Претензия контрагенту: как собрать доказательства и сформулировать требования

Покупатель принял товар, перечислил часть цены и перестал отвечать. Чтобы подготовить претензию, юристу понадобится ответ на четыре вопроса. Что именно поставщик исполнил? Когда наступил срок оплаты? Сколько осталось после всех платежей и корректировок? Как подтвердить, что покупателю направили именно это требование? Начните с документов по одной спорной поставке.

Откройте договор вместе со спецификацией и дополнительными соглашениями. Если срок оплаты считается от приемки или получения комплекта документов, отметьте это событие и доказательство его даты. Дата выставления счета может отличаться от даты, с которой начинается срок по договору. Проверьте также условия о получателе претензии, адресе, способе отправки и приложениях.

Для гражданско-правового спора о взыскании денег по договору, другой сделке или вследствие неосновательного обогащения общее правило части 5 статьи 4 АПК РФ позволяет передать спор в арбитражный суд по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии. Закон или договор могут устанавливать другой срок либо порядок. У этой нормы есть исключения. Определите вид требования и порядок его рассмотрения по статье 4 АПК РФ.

• Основание и цена. Укажите номер договора, спецификацию и условие о цене. Проверьте реквизиты обеих сторон и лицо, которое подписывает претензию.
• Исполнение. Подберите накладную, акт, УПД или иной документ по этой операции. Если спор касается объема или качества, приложите относящиеся к нему замечания и ответы. Укажите, какую часть поставки покупатель оспаривает.
• Срок. Приложите подтверждение передачи документов или другого предусмотренного договором события. Отдельной строкой рассчитайте дату, когда платеж уже должен был поступить.
• Остаток. Сверьте банковские выписки, назначения платежей, возвраты и согласованные корректировки. Убедитесь, что одна оплата не отнесена одновременно к двум поставкам.

Составьте опись приложений. У каждого документа укажите дату, номер и то обстоятельство, которое он подтверждает. Если часть документов находится у другой стороны, сохраните сведения об их прежней передаче. При разногласиях по фактам отметьте расхождения внутри юридического досье и уточните позицию до подписания.

В условном примере покупатель принял товар на 150 000 рублей и перечислил 60 000 рублей в оплату именно этой партии. Срок оплаты прошел, возвраты и другие погашения отсутствуют. Основной долг составляет 90 000 рублей. В тексте можно написать: «Просим перечислить 90 000 рублей задолженности за товар по накладной № 17 по банковским реквизитам, указанным ниже». Затем приведите ссылку на условие договора и даты приемки и оплаты.

Если требуете также неустойку, выделите ее из суммы долга. Покажите основание, ставку, период и расчет с учетом частичной оплаты. Сверьте итог требований с цифрами в приложении и заголовке письма. Правовую позицию по конкретному договору и подходящие формы можно подобрать в Системе Юрист.

Подпишите согласованную версию, сохраните ее вместе с приложениями и зафиксируйте адрес назначения. Для почтового отправления сохраните квитанцию и сведения об отслеживании. Опись вложения помогает подтвердить состав конверта. Требования к способу отправки проверьте по договору и закону.

Для электронной почты и мессенджеров Верховный суд обращает внимание на основание использования канала. Он должен быть установлен нормативным актом, ясно предусмотрен договором либо соответствовать обычной сложившейся практике переписки именно этих сторон. В досье оставьте исходное письмо, сведения об адресатах и времени отправки, вложения и доступные подтверждения доставки. Подробнее — в пунктах 11–13 постановления Пленума ВС РФ № 18.

Назначьте дату проверки ответа. Если деньги поступили частично, обновите расчет и зафиксируйте, какая часть требования исполнена. Перед обращением в суд юрист сможет восстановить всю последовательность по одному досье: основание долга, его размер, текст обращения и подтверждение соблюдения применимого порядка.