Как разработать и утвердить локальные акты в организации
Чтобы создать новый локальный акт, его нужно сначала разработать и согласовать с ответственными лицами, а затем утвердить и ознакомить с ним работников. Если изменилось законодательство, внесите изменения в локальные акты, иначе организацию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб.
Какие локальные акты обязательны
Локальные нормативные акты – внутренние документы, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в организации. Но есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке. Если не представите их, компанию оштрафуют (ст. 5.27 КоАП).
К обязательным локальным актам относят Правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, инструкции по охране труда. Эти документы должны быть в каждой организации.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и другие условия (ч. 4 ст. 189 ТК). Если не включите эти положения в документ, организацию и директора оштрафуют.
Работодатель вправе оформить ПВТР как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК). Если коллективного договора в организации нет, то Правила внутреннего трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.
Типового бланка Правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте ПВТР, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.
Рисунок 1. Образец Правил внутреннего трудового распорядка
Нина Ковязина
действительный государственный советник РФ 3 класса, ранее — заместитель директора Департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава, более 40 лет работала в Минтруде и занимается вопросами оплаты труда и трудового права
Какие локальные акты обязательны
Локальные нормативные акты – внутренние документы, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в организации. Но есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке. Если не представите их, компанию оштрафуют (ст. 5.27 КоАП).
К обязательным локальным актам относят Правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, инструкции по охране труда. Эти документы должны быть в каждой организации.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и другие условия (ч. 4 ст. 189 ТК). Если не включите эти положения в документ, организацию и директора оштрафуют.
Работодатель вправе оформить ПВТР как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК). Если коллективного договора в организации нет, то Правила внутреннего трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.
Типового бланка Правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте ПВТР, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.
Рисунок 1. Образец Правил внутреннего трудового распорядка
Положение о работе с персональными данными
Порядок, по которому нужно хранить и использовать персональные данные сотрудников, работодатель устанавливает сам в локальном акте организации. Таким актом является положение о работе с персональными данными сотрудников (ст. 86 ТК). Издать положение о работе с персональными данными необходимо до того, как начнете обрабатывать персональные данные сотрудников. Закрепите в нем правила, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.
Типового бланка положения о работе с персональными данными в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте положение, если изменилось законодательство. За устаревшие документы Роскомнадзор штрафует.
Рисунок 2. Образец положения о работе с персональными данными сотрудников
Порядок, по которому нужно хранить и использовать персональные данные сотрудников, работодатель устанавливает сам в локальном акте организации. Таким актом является положение о работе с персональными данными сотрудников (ст. 86 ТК). Издать положение о работе с персональными данными необходимо до того, как начнете обрабатывать персональные данные сотрудников. Закрепите в нем правила, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.
Типового бланка положения о работе с персональными данными в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте положение, если изменилось законодательство. За устаревшие документы Роскомнадзор штрафует.
Рисунок 2. Образец положения о работе с персональными данными сотрудников
Положение об оплате труда
Каждая организация самостоятельно определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении своих сотрудников. При этом выбранную систему оплаты можно зафиксировать не только в коллективном или трудовом договоре, но и в отдельном локальном акте организации, например положении об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК).
Типового бланка положения об оплате труда в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте положение об оплате труда, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.
Рисунок 3. Образец положения об оплате труда
Каждая организация самостоятельно определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении своих сотрудников. При этом выбранную систему оплаты можно зафиксировать не только в коллективном или трудовом договоре, но и в отдельном локальном акте организации, например положении об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК).
Типового бланка положения об оплате труда в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте положение об оплате труда, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.
Рисунок 3. Образец положения об оплате труда
Инструкции по охране труда
Инструкции разработайте для каждой должности, профессии или вида работы. Разрабатывайте инструкции на основе:
При разработке инструкции руководствуйтесь Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда, утвержденными Минтрудом 13.05.2004.
Если есть типовая инструкция по охране труда, возьмите ее за основу при разработке локального акта. При этом учитывайте условия труда, характерные для конкретной должности или вида работ, а также наличие опасных или вредных производственных факторов. Имейте в виду, что законодательство по охране труда динамично меняется и утвержденные ранее типовые инструкции необходимо проверять на соответствие действующему законодательству.
Рисунок 4. Образец инструкции по охране труда
Инструкции разработайте для каждой должности, профессии или вида работы. Разрабатывайте инструкции на основе:
- условий труда, характерных для соответствующей должности, профессии или вида работ;
- требований правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
- правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
- ГОСТов, СанПиНов, гигиенических нормативов, стандартов безопасности.
При разработке инструкции руководствуйтесь Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда, утвержденными Минтрудом 13.05.2004.
