Как распределить ответственность за дебиторскую задолженность

Клиент не оплатил поставку. Менеджер уверен, что бухгалтер уже звонил, бухгалтер ждет подписанный акт, а юрист впервые слышит о споре. Первое решение директора в такой ситуации — назначить одного сотрудника, который соберет факты и вернется с результатом к определенной дате. Затем стоит закрепить, как передавать подобные случаи между подразделениями.

На этапе сделки отдел продаж согласует с клиентом понятные сроки и порядок оплаты. Финансовая служба проверяет предложенный лимит и размер текущих обязательств. Директор утверждает, кто вправе предоставить стандартную отсрочку, кто может согласовать исключение и где хранится решение. Если превышение лимита требует согласия руководителя, назовите конкретную должность и замещающего сотрудника.

Отдельно назначьте того, кто проверяет, что покупатель получил счет и необходимые документы. Как только выполнение обязательства зависит от своевременной передачи акта или накладной, эта отметка становится частью контроля денег. Роль разных подразделений в платежной дисциплине разбирает British Business Bank.

Ниже пример распределения. В небольшом бизнесе один сотрудник может совмещать несколько ролей. В регламенте укажите его полномочия и предел самостоятельного решения, чтобы коллеги понимали, кому передавать исключения.

В самостоятельной строке карточки храните текущего ответственного за следующий шаг. Он остается ответственным до подтверждения передачи. Приложите ссылку на последнее решение, чтобы новый исполнитель видел, какие обязательства уже обсуждались с клиентом. Методические материалы о процессах и управленческих решениях доступны в Системе Генеральный директор.

Условный пример. Из 300 000 рублей по поставке клиент оплатил 180 000. Правильность оставшихся 120 000 он оспаривает, ссылаясь на расхождение в количестве. Бухгалтер подтверждает сумму и назначения платежей. Менеджер запрашивает у клиента перечень позиций и передает его ответственному за поставку. Тот поднимает накладную и сведения о приемке. Теперь юрист может оценить документы, а директор — решить, кто и с какими полномочиями ведет переговоры.

Пока спор проверяют, в карточке раздельно оставляют учетный остаток, позицию клиента и дату ответа. Если покупатель просит рассрочку, менеджер записывает предложение и передает его на согласование. Обещание клиента заплатить и согласованное сторонами изменение условий отмечают отдельно. Новые сроки и договоренности оформляет уполномоченный сотрудник с учетом договора.

Запишите основания для передачи вопроса на следующий уровень. Ими могут быть спор о документах, нарушение обещанной даты, превышение лимита или запрос новых поставок при просрочке. Для каждого основания установите внутренний срок реакции и сотрудника, который принимает решение. При необходимости ограничить поставку юрист предварительно проверяет договор и применимые правила.

Для еженедельной встречи отберите случаи, по которым нужен выбор руководителя. Достаточно видеть клиента и основание долга, подтвержденный остаток, нерешенный вопрос, владельца и ближайшее действие. После встречи вычеркните завершенные действия и внесите новую дату контроля. Если из карточки невозможно понять, кто должен связаться с клиентом завтра, верните ее владельцу до окончания встречи.