Как составить, утвердить и изменить должностную инструкцию
Подготовили алгоритм, как составить, утвердить и изменить должностную инструкцию в учреждении культуры. Приложили самый большой справочник должностных инструкций в культуре. На примерах разобрали, как извлечь из должностной инструкции максимум пользы в спорах с работниками.
В рекомендации – как составить должностную инструкцию, чтобы документ действительно помогал защищать интересы учреждения и из-за него работодателя не обвинили в дискриминации. Показали, почему стоит разработать должностные инструкции, даже если они не обязательны для вас, кого подключить к этой работе и какую информацию прописать в документе.
Чтобы составить должностную инструкцию по должности, пропишите трудовую функцию сотрудника, требования к его знаниям и профессиональному опыту, перечень должностных обязанностей, ответственность и т. д. После того как составите должностную инструкцию, утвердите ее и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.
Какие организации обязаны составлять должностные инструкции
Учреждения культуры не обязаны составлять должностные инструкции. Их составляют в обязательном порядке только государственные органы (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, которая не является госорганом, за то, что отсутствуют инструкции, нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).
Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу того, что должностную инструкцию лучше оформить. Ее наличие позволит организации:
Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности. Именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.
Как составлять должностную инструкцию, законодательство не регулирует, поэтому работодатель решает это самостоятельно. На практике должностную инструкцию оформляют как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержит письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.
В Системе Культура самый полный справочник ДИ для учреждений культуры. В справочнике представлены готовые инструкции, как типовые, так и уникальные, с разбивкой по сферам деятельности. В том числе – должностные инструкции по утвержденным профстандартам.
Кто в организации должен разрабатывать должностные инструкции
Организация вправе сама определить перечень и обязанности должностных лиц, которые разрабатывают и согласовывают должностные инструкции и в последующем обновляют их. На практике ответственным за такую работу чаще всего назначают сотрудника службы персонала или бухгалтерии, если в организации нет отдельного специалиста по кадрам.
Кроме того, отвечать за инструкции могут начальники отделов, для сотрудников которых необходимо разработать эти документы. Во втором случае служба персонала, как правило, определяет лишь шаблон инструкции и предлагает квалификационные справочники, где прописаны типовые обязанности и требования к знаниям сотрудников. При этом руководитель подразделения корректирует сведения с учетом специфики деятельности в данной организации.
Чтобы разработать собственные инструкции, можно использовать и готовые образцы. Готовые шаблоны должностных инструкций в культуре по видам учреждений вы найдете в справочнике, например, для специалиста по закупкам, по маркетингу, директора музея и т. д.
Если сотрудника обязали разработать и оформить должностные инструкции, то закрепите это в его трудовом договоре или должностной инструкции. Кроме того, такую обязанность можно предусмотреть в локальном акте. Например, в Положении об отделе, при условии, что в трудовом договоре или в должностной инструкции есть обязанность соблюдать требования соответствующего положения. Если в трудовом договоре не указали, что сотрудник обязан составлять инструкции, то необходимо оформить это как дополнительную работу.
Какими документами руководствоваться
Проверьте, какие профессиональные стандарты вы обязаны применять. Если обязаны, то составляйте должностные инструкции на основании профстандартов.
Дело в том, что государственные и муниципальные учреждения культуры должны перейти на применение профстандартов до 1 января 2020 года (постановление Правительства от 27.06.2016 № 584). Но это касается только тех должностей, для которых приняты профстандарты, и при условии, что они обязательны.
Обязательно применяйте профстандарты, если в Трудовом кодексе или в федеральных законах:
– прямо сказано, что для данной должности положены компенсации, льготы или ограничения;
– прописаны требования к квалификации работников.
В первом случае сделайте так, чтобы название должности было точно таким, как в профстандарте (ч. 2 ст. 57 ТК). Для этого исправьте должностную инструкцию, договоры и другие документы, где написана должность.
Во втором случае вы обязаны требовать, чтобы образование, знания и умения работника соответствовали профстандарту. Скопируйте из него данные требования и вставьте в должностную инструкцию. Это правило действует, к примеру, для педагогических работников в области искусств, главных бухгалтеров (ст. 331 ТК, ст. 46, 52 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
В остальных ситуациях вы вправе применять профстандарты, но не обязаны.
Найдите в таблице 1 готовые должностные инструкции по профстандартам, которые действуют в культуре.
