Удаленка, гибрид и офис в одних ПВТР: как объединить разные режимы работы и не сойти с ума

Вера Гиряева,

эксперт журнала «Справочник кадровика»

Главное в статье

1. Как выбрать вариант закрепления всех режимов работы сотрудников в компании
2. Как закрепить общие правила в ПВТР, а индивидуальные условия в трудовых договорах
3. Как сформулировать место работы и рабочие места сотрудников для всех режимов
4. Как закрепить в документах продолжительность и режимы рабочего времени сотрудников

Когда в компании одновременно работают офисные, гибридные и удаленные сотрудники, легко запутаться в собственных документах и постоянно спорить с инспекторами и работниками. В статье собираем все режимы работы в одних ПВТР, даем готовые формулировки и возможность навести порядок без рисков и споров.

Все важные положения о работе удобно собрать в одном локальном нормативном акте. Тогда не запутаетесь в положениях и листах ознакомления при приеме на работу, будете отслеживать актуальность и вносить изменения в один документ, а не править несколько взаимосвязанных. С другой стороны, ПВТР так увеличатся в объеме и становятся сложными для восприятия. Выбрать вариант оформления поможет наш интерактив.

Если решили объединить офисных и дистанционных работников в одном документе — закрепите правила, которые будет действовать для большинства работников предприятия. Тогда получится предусматривать индивидуальные условия только в отдельных трудовых договорах.

В ПВТР вы должны закрепить: порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность работника и работодателя, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания. Дополнительно в ПВТР можно вносить другие локальные нормы, например, специальные социальные гарантии для работников. Также в Правилах нужно урегулировать вопросы оплаты труда и премирования, если в компании нет отдельного локального акта по этому вопросу. Главное правило — нормы ПВТР не должны ухудшать положение работников по сравнения с ТК.

Даже обязательные положения ПВТР могут отличаться для офисных и дистанционных работников. По нашей памятке дополните обязательные разделы ПВТР положениями об удаленщиках или проверите свой локальный акт.

Как закрепить места работы и рабочие места сотрудников

Место работы — это организация, в которой трудится работник, и населенный пункт, в котором располагается организация или ее обособленное подразделение, постановление Пятого КСОЮ от 07.11.2022 № 16-2531/2022. Условие о месте работы одинаково для всех работников организации или его обособленного подразделения: офисных работников, дистанционщиков и работающих по гибридному графику.

Место работы в ПВТР попадает автоматически: в название документа и его преамбулу.

Пример формулировки для ПВТР

«Настоящие Правила внутреннего трудового распорядка действуют для всех работников ООО „Афиша“ в Нижнем Новгороде и обособленном подразделений в Звенигороде».

Для локального нормативного акта этого достаточно. В трудовом договоре условие о месте работы нужно вынести в отдельных пункт. Наименование работодателя в преамбуле договора, а адрес — в разделе с реквизитами сторон не отменяют обязанность конкретизировать место работы как обязательное условие, ст. 57 ТК.

Условие о рабочем месте или месте исполнения трудовой функции для офисных работников в ПВТР можно не конкретизировать, если оно совпадает с местом работы.

Дистанционные работники выполняют трудовую функцию вне места нахождения работодателя, стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, ч. 1 ст. 312.1 ТК. Место работы и место выполнения трудовой функции для дистанционных работников никогда не совпадает.

Дистанционные работники могут трудиться удаленно постоянно или временно.

Примеры

Бухгалтер К. заключила с ООО «Афиша», находящемся в Нижнем Новгороде, трудовой договор о постоянной дистанционной работе. Она проживает в Коломне и работает там же. Это постоянная дистанционная работа.

Бухгалтер А. работает в офисе ООО «Афиша» в Нижнем Новгороде. На время летних каникул с 1 июня по 31 августа она заключила допсоглашение об удаленке. С 1 сентября А. вернется в офис. Это непрерывная временная дистанционная работа.

Непрерывную временную дистанционную работу можно устанавливать на срок не более шести месяцев, ст. 312.1 ТК.

Гибридный режим — это периодическая дистанционная работа. При гибридном режиме работник чередует периоды выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте в офисе работодателя, ч. 2 ст. 312.1 ТК.

