Пять срочных вопросов про отчет ЕФС-1 и другие сведения в фонд, которые надо сдать в октябре
Оказалось, что СФР до сих пор ждет от некоторых компаний сведения о работниках. Узнайте, кто и какие сведения должен сдать в фонд вместе с ЕФС-1 и как определить показатели в отчете.
Кто должен сдать сведения на работников в СФР
Компания зарегистрировалась в прошлом году, но сведения в ФСС на работников тогда не направляла. Пока никто из работников больничные не оформлял, и говорят, что не планируют. Недавно узнала, что сведения на работников подавать обязательно, теперь уже в СФР. Нужно ли направить сведения сейчас? И если направим, то будет ли штраф за опоздание?
Безопаснее подать сведения на работников в СФР прямо сейчас. И есть шанс не попасть на штраф. Поясним. Компании обязаны направлять сведения на новых работников, а также на тех, чьи данные изменились (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). Специалисты СФР нам подтвердили, что сведения необходимо направить в фонд как можно скорее, если ранее не подавали данные работников в ФСС.
Срок отправки сведений о застрахованном лице в СФР — не позднее чем через три рабочих дня после того, как компания их получила (п. 7 Правил). Компанию могут оштрафовать на 200 руб. за каждый опоздавший документ, необходимый для назначения и выплаты больничного (п. 1 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Но срок подачи сведений отсчитывают не от приема сотрудника, а с даты, как он предоставил эти сведения компании. Чтобы обойтись без штрафов, соберите сведения с работников сейчас и в течение трех дней отправьте в СФР.
Безопаснее подать сведения на работников в СФР прямо сейчас. И есть шанс не попасть на штраф. Поясним. Компании обязаны направлять сведения на новых работников, а также на тех, чьи данные изменились (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). Специалисты СФР нам подтвердили, что сведения необходимо направить в фонд как можно скорее, если ранее не подавали данные работников в ФСС.
Срок отправки сведений о застрахованном лице в СФР — не позднее чем через три рабочих дня после того, как компания их получила (п. 7 Правил). Компанию могут оштрафовать на 200 руб. за каждый опоздавший документ, необходимый для назначения и выплаты больничного (п. 1 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Но срок подачи сведений отсчитывают не от приема сотрудника, а с даты, как он предоставил эти сведения компании. Чтобы обойтись без штрафов, соберите сведения с работников сейчас и в течение трех дней отправьте в СФР.
Какие необлагаемые выплаты показать в подразделе 2.1 ЕФС-1
Компания в сентябре выплачивала доходы, которые не облагаются взносами на травматизм. Это вознаграждения по договору подряда, арендная плата и больничное пособие. Надо ли отражать выплаты в подразделе 2.1 отчета ЕФС-1, и если надо, то в какой сумме?
Больничные запишите в строке с необлагаемыми выплатами в полной сумме. Вознаграждение подрядчику включать в отчет не нужно. Вы отражаете в отчете доходы подрядчика, только если в договоре подряда есть условие о том, что вы должны начислять с них взносы на травматизм. Арендную плату отражать в подразделе 2.1 не надо в любом случае. Поясним подробнее.
Арендная плата. В подразделе 2.1 ЕФС-1 показывают облагаемые и необлагаемые выплаты, которые входят в объект обложения взносами (п. 10.2 Порядка заполнения отчета, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Выплаты по договору аренды помещения не относятся к объекту обложения взносами на травматизм, поскольку такой договор не связан с работами или услугами (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Значит, и в подразделе 2.1 отчета ЕФС-1 арендную плату показывать не требуется.
Вознаграждение подрядчикам. С вознаграждения по ГПД начисляйте взносы на травматизм, только если вы это предусмотрели в договоре с физлицом (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, письмо Минфина от 23.06.2020 № 03-04-05/54027). В этом случае вознаграждение отражайте в подразделе 2.1 ЕФС-1. Если с выплаты начисляете взносы, покажите доходы в строках 1 и 3 подраздела 2.1, а в строке 9 — исчисленные взносы. Поскольку в вашем договоре условия о взносах нет, вы их не начисляете. И выплату отражать в ЕФС-1 не нужно.