Если есть типовая инструкция по охране труда, возьмите ее за основу при разработке локального акта. При этом учитывайте условия труда, характерные для конкретной должности или вида работ, а также наличие опасных или вредных производственных факторов. Имейте в виду, что законодательство по охране труда динамично меняется и утвержденные ранее типовые инструкции необходимо проверять на соответствие действующему законодательству.
Рисунок 4. Образец инструкции по охране труда
Некоторые локальные акты нужно утвердить с учетом специфики организации. Они не являются обязательными по закону, но компании внедряют их в практических целях. К таким актам относят, например, положение о командировках, положение о премировании, положение об аттестации.
Остальные локальные акты вспомогательные. Если их нет, это не составит проблем для компании. Например, положение о добровольном медицинском страховании, положение о корпоративной мобильной связи.
Остальные локальные акты вспомогательные. Если их нет, это не составит проблем для компании. Например, положение о добровольном медицинском страховании, положение о корпоративной мобильной связи.
Ситуация
Какие обязательные локальные акты должны быть в образовательной организации
Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в образовательной организации. Но есть обязательные для всех организаций документы, которые запрашивают при проверке. Если не представите их, организацию оштрафуют (ст. 5.27 КоАП). Так, к обязательным локальным актам относят Правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, инструкции по охране труда. Эти документы должны быть в каждой организации, в том числе образовательной.
Кроме того, образовательная организация принимает локальные акты, которые затрагивают вопросы образовательной деятельности, в том числе:
- правила приема и режим занятий учащихся;
- порядок оформления образовательных отношений между организацией и учащимися;
- правила внутреннего распорядка учащихся;
- формы, периодичность и порядок, по которому проверяют успеваемость и проводят промежуточную аттестацию учащихся;
- порядок обучения по индивидуальному учебному плану;
- основания и порядок, по которому переводят, отчисляют и восстанавливают обучающихся;
- порядок пользования учениками инфраструктурой образовательной организации;
- порядок посещения учениками по своему выбору мероприятий, которые не предусмотрены учебным планом;
- правила пользования обучающимися жилыми помещениями в общежитиях и размер платы на проживание;
- положение о комиссии по урегулированию споров между учащимися и образовательной организацией;
- порядок учета мнения советов учащихся, родителей, иных представительных органов учащихся;
- правила доступа педагогов к сети Интернет, учебным и методическим материалам, материально-техническим и иным средствам;
- порядок пользования учебниками и учебными пособиями;
- программа развития образовательной организации;
- отчет о результатах самообследования образовательной организации;
- положение об оказании платных образовательных услуг;
- основания и порядок снижения стоимости платных образовательных услуг.
Порядок, согласно которому такая организация принимает локальные акты, устанавливают в ее уставе.
Это следует из части 3 статьи 28, части 2 статьи 29, частей 1 и 2 статьи 30, частей 1, 4 статьи 34, части 3 статьи 35, статей 39, 45, 47, 53 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, письма Рособрнадзора от 16.03.2015 № 01-50-89/05-1217.
Образовательная организация вправе принимать иные локальные акты исходя из специфики ее деятельности в соответствии с Законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ.
Как разработать локальный акт
Установите процедуру разработки локальных актов в инструкции по делопроизводству. Зафиксируйте в ней, как создавать проект документа, согласовывать его с коллегиальными органами, учитывать мнение коллегиальных или представительных органов. Определите порядок утверждения локального акта и ознакомления с ним сотрудников.
Поручите готовить проекты локальных актов рабочей группе. Для этого издайте приказ о создании рабочей группы или назначении работника-исполнителя. Специальной формы такого приказа нет, поэтому можете составить в произвольной форме. Состав рабочей группы зависит от специфики принимаемого акта. Например, работодатель может поручить главному бухгалтеру разработать положение об оплате труда или поручить юридическому, кадровому отделу и бухгалтерии разработать Правила трудового распорядка.
После того как издадите приказ, ознакомьте с ним сотрудников под подпись.
Как определить структуру локального акта
Структуру локального акта работодатель определяет сам. Но, как правило, она включает три раздела.
Общие положения. В нем указывают основные понятия, необходимые для понимания сути документа, ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались при разработке положения, его назначение.
Основная часть. В этом разделе раскрывают ключевые правила, действия, алгоритмы и порядок их применения.
Заключительные положения. Здесь прописывают юридическую информацию – условия вступления в силу документа, круг лиц, действие во времени и пространстве.
Текст документа состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь свой номер и заголовок. Об этом говорится в пункте 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Название локального акта может быть любое: положение, инструкция, правила, регламент. Главное требование к его содержанию – его нормы не должны противоречить закону и ухудшать положение работников.
