2023-11-24 13:43 Бухгалтеру

Как взыскать и списать дебиторскую задолженность до годовой отчетности

Для сверки задолженности изменились требования к документам. Используйте решения с документами для работы с дебиторкой из Системы Госфинансы. Они подготовлены под разные ситуации с контрагентами, подотчетниками и студентами. Решения помогут списать вернуть или взыскать с них просроченные долги до годовой отчетности.

Наталия Гусева

государственный советник РФ 2-го класса

Не допускать просроченную задолженность в этом году – главное требование Минфина. Для этого в учет уже введена расширенная аналитика – по дате исполнения расчетов и обязательств, а также их обязательная инвентаризация перед отчетностью. Если не взыскать или списать безнадежную дебиторку по результатам инвентаризации, придется пояснить причины в годовой отчетности.

Для того, чтобы начать работу с долгами и свести их в минимум к годовому отчету – выгрузите списки дебиторов и обратитесь к ним за взысканием. Если не отвечают, проверьте действуют ли должники, оцените вероятность судебного взыскания, сомнительные и безнадежные долги спишите.

Изменения в оформлении документов по долгам

В 2023 году учреждения впервые используют новые электронные документы по задолженности – Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) и Решение о признании сомнительной задолженности (ф. 0510445) (п. 6 приказа Минфина от от 15.04.2021 № 61н).

Применяются новые подходы к подтверждению задолженности – акт сверки оформлять не обязательно, если одновременно ведется групповой бухучет и персонифицированный учет (п. 200 Инструкции № 157н). Например, учет расчетов с сотрудниками, подотчетниками, клиентами и покупателями.

Как взыскать задолженность

Чтобы взыскать задолженность, действуйте в таком порядке:

выгрузите из бухгалтерской программы списки дебиторов по каждому счету и выделите должников с просроченной задолженностью;
позвоните должникам или направьте письменное требование погасить долг;
обратитесь за взысканием в суд, если деньги в срок не вернули.

1. Выгрузите из бухгалтерской программы по каждому счету список дебиторов с детализацией по срокам возникновения и исполнения задолженности. Отметьте задолженность, исполнение которой просрочено хотя бы на один день. Далее взыскивайте только просроченные долги, по которым не истек трехлетний срок исковой давности. Смотрите основания для признания задолженности просроченной.

2. Сообщите дебиторам о долге и предложите погасить его добровольно. Направьте уведомления о задолженности, письмо с претензией или требованием. В обращениях укажите сумму задолженности и предложите ее вернуть. Если долг возник из-за невыполнения контрактов, дополнительно укажите размер неустойки. Смотрите, как предъявить пени и штрафы по Закону № 44-ФЗ.

В уведомлениях и письмах укажите срок, после которого обратитесь за взысканием в суд. Документы отправьте с описью вложения и уведомлением о вручении. Они пригодятся в судебном разбирательстве. Скачайте образцы документов.
Требование контрагенту вернуть аванс при расторжении контракта
Уведомление сотрудника о задолженности перед учреждением

Также вы можете позвонить должникам. Если организация не отвечает на звонки, указала фиктивные контактные данные, узнайте информацию о ней через сервис «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента» на сайте ФНС по ссылке egrul.nalog.ru. Сервис предоставит адрес, сведения о директоре и участниках, информацию о том, находится ли организация в процессе ликвидации или реорганизации.

3. Если долг не погасили, оцените возможность взыскать деньги через суд. Обратитесь в суд с исковым заявлением, если должник:

не признает долг;
признает долг, но отказывается выполнять обязательства;
находится в предбанкротном состоянии.

Задолженность с поставщиков или подрядчиков по Закону № 44-ФЗ можно взыскать как в судебном, так и в досудебном порядке. Все варианты взыскания по контрактам с алгоритмом действий и образцами документов смотрите в схеме.

Иск предъявите по местонахождению ответчика. Исключение – если взыскиваете задолженность по договору, в условиях которого заранее предусмотрели суд, который будет рассматривать споры. Так установлено в статьях 35, 37 АПК, статьях 28, 32 ГПК.

Исковое заявление организации или индивидуальному предпринимателю подавайте в арбитражный суд. Информацию об арбитражном суде в нужном регионе узнайте в базе судебных решений на сайте arbitr.ru.

Исковое заявление гражданину подавайте в районный суд. Информацию о нужном районном суде узнайте через портал ГАС «Правосудие» на сайте sudrf.ru. Скачайте образцы документов.

Скачать:

Как оформить списание задолженности

Списывайте только сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность.

Задолженность разделяют на просроченную и долгосрочную чтобы отразить в отчетности. У просроченной задолженности срок исполнения уже наступил, а у долгосрочной срок исполнения наступит через 12 месяцев.

Сомнительной и безнадежной дебиторскую задолженность признают, чтобы списать с учета. Сомнительные долги взыскать сложно – их временно списывают на забаланс, а после оплаты восстанавливают. Безнадежные долги взыскать невозможно, поэтому их списывают с баланса окончательно.

ВНИМАНИЕ

Чтобы взыскивать задолженность по платежам в бюджет, пени и штрафы, региональные и местные администраторы доходов должны иметь полномочия на это.

Общие требования к регламенту полномочий по взысканию установлены в приказе Минфина от 18.11.2022 № 172н (письмо Минфина от 21.04.2023 № 23-01-12/36522).

