Как перейти на электронный кадровый документооборот
Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот, сначала выберите информационную систему, через которую будете обмениваться документами, затем разработайте локальные акты. После этого уведомите сотрудников о переходе на электронный формат и получите от них заявления о согласии или отказе. Оформите электронные подписи и обменивайтесь документами в электронном виде.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, которые оформляете на бумаге или с которыми знакомите сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).
Приказ о приеме на работу исключили из перечня обязательных для трудоустройства документов, поскольку он дублирует информацию, которая уже есть в трудовом договоре сотрудника. Поэтому для того, чтобы оформить прием на работу, работодатель вправе, но не обязан оформлять приказ (ч. 1 ст. 68 ТК).
Исключение сделали для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении и документов, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют (ч. 3 ст. 22.1 ТК).
Применять электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО) можно со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они согласятся на переход (ч. 5 ст. 312.1ТК).
Единые требования к составу и форматам электронных документов установил Минтруд в приказе от 20.09.2022 № 578н.
С какого момента можно перейти на ЭКДО
С какой даты можно перейти на электронный кадровый документооборот, зависит от ситуации в вашей компании.
Если участвовали в эксперименте Минтруда, то новые правила к вам применяют с 16 ноября 2021 года. При этом перейти на электронный кадровый документооборот нужно до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Если в эксперименте не участвовали, то применять электронный кадровый документооборот можете с 22 ноября 2021 года (ч. 1 и 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Можно ли отказаться от ЭКДО
Для работодателя и сотрудников переход на электронный документооборот – право, а не обязанность. Это значит, что организации могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге. Сотрудники также вправе отказаться от нововведений.
Даже если работодатель решит перейти на электронный документооборот, обязать сотрудников вести документы в электронном виде он не вправе. Исключение сделали для работников без трудового стажа, которых примете на работу после 31 декабря 2021 года. У них согласие на переход на электронный документооборот получать не нужно.
Также может возникнуть ситуация, когда часть работников откажутся от перехода, а остальные захотят обмениваться документами в электронном виде. Тогда на первых вы будете продолжать оформлять бумажные документы, а на вторых – вести документы в электронном виде. Такие правила закрепили в частях 1, 2, 5 и 7 статьи 22.2 ТК.
Стоит ли переходить на ЭКДО
Чтобы решить, стоит ли переводить документы в электронный формат, оцените его плюсы и минусы, как изменится работа и объем задач, которые предстоит решить при переходе.
Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот смотрите в памятке.
Памятка. Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот
Анастасия Синицына
главный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
Какие документы можно перевести в электронный вид
Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, которые оформляете на бумаге или с которыми знакомите сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).
Приказ о приеме на работу исключили из перечня обязательных для трудоустройства документов, поскольку он дублирует информацию, которая уже есть в трудовом договоре сотрудника. Поэтому для того, чтобы оформить прием на работу, работодатель вправе, но не обязан оформлять приказ (ч. 1 ст. 68 ТК).
Исключение сделали для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении и документов, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют (ч. 3 ст. 22.1 ТК).
Применять электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО) можно со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они согласятся на переход (ч. 5 ст. 312.1ТК).
Единые требования к составу и форматам электронных документов установил Минтруд в приказе от 20.09.2022 № 578н.
С какого момента можно перейти на ЭКДО
С какой даты можно перейти на электронный кадровый документооборот, зависит от ситуации в вашей компании.
Если участвовали в эксперименте Минтруда, то новые правила к вам применяют с 16 ноября 2021 года. При этом перейти на электронный кадровый документооборот нужно до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Если в эксперименте не участвовали, то применять электронный кадровый документооборот можете с 22 ноября 2021 года (ч. 1 и 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Можно ли отказаться от ЭКДО
Для работодателя и сотрудников переход на электронный документооборот – право, а не обязанность. Это значит, что организации могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге. Сотрудники также вправе отказаться от нововведений.
Даже если работодатель решит перейти на электронный документооборот, обязать сотрудников вести документы в электронном виде он не вправе. Исключение сделали для работников без трудового стажа, которых примете на работу после 31 декабря 2021 года. У них согласие на переход на электронный документооборот получать не нужно.
Также может возникнуть ситуация, когда часть работников откажутся от перехода, а остальные захотят обмениваться документами в электронном виде. Тогда на первых вы будете продолжать оформлять бумажные документы, а на вторых – вести документы в электронном виде. Такие правила закрепили в частях 1, 2, 5 и 7 статьи 22.2 ТК.
Стоит ли переходить на ЭКДО
Чтобы решить, стоит ли переводить документы в электронный формат, оцените его плюсы и минусы, как изменится работа и объем задач, которые предстоит решить при переходе.
Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот смотрите в памятке.
Памятка. Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот
Чтобы рассчитать выгоду от перехода на электронный кадровый документооборот, используйте наш расчетчик. Вам достаточно ввести данные по вашей компании в активные окна калькулятора. После этого справа вы увидите итоговые цифры и сможете оценить, какую сумму в год сэкономит ваша компания, если внедрит электронный кадровый документооборот.
Чтобы обмениваться кадровыми документами, работодатель, сотрудники и соискатели могут использовать информационную систему работодателя или платформу «Работа в России».
