Актуальное штатное расписание. Как вовремя вносить изменения и не держать лишние вакансии

Вера Гиряева,

эксперт журнала «Справочник кадровика»

Главное в статье

1. Как ввести в штатное расписание новую должность
2. Как отразить в штатке неполные штатные единицы
3. Когда и как убирать должности из штатного расписания
4. Когда нужна штатная расстановка, а не штатное расписание

Штатное расписание утверждает руководитель, но постоянно проверять и чистить этот документ приходится вам. Мы разобрали сложные ситуации и сделали для вас готовые образцы, по которым быстро актуализируете документ, не получите штрафы от Роструда и службы занятости. Особое внимание уделили работе со штатным расписанием в период сокращения.

Штатное расписание — основной организационный документ

Штатное расписание — обязательный документ работодателя. Первое штатное расписание нужно утвердить сразу, как только организацию зарегистрировали в ЕГРЮЛ. После документ нужно непрерывно вести: вводить новые должности, убирать ненужные вакансии, приводить названия должностей в соответствие с требованиями закона, сокращать должности или штатные единицы.

Штатное расписание организация может составлять по унифицированной форме Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но лучше изменить эту форму под цели компании. Такие изменения или собственную форму руководитель утверждает приказом, обычно в составе единой бухгалтерской учетной политики.

Новую редакцию штатного расписания будете утверждать, когда изменений будет много. При точечных правках можно ограничиться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Такой порядок успешно применяют, например, учреждения здравоохранения, п. 3 приказ Минздравмедпрома от 18.01.1996 № 16 «О введении форм штатных расписаний учреждений здравоохранения».

Если вводите несколько новых должностей и начинаете подбор кандидатов на вакансии, удобнее внести изменения в сам документ. Издавайте приказ об утверждении новой редакции штатного расписания.

Обратите внимание: штатное расписание — это документ постоянного срока хранения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, все редакции штатных расписаний нужно хранить до ликвидации организации, п. 40 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. У приказов об изменении штатного расписания такой же срок хранения.

Как ввести новую должность в штатное расписание

Должность в штатное расписание нужно ввести до того, как заключите трудовой договор с новым сотрудником на эту должность. Вы имеет право принять сотрудника на основную работу или на работу по совместительству, заключить с работником дополнительное соглашение о совмещении должностей только на те позиции, которые есть в штатном расписании.

Закон не установил срок, который должен пройти от введения вакансии в штатное расписание до приема сотрудника на эту должность. Лучше всего вводить новую должность в штатку уже тогда, когда договорились с подходящим кандидатом. Позже объясним почему.

Пример

Директору ООО «Афиша» нужен секретарь. Причем подходящий кандидат на эту должность нашелся, но должности в штатном расписании еще не было. Директор издал приказ о введении в штатное расписание новой должности 1 июля. Кадровик в этот же день оформила прием на работу на эту должность.

Если будете вводить должность в штатное расписание под уже подобранного кандидата, избавите себя от необходимости формулировать письменные отказы в заключении трудового договора неподходящим кандидатам. Также вам не потребуется отчитываться в Службу занятости об открытии и закрытии вакансии на портале Работа России.

В приказе о введении должности в штатное расписание укажите:

• структурное подразделение, которое дополняете новой должностью, и его код, если есть деления на структурные подразделения;
• наименование должности, специальности, разряда, класса, категории, квалификации;
• количество штатных единиц по должности;
• тарифную ставку, оклад, надбавки, общую сумму должностного оклада с надбавками.

Если вы утверждали штатное расписание в новой редакции, можете поставить на документе отметку о том, что должность вакантна. Такую отметку можно поставить, например, в графе 10 «Примечания» штатного расписания.

Пример

Директор решил создать в компании новое подразделение «Секретариат» и ввести новые должности «Начальник секретариата» (1 ставка), «Секретарь» (2 ставки), а также увеличить бухгалтерию — ввести еще одну ставку по должности «Бухгалтер-кассир». В этом случае все эти изменения можно отразить в одной обновленной редакции штатного расписания.

Штатное расписание с вакансиями

О новой вакансии работодатель обязан сообщить в службу занятости в течение пяти рабочих дней со дня ее появления. Кроме того, об изменениях по этой вакансии, в том числе о ее закрытии, тоже нужно отчитаться в течение пяти рабочих дней со дня возникновения изменений, например, со дня приема работника на вакантную должность, ч. 6 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ о занятости населения. Отчет подавайте на платформе Работа России по форме № 6, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

Отчет на портале Работа России, фрагмент

Если вы не хотите, чтобы ЦЗН оказывал вам услугу по подбору персонала на основании приказа Минтруда от 09.12.2024 № 678н, не ставьте отметку в подпункте 7.1, «Отметка о согласии размещения вакансии в Интернете и взаимодействия с ЦЗН» Тогда вам не придется заполнять остальные пункты отчета с 8 по 26, включая пункт 9 «Наименование вакансии».

Неполные штатные единицы в штатном расписании

Понятия «штатная единица» в законодательстве нет. Под одной штатной единицей в штатном расписании понимают объем работ, который выполняет работник на условиях полного нормального, 40 часов в неделю, или полного сокращенного рабочего времени. То есть времени, установленного, например, инвалидам I и II групп, несовершеннолетним, женщинам, работающим в сельской местности и сотрудникам, занятым во вредных или опасных условиях труда.

Основания и условия сокращения рабочего времени установлены законом. Если работник работает на условиях сокращенного рабочего времени, то есть вырабатывает все рабочее время, которое ему разрешено законом, он занимает полную штатную единицу.

Работник, который работает меньше нормального установленного рабочего времени, то есть меньше 40 часов в неделю, или меньше установленного для него сокращенного рабочего времени, например, меньше 36 часов в неделю для педагогических работников, работает на условиях неполного рабочего времени с оплатой пропорционально отработанному времени или выполненному объему работы, ст. 91, ст. 93 ТК.

Работник, который работает на условиях неполного нормального рабочего времени или на условиях неполного сокращенного рабочего времени, занимает неполную штатную единицу. Неполную штатную единицу, не более половины, всегда замещают совместители, так как Трудовой кодекс ограничивает продолжительность их рабочего времени половиной нормы рабочего времени, ст. 284 ТК.

Роструд позволяет распределять обязанности одной штатной единицы по конкретной должности между несколькими работниками, письмо ГИТ в г. Москве от 14.03.2024 № ПГ/03298/10-8505-ОБ/1072.

Пример

Бухгалтер-кассир А. — внутренний совместитель. Она работает 20 часов в неделю и занимает половину штатной единицы. Бухгалтер-кассир Б. — внешний совместитель. Вместе два бухгалтера-кассира занимают одну штатную единицу.

Кроме совместителей одну штатную единицу могут разделить два основных работника, которые работают на условиях неполного рабочего времени или совмещают должность, то есть выполняют часть функций по должности наряду со своей основной работой, ст. 60.2 ТК.

Пример

В компании вакантна одна из двух штатных единиц секретаря. Секретарь и начальник секретариата выполняют работу по вакантной ставке на условиях совмещения должностей.

Штатное расписание содержит информацию о должностях, условиях оплаты, количестве штатных единиц. В штатном расписании работодатель указывает штатные единицы, а не работников, которые их замещают. Разделение штатных единиц между работниками можно отразить в графе 10 «Примечания».

Штатное расписание с неполными ставками и совмещением
...