Как признать сомнительную задолженность

Если должник не берет трубку, не отвечает на письма и не выходит на связь, это повод признать задолженность сомнительной и списать с баланса на забаланс. Но сначала надо подтвердить сомнительность долга.

Задолженность признает сомнительной комиссия по поступлению и выбытию активов, если есть неопределенность, получит ли учреждение от нее экономические выгоды или полезный потенциал. В частности, нет уверенности, что в течение трех лет должник погасит долг. Критерии сомнительности установите в положении. Например, нет обеспечения долга, открыта процедура банкротства и др. Признание дебиторки сомнительной комиссия оформляет в решении, которое является основанием для списания с учета.

На сомнительность долга также указывают такие признаки. Ваш контрагент:

находится в процессе ликвидации либо ИФНС собралась исключать его из ЕГРЮЛ. В этом случае велика вероятность, что контрагент в скором времени прекратит деятельность
находится в процедуре банкротства;
зарегистрирован по адресу массовой регистрации. В этом случае есть риск, что компания уже не работает;
участвует в качестве должника в исполнительном производстве. Это значит, он добровольно не исполняет обязательства либо не в состоянии их исполнить;
не имеет активов, чтобы погасить долг. Для этого проверьте его бухгалтерскую отчетность через сервис на сайте Росстата;
имеет долги по налогам, взносам, пеням и штрафам. В этом случае есть вероятность, что у него нет денег, чтобы погасить долги. Либо он намеренно не исполняет обязательства, и есть риск, что его счета могут заблокировать и деятельность приостановится;
часто участвует в судебных спорах по договорам, аналогичным тому, по которому образовалась задолженность. Есть риск, что с ним также придется судиться.

Сомнительную задолженность учитывайте на забалансовом счете 04 до тех пор, пока должник ее не оплатит или пока не признаете задолженность безнадежной. Такие правила установлены в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункте 11 СГС «Доходы».

Как признать безнадежную задолженность

Задолженность признает безнадежной комиссия по поступлению и выбытию активов по одному из оснований. Первое – есть документы, которые подтверждают неопределенность, что задолженность можно вернуть, например документы о смерти должника или о банкротстве. Второе – установленные законом случаи, например истек срок, когда можно возобновить взыскание. Признание дебиторки безнадежной комиссия оформляет в решении или акте, который является основанием для списания с учета.

Все критерии, по которым комиссия по поступлению и выбытию активов признает долг безнадежным, пропишите в положении о задолженности. Об этом сказано в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Скачайте образцы документов:

Администратор доходов бюджета списывает дебиторку на основании решения комиссии о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет. Закрытый перечень случаев, когда задолженность признают безнадежной, – в пунктах 1 и 2 статьи 47.2 БК. Например, ликвидация организации, если у нее не хватает имущества погасить долг. Порядок, как принимать решение, устанавливает администратор в соответствии с Общими требованиями, утвержденными постановлением Правительства от 06.05.2016 № 393.

Такие правила – в пунктах 4, 5 статьи 47.2 БК, письме Минфина от 07.09.2021 N 23-01-07/72427.

СОВЕТ

Не признавайте сразу задолженность безнадежной, если организацию-должника исключили из ЕГРЮЛ.

Вы можете обжаловать исключение и предъявить свои требования к должнику в течение года со дня, когда узнали о нарушении своих прав. Об этом сказано в пункте 8 статьи 22 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Аналогичные разъяснения – в письме Минфина от 16.05.2019 № 03-12-13/35205.

Какие документы подготовить

Чтобы списать задолженность, нужны такие документы:

положение о признании задолженности сомнительной, безнадежной или положение о комиссии по поступлению и выбытию активов;
документы-основания для признания задолженности сомнительной или безнадежной;
выписки из отчетности, если они установлены в вашем положении;
инвентаризационные описи (ф. 0504089);
решения или акты о признании задолженности сомнительной или безнадежной.

Положение о задолженности

Разработайте и утвердите правила, как признаете дебиторскую задолженность сомнительной или безнадежной и как списываете. Форма такого локального документа законодательно не установлена. Вы можете включить эти правила в положение о комиссии по поступлению и выбытию активов или утвердить в отдельном положении или порядке. Скачайте образцы документов:

Администраторы доходов бюджета и казенные учреждения, которые исполняют их полномочия, при разработке положения учитывают Общие требования, утвержденные постановлением Правительства от 06.05.2016 № 393. Бюджетные и автономные учреждения также могут брать за основу эти общие требования (письмо Минфина от 14.07.2017 № 02-08-10/45171).

В положении пропишите основания, по которым признаете дебиторку сомнительной или безнадежной. Укажите документы, которые эти основания подтвердят, и документы, которыми оформляете решение о списании.

Видеоинструкция. Как составить положение о дебиторской задолженности

К документам-основаниям для признания дебиторской задолженности сомнительной относят договор с контрагентом, его отчетность и другие документы, подтверждающие финансовые трудности – процесс банкротства, ликвидации, судебные процессы, наличие долгов и пр. Основания для признания дебиторки безнадежной или нереальной к взысканию – документы о банкротстве или ликвидации, решения судов и пр. Подробнее – в таблице...

Получить полную информацию