Как направить сотрудника в командировку
С 1 сентября действует новое положение о порядке направления сотрудников в командировки. Чтобы направить сотрудника в командировку, оформите приказ. Если сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте, то оформите еще служебную записку. Эти документы будут основанием, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение сейчас не обязательно.
С 1 сентября вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Формально оно лишь заменило старый документ, а основные правила остались прежними. Но есть уточнения и изменения в формулировках, которые важно учесть в работе.
Кроме того, в новых правилах по-прежнему остались нерешенными вопросы, которые вызывают споры с работниками. Например, должен ли сотрудник выходить на работу в день выезда в командировку или возвращения из нее, как оплачивать выезд или возвращение из командировки в выходной сотрудника и как оплачивать в командировке сверхурочную работу. Если порядок действий в этих ситуациях в локальном акте не прописали, это нужно сделать сейчас при внесении изменений.
Раньше для возмещения расходов нужно было разрешение работодателя. Такое разрешение, как правило, оформляли в бумажной или электронной форме, если в организации ведут КЭДО. Теперь формулировка другая – «с разрешения или ведома руководителя организации». То есть работнику достаточно сообщить о намерении что-то оплатить – и у компании появится обязанность это компенсировать. Чтобы не допустить произвольных трат, пропишите правила для таких случаев в локальном акте, например в положении о командировке, максимально подробно.
Ввели официальное понятие «проездные документы» – путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, которые подтверждают маршрут следования транспорта. Также в перечень документов, которые подтвердят проезд работника в командировку на служебном или личном транспорте, добавили билеты. Если работник едет в командировку на служебном, личном транспорте или на транспорте, которым управляет по доверенности, то фактический срок пребывания в командировке определяют по проездным документам.
Что скорректировать в документах из-за изменений
Проверьте свое положение о командировках. Если в нем указали реквизиты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, обновите данные. С 1 сентября ссылаться нужно на постановление Правительства от 16.04.2025 № 501.
Уточните порядок возмещения расходов на командировку. Перечислите, на что работник может потратить деньги и в каком размере. Также предусмотрите, что делать сотруднику, если у него появились расходы, которых нет в положении, как их согласовать. Устно это делать не рекомендуем, поскольку сложно будет доказать, что работодатель отказал сотруднику в дополнительных необоснованных тратах на командировку. Если согласовать расходы надо срочно, можно закрепить в локальном акте, что сотрудник может это делать через рабочие мессенджеры (ст. 168 ТК).
Дополните список документов, которыми работник может подтвердить проезд к месту командирования и обратно на служебном или личном транспорте. В него добавили билеты (п. 6 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Принимать их нужно было и раньше, так как перечень открытый. Но, если в вашем локальном акте есть такой список, билеты лучше туда добавить. Кроме того, появилось обобщенное название для всего перечня – «проездные документы». Используйте его в своем локальном акте для удобства.
Закрепите правила выхода на работу в день отправки и возвращения из командировки. Этот вопрос по-прежнему решают по договоренности между работодателем и сотрудником. Чтобы избежать споров, включите правила для таких ситуаций в локальный акт.
Специалисты Роструда считают, что сотрудник не может отказаться выйти на работу в день, когда начинается или заканчивается командировка. Важное условие – такая обязанность должна быть предусмотрена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте организации (абз. 5 п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, информация Роструда от 04.07.2024 № б/н).
В локальном акте можете предусмотреть выход сотрудника на работу в зависимости от времени направления или возвращения из командировки. Например, если работник вернулся из командировки в пять утра, то ему можно прийти на работу позже, допустим, к 13 часам.
Роструд требует выплачивать за такие дни не зарплату, а средний заработок, вне зависимости от часов работы. Поскольку день отъезда и возвращения считают днем командировки, за который выплачивают средний заработок (ч. 1 ст. 167, ст. 168 ТК).
Однако если сотрудник отработает полный день, то сумма среднего заработка, скорее всего, будет меньше, чем зарплата, которую он мог бы получить. Поэтому есть вероятность, что работник посчитает это несправедливым и захочет обратиться в суд. Чтобы избежать конфликтов, можете предусмотреть более выгодный для работников вариант. Например, доплачивать работнику сверх среднего заработка разницу между ним и зарплатой пропорционально количеству отработанных часов. Для работодателя это дополнительные расходы, но гарантия, что споров не будет.