Локальный акт нужно оформить на бланке. Что указывать в документе, возьмите из ГОСТ Р 7.0.97-2025. Обязательные реквизиты:
Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Установите процедуру разработки локальных актов в инструкции по делопроизводству. Зафиксируйте в ней, как создавать проект документа, согласовывать его с коллегиальными органами, учитывать мнение коллегиальных или представительных органов. Определите порядок утверждения локального акта и ознакомления с ним сотрудников.
Поручите готовить проекты локальных актов рабочей группе. Для этого издайте приказ о создании рабочей группы или назначении работника-исполнителя. Специальной формы такого приказа нет, поэтому можете составить в произвольной форме. Состав рабочей группы зависит от специфики принимаемого акта. Например, работодатель может поручить главному бухгалтеру разработать положение об оплате труда или поручить юридическому, кадровому отделу и бухгалтерии разработать Правила трудового распорядка.
После того как издадите приказ, ознакомьте с ним сотрудников под подпись.
Как определить структуру локального акта
Структуру локального акта работодатель определяет сам. Но, как правило, она включает три раздела.
Общие положения. В нем указывают основные понятия, необходимые для понимания сути документа, ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались при разработке положения, его назначение.
Основная часть. В этом разделе раскрывают ключевые правила, действия, алгоритмы и порядок их применения.
Заключительные положения. Здесь прописывают юридическую информацию – условия вступления в силу документа, круг лиц, действие во времени и пространстве.
Текст документа состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь свой номер и заголовок. Об этом говорится в пункте 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Название локального акта может быть любое: положение, инструкция, правила, регламент. Главное требование к его содержанию – его нормы не должны противоречить закону и ухудшать положение работников.
Локальный акт нужно оформить на бланке. Что указывать в документе, возьмите из ГОСТ Р 7.0.97-2025. Обязательные реквизиты:
- наименование организации как в учредительных документах;
- наименование вида документа;
- дата утверждения и регистрационный номер документа;
- место составления документа.
Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Ситуация
Как составить положение о дресс-коде
Положение о дресс-коде – это внутренний организационно-распорядительный документ организации. Его разрабатывают с учетом специфики деятельности организации и реальной необходимости в определенном стиле одежды, обуви и внешнем виде в целом (апелляционное определение Московского городского суда от 24.09.2018 № 33-34500/2018). Такое положение устанавливает конкретные требования к дресс-коду.
Закон не определяет конкретную форму и содержание такого локального акта. Поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме. При этом в положении о дресс-коде можно указать как общие, так и конкретные требования к внешнему виду сотрудников. Например, пропишите, что внешний вид должен быть официальным, сдержанным и аккуратным. Либо детально укажите требования к цвету одежды, обуви и аксессуарам, например: «белый верх, черный низ». Также можете описать, что носить сотрудникам нельзя.
Как согласовать локальный акт
После того как рабочая группа или ответственный за разработку документа работник подготовит проект локального акта, согласуйте акт с другими подразделениями в организации, которых касается этот локальный акт. Например, кадровый специалист может согласовать в юридическом отделе вопросы режима рабочего времени, порядок приема и увольнения и др. С главным бухгалтером согласуйте вопросы применения меры поощрения, дни выдачи заработной платы и др.
Направьте проект локального акта на рассмотрение начальнику того или иного подразделения по электронной почте или вручите лично. Приложите к проекту сопроводительное письмо с просьбой рассмотреть в определенный срок и дать письменный ответ. Несогласие, замечания по проекту или одобрение оформите также в произвольной форме.
Проследите, чтобы каждый согласующий указал свою должность, поставил подпись, расшифровку и дату в листе согласования проекта документа. После того как согласуете проект со всеми подразделениями, передайте ...
После того как рабочая группа или ответственный за разработку документа работник подготовит проект локального акта, согласуйте акт с другими подразделениями в организации, которых касается этот локальный акт. Например, кадровый специалист может согласовать в юридическом отделе вопросы режима рабочего времени, порядок приема и увольнения и др. С главным бухгалтером согласуйте вопросы применения меры поощрения, дни выдачи заработной платы и др.
Направьте проект локального акта на рассмотрение начальнику того или иного подразделения по электронной почте или вручите лично. Приложите к проекту сопроводительное письмо с просьбой рассмотреть в определенный срок и дать письменный ответ. Несогласие, замечания по проекту или одобрение оформите также в произвольной форме.
Проследите, чтобы каждый согласующий указал свою должность, поставил подпись, расшифровку и дату в листе согласования проекта документа. После того как согласуете проект со всеми подразделениями, передайте ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
Получить консультацию