Больничные. Пособия по временной нетрудоспособности взносами на травматизм не облагаются (подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Но эти доходы связаны с трудовым договором и относятся к объекту обложения взносами на травматизм. Поэтому в отчет ЕФС-1 сумму больничных надо включить. Покажите выплату в строках 1 и 2 подраздела 2.1. Сначала в общей сумме выплат, затем в составе необлагаемых. В облагаемую базу по строке 3 больничные пособия не включайте.
Больничные запишите в строке с необлагаемыми выплатами в полной сумме. Вознаграждение подрядчику включать в отчет не нужно. Вы отражаете в отчете доходы подрядчика, только если в договоре подряда есть условие о том, что вы должны начислять с них взносы на травматизм. Арендную плату отражать в подразделе 2.1 не надо в любом случае. Поясним подробнее.
Арендная плата. В подразделе 2.1 ЕФС-1 показывают облагаемые и необлагаемые выплаты, которые входят в объект обложения взносами (п. 10.2 Порядка заполнения отчета, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Выплаты по договору аренды помещения не относятся к объекту обложения взносами на травматизм, поскольку такой договор не связан с работами или услугами (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Значит, и в подразделе 2.1 отчета ЕФС-1 арендную плату показывать не требуется.
Вознаграждение подрядчикам. С вознаграждения по ГПД начисляйте взносы на травматизм, только если вы это предусмотрели в договоре с физлицом (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, письмо Минфина от 23.06.2020 № 03-04-05/54027). В этом случае вознаграждение отражайте в подразделе 2.1 ЕФС-1. Если с выплаты начисляете взносы, покажите доходы в строках 1 и 3 подраздела 2.1, а в строке 9 — исчисленные взносы. Поскольку в вашем договоре условия о взносах нет, вы их не начисляете. И выплату отражать в ЕФС-1 не нужно.
Больничные. Пособия по временной нетрудоспособности взносами на травматизм не облагаются (подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Но эти доходы связаны с трудовым договором и относятся к объекту обложения взносами на травматизм. Поэтому в отчет ЕФС-1 сумму больничных надо включить. Покажите выплату в строках 1 и 2 подраздела 2.1. Сначала в общей сумме выплат, затем в составе необлагаемых. В облагаемую базу по строке 3 больничные пособия не включайте.
Какую численность указать в разделе 2 отчета ЕФС-1
В компании есть подрядчики, декретницы и обычные сотрудники по трудовому договору. Кого нужно включить в численность для раздела 2 отчета ЕФС-1?
В численность для раздела 2 отчета ЕФС-1 включите всех работающих по трудовым договорам, в том числе декретниц. А подрядчиков учитывайте только при особом условии в договоре с ними. В раздел 2 отчета вы вносите сведения о среднесписочной численности и количестве работающих застрахованных лиц на случай травматизма. Расскажем, как посчитать эти показатели.
Среднесписочная численность. Показатель посчитайте по правилам, установленным для статотчетности (Указания, утв. приказом Росстата от 30.11.2022 № 872). Чтобы определить показатель, просуммируйте списочную численность работников за каждый календарный день месяца. Численность за выходной и праздник равна показателю за предыдущий рабочий день. В среднесписочной численности не учитывайте работников в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком (п. 74 и 77.1 Указаний, утв. приказом Росстата № 872). Подрядчики в этот показатель также не войдут.
Численность работающих. Несмотря на название строки, включите в показатель не только тех, кто фактически присутствовал на работе, но и тех, кто был в ежегодном отпуске, в декрете, отпуске по уходу и т. д. Подрядчиков включите в показатель «численность работающих», только если по условиям договора вы начисляете на их выплаты взносы на случай травматизма. Каждого человека посчитайте как одну единицу, даже если компания заключила с ним несколько договоров или он работает на часть ставки.
В численность для раздела 2 отчета ЕФС-1 включите всех работающих по трудовым договорам, в том числе декретниц. А подрядчиков учитывайте только при особом условии в договоре с ними. В раздел 2 отчета вы вносите сведения о среднесписочной численности и количестве работающих застрахованных лиц на случай травматизма. Расскажем, как посчитать эти показатели.