Пропишите порядок оплаты, когда сотрудник выезжает или возвращается из командировки в свой выходной. Работу в выходной или праздник во время командировки оплачивают по общим правилам. То есть за такие дни сотрудник должен получить не средний заработок, а зарплату за отработанные часы. Также у него остается выбор: получить одинарную оплату и другой день отдыха или двойную оплату (п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, ст. 153 ТК).
Спорная ситуация возникает, если выезд в командировку или возвращение из нее приходится на выходной сотрудника или праздничный день. Дело в том, что, если на период командировки выпадает выходной или праздник, но работник не выполняет должностные обязанности, платить зарплату не надо. В этом случае работник имеет право только на суточные. Но нахождение в дороге чиновники считают работой, ведь отдыхать сотрудник не может.
Часы проезда в выходной или праздник Минтруд требует оплачивать как работу. То есть в одинарном размере с предоставлением другого выходного или в двукратном размере. Чтобы избежать споров, предусмотрите порядок оплаты такого дня в локальном акте (письмо Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921).
Если работник окажется в дороге в выходной или праздник, издайте приказ о привлечении к работе в выходной день. Посчитайте, сколько часов сотрудник фактически затратит на проезд. Предложите работнику выбрать, что получить: одинарную зарплату и другой день отдыха или двойную оплату за эти часы.
Включите условие об оплате сверхурочной работы. В правилах не появилось требований к оплате, если в командировке работник трудится сверхурочно. У специалистов Роструда тоже нет однозначной позиции. Одни считают, что у работодателя нет обязанности учитывать фактически отработанные в командировке часы, значит, и оплачивать труд в зависимости от них не нужно (письма Роструда от 06.12.2024 № ПГ/24134-6-1, от 27.03.2025 № ПГ/04657-6-1).
Другие утверждают – сверхурочную работу во время командировки следует оплатить из среднего заработка: за первые 2 часа – не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном (ст. 152 ТК, информация Роструда от 06.05.2024 № б/н).
Поскольку единого мнения по данному вопросу нет, рекомендуем учитывать и оплачивать сверхурочную работу в командировке, чтобы не пришлось судиться с работниками и оплачивать сверхурочную работу с учетом компенсации за задержку выплаты заработной платы. В каком размере будете оплачивать сверхурочку, закрепите в положении о командировках. В табеле учета рабочего времени проставляйте двойную кодировку – «К/С» и количество часов, отработанных сверхурочно (ст. 236 ТК).
Какие документы обязательны
Чтобы направить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ о командировке. Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по форме, которую разработали самостоятельно. Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например, заместитель (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, раздел 1 Указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Причем поездки не должны быть им запрещены по медицинским показаниям. Например, к таким работникам относят инвалидов, женщин с детьми в возрасте до трех лет, матерей и отцов, которые воспитывают без супруга или супруги детей в возрасте до 14 лет (ч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259 ТК).
Чтобы направить таких работников в служебную поездку, работодатель направляет им уведомление о командировке, в котором указывает на их право отказаться от поездки. Если сотрудник не согласен на командировку, то достаточно поставить отметку об этом на уведомлении о командировке или получить от сотрудника заявление об отказе от командировки в произвольной форме.
Закон не устанавливает срок предупреждения о командировке. Однако Роструд рекомендует уведомить работника о поездке заблаговременно, например за несколько дней (информация Роструда от 10.04.2024 № б/н).
Документы на командировку можно оформить на бумаге или в электронном виде, если ведете кадровый электронный документооборот. Для подписания документов работник и работодатель могут использовать следующие виды подписей:
Работник также может подписывать документы простой электронной подписью в информационной системе работодателя (ст. 22.1–22.3 ТК).
Если сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте, то оформите служебную записку. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он после возвращения из командировки представляет работодателю. К служебной записке сотрудник прикладывает документы, подтверждающие использование транспорта: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки.
Также служебную записку нужно оформить по возвращении из командировки, если у сотрудника нет никаких документов, которые подтверждают проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки. Записка должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Такой документ сотрудник составляет самостоятельно после возвращения из командировки.
Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине: производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.. В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему можно продлить.
Какие документы не обязательны
Закон не обязывает оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение. Однако служебное задание поможет вести учет командировок, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения в ней были приняты. Кроме того, если не оформлять служебное задание, у работника не будет под рукой перечня задач, которые он должен выполнить в командировке. В служебном задании работник также может фиксировать отчет о выполнении задач.
Кроме того, на основании служебного задания издают приказ на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то его можно заменить на служебную записку или другие документы. В них руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ.