Таблица 1. Должностные инструкции по профстандартам в сфере культуры
Ольга Карамышева
Главный редактор Системы Культура
В рекомендации – как составить должностную инструкцию, чтобы документ действительно помогал защищать интересы учреждения и из-за него работодателя не обвинили в дискриминации. Показали, почему стоит разработать должностные инструкции, даже если они не обязательны для вас, кого подключить к этой работе и какую информацию прописать в документе.
Чтобы составить должностную инструкцию по должности, пропишите трудовую функцию сотрудника, требования к его знаниям и профессиональному опыту, перечень должностных обязанностей, ответственность и т. д. После того как составите должностную инструкцию, утвердите ее и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.
Какие организации обязаны составлять должностные инструкции
Учреждения культуры не обязаны составлять должностные инструкции. Их составляют в обязательном порядке только государственные органы (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, которая не является госорганом, за то, что отсутствуют инструкции, нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).
Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу того, что должностную инструкцию лучше оформить. Ее наличие позволит организации:
- обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
- равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
- доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника;
- корректно аттестовать персонал и т. п.
Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности. Именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.
Как составлять должностную инструкцию, законодательство не регулирует, поэтому работодатель решает это самостоятельно. На практике должностную инструкцию оформляют как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержит письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.
В Системе Культура самый полный справочник ДИ для учреждений культуры. В справочнике представлены готовые инструкции, как типовые, так и уникальные, с разбивкой по сферам деятельности. В том числе – должностные инструкции по утвержденным профстандартам.
Кто в организации должен разрабатывать должностные инструкции
Организация вправе сама определить перечень и обязанности должностных лиц, которые разрабатывают и согласовывают должностные инструкции и в последующем обновляют их. На практике ответственным за такую работу чаще всего назначают сотрудника службы персонала или бухгалтерии, если в организации нет отдельного специалиста по кадрам.
Кроме того, отвечать за инструкции могут начальники отделов, для сотрудников которых необходимо разработать эти документы. Во втором случае служба персонала, как правило, определяет лишь шаблон инструкции и предлагает квалификационные справочники, где прописаны типовые обязанности и требования к знаниям сотрудников. При этом руководитель подразделения корректирует сведения с учетом специфики деятельности в данной организации.
Чтобы разработать собственные инструкции, можно использовать и готовые образцы. Готовые шаблоны должностных инструкций в культуре по видам учреждений вы найдете в справочнике, например, для специалиста по закупкам, по маркетингу, директора музея и т. д.
Если сотрудника обязали разработать и оформить должностные инструкции, то закрепите это в его трудовом договоре или должностной инструкции. Кроме того, такую обязанность можно предусмотреть в локальном акте. Например, в Положении об отделе, при условии, что в трудовом договоре или в должностной инструкции есть обязанность соблюдать требования соответствующего положения. Если в трудовом договоре не указали, что сотрудник обязан составлять инструкции, то необходимо оформить это как дополнительную работу.
Какими документами руководствоваться
Проверьте, какие профессиональные стандарты вы обязаны применять. Если обязаны, то составляйте должностные инструкции на основании профстандартов.
Дело в том, что государственные и муниципальные учреждения культуры должны перейти на применение профстандартов до 1 января 2020 года (постановление Правительства от 27.06.2016 № 584). Но это касается только тех должностей, для которых приняты профстандарты, и при условии, что они обязательны.
Обязательно применяйте профстандарты, если в Трудовом кодексе или в федеральных законах:
– прямо сказано, что для данной должности положены компенсации, льготы или ограничения;
– прописаны требования к квалификации работников.
В первом случае сделайте так, чтобы название должности было точно таким, как в профстандарте (ч. 2 ст. 57 ТК). Для этого исправьте должностную инструкцию, договоры и другие документы, где написана должность.
Во втором случае вы обязаны требовать, чтобы образование, знания и умения работника соответствовали профстандарту. Скопируйте из него данные требования и вставьте в должностную инструкцию. Это правило действует, к примеру, для педагогических работников в области искусств, главных бухгалтеров (ст. 331 ТК, ст. 46, 52 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
В остальных ситуациях вы вправе применять профстандарты, но не обязаны.
Найдите в таблице 1 готовые должностные инструкции по профстандартам, которые действуют в культуре.
Таблица 1. Должностные инструкции по профстандартам в сфере культуры
Учитывайте квалификационные требования, если применяете тарифную систему оплаты труда (ст. 143, 144 ТК). Если для должности не утвержден профстандарт, то для составления должностной инструкции используйте:
– Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
– Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30;
– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее – Справочник), утвержденный постановлением Минтруда и социального развития России от 21.08.1998 № 37.