Пример

В. работает в офисе в понедельник и вторник, со среды до пятницы — удаленно. Г. работает по четным неделям года в офисе, по нечетным удаленно. Оба менеджера работают в гибридном режиме.

Периодическая удаленка считается временной дистанционной работой, даже если такой режим установлен на все время действия трудового договора, ст. 312.1 ТК.

На временных дистанционных работников распространяются положения ПВТР об офисных работниках тогда, когда они трудятся в офисе и положения о дистанционщиках, когда они на удаленке.

В ПВТР укажите, что рабочее место удаленщиков конкретизируется в их трудовых договорах до названия населенного пункта. Если укажете всю территорию РФ, не сможете препятствовать перемещению работника в разные регионы страны, в том числе с районными коэффициентами и другим часовым поясом.

Закрепите положение, что изменить место выполнения трудовой функции удаленно, работники могут только с согласия работодателя и только на территории РФ. Так будет легче обосновать увольнение постоянного дистанционщика по основанию, предусмотренному частью второй ст. 312.8 ТК: изменение работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Пример формулировки для ПВТР

«2.1. Работники ООО „Афиша“ выполняют свою трудовую функцию по месту работу в офисе ООО „Афиша“ в Нижнем Новгороде. Работники обособленного подразделения ООО „Афиша“ в Звенигороде выполняют свою трудовую функцию по месту работы в офисе обособленного подразделения в Звенигороде.

2.2. Работники ООО „Афиша“, постоянно работающие дистанционно, выполняют свои должностные обязанности посредством сети Интернет вне места нахождения работодателя, стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Место выполнения трудовой функции постоянных дистанционных работников закрепляется в трудовых договорах.

Для переезда в другую местность в пределах территории РФ работник должен получить письменное согласие работодателя. Согласие оформляется как дополнительное соглашение к трудовому договору. Работодатель не согласовывает постоянным дистанционным работникам работу за границей.

2.3. Работники ООО „Афиша“, временно работающие дистанционно (непрерывно или периодически), в то время, в которое они должны работать на территории работодателя, выполняют свою трудовую функцию по месту работу в офисе ООО „Афиша“ в Нижнем Новгороде. Работники обособленного подразделения ООО „Афиша“ в Звенигороде выполняют свою трудовую функцию по месту работы в офисе обособленного подразделения в Звенигороде.

Место выполнения трудовой функции в периоды удаленной работы закрепляется в трудовых договорах работников, временно работающих дистанционно (непрерывно или периодически)».

Как закрепить продолжительность и режимы рабочего времени

Положения ПВТР о рабочем времени автоматически не распространяются на дистанционных работников, ст. 312.4 ТК. Хотите, чтобы дистанционный работник работал по определенному графику — прямо указывайте это в локальном акте или трудовом договоре. Иначе дистанционщик будет сам определять свое рабочее время.

Если дистанционные работники находятся в других часовых поясах у работодателя есть два пути: установить рабочее время по местному времени или по часовому поясу, в котором находится дистанционный работник. Обратите внимание: удаленщики даже временные могут находится в таких часовых поясах, что работа по «офисному» времени станет для них ночной.

Пример

ООО «Афиша» находится в Нижнем Новгороде. Юрист З. на время летних каникул заключила договор о временной дистанционной работе с местом выполнения трудовой функции в г. Петропавловск-Камчатский. Разница во времени 9 часов. Когда в Нижнем разгар рабочего дня, на Камчатке полночь. Если юрист работает по офисному времени, работодатель должен доплачивать за работу в ночное время и учитывать ограничения работы ночью, ст. 96, 154 ТК.

Если позволяет производственный процесс, внесите в ПВТР особое условие о рабочем времени для дистанционных работников, которые находятся в других часовых поясах.

Пример формулировки для ПВТР

«3.1. Рабочее время работников ООО „Афиша“ с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин по московскому времени с перерывом для отдыха и питания с 13 ч 10 мин до 14 ч 10 мин. Настоящее положение о рабочем времени распространяется на постоянных и временных дистанционных работников, выполняющих трудовую функцию в часовых поясах Москвы /— 3 часа.