Чтобы регламентировать порядок направления в служебные командировки, организация вправе разработать свое положение, в котором прописать в том числе правила и размеры возмещения расходов на командировку (ч. 4 ст. 168 ТК).
Положение составьте в произвольной форме и утвердите приказом руководителя организации. В нем пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует. Кроме этого, включите в Положение порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.
В документе пропишите, на кого распространяется положение, кого нельзя направлять в командировки и какие документы должен предоставить работник, чтобы получить такие льготы. Также укажите, как определяете срок командировки, должен ли работник явиться на работу в день направления в командировку и в день возвращения, что делать, если сотрудник заболел в командировке. Уточните, какие документы при этом он должен предоставить.
Помимо этого, включите в положение порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительного, так и без предварительного согласия работодателя.
Уточните, как оформляете и оплачиваете работу в выходные дни, сверхурочную работу и работу ночью в командировке. Как действовать работнику, если время отъезда и возвращения попадает на нерабочее время.
С положением ознакомьте сотрудников под подпись. Для этого можно приложить к документу лист для ознакомления, где сотрудники будут ставить свои подписи (ст. 68 ТК).
Анастасия Синицына
главный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
С 1 сентября вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Формально оно лишь заменило старый документ, а основные правила остались прежними. Но есть уточнения и изменения в формулировках, которые важно учесть в работе.
Кроме того, в новых правилах по-прежнему остались нерешенными вопросы, которые вызывают споры с работниками. Например, должен ли сотрудник выходить на работу в день выезда в командировку или возвращения из нее, как оплачивать выезд или возвращение из командировки в выходной сотрудника и как оплачивать в командировке сверхурочную работу. Если порядок действий в этих ситуациях в локальном акте не прописали, это нужно сделать сейчас при внесении изменений.
Раньше для возмещения расходов нужно было разрешение работодателя. Такое разрешение, как правило, оформляли в бумажной или электронной форме, если в организации ведут КЭДО. Теперь формулировка другая – «с разрешения или ведома руководителя организации». То есть работнику достаточно сообщить о намерении что-то оплатить – и у компании появится обязанность это компенсировать. Чтобы не допустить произвольных трат, пропишите правила для таких случаев в локальном акте, например в положении о командировке, максимально подробно.
Ввели официальное понятие «проездные документы» – путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, которые подтверждают маршрут следования транспорта. Также в перечень документов, которые подтвердят проезд работника в командировку на служебном или личном транспорте, добавили билеты. Если работник едет в командировку на служебном, личном транспорте или на транспорте, которым управляет по доверенности, то фактический срок пребывания в командировке определяют по проездным документам.
Что скорректировать в документах из-за изменений
Проверьте свое положение о командировках. Если в нем указали реквизиты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, обновите данные. С 1 сентября ссылаться нужно на постановление Правительства от 16.04.2025 № 501.
Уточните порядок возмещения расходов на командировку. Перечислите, на что работник может потратить деньги и в каком размере. Также предусмотрите, что делать сотруднику, если у него появились расходы, которых нет в положении, как их согласовать. Устно это делать не рекомендуем, поскольку сложно будет доказать, что работодатель отказал сотруднику в дополнительных необоснованных тратах на командировку. Если согласовать расходы надо срочно, можно закрепить в локальном акте, что сотрудник может это делать через рабочие мессенджеры (ст. 168 ТК).
Дополните список документов, которыми работник может подтвердить проезд к месту командирования и обратно на служебном или личном транспорте. В него добавили билеты (п. 6 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Принимать их нужно было и раньше, так как перечень открытый. Но, если в вашем локальном акте есть такой список, билеты лучше туда добавить. Кроме того, появилось обобщенное название для всего перечня – «проездные документы». Используйте его в своем локальном акте для удобства.
Закрепите правила выхода на работу в день отправки и возвращения из командировки. Этот вопрос по-прежнему решают по договоренности между работодателем и сотрудником. Чтобы избежать споров, включите правила для таких ситуаций в локальный акт.
Специалисты Роструда считают, что сотрудник не может отказаться выйти на работу в день, когда начинается или заканчивается командировка. Важное условие – такая обязанность должна быть предусмотрена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте организации (абз. 5 п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, информация Роструда от 04.07.2024 № б/н).
В локальном акте можете предусмотреть выход сотрудника на работу в зависимости от времени направления или возвращения из командировки. Например, если работник вернулся из командировки в пять утра, то ему можно прийти на работу позже, допустим, к 13 часам.
