Обязательных справок с места работы стало больше: актуальный перечень с готовыми формулировками

1. Когда можно отказать работнику в выдаче справки СТД-Р и куда направить его в этом случае
2. Какую доверенность проверить до сентября, чтобы летом не получить штраф
3. Обязательно ли выдавать работнику справку об использовании донорских дней

Виктория Полякова

Юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Привычный список справок с места работы, которые кадровик регулярно выдавал работникам, недавно вырос. Кадровые документы, которые еще вчера можно было не выдавать работнику, сегодня суды считают обязательными, а формальный отказ работнику оборачивается штрафом или иском о компенсации морального вреда. Мы собрали актуальный перечень из 10 справок, которые должны быть под рукой, и по каждой разобрали актуальные риски — от устаревшей электронной подписи до ошибок в расчетах среднего заработка и отказов на просьбы работника. Сервис поможет вам составить справки, готовые к печати.

СТД-Р: проверьте подпись и доверенность

СТД-Р выдают при увольнении только работникам, которые перешли на электронный формат трудовых. В этой справке отражаются данные только об одной компании. Если работнику нужны данные и о предыдущих работодателях, ему нужно заказывать справку СТД-СФР на Госуслугах, в отделении СФР или МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК). Оформить справку нужно по обязательной форме (приложение № 1 к приказу от 10.11.2022 № 713н).

Главный риск. Летом 2026 года совпадают два технических обстоятельства, которые могут сделать выдачу справок СТД-Р невозможной, — и все из-за недействующей электронной подписи. Во-первых, СФР переводит отчетность на новую цифровую платформу, и с 01.09.2026 примут только документы, подписанные сертификатом УКЭП с параметром «Согласование ключей». Подписи, выпущенные до 28.08.2025, его не имеют. Во-вторых, с 01.02.2026 изменились правила оформления машиночитаемых доверенностей (далее — МЧД) (приказ Минцифры от 05.11.2025 № 1001). Доверенности, выданные раньше, действуют до конца своего срока, но как только он истечет — придется оформлять новую по актуальной форме.

В сезон отпусков, когда директор уезжает на две-три недели, оперативно выпустить новый сертификат электронной подписи или новую МЧД не получится: для этого нужна его личная подпись. Если в это время сотрудник увольняется, а действующая подпись или доверенность не проходит проверку, справку СТД-Р выдать в срок окажется невозможно. Это нарушение, за которое работодателю грозит штраф до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 84.1 ТК, ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Что проверить. Начните с сертификата УКЭП кадровика, который уполномочен на подписание справок СТД-Р: если он выдан до 28.08.2025, оформите новый как можно скорее, не откладывая на последний момент. Следом проверьте срок действия МЧД — если она истекает в ближайшие месяцы, сразу оформляйте новую по актуальной форме. Учтите, что из обязательных реквизитов исключили данные документа, удостоверяющего личность представителя, но для филиалов теперь нужно дополнительно указывать Ф. И. О. и СНИЛС руководителя подразделения.

Чтобы вы могли выдавать работникам все необходимые документы, в классификаторе полномочий в доверенности недостаточно прописать право на подачу отчета ЕФС-1 — ему соответствует полномочие SFR_000001 или вышестоящее. В МЧД также должны быть полномочия на подписание справок, связанных с трудовой деятельностью. Наконец, оформите МЧД сразу на нескольких сотрудников кадровой службы — это подстрахует от ситуации, когда основной ответственный уйдет в отпуск одновременно с директором.

СТД -Р нужно автоматически выдать или выслать работнику в день увольнения. Ждать заявления не нужно

Напомним, что СТД-Р можно оформить на бумаге или в электронном виде — формат выбирает работник, препятствовать ему нельзя. Бумажная справка подписывается уполномоченным работником, электронная — усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

Если работника нет в офисе в последний рабочий день, направьте СТД-Р по почте заказным письмом с уведомлением. Согласие сотрудника для этого запрашивать не надо — здесь нет аналогии с трудовой книжкой (ч. 6 ст. 84.1 ТК). В этом случае компании не придется платить компенсацию за задержку, даже если работник письмо не получит (определение Седьмого КСОЮ от 27.03.2025 № 88-4702/2025).

Справка о среднем заработке для ЦЗН: учтите все составляющие зарплаты

Справка о среднем заработке за три месяца нужна, если после увольнения работник встает на учет в ЦЗН и хочет получать пособие по безработице (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.10.2024 № 1379). Обычно ЦЗН считает средний заработок самостоятельно (п. 2 приказа Минтруда от 13.02.2024 № 57н, далее — Приказ № 57н). Но если в последние 12 месяцев работник по какой-то причине не получал зарплату, данные о среднем заработке ЦЗН запросит у работодателя (п. 2, 4 Порядка, утв. Приказом № 57н, далее — Порядок). Сведения предоставляйте по запросу работника на бланке, утвержденном приказом Минтруда от 27.11.2024 № 637н, по правилам расчета из Порядка.

