Журнал регистрации инструктажей по охране труда: как заполнить и проверить записи

Запись об инструктаже должна позволять восстановить, кого, когда и по каким требованиям проинструктировали. Строка с датой и двумя подписями для этого недостаточна. Сначала проверьте, какие сведения требует закон, затем утвердите удобную форму регистрации и порядок работы с ней.

Ниже разобран бумажный журнал. Перечни сведений приведены в пунктах 86–87 Правил обучения по охране труда № 2464. По пункту 88 порядок регистрации и форму документирования утверждает работодатель. Поэтому покупной журнал или старый образец необходимо сверить с действующими требованиями; само название бланка не подтверждает его полноту.

Для вводного инструктажа нужна запись о подразделении, куда направляют работника. Для первичного, повторного, внепланового инструктажа на рабочем месте и целевого инструктажа набор сведений другой: в нем есть вид инструктажа и названия локальных актов. Удобно вести разные формы или четко отделенные разделы, чтобы не терять нужные поля. Это организационное решение, а не установленное Правилами количество журналов.

• Вводный инструктаж: дата проведения; фамилия, имя и отчество при наличии; профессия или должность; полная дата рождения работника; подразделение, в котором он будет работать.
• В той же записи: фамилия, имя, отчество при наличии и должность проводившего инструктаж, его подпись и подпись проинструктированного.
• Инструктаж на рабочем месте и целевой: дата, данные работника и полная дата рождения, вид инструктажа, данные и должность инструктирующего, обе подписи.
• Дополнительно для этой группы: названия локальных актов, требования которых изучали. Для внепланового и целевого инструктажей указывают причину проведения.

Определите, кто заполняет записи, где находится действующий журнал и кому его передают при смене ответственного. В форме оставьте достаточно места для названий документов. Если инструктаж охватывает несколько инструкций, короткая графа «номер инструкции» провоцирует неполную запись. Рабочий вариант — поле для названия и реквизитов каждого примененного акта.

В локальном порядке предусмотрите проверку заполнения и исправление технических ошибок с сохранением первоначальной записи. Не объявляйте прошивку, печать или конкретный цвет ручки универсальными требованиями Правил № 2464: пункты 86–88 их не устанавливают. Если организация закрепила такие правила у себя либо для работ действуют специальные требования, учитывайте именно это основание.

Сверьте сведения о работнике с кадровыми данными, а должность инструктирующего — с документами организации. Укажите реальную дату и вид инструктажа. Для внепланового объясните, какое событие стало основанием; для целевого — какую работу или мероприятие он предваряет. Общая фраза «по необходимости» не помогает понять связь записи с конкретной ситуацией.

Названия локальных актов берите из действующих документов. Реквизиты редакции полезно добавить для последующей проверки: через несколько месяцев инструкция может измениться. Запись подписывают участники проведенного инструктажа. Не собирайте подписи заранее и не восполняйте пробелы задним числом. Обнаруженный пропуск сначала разберите с ответственным, чтобы установить, состоялось ли само мероприятие.

Стажировка и проверка знаний после обучения оформляются по своим правилам. Пункты 90–91 Правил № 2464 предусматривают отдельные сведения о стажировке и протокол проверки знаний. Наличие строки в журнале инструктажей не заменяет эти документы. Для целевого инструктажа перед работами повышенной опасности, требующими наряда-допуска или распоряжения, пункт 89 предписывает применять порядок оформления, установленный нормативными актами для таких работ.

Подобрать формы и разобраться в документах обучения помогает Система Охрана труда. При адаптации образца сохраняйте обязательные сведения своего вида инструктажа и проверяйте специальные правила для выполняемых работ.

Возьмите несколько недавних записей из разных подразделений. Можно ли по каждой определить работника, инструктирующего, дату, вид и содержание инструктажа? Есть ли обе подписи? Указаны ли причины там, где они обязательны? Такая выборка выявляет недостатки формы до того, как они повторятся на десятках страниц.

Если в одном подразделении регулярно не хватает названий актов, исправьте форму и объясните порядок заполнения. Если отсутствуют подписи, выясните обстоятельства конкретного инструктажа. Задача проверки — подтвердить проведенную работу и устранить причину пропуска, а не просто сделать журнал внешне аккуратным.

Нормы и сведения проверены 5 ноября 2026 года. Правила № 2464, раздел VIII.