Роструд требует выплачивать за такие дни не зарплату, а средний заработок, вне зависимости от часов работы. Поскольку день отъезда и возвращения считают днем командировки, за который выплачивают средний заработок (ч. 1 ст. 167, ст. 168 ТК).
Однако если сотрудник отработает полный день, то сумма среднего заработка, скорее всего, будет меньше, чем зарплата, которую он мог бы получить. Поэтому есть вероятность, что работник посчитает это несправедливым и захочет обратиться в суд. Чтобы избежать конфликтов, можете предусмотреть более выгодный для работников вариант. Например, доплачивать работнику сверх среднего заработка разницу между ним и зарплатой пропорционально количеству отработанных часов. Для работодателя это дополнительные расходы, но гарантия, что споров не будет.
Пропишите порядок оплаты, когда сотрудник выезжает или возвращается из командировки в свой выходной. Работу в выходной или праздник во время командировки оплачивают по общим правилам. То есть за такие дни сотрудник должен получить не средний заработок, а зарплату за отработанные часы. Также у него остается выбор: получить одинарную оплату и другой день отдыха или двойную оплату (п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, ст. 153 ТК).
Спорная ситуация возникает, если выезд в командировку или возвращение из нее приходится на выходной сотрудника или праздничный день. Дело в том, что, если на период командировки выпадает выходной или праздник, но работник не выполняет должностные обязанности, платить зарплату не надо. В этом случае работник имеет право только на суточные. Но нахождение в дороге чиновники считают работой, ведь отдыхать сотрудник не может.
Часы проезда в выходной или праздник Минтруд требует оплачивать как работу. То есть в одинарном размере с предоставлением другого выходного или в двукратном размере. Чтобы избежать споров, предусмотрите порядок оплаты такого дня в локальном акте (письмо Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921).
Если работник окажется в дороге в выходной или праздник, издайте приказ о привлечении к работе в выходной день. Посчитайте, сколько часов сотрудник фактически затратит на проезд. Предложите работнику выбрать, что получить: одинарную зарплату и другой день отдыха или двойную оплату за эти часы.
Включите условие об оплате сверхурочной работы. В правилах не появилось требований к оплате, если в командировке работник трудится сверхурочно. У специалистов Роструда тоже нет однозначной позиции. Одни считают, что у работодателя нет обязанности учитывать фактически отработанные в командировке часы, значит, и оплачивать труд в зависимости от них не нужно (письма Роструда от 06.12.2024 № ПГ/24134-6-1, от 27.03.2025 № ПГ/04657-6-1).
Другие утверждают – сверхурочную работу во время командировки следует оплатить из среднего заработка: за первые 2 часа – не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном (ст. 152 ТК, информация Роструда от 06.05.2024 № б/н).
Поскольку единого мнения по данному вопросу нет, рекомендуем учитывать и оплачивать сверхурочную работу в командировке, чтобы не пришлось судиться с работниками и оплачивать сверхурочную работу с учетом компенсации за задержку выплаты заработной платы. В каком размере будете оплачивать сверхурочку, закрепите в положении о командировках. В табеле учета рабочего времени проставляйте двойную кодировку – «К/С» и количество часов, отработанных сверхурочно (ст. 236 ТК).
Какие документы обязательны
Чтобы направить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ о командировке. Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по форме, которую разработали самостоятельно. Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например, заместитель (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, раздел 1 Указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Причем поездки не должны быть им запрещены по медицинским показаниям. Например, к таким работникам относят инвалидов, женщин с детьми в возрасте до трех лет, матерей и отцов, которые воспитывают без супруга или супруги детей в возрасте до 14 лет (ч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259 ТК).
Чтобы направить таких работников в служебную поездку, работодатель направляет им уведомление о командировке, в котором указывает на их право отказаться от поездки. Если сотрудник не согласен на командировку, то достаточно поставить отметку об этом на уведомлении о командировке или получить от сотрудника заявление об отказе от командировки в произвольной форме.
Закон не устанавливает срок предупреждения о командировке. Однако Роструд рекомендует уведомить работника о поездке заблаговременно, например за несколько дней (информация Роструда от 10.04.2024 № б/н).
Документы на командировку можно оформить на бумаге или в электронном виде, если ведете кадровый электронный документооборот. Для подписания документов работник и работодатель могут использовать следующие виды подписей:
- усиленную квалифицированную электронную подпись;
- усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Работник также может подписывать документы простой электронной подписью в информационной системе работодателя (ст. 22.1–22.3 ТК).