Главный риск. Если из-за ошибок в подсчете или из-за неучета обязательных выплат средний заработок в справке окажется заниженным, работнику назначат минимальное пособие. Дальше — претензия от работника и риск спора в суде.

Запросить справку о среднем заработке работник может не только при увольнении, но и после него

Что проверить. Расчетным периодом считайте три календарных месяца, предшествующих периоду, когда работник не получал зарплату (п. 8 Порядка). Для работников, уволившихся сразу после срочной службы по призыву, расчетный период — три месяца перед месяцем призыва (п. 1 Порядка). В состав выплат включайте все, что предусматривает ваша система оплаты труда (п. 5 Порядка). Исключите выплаты за периоды, не вошедшие в расчетный, а также материальную помощь и социальные выплаты (п. 5, 6 Порядка). Расчет делайте по формулам из пунктов 11 и 12 Порядка.

Есть два особых случая. Если сотрудник отработал дни только в месяце увольнения, расчетным периодом будет промежуток с 1-го числа этого месяца по день прекращения трудового договора (п. 9 Порядка). Если выплат не было вообще — считайте исходя из оклада, надбавок и компенсаций; премии в этом случае не учитывайте (п. 10 Порядка).

3 рабочих дня — срок на выдачу документов по запросу сотрудника

Справки об условиях труда для совместителей: проверьте режим, даты отпуска и СОУТ

Справки об условиях работы нужны работникам, которые трудятся у нескольких работодателей одновременно. От того, как сотрудник работает на основном месте, зависит его режим, условия труда и отпуск по совместительству. Форма справок свободная, она определяется правилами документооборота в компании. В справку включайте только те данные, которые непосредственно касаются работы этого сотрудника. Выписки из ЛНА или сведения о коллегах вы выдавать не обязаны.

Главный риск. Работодатели нередко относятся к этим справкам формально и выдают шаблонный документ, не вникая в просьбу. Между тем для совместителя информация о графике, отпуске и условиях труда — основание для решений на втором месте работы. Ошибка или неполные данные могут заблокировать ему отпуск или работу во вредных условиях. И если выяснится, что причина — небрежность кадровика, вы получите конфликт и риск проигрыша в суде по запросу о новой справке. У каждой из трех справок своя логика и свой риск — разберем каждую отдельно.

Справка о рабочем времени. Нужна для того, чтобы второй работодатель мог выстроить график. По общему правилу совместительство ограничено четырьмя часами в день (ст. 284 ТК), но в дни, когда на основной работе выходной, ограничение не действует. Укажите в справке точный режим: конкретные дни недели и часы работы. Размытая формулировка даст второму работодателю повод отказать сотруднику в полном рабочем дне даже там, где это законно, — и конфликт вернется к вам в виде повторного запроса.

Частые ошибки в оформлении временного исполнения обязанностей, из-за которых компании переплачивают. Как их избежать

Справка о датах отпуска. Нужна, чтобы получить отпуск на втором месте работы одновременно с основным (ст. 286 ТК). Чаще всего работники просят такую справку в ноябре — декабре, когда вы составляете график отпусков. Может потребоваться и в течение года, если отпуск предоставляется в иные даты.

Справка об условиях труда. Нужна, если сотрудник хочет работать по совместительству во вредных или опасных условиях. Это возможно, только если у вас по основному месту условия оптимальные или допустимые (ч. 5 ст. 282 ТК). Копию карты СОУТ не выдавайте — достаточно сослаться на нее, указав реквизиты. Перед выдачей убедитесь, что карта СОУТ актуальна и срок ее действия не истек: если второй работодатель усомнится в данных, справка вернется к вам на переоформление. Если СОУТ давно не проводилась — сначала разберитесь с этим.

Справки об использованных льготах: сверьте данные с приказами, а не только с табелем

От того, использовал ли работник предусмотренные законом льготы у вас, зависит, сможет ли он воспользоваться ими у нового работодателя. Это касается родителей детей-инвалидов и доноров — но механика у этих двух справок разная. Их объединяет то, что общей формы нет — ее вы определяете самостоятельно.

