Виктория Ярцева,

юрист-редактор Системы Образование, эксперт по образовательному праву, разработчик положений об обработке персональных данных, официальном сайте и других популярных шаблонов, лектор региональных и федеральных вебинаров

В статье – схема, когда заведующему нужно брать согласия с работника на обработку персданных, а когда по закону это не обязательно. Читайте, как действовать руководителю, чтобы получить согласия, а также когда работник согласие отозвал.

Закон не обязывает работника давать согласие на обработку персональных данных. Он имеет право в любое время отозвать согласие (ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Вы не можете по этой причине уволить его или привлечь к дисциплинарной ответственности, не взять на работу. Просите работников оформлять согласие или отказ на бумаге с собственноручной подписью или и в электронном виде с электронной подписью (ч. 1, 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Если работник не оформил согласие

Возьмите согласие на обработку персданных, которых нет в документах по трудовому законодательству. Для приема работник должен предоставить паспорт, трудовую книжку или сведения по форме СТД-Р, документы воинского учета, диплом. Не берите согласие, если планируете использовать персданные только для обеспечения трудового процесса.

Запросите персданные у работника напрямую. Есть случаи, когда их можно получить только у третьих лиц (п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК). Тогда уведомьте об этом работника и заручитесь его письменным согласием (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК). Укажите в уведомлении, какие данные, где, каким способом и зачем будете запрашивать. Предупредите о возможных последствиях отказа оформить согласие. Если вам нужна характеристика от прошлого работодателя, попросите работника запросить ее самостоятельно.

Получите отдельное согласие по каждой цели. Например, если вам нужно согласие на размещение фотографии для сайта или сведений о семье для личной карточки, оформляйте разные согласия.

Попросите написать письменный отказ, если работник не хочет предоставлять сведения о членах семьи для личной карточки. Примите от него письменное заявление, если эти сведения вам необходимы, чтобы заполнить документы по требованию учредителя или другого ведомства. Зафиксируйте отказ в акте в произвольной форме.

Если работник отозвал согласие

Предложите оформить отказ. Если работник хочет отозвать согласие на обработку персданных, попросите составить заявление в произвольной форме.

Можете продолжать обработку персданных в некоторых случаях. Например, чтобы заключить с соискателем трудовой или гражданско-правовой договор. Подробнее смотрите на схеме.
...