Если сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте, то оформите служебную записку. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он после возвращения из командировки представляет работодателю. К служебной записке сотрудник прикладывает документы, подтверждающие использование транспорта: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки.
Также служебную записку нужно оформить по возвращении из командировки, если у сотрудника нет никаких документов, которые подтверждают проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки. Записка должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Такой документ сотрудник составляет самостоятельно после возвращения из командировки.
Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине: производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.. В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему можно продлить.
Какие документы не обязательны
Закон не обязывает оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение. Однако служебное задание поможет вести учет командировок, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения в ней были приняты. Кроме того, если не оформлять служебное задание, у работника не будет под рукой перечня задач, которые он должен выполнить в командировке. В служебном задании работник также может фиксировать отчет о выполнении задач.
Кроме того, на основании служебного задания издают приказ на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то его можно заменить на служебную записку или другие документы. В них руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ.
Чтобы регламентировать порядок направления в служебные командировки, организация вправе разработать свое положение, в котором прописать в том числе правила и размеры возмещения расходов на командировку (ч. 4 ст. 168 ТК).
Положение составьте в произвольной форме и утвердите приказом руководителя организации. В нем пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует. Кроме этого, включите в Положение порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.
В документе пропишите, на кого распространяется положение, кого нельзя направлять в командировки и какие документы должен предоставить работник, чтобы получить такие льготы. Также укажите, как определяете срок командировки, должен ли работник явиться на работу в день направления в командировку и в день возвращения, что делать, если сотрудник заболел в командировке. Уточните, какие документы при этом он должен предоставить.
Помимо этого, включите в положение порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительного, так и без предварительного согласия работодателя.
Уточните, как оформляете и оплачиваете работу в выходные дни, сверхурочную работу и работу ночью в командировке. Как действовать работнику, если время отъезда и возвращения попадает на нерабочее время.
С положением ознакомьте сотрудников под подпись. Для этого можно приложить к документу лист для ознакомления, где сотрудники будут ставить свои подписи (ст. 68 ТК).
Журналы учета командированных сотрудников вести не обязательно. При этом работодатели при желании могут вести такие журналы, в том числе можно использовать ранее утвержденные типовые формы.
Журнал учета сотрудников, которые прибыли в командировку из другой организации, помогает зафиксировать факт прибытия сотрудника из сторонних организаций. Для оформления можно использовать форму, которая была утверждена приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н.
При необходимости обе формы можно доработать. Например, можно удалить из них лишние графы и добавить новые. Кроме того, можно разработать свои собственные формы.
Какие документы нужны для отмены командировки
Закон не регулирует порядок отмены командировки, поэтому такой порядок вы можете закрепить в локальном акте, например в положении о командировках (письмо Роструда от 12.11.2024 № ПГ/22028-6-1).
Для отмены командировки издайте отдельный приказ. В нем укажите причину, по которой отменяете командировку, При этом подготовить такой приказ и ознакомить с ним работника нужно не позднее чем за день до отъезда. Это нужно, чтобы работник мог спланировать свое время.
После того как приказ подпишет директор, необходимо будет сдать билеты и отменить бронирование гостиницы. Если работник самостоятельно покупал билеты и бронировал жилье, то заниматься возвратом денежных средств также придется ему самому. Объясните этот момент сотруднику. При необходимости помогите советом, если у вас есть опыт возврата билетов.
Учтите, что за отмену бронирования и возврат билетов часто предусмотрены штрафы, поэтому всю сумму, которая была уплачена, сотрудник, скорее всего, вернуть не сможет. В такой ситуации выплатите сотруднику разницу.
После возвращения из командировки работник должен подготовить авансовый отчет и вернуть в кассу или на расчетный счет организации неизрасходованные деньги. Срок — три рабочих дня после возвращения (п. 23 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Если в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник не вернет остаток неизрасходованных денег, работодатель вправе удержать соответствующую сумму из его зарплаты (ст. 137 ТК). Приказ об удержании нужно издать в течение месяца после истечения трехдневного срока на возврат. От сотрудника необходимо получить согласие на удержание. Если работник откажется платить добровольно, взыскать деньги можно будет только в судебном порядке.