Среднесписочная численность. Показатель посчитайте по правилам, установленным для статотчетности (Указания, утв. приказом Росстата от 30.11.2022 № 872). Чтобы определить показатель, просуммируйте списочную численность работников за каждый календарный день месяца. Численность за выходной и праздник равна показателю за предыдущий рабочий день. В среднесписочной численности не учитывайте работников в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком (п. 74 и 77.1 Указаний, утв. приказом Росстата № 872). Подрядчики в этот показатель также не войдут.
Численность работающих. Несмотря на название строки, включите в показатель не только тех, кто фактически присутствовал на работе, но и тех, кто был в ежегодном отпуске, в декрете, отпуске по уходу и т. д. Подрядчиков включите в показатель «численность работающих», только если по условиям договора вы начисляете на их выплаты взносы на случай травматизма. Каждого человека посчитайте как одну единицу, даже если компания заключила с ним несколько договоров или он работает на часть ставки.
Как исправить ошибки в сведениях о трудовой деятельности
Компания подала в СФР сведения о приеме сотрудника и получила протокол с кодом ошибки «ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.5». Что означает такой код и как исправить ошибку?
Код ошибки означает, что в отчете вы не заполнили третью или пятую графу, то есть не указали должность или сведения о том, какое кадровое мероприятие произошло. Фонд принял ваш отчет. В таком случае считают, что ошибка незначительна, но ее нужно исправить. В протоколе такие ошибки обозначают кодом 30. Проверьте, какие именно сведения вы не заполнили, и добавьте их в отчет. На это у вас есть пять рабочих дней с даты отправки протокола (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Отправьте отчет в СФР заново. Как заполнить отчет при приеме сотрудника, смотрите ниже.
Код ошибки означает, что в отчете вы не заполнили третью или пятую графу, то есть не указали должность или сведения о том, какое кадровое мероприятие произошло. Фонд принял ваш отчет. В таком случае считают, что ошибка незначительна, но ее нужно исправить. В протоколе такие ошибки обозначают кодом 30. Проверьте, какие именно сведения вы не заполнили, и добавьте их в отчет. На это у вас есть пять рабочих дней с даты отправки протокола (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Отправьте отчет в СФР заново. Как заполнить отчет при приеме сотрудника, смотрите ниже.
СФР может прислать протокол проверки не только с кодом 30. Если в протоколе код 20, то значит, что найденные ошибки не считают критичными и СФР взял в обработку сведения, но с предупреждением. Некритичные ошибки, которые можно не исправлять, смотрите в таблице. Код 50 в протоколе означает, что отчет ЕФС-1 не соответствует установленным формам и форматам. Этот код не связан со сведениями о каких-то конкретных застрахованных лицах, указанных в отчете. Если компания получила протокол с таким кодом, подать сведения придется заново. Из-за каких грубых ошибок, фонд не примет отчет, узнайте из таблицы, а расшифровку частых ошибок в отчете найдете в таблице ниже.
Когда при переводе не надо сдавать ЕФС-1
Руководитель перевел уборщика из магазина в головной офис компании. По сути, поменялось только место работы, другие условия трудового договора остались прежними. Надо ли сдавать отчет ЕФС-1?
Когда ЕФС-1 не нужен при приостановке договора
Специалисты СФР рассказали, что при приостановке трудового договора из-за временного перевода работника ЕФС-1 подавать не требуется. Но отчет необходим при приостановке трудового договора из-за мобилизации работника (ст. 351.7 ТК и письмо ОСФР по г. Москве и Московской обл. от 25.09.2023 № 16-08/167159л).
Нет. Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 сдают, только если произошли изменения условий трудового договора. При перемещении сотрудника из обособленного подразделения в головной офис изменений не происходит, поэтому....
Когда ЕФС-1 не нужен при приостановке договора
Специалисты СФР рассказали, что при приостановке трудового договора из-за временного перевода работника ЕФС-1 подавать не требуется. Но отчет необходим при приостановке трудового договора из-за мобилизации работника (ст. 351.7 ТК и письмо ОСФР по г. Москве и Московской обл. от 25.09.2023 № 16-08/167159л).
Нет. Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 сдают, только если произошли изменения условий трудового договора. При перемещении сотрудника из обособленного подразделения в головной офис изменений не происходит, поэтому....
