2024-07-13 06:43 Кадры и HR

Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Нина Ковязина

Заместитель директора Департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Порядок расчета

Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок. Поэтому компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – это средний заработок сотрудника за расчетный период. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, сначала определите количество дней, которые надо оплатить. Затем посчитайте средний заработок сотрудника за расчетный период и умножьте его на количество дней неиспользованного отпуска.

Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, необходимо определить:

1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период (с учетом начисленных премий).
3. Средний дневной заработок.
4. Коэффициент пересчета (в случае повышения зарплаты в организации).
5. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением.

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя организации об увольнении (по форме № Т-8 или самостоятельно разработанной форме).

ВНИМАНИЕ

Неправильный подсчет компенсации приведет к занижению или завышению сумм, причитающихся сотруднику. Поэтому при обнаружении ошибок компенсацию нужно пересчитать.

Суммы компенсации, излишне выплаченные сотруднику вследствие счетной ошибки, удержите из его зарплаты. Такое удержание возможно только с согласия сотрудника. Этот вывод следует из статьи 137 ТК. Если сотрудник не согласен с удержанием – обратитесь в суд (ст. 391 ТК, ст. 11 ГК). При занижении компенсации разницу сотруднику доплатите (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК).

Срок выплаты

Компенсацию за неиспользованный отпуск нужно выплатить в день увольнения сотрудника.

Если в этот день сотрудник не работал, то выплатите компенсацию не позднее, чем на следующий день после его обращения за расчетом. Если сотрудник не согласен с суммами, причитающимися ему при увольнении, то в указанные сроки следует выплатить не оспариваемую им сумму. Оставшуюся часть компенсации выплатите после урегулирования споров между сотрудником и организацией.

Такой порядок установлен в статье 140 ТК.

Документальное оформление

В соответствии с приказом об увольнении бухгалтерия начисляет сотруднику компенсацию и оформляет записку-расчет (по форме № Т-61). Лицевую сторону записки-расчета заполняет и подписывает сотрудник кадровой службы, а оборотную – бухгалтер организации. Такой порядок оформления расчетных документов при увольнении сотрудника установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если организация применяет самостоятельно разработанную форму записки-расчета, то рекомендуется применять такой же порядок заполнения, как и при заполнении унифицированной формы.

В УЧЕТЕ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В соответствии с приказом об увольнении бухгалтерия начисляет сотруднику компенсацию и оформляет записку-расчет (ф. 0504425).

Ответственность за несвоевременную выплату

Несоблюдение срока выплаты компенсации за неиспользованный отпуск является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена та же ответственность, как и в случае с несвоевременной выплатой зарплаты (ст. 5.27 КоАП, ст. 192, 236 ТК, ст. 145.1 УК).

Ситуации из практики:

СИТУАЦИЯ

В какой момент нужно выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, если он взял отпуск с последующим увольнением

Компенсацию нужно выплатить в последний рабочий день сотрудника (т. е. в последний рабочий день перед началом отпуска). Это объясняется следующим.

По общему правилу компенсацию за неиспользованный отпуск нужно выплатить в день увольнения сотрудника (ст. 140 ТК). Однако если организация предоставляет сотруднику отпуск с последующим увольнением, то днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК). Именно эту дату укажите в трудовой книжке в записи об увольнении. Но поскольку в последний день отпуска сотрудник уже не выйдет на работу, рассчитаться с ним (в т. ч. выдать компенсацию за неиспользованный отпуск) нужно в его последний рабочий день, предшествующий отпуску. Такой вывод позволяет сделать часть 5 статьи 80 ТК.

СИТУАЦИЯ

Можно ли удержать из зарплаты сотрудника компенсацию за неиспользованный отпуск. Сотрудник восстановлен на работе

Нет, нельзя.

После восстановления сотрудника на работе правовые основания выплачивать ему компенсацию отсутствуют. Заменить отпуск денежной компенсацией можно при увольнении или по письменному заявлению сотрудника по отпускам, превышающим 28 календарных дней (ст. 126, 127 ТК).

Однозначного ответа на вопрос, можно ли удержать излишне выплаченные суммы из зарплаты сотрудника, если он откажется вернуть их добровольно после восстановления на работе, законодательство не содержит.

Несмотря на то что сотрудник после восстановления продолжает работать в организации, выплаченную ему компенсацию нельзя расценивать как аванс по зарплате. При этом можно учесть выплаченную сумму компенсации в следующий отпуск сотрудника и пересчитать сумму отпускных. Такие разъяснения дают сотрудники Роструда в ответах на частные вопросы.

Таким образом, сотрудник может вернуть сумму компенсации или самостоятельно, или организация может зачесть выплату данной суммы в качестве отпускных в следующий отпуск.

Следует отметить, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотруднику ежегодно (ст. 122 ТК). Поэтому, если сотрудник восстановлен на работе в связи с незаконным увольнением, ему положен отпуск в соответствии с графиком отпусков. Данный порядок действует, даже если сотрудник не вернул сумму компенсации добровольно.

Получить подробную информацию