Максимальный размер удержаний из зарплаты — 20 процентов от начисленной суммы за минусом НДФЛ. Если невозвращенная сумма больше, удерживать ее придется в течение нескольких месяцев (ст. 137, 138 ТК).
Какие документы нужны для продления командировки
Если сотрудник не успевает выполнить служебное задание или заболел во время командировки, срок командировки можно продлить. Как это делать, закон не говорит, поэтому определите порядок продления командировки самостоятельно, например в положении о командировках.
Чтобы оформить продление командировки, непосредственный руководитель сотрудника издает служебную записку. В записке он указывает причины и срок, на который необходимо продлить командировку. После этого работника нужно предупредить о том, что планируете продлить срок командировки. Для этого подготовьте уведомление в произвольной форме. В нем пропишите, по какой причине и на какой срок продлеваете командировку. Направьте уведомление сотруднику на рабочую электронную почту или по факсу. Так в случае спора сможете подтвердить, что предупреждали сотрудника о продлении срока его командировки.
Если работник относится к лицам, которых можно командировать только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им по состоянию здоровья, в уведомлении запросите согласие на продление командировки. Созвонитесь с работником на случай, если сотрудник забудет проверить почту или не увидит сообщение среди других писем.
После этого издайте приказ о продлении ...
Журнал учета сотрудников, которые прибыли в командировку из другой организации, помогает зафиксировать факт прибытия сотрудника из сторонних организаций. Для оформления можно использовать форму, которая была утверждена приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н.
При необходимости обе формы можно доработать. Например, можно удалить из них лишние графы и добавить новые. Кроме того, можно разработать свои собственные формы.
Какие документы нужны для отмены командировки
Закон не регулирует порядок отмены командировки, поэтому такой порядок вы можете закрепить в локальном акте, например в положении о командировках (письмо Роструда от 12.11.2024 № ПГ/22028-6-1).
Для отмены командировки издайте отдельный приказ. В нем укажите причину, по которой отменяете командировку, При этом подготовить такой приказ и ознакомить с ним работника нужно не позднее чем за день до отъезда. Это нужно, чтобы работник мог спланировать свое время.
После того как приказ подпишет директор, необходимо будет сдать билеты и отменить бронирование гостиницы. Если работник самостоятельно покупал билеты и бронировал жилье, то заниматься возвратом денежных средств также придется ему самому. Объясните этот момент сотруднику. При необходимости помогите советом, если у вас есть опыт возврата билетов.
Учтите, что за отмену бронирования и возврат билетов часто предусмотрены штрафы, поэтому всю сумму, которая была уплачена, сотрудник, скорее всего, вернуть не сможет. В такой ситуации выплатите сотруднику разницу.
После возвращения из командировки работник должен подготовить авансовый отчет и вернуть в кассу или на расчетный счет организации неизрасходованные деньги. Срок — три рабочих дня после возвращения (п. 23 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Если в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник не вернет остаток неизрасходованных денег, работодатель вправе удержать соответствующую сумму из его зарплаты (ст. 137 ТК). Приказ об удержании нужно издать в течение месяца после истечения трехдневного срока на возврат. От сотрудника необходимо получить согласие на удержание. Если работник откажется платить добровольно, взыскать деньги можно будет только в судебном порядке.
Максимальный размер удержаний из зарплаты — 20 процентов от начисленной суммы за минусом НДФЛ. Если невозвращенная сумма больше, удерживать ее придется в течение нескольких месяцев (ст. 137, 138 ТК).
Какие документы нужны для продления командировки
Если сотрудник не успевает выполнить служебное задание или заболел во время командировки, срок командировки можно продлить. Как это делать, закон не говорит, поэтому определите порядок продления командировки самостоятельно, например в положении о командировках.
Чтобы оформить продление командировки, непосредственный руководитель сотрудника издает служебную записку. В записке он указывает причины и срок, на который необходимо продлить командировку. После этого работника нужно предупредить о том, что планируете продлить срок командировки. Для этого подготовьте уведомление в произвольной форме. В нем пропишите, по какой причине и на какой срок продлеваете командировку. Направьте уведомление сотруднику на рабочую электронную почту или по факсу. Так в случае спора сможете подтвердить, что предупреждали сотрудника о продлении срока его командировки.
Если работник относится к лицам, которых можно командировать только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им по состоянию здоровья, в уведомлении запросите согласие на продление командировки. Созвонитесь с работником на случай, если сотрудник забудет проверить почту или не увидит сообщение среди других писем.
После этого издайте приказ о продлении ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