Главный риск. Запрос на справку приходит в момент, когда работник уже переходит к новому работодателю или тот самостоятельно запрашивает данные. Если выдадите справку с ошибкой в днях или откажете там, где отказывать нельзя, — конфликт вернется быстро: новый работодатель откажет работнику в льготе и тот придет к вам с претензией.

Справка об использовании дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом. Один из родителей может взять до четырех дополнительных оплачиваемых выходных в месяц или родители делят их между собой (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства от 06.05.2023 № 714). Работники также вправе копить выходные и использовать разом до 24 дней один раз в год. Накопленные у одного работодателя дни можно использовать после перехода к другому.

Справка об использовании донорских дней отдыха. В этой справке работнику можно отказать. Отгулы предоставляются на основании справки о сдаче крови — именно она хранится у работодателя вместе с приказом об отгуле или возвращается работнику при увольнении. Для нового работодателя именно она станет основанием предоставить отгул. Но чтобы не спорить с работником, можете выдать короткую сопроводительную справку — но это ваше право, а не обязанность.

Работник «бесконечно» берет больничные, чтобы прикрыть отсутствие. Как разорвать этот замкнутый круг

Материалы служебной проверки: покажите ровно столько, сколько нужно работнику

Работник может запросить материалы служебной проверки, особенно если по итогам вы применили к нему дисциплинарное взыскание или снизили премию. Общее правило: служебная проверка — внутренний процесс работодателя, знакомить работника со всеми материалами не обязательно. Этим документам можно присваивать статус коммерческой тайны, и тогда работника к ним можно не допускать (определение Восьмого КСОЮ от 07.08.2025 № 88-13542/2025). Но если по итогам проверки выносите работнику взыскание, он должен четко знать, в чем именно его обвиняют.

Главный риск. Если работник пойдет оспаривать взыскание или увольнение и заявит, что не понимал, в чем состоит нарушение, суд может встать на его сторону. В результате вы проиграете дело не по существу проступка, а по процедуре.

Что проверить. Если не хотите показывать работнику все материалы внутренней проверки, у вас есть три рабочих варианта:

• Сделать выписку из материалов проверки с перечислением обстоятельств, которые касаются лично сотрудника.
• Подробно описать нарушение в запросе объяснений и в приказе о дисциплинарном взыскании или лишении премии.
• Ознакомить работника с актом, составленным по итогам проверки.

Ознакомить работника с результатами проверки особенно полезно, если хотите издать максимально лаконичный или типовой приказ об увольнении. В таком случае вам достаточно будет указать в приказе реквизиты акта и сделать его приложением. Суды подтверждают, что необязательно включать все данные в приказ, если работника ознакомили с другими документами, где они содержатся (определение Третьего КСОЮ от 26.01.2026 № 88-1701/2026).

Выписка из должностной инструкции: предложите сотруднику выписку раньше, чем он потребует полную копию

Сотрудник может запросить документы, отражающие суть его должностных обязанностей. Как правило, это должностная инструкция, иногда конкретизация задач содержится в Положении об отделе или регламенте его работы. Такая справка нужна, например, если сотрудник ищет другую работу и хочет подтвердить опыт в решении конкретных задач.

Главный риск. Должностная инструкция связана с работой сотрудника, поэтому ее копию действительно нужно выдать (определение Первого КСОЮ от 13.08.2024 № 88-26459/2024). Отказ законен, только если в компании нет инструкции по этой должности — это не обязательный документ (определение Четвертого КСОЮ от 05.09.2024 № 88-26220/2024). Если должностная инструкция есть, отказывать рискованно. Главная боль работодателя: подробная должностная инструкция может попасть к конкуренту вместе с уволенным сотрудником.

Что проверить. Если не хотите, чтобы разработанные вами инструкции попали к возможному конкуренту, попробуйте договориться с работником и предложите ему выписку с перечнем его непосредственных обязанностей. Согласится — сохраните детальную регламентацию задач в тайне. Откажется — выполните запрос полностью, чтобы не вступать в заведомо проигрышный конфликт.

Работнику нельзя отказать в выдаче должностной инструкции по должности, которую он занимает или занимал до перевода

Характеристика с места работы: не затрагивайте личные качества — только деловые

Суды считают характеристику документом, связанным с работой сотрудника, поэтому выдать ее по заявлению нужно обязательно (апелляционное определение Мосгорсуда от 22.04.2025 № 33-13893/2025). Форму и содержание определяете вы, как оформить и кто подпишет — тоже решаете сами. Главное, чтобы у подписанта была доверенность с правом подписания характеристик.

Главный риск. Опасная ошибка — затронуть в характеристике личные качества работника, которые не имеют отношения к деловым. Работник через суд потребует не только новую справку, но и ...