Аудит кадровых документов: что проверить в первую очередь

Аудит кадровых документов начинайте с границ проверки: какие работники, процессы и периоды входят в нее. Затем сопоставьте документы между собой и с фактической организацией работы. Папка с подписанными бумагами сама по себе не подтверждает, что условия оформлены верно. Результатом проверки должен стать перечень конкретных расхождений с ответственными и способом устранения.

Согласуйте объем и доступ к данным

Запишите цель внутреннего аудита. Например, проверить оформление изменений условий труда за определенный период или разобраться с замечаниями после передачи дел новому кадровику. Назначьте тех, кто предоставляет документы, проверяет основания и принимает решение об исправлении. Для каждого участка укажите, проверяется весь комплект или выборка.

Участие в рабочей группе не дает неограниченного доступа к личным сведениям сотрудников. Статья 88 ТК РФ связывает доступ к персональным данным со специальным полномочием и необходимостью выполнения конкретных функций. До обмена файлами определите состав разрешенных сведений, место хранения и круг получателей. В общем отчете используйте столько персональных данных, сколько нужно для устранения замечания.

Начните с расхождений, которые затрагивают условия работы

Отберите ситуации, где есть риск неверного оформления: недавние переводы, изменения оплаты, необычный режим работы, срочные договоры, отсутствующие подписи или жалобы сотрудников. Это пример приоритизации, а не исчерпывающий перечень обязанностей работодателя. Если проверяете выборку, запишите критерий отбора, чтобы ее результат не выглядел выводом обо всей организации.

Для каждого случая соберите цепочку документов. Трудовой договор сравните с дополнительными соглашениями и применимыми локальными актами. Сведения о рабочем времени сопоставьте с установленным режимом и учетными данными. Просите у владельца процесса объяснение расхождения до того, как квалифицировать его как нарушение.

Содержание договора проверяют с учетом статьи 57 ТК РФ, включая обязательные условия, относящиеся к конкретному работнику. При бумажном оформлении отдельно проверьте подписи сторон и подтверждение получения работником своего экземпляра по статье 67 ТК РФ. Для электронного кадрового документооборота нужна отдельная проверка применимых правил и способа оформления.

Заполняйте реестр замечаний по одному вопросу в строке

• Объект: документ, версия и проверяемый период.
• Факт: что именно отсутствует или не совпадает.
• Основание: конкретная норма или условие, с которым сравнивали.
• Подтверждение: где находится документ или пояснение владельца процесса.
• Действие: что выяснить, подготовить или согласовать.
• Ответственный и контроль: кто исправляет, когда проверить и чем подтвердить результат.

Разделяйте статусы «нужны сведения» и «расхождение подтверждено». Запись «в договоре неверный режим» слишком общая. Лучше указать, какой пункт проверен, с каким документом он не совпадает и за какой период. Это позволяет сотруднику исправить определенную проблему, а проверяющему подтвердить результат.

Как оформить результат и проверить исправления

Условный пример: в найденной копии дополнительного соглашения нет подписи работника. Сначала запросите оригинал и сведения о способе оформления. Если выяснится, что подписанный экземпляр существует, исправьте организацию хранения. Если подтверждение не найдено, передайте вопрос кадровику и юристу для определения надлежащего действия. Не подменяйте установление фактов оформлением документов задним числом.

Рекомендации и формы для разбора кадровых ситуаций можно подобрать в Системе Кадры. Выбранный образец сопоставьте с основанием исправления и фактическими условиями работника. Одинаковая формулировка замечания может требовать разных действий в разных обстоятельствах.

В итоговом отчете назовите проверенный объем, ограничения выборки и незакрытые вопросы. После исправлений откройте подтверждающий документ и внесите результат повторной проверки в реестр. Отметка исполнителя «сделано» завершает его действие, но для закрытия замечания необходимо убедиться, что обнаруженное расхождение устранено.

Разберите найденные расхождения в кадровых документах

В Системе Кадры собраны рекомендации по кадровым процедурам, правовые материалы и формы документов. Подберите решение для конкретного замечания и проверьте, какие действия нужны в вашей ситуации.

Получить бесплатный демодоступ и посмотреть возможности системы Кадры