Рабочее время дистанционных работников, выполняющих трудовую функцию в часовых поясах, отличающихся от московского времени более чем на три часа, устанавливается с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин по местному времени с перерывом для отдыха и питания с 13 ч 10 мин до 14 ч 00 мин».

В рабочее время офисного работника входят совещания и обсуждения с руководством. Время взаимодействия с работодателем учитывается как рабочее время удаленщика.

Время и порядок взаимодействия удаленного работника и работодателя — это условия организации работы. В законодательстве они не закреплены. Стороны должны самостоятельно согласовать в ЛНА или трудовом договоре время и порядок взаимодействия:

• по каким каналам связи работодатель направляет задания и получает выполненную работу и отчеты;
• как часто работник должен проверять электронную почту и другие каналы связи;
• когда работник должен быть на связи с работодателем по телефону;
• какое максимальное разрешенное время работник может без уважительных причин не взаимодействовать с работодателем.

Период, когда работник может не взаимодействовать с работодателем, не может быть менее двух рабочих дней подряд. Он используется для увольнения дистанционного работника по части ст. 312.8 ТК, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. В локальном акте или трудовом договоре можете установить более длительный срок разрешенного невыхода на связь без уважительной причины.

Отчеты — это один из видов взаимодействия между удаленщиком и работодателем. Отчеты или их отсутствие доказывают, что дистанционщик не выполняет или выполняет ненадлежащим образом свои должностные обязанности. Работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности за несдачу отчета в срок без уважительной причины или за недостоверные сведения в отчете, определение Шестого КСОЮ от 13.02.2025 по делу № 88-3044/2025.

Обратите внимание: работодатель может требовать от дистанционщика отчеты с периодичностью, которая установлена в ЛНА, трудовом договоре или должностной инструкции, но не чаще.

Пример

Удаленщик согласно ПВТР взаимодействует с работодателем путем получения заданий и предоставления отчетов один раз в неделю. Работодатель решил уволить его по ч. 1 ст. 312.8 ТК и попал в сложную ситуацию. В суде работодателю нужно будет обосновать обязанность работника принять запрос до установленного для взаимодействия времени и дать ответ в двухдневный срок, в то время как по локальному акту работник должен выходить на связь не чаще раза в неделю. Отстоять правомерность увольнения в суде будет сложно.

Сопоставляйте сроки и порядок взаимодействия с условием о невыходе на связь для увольнения по ч. 1 ст. 312.8 ТК. Лучше в ПВТР установить ежедневное взаимодействие на протяжении всего рабочего времени.

Пример формулировки для ПВТР

«3.2. Дистанционные работники взаимодействуют с работодателем следующим образом:
— ежедневно в рабочее время должны быть на связи с руководителем и отвечать на звонки по телефону;
— ежедневно в рабочее время проверять электронную почту не реже одного раза в час и отвечать на электронные письма руководителя в течение часа с их получения...».

Наведите камеру телефона на этот QR-код и подписывайтесь на нашу страницу в ВКонтакте

Как закрепить время отдыха

Если дистанционный работник выполняет трудовую функцию в субъекте РФ, где установлены региональные нерабочие праздничные дни, работодатель должен предоставить ему в эти дни выходной.

Пример

Работодатель находится в Нижнем Новгороде, удаленщик в Уфе. 11 октября в Уфе отмечают День Республики Башкортостан. В 2026 году 11 октября выпадает на воскресенье, поэтому нерабочий праздничный день переносят на понедельник 12 октября.

Если работодателю необходимо, чтобы удаленщик работал 12 октября, руководитель может привлечь его к работе в праздник с соблюдением правил статьи 113 ТК. За работу в праздник работник по своему выбору получит двойную оплату или одинарную оплату и отгул.

Бывают и обратные ситуации: в местности, в которой находится работодатель, есть региональный нерабочий праздничный день, а в местности, в которой выполняет свою трудовую функцию работник, нет.

Пример

Работодатель находится в Уфе, удаленщик работает в Нижнем Новгороде. 12 октября в Уфе нерабочий праздничный день, в офисе работодателя никто не работает. Если иное не установили в локальном акте или трудовом договоре, удаленщик работает по своему графику, а значит, этот день у него рабочий.

