлены – на обложках указали правильные наименования, поставили количество листов и т. д. Требования к оформлению журналов операций установлены в пункте 32 Федерального стандарта № 256н, пункте 11 Инструкции № 157н.

Отражайте факты хозяйственной жизни в хронологическом порядке с группировкой по соответствующим счетам бухучета накопительным способом в журналах операций формы 0504071, утвержденной приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Убедитесь, что операции отражают в соответствующих журналах.

ПРИМЕР

Ошибка в журнале операций

Начисление стипендии отразили по счету 5 302 96 «Расчеты по иным выплатам текущего характера физическим лицам» в журнале операций № 4 по расчетам с поставщиками и подрядчиками (представление Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю от 13.01.2022 № 18-22-15/551).

В примере начисление стипендии надо было отразить в журнале операций № 6 расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям и Главной книге (ф. 0504072).

Инвентарная карточка учета основных средств. Проследите, чтобы инвентарные карточки были заполнены и содержали все сведения о характеристиках объекта, а также о любых действиях с зарегистрированным в ней объектом. Приобретении, перемещении внутри учреждения, ремонте, реконструкции, модернизации, выбытии и пр.

ПРИМЕР

Ошибка в инвентарной карточке учета основных средств

Не внесли записи о результатах ремонта автомобиля, не изменяющего его стоимость (представление Управления Федерального казначейства по Кемеровской области от 09.02.2022 № 39-19-24/10-2265).

Денежные документы. Денежные документы должны быть систематизированы и сброшюрованы в хронологическом порядке. Их подбирают по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа.

Путевые листы. Убедитесь, что путевые листы правильно оформляют. Из-за ошибок проверяющие могут признать списание ГСМ неправомерным. Как заполнить путевой лист с 1 сентября 2023 года, смотрите в рекомендации.

ПРИМЕР

Ошибка в путевом листе

Неверно указали число, месяц, год начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (представление Управления Федерального казначейства по Ямало-Ненецкому автономному округу от 15.04.2022 № 90-07-10/1285).

Акты о списании. Проверьте, что для списания имущества применяют соответствующие акты. Акт служит основанием для отражения в бухгалтерском или бюджетном учете операций по выбытию объекта.

ПРИМЕР

Ошибка при списании имущества

Ворота металлические, учтенные на балансовом счете 0 101 12 «Нежилые помещения (здания и сооружения) — недвижимое имущество», списали по Акту о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) (представление Управления Федерального казначейства по Свердловской области от 10.02.2022 № 62-62-10/1671).

Бухгалтерская отчетность. Проконтролируйте, что промежуточную и годовую отчетность брошюруют в разные книги. На каждой книге надо указать срок хранения. Нарушением будет, если отчетность сброшюрована в одну книгу, но сроки хранения у нее отличаются.

Убедитесь, что в регистры учета не добавляют бухгалтерские операции после сдачи отчетности. Проверяющие часто находят нарушения, когда данные в бухгалтерской отчетности не подтверждаются данными регистров бухучета – журналов операций, главной книги.

Не забывайте перед составлением бухгалтерской отчетности провести годовую инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, а ее результат оформить протоколом заседания инвентаризационной комиссии. Если инвентаризацию не провели или провели частично, проверяющие могут признать бухгалтерскую отчетность недостоверной.

Проследите, что данные бухгалтерской отчетности не искажают. За это нарушение должностное лицо могут привлечь к административной ответственности по статье 15.15.6 КоАП.

Кассовые ордера. Проверьте, что расходные кассовые ордера оформляют согласно распорядительному документу – приказу на выдачу денежных средств или другому документу, утвержденному учетной политикой. К расходным кассовым ордерам «Фондовый» также необходимо приложить распорядительные документы, на основании которых произвели выдачу.

Что проверить по финансовым операциям

Убедитесь, что не допускаете нарушения, которые чаще всего находят ревизоры. Типичные ошибки связаны с отражением хозяйственных операций в бухучете, использованием субсидий, уплатой налогов и взносов. Об этом читайте далее.

Отражение хозяйственных операций в бухучете. Проверьте, что в учете не отражаются мнимые или притворные факты и объекты. Мнимые факты — это, например, расходы, которых фактически не было, оплата товара или услуги, которые не поставили, не оказали.