Как заполнить разделы в инструкции
Включите в должностную инструкцию следующие разделы: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.
Закон не регламентирует, что именно нужно писать в том или ином разделе. Учреждения разрабатывают должностные инструкции на основании ЕТКС и профстандартов.
Как заполнить раздел «Общие положения»
В разделе «Общие положения» укажите:
Как заполнить раздел «Должностные обязанности»
В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, которые возложили на сотрудника. Чтобы составить раздел, можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Также можете использовать Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). Они содержат примерный перечень обязанностей различных должностей.
Как заполнить раздел «Права»
В разделе «Права» должностной инструкции пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник в то время, когда исполняет свои должностные обязанности.
Как заполнить раздел «Ответственность»
В разделе «Ответственность» должностной инструкции конкретизируйте виды возложенной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, которых принимаете на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК).
Как утвердить и хранить инструкции
Должностную инструкцию утвердите как самостоятельный документ или сделайте приложением к трудовому договору (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, подготовьте приказ об утверждении должностной инструкции в произвольной форме. С инструкцией ознакомьте под подпись всех сотрудников, которых принимаете на должность. При этом выдайте сотруднику копию должностной инструкции.
– Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
– Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30;
– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее – Справочник), утвержденный постановлением Минтруда и социального развития России от 21.08.1998 № 37.
Как заполнить разделы в инструкции
Включите в должностную инструкцию следующие разделы: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.
Закон не регламентирует, что именно нужно писать в том или ином разделе. Учреждения разрабатывают должностные инструкции на основании ЕТКС и профстандартов.
Как заполнить раздел «Общие положения»
В разделе «Общие положения» укажите:
- название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
- требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
- кто кому непосредственно подчиняется, например бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру;
- порядок, в котором назначаете или освобождаете от должности;
- есть ли подчиненные и их состав;
- кто замещает сотрудника в то время, когда он отсутствует, и кого он может замещать;
- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
Как заполнить раздел «Должностные обязанности»
В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, которые возложили на сотрудника. Чтобы составить раздел, можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Также можете использовать Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). Они содержат примерный перечень обязанностей различных должностей.
Как заполнить раздел «Права»
В разделе «Права» должностной инструкции пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник в то время, когда исполняет свои должностные обязанности.
Как заполнить раздел «Ответственность»
В разделе «Ответственность» должностной инструкции конкретизируйте виды возложенной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, которых принимаете на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК).
Как утвердить и хранить инструкции
Должностную инструкцию утвердите как самостоятельный документ или сделайте приложением к трудовому договору (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, подготовьте приказ об утверждении должностной инструкции в произвольной форме. С инструкцией ознакомьте под подпись всех сотрудников, которых принимаете на должность. При этом выдайте сотруднику копию должностной инструкции.
Внимание
Должностную инструкцию директора утверждает учредитель.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, составьте ее в двух экземплярах, как и сам трудовой договор. Один экземпляр отдайте сотруднику, которого принимаете на должность, а второй храните у себя (ч. 1 ст. 67 ТК).
Совет
Каждая сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это может понадобиться в случае конфликтных ситуаций.
Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в ходе работы. Также, чтобы избежать разногласий, прошейте и пронумеруйте должностную инструкцию. На обороте последнего листа сделайте запись о количестве листов инструкции и заверьте ее у руководителя организации. Например: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».
Как ознакомить сотрудников
С инструкцией ознакомьте под подпись всех сотрудников, которых принимаете на должность. При этом выдайте сотруднику копию должностной инструкции. Существуют три способа, как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией.
Первый – введите специальный журнал, где будут присутствовать инструкции, с которыми предстоит ознакомиться.
Второй – приложите к инструкции лист ознакомления и заполните его.
Третий – попросите сотрудника расписаться в самой инструкции на обоих экземплярах. К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица: ...
С инструкцией ознакомьте под подпись всех сотрудников, которых принимаете на должность. При этом выдайте сотруднику копию должностной инструкции. Существуют три способа, как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией.
Первый – введите специальный журнал, где будут присутствовать инструкции, с которыми предстоит ознакомиться.
Второй – приложите к инструкции лист ознакомления и заполните его.
Третий – попросите сотрудника расписаться в самой инструкции на обоих экземплярах. К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица: ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Magnific