В ПВТР можете установить для дистанционных работников дополнительную гарантию: отдых в дни региональных праздников по календарю работодателя.

Обратите внимание: нельзя предлагать дистанционному сотруднику оформлять отпуск без сохранения зарплаты в праздничные дни в регионе его проживания.

Пример формулировки для ПВТР

«4.3. Дистанционные работники ООО „Афиша“ не работают в региональные нерабочие праздничные дни региона в котором работник выполняет свою трудовую функцию согласно трудовому договору.

В региональные нерабочие праздничные дни региона в котором находится офис ООО „Афиша“ дистанционным работникам, выполняющим трудовую функцию в других регионах, работодатель предоставляет нерабочий праздничный день».

Как закрепить обязанности работодателя

Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовой функции, ст. 22 ТК. Для офисных работников работодатель обычно покупает всю необходимую технику и программное обеспечение. Дистанционного работника организация также обязана обеспечить оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию за использование своей или арендованной техники, а также возместить иные расходы, ст. 312.6, 312.9 ТК.

Точного списка компенсируемых расходов в нормативных актах нет. Обычно компенсация состоит из двух частей. Первая — непосредственно компенсация за использование личного ноутбука, компьютера, принтера или за аренду оборудования. Вторая — возмещение затрат. Например, на оплату интернета, покупку и настройку необходимых программ, антивируса, расходных материалов — бумаги, картриджей и т. п.

Компенсация в связи с использованием дистанционным сотрудником личного имущества не облагается НДФЛ и взносами. Но расходы нужно подтвердить, то есть предоставить чеки. Второй вариант — назначить компенсацию в пределах 35 рублей за отработанный дистанционно день. Тогда она не будет облагаться налогом и взносами даже без подтверждения документами, п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК.

Сумма в 35 рублей включает в себя два вида компенсаций дистанционному работнику:

• за использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возмещение расходов, связанных с их использованием.

Можно установить фиксированный размер компенсации не 35 руб., а больше. Тогда превышение сверх 35 руб. нужно облагать НДФЛ и взносами. Если хотите использовать лимит, пропишите его в ПВТР, а также в трудовом договоре. Иначе по умолчанию будет действовать вариант с документальным подтверждением расходов.

Пример формулировки для ПВТР

«7.1. Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

7.2. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием.

Размер компенсации по согласованию сторон может определяться одним из способов:
— в сумме 35 рублей в сутки за каждый фактически отработанный день;
— по фактическим расходам, подтвержденным документами.

Порядок компенсации стороны закрепляют в трудовом договоре».

Обязанности работодателя по отношению к офисным и дистанционным работникам отличаются так же в сфере охраны труда, ст. 312.7 ТК. Например, работодатель не должен проводить спецоценку рабочего места удаленщика, ч. 3 ст. 3 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ. Закрепите это положение в ПВТР для информирования работников.

Пример формулировки для ПВТР

«8.1. Работодатель не проводит спецоценку рабочих мест постоянных дистанционных работников и дистанционных рабочих мест временных удаленных работников».

Как закрепить положения об увольнении

Обычно в раздел ПВТР «Расторжение трудового договора» кадровики переписывают положения ТК. Это верное решение, потому что работодатель имеет право уволить работника только на основании и в порядке, предусмотренном Трудовым Кодексом. Организация не может сама придумать и закрепить в ПВТР основания и порядок увольнения.

Для дистанционных работников есть два дополнительных основания увольнения.

Первое действует для всех дистанционщиков (постоянных и временных). Работодатель может по своей инициативе уволить дистанционщика, который два рабочих дня подряд с момента поступления запроса от работодателя не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам, ч. 1 ст. 312.8 ТК. Увольнение по этому основанию —дисциплинарное взыскание, а значит нужно соблюдать процедуру, установленную статьями 192 и 193 ТК.

Второе основание предусмотрено для увольнения только постоянных удаленщиков. На основании части второй ст. 312.8 ТК можно уволить постоянного удаленщика, который изменил местность выполнения трудовой функции, что повлекло за собой невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. Увольнение по этому основанию не относится к ...