СИТУАЦИЯ

Как избежать отражения в бухучете мнимого объекта

Многие учреждения проводят текущие и капитальные ремонты. При этом существует риск оплатить, например, замену балки, когда фактически подрядчик таких работ не проводил. Чтобы этого избежать, принимайте к бухучету первичные документы, которые прошли внутренний контроль (п. 23 СГС «Концептуальные основы»).

Проверяйте первичку в два этапа:

обращайте внимание на форму документа. Она должна быть унифицирована. Если нет унифицированного бланка, принимайте самостоятельно разработанный, если он утвержден в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»);
смотрите на обязательные реквизиты. Они должны быть все заполнены. Особое внимание уделяйте неунифицированной форме. Если в ней нет обязательного реквизита, документ не принимайте к учету.

Проследите, принимали ли к учету первичку, которой были оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, своевременно ли отражали ценности в учете, нет ли на балансе аварийных зданий.

СИТУАЦИЯ

Как учитывать на балансе ветхие здания, которые не используют в деятельности учреждения

Ошибка, на которую обращают внимание ревизоры, — учет на балансе ветхих зданий, которые из-за аварийности не используются в деятельности. Если на балансе отражено ветхое здание — это генерирует расходы. Такое имущество перенесите за баланс на счет 02 «Материальные ценности, принимаемые на хранение» (п. 335 Инструкции № 157н).

Перевод здания с баланса на забаланс не нужно согласовывать с собственником. Такая манипуляция не относится к распоряжению имуществом. Согласовать с собственником необходимо дальнейшее распоряжение зданием, то есть после его переноса за баланс. В дальнейшем такое имущество можно списать с баланса, передать в казну или другому учреждению.

Другие распространенные ошибки в бухучете смотрите в таблице.

Таблица 1. Примеры ошибок в бухучете

Порядок использования субсидий. Целевую субсидию направляют только на те цели, которые установлены в соглашении о выделении субсидии. Если в учреждении образовался остаток целевой субсидии, его надо вернуть. Но есть исключения – учредитель может разрешить оставить целевую субсидию при условии, что она будет использована на те же цели, на которые ее выделили. Тратить экономию целевой субсидии на другие расходы нельзя.

Проверьте, на какие цели расходуются средства, полученные в виде субсидии на выполнение госзадания, и целевые субсидии. Частая ошибка – субсидию тратят на оплату труда и отпуска, а также премии сотрудникам, которые не участвуют в выполнении госзадания.

ПРИМЕР

Медучреждение оштрафовали на 38 148 руб. за трату субсидии на премию работников столовой

За нецелевое использование средств учреждение и его должностные лица могут получить штраф (ст. 15.14 КоАП). Например, наказание грозит, если учреждение израсходовало субсидию, полученную из бюджета, полностью или частично на цели, которые не установлены в соглашении (письмо Минфина от 13.07.2017 № 02-09-05/44583).

Бухгалтерия перечислила часть средств работникам столовой медучреждения, финансирование которой осуществляют из средств ОМС. Департамент бюджетно-финансового контроля провел проверку в учреждении и посчитал такой расход нецелевым использованием средств. На медучреждение наложили штраф в размере 38 148 руб.

Суд поддержал ревизоров, так как учреждение нарушило соглашение, выплатив за счет средств субсидии на госзадание премии работникам, которые не были заняты в деятельности учреждения, финансируемой из средств госзадания.

Уплата налогов и взносов. Не допускайте дебиторки с ФСС и ПФР. С 1 января 2023 года переплату и излишне взысканные страховые взносы на травматизм возвращает и засчитывает Социальный фонд. Большинство переплат по взносам на травматизм СФР засчитывает самостоятельно.

Больше типичных ошибок, которые допускают медорганизации, смотрите в таблице 2.

Таблица 2. Типичные нарушения, связанные с финансовыми операциями, и рекомендации по профилактике

Какие меры принять по итогам контроля

По итогам контрольного мероприятия необходимо устранить нарушения, которые выявили проверяющие. По нарушениям надо провести служебную проверку и привлечь виновных к ответственности – дисциплинарной или административной.

После служебной проверки составляют план по устранению нарушений. По каждому мероприятию устанавливают ответственных и срок исполнения. Если надо внести исправления в годовую отчетность, сформируйте операции по исправлению ошибок прошлых лет. Если нарушения нашли в локальных актах, скорректируйте их в соответствии с замечаниями.

В случае, когда проверяющие выявили нецелевое использование бюджетных средств, необходимо произвести возврат в бюджет.

Получить бесплатную консультацию