Правила взаимодействия на площадке: прораб, ПТО, снабжение, бухгалтерия

В рекомендации эксперты разобрали, как сотрудничать основным участникам строительного процесса на площадке. А также разработали подробную таблицу взаимодействия отделов, которая поможет повысить результат каждого подразделения.

Георгий Киреев

Эксперт-практик в области управления строительными проектами и консалтинга в строительстве.

Успех проекта зависит от слаженного взаимодействия ключевых подразделений: прорабов, производственно-технического отдела (ПТО), отдела снабжения и бухгалтерии. В рекомендации – правила взаимодействия и бизнес-процессы, которые минимизируют риски и повышают эффективность компании.

Бизнес-процессы и этапы взаимодействия

Каждый отдел строительной компании выполняет уникальные функции. Только четкая координация между ними гарантирует соблюдение сроков, бюджета и нормативных требований. В таблице собрали основные функции персонала на площадке.

Роли подразделений в строительном процессе

Работа начинается с планирования проекта. ПТО передает прорабу утвержденную проектную документацию и ведомость объемов работ – смету. Прораб на основе этих данных составляет график работ и формирует заявку в отдел снабжения на материалы, предварительно согласовав ее с ПТО. Бухгалтерия резервирует бюджет под закупки.

Совет

Заявки согласуйте не дольше трех дней

Заявки на материалы согласовывайте за три рабочих дня. Изменения в ведомость объемов работ вносите только через ПТО.

Затем закупают материалы и продумывают логистику. Отдел снабжения на основе заявки прораба ищет поставщиков и заключает договоры. Прораб при участии ПТО контролирует соответствие поставленных материалов техническим требованиям. Бухгалтерия проводит оплату поставок после подписания товарных накладных.

Совет

Материалы принимайте только при наличии паспортов качества и сертификатов

Расхождения в поставках фиксируйте в акте, который подписывают прораб, снабжение и поставщик.

За выполнением работ и отчетностью нужно постоянно следить. Прораб ежедневно передает в ПТО данные о ходе работ – объемы работ, материалы. ПТО проверяет соответствие работ проекту и формирует исполнительную документацию. Бухгалтерия на основе актов КС-2/КС-3 проводит расчеты с заказчиком и субподрядчиками.

Совет

ИД подписывайте в течение трех дней

Исполнительную документацию подписывайте в течение трех дней после завершения этапа работ. Все изменения в проекте согласовывайте через ПТО и фиксируйте дополнительными соглашениями.

На финале проекта необходимо проконтролировать бюджет и закрыть объект. Бухгалтерия еженедельно предоставляет отчет о расходовании средств. ПТО и прораб совместно проводят итоговую проверку соответствия работ проекту. Отдел снабжения сверяет остатки материалов с фактическим расходом.

Совет

Включите прораба в разбор претензий по качеству

Претензии по качеству работ или поставок рассматривают юрист, ПТО, руководитель проекта, по возможности прораб. Генеральный директор утверждает финансовый отчет по проекту.

Но даже в четко налаженном процессе работы возникнут проблемы. В таблице собрали наиболее частые и рассказали, как их можно решить.

Типичные проблемы и пути их решения

Должности и их функционал

Мы собрали функционал всех отделов и их точки соприкосновения в сводной таблице.

Общая таблица взаимодействия отделов строительной компании на площадке

Прораб

Прораб – это «дирижер» строительной площадки, от которого зависит синхронность работы всех отделов. Четкое ведение документации, оперативное решение проблем и использование цифровых инструментов сокращают риски и повышают рентабельность проектов. Так выглядят его ежедневные задачи.

Процесс взаимодействия прораба с отделами

Кроме того, прораб готовит отчеты, в которых фиксирует объем работ, проблем и потребностей. Структура отчета выглядит так:

дата, объект, бригада;
работы план/факт в натуральных показателях;
использованные материалы;
инциденты: поломки, простои;
заявки на материалы и оборудование.

ПТО
ПТО – «мозговой центр» компании, который обеспечивает соответствие работ проектной документации, нормам и стандартам, контроль площадок и подготовку ИД. Так выглядит его функционал:

подготовка и актуализация проектно-сметной документации;
контроль качества работ (соответствие СНиП, ГОСТ, СП);
согласование изменений в проекте;
формирование исполнительной документации;
проверка заявок на материалы;
взаимодействие с подрядчиками;
техническая поддержка прорабов и подрядчиков.

Процесс взаимодействия ПТО с отделами

Отдел снабжения

Отдел снабжения отвечает за своевременные поставки материалов, контроль их качества и оптимизацию затрат. Основные функции:

планирование закупок на основе заявок от ПТО и прорабов;
выбор поставщиков, заключение договоров;
контроль сроков и качества ...

Информационный источник публикации Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы