Прием сотрудника на работу: документы и последовательность действий кадровика

Договор уже подписан, руководитель ждет новичка в отделе, а бухгалтерия еще не получила дату начала работы. Избежать такого разрыва помогает карточка приема. Заведите в ней отдельные строки для договора, допуска к работе, передачи условий оплаты и сведений в Социальный фонд. У каждого действия должны быть исполнитель, срок и документ, по которому видно, что действие выполнено.

Начните с заявки подразделения. Согласуйте должность, место и дату начала работы, режим и условия оплаты. Уточните, идет ли речь об основном месте работы или совместительстве. Этот маршрут рассчитан на обычный прием совершеннолетнего работника в коммерческую организацию. Для иностранного гражданина, несовершеннолетнего или работы с особыми условиями состав действий нужно определить отдельно.

Попросите предъявить документы, предусмотренные для данного приема. Базовые сведения включают удостоверение личности и данные регистрации в системе индивидуального учета. Сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка, документы воинского учета и об образовании требуются с учетом условий, указанных в законе. Отметьте основание каждого дополнительного документа и проверьте, нужен ли обязательный предварительный медосмотр. Перечень и исключения даны в статье 65 ТК РФ.

До подписания трудового договора ознакомьте сотрудника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, относящимися к его работе локальными актами и коллективным договором, если он действует. При обычном бумажном оформлении стороны подписывают два экземпляра договора. На экземпляре работодателя сотрудник подтверждает подписью получение своего. Для электронного кадрового документооборота применяется соответствующий порядок. Основания — статья 67 и статья 68 ТК РФ.

В карточку приема внесите реквизиты подписанного договора и дату начала работы по нему. Работодатель вправе издать приказ о приеме. Если в организации так принято, сравните его с договором и запишите дату и номер приказа. Подробную проверку формулировок перед подписью разбирает отдельный материал об условиях трудового договора.

• Бухгалтерии. Передайте сведения для начисления зарплаты, включая дату начала работы, согласованные оплату и режим. Попросите подтвердить получение. Сверьте, что расчетчик использует окончательные условия подписанного документа.
• Руководителю подразделения. Подтвердите, когда и где сотрудника ждут. Совместно со специалистом по охране труда определите применимые инструктажи, обучение и иные условия допуска к конкретной работе. Зафиксируйте, кто подтверждает их выполнение. Обязанности работодателя установлены статьей 214 ТК РФ.
• Ответственному за отчетность. Сообщите реквизиты документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, дату кадрового мероприятия и сведения о трудовой функции. Назначьте заместителя на случай отсутствия основного исполнителя.

При приеме подают подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. Дату подтверждающего документа и дату начала работы храните раздельно. Актуальные пояснения к срокам и форме опубликованы Социальным фондом России.

Условный пример. Договор и приказ оформлены во вторник, в тот же день работник приступает к работе. Среда по календарю рабочая. Тогда сведения о приеме нужно представить не позднее среды. Если отчет передает бухгалтер, кадровик во вторник передает ему данные, а в среду проверяет результат приема сведений фондом. При уведомлении об ошибке назначают исполнителя исправления и проверяют новый результат.

Перед закрытием карточки сверьте четыре отметки: договор оформлен и передан работнику, подразделение подтвердило условия допуска, бухгалтерия получила сведения, результат отчета проверен. Индивидуальные действия, например по воинскому учету, ведите с отдельными сроками. Подобрать справочные материалы под конкретный случай поможет Система Кадры.