Так, сотрудники и соискатели могут направлять в адрес работодателя различные заявления, уведомления и сообщения. Эти документы будут считаться полученными на следующий рабочий день после дня отправления.
Кроме того, при трудоустройстве соискатели могут отправлять документы при приеме на работу в электронном виде. На данный момент закон не уточнил, как соискатель должен заверить документ, чтобы он имел юридическую силу электронного документа. Возможно, документы можно будет направлять в виде сканированных копий.
При приеме на работу сотрудников также можно будет знакомить с локальными актами в электронной форме. Для этого они могут ставить даты и электронные подписи об ознакомлении через информационную систему. Такие правила установили в частях 10, 11 статьи 22.2, частях 7, 8 статьи 22.3 ТК.
Что сделать, чтобы перейти на ЭКДО
Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот, вам понадобится:
Чтобы объяснить сотрудникам, что нужно сделать в связи с переходом на электронный документооборот, раздайте каждому памяткуjpg. В ней укажите дату, когда введете электронный документооборот, и пропишите, когда работникам нужно принять решение – оставить документы на бумаге или перейти на цифровой формат обмена документами.
Памятка для сотрудников. Что нужно сделать в связи с переходом на электронный документооборот
Чтобы обмениваться кадровыми документами, работодатель, сотрудники и соискатели могут использовать информационную систему работодателя или платформу «Работа в России».
Так, сотрудники и соискатели могут направлять в адрес работодателя различные заявления, уведомления и сообщения. Эти документы будут считаться полученными на следующий рабочий день после дня отправления.
Кроме того, при трудоустройстве соискатели могут отправлять документы при приеме на работу в электронном виде. На данный момент закон не уточнил, как соискатель должен заверить документ, чтобы он имел юридическую силу электронного документа. Возможно, документы можно будет направлять в виде сканированных копий.
При приеме на работу сотрудников также можно будет знакомить с локальными актами в электронной форме. Для этого они могут ставить даты и электронные подписи об ознакомлении через информационную систему. Такие правила установили в частях 10, 11 статьи 22.2, частях 7, 8 статьи 22.3 ТК.
Что сделать, чтобы перейти на ЭКДО
Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот, вам понадобится:
- назначить ответственного сотрудника;
- выбрать информационную систему, через которую будете обмениваться документами;
- определить новые правила работы в локальных актах;
- уведомить сотрудников о переходе;
- получить от сотрудников заявления о согласии или отказе.
Чтобы объяснить сотрудникам, что нужно сделать в связи с переходом на электронный документооборот, раздайте каждому памяткуjpg. В ней укажите дату, когда введете электронный документооборот, и пропишите, когда работникам нужно принять решение – оставить документы на бумаге или перейти на цифровой формат обмена документами.
Памятка для сотрудников. Что нужно сделать в связи с переходом на электронный документооборот
Назначьте ответственного
Руководитель вправе решить сам, кто будет ответственным за переход на электронный кадровый документооборот. Например, можно выбрать сотрудника из отдела кадров, который занимается разработкой локальных актов и сможет выполнить техническую работу.
Чтобы назначить ответственного за переход на электронный кадровый документооборот, составьте приказ в произвольной форме. Укажите в документе Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручили обязанности по переходу на электронные документы. Подпишите документ у руководителя организации и сотрудников, которых внесли в приказ.
Рисунок 1. Приказ о назначении ответственного лица за переход на электронный кадровый документооборот
Руководитель вправе решить сам, кто будет ответственным за переход на электронный кадровый документооборот. Например, можно выбрать сотрудника из отдела кадров, который занимается разработкой локальных актов и сможет выполнить техническую работу.
Чтобы назначить ответственного за переход на электронный кадровый документооборот, составьте приказ в произвольной форме. Укажите в документе Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручили обязанности по переходу на электронные документы. Подпишите документ у руководителя организации и сотрудников, которых внесли в приказ.
Рисунок 1. Приказ о назначении ответственного лица за переход на электронный кадровый документооборот
Выберите информационную систему
Определите, как вы будете оформлять электронные документы – с помощью платформы «Работа в России» или через собственную программу. Чтобы принять решение, оцените плюсы и минусы двух платформ в таблице.
Таблица 1. Плюсы и минусы портала «Работа в России» или своей программы
Определите, как вы будете оформлять электронные документы – с помощью платформы «Работа в России» или через собственную программу. Чтобы принять решение, оцените плюсы и минусы двух платформ в таблице.
Таблица 1. Плюсы и минусы портала «Работа в России» или своей программы
Определите новые правила работы в локальных актах
Чтобы перейти на электронный документооборот в компании, составьте и утвердите два локальных акта – положение о переходе на электронный документооборот и положение о порядке ведения электронного документооборота.
Положение о переходе на электронный документооборот составьте по форме, которую разработали сами. В него включите информацию о том, какую информационную систему будете применять, порядок доступа работников к системе и дату, когда введете электронный документооборот. Пропишите срок, в течение которого будете направлять уведомления работникам, а также перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых будете применять электронный документооборот. Скачайте образец положения.
Рисунок 2. Положение о переходе на электронный документооборот
Чтобы перейти на электронный документооборот в компании, составьте и утвердите два локальных акта – положение о переходе на электронный документооборот и положение о порядке ведения электронного документооборота.
Положение о переходе на электронный документооборот составьте по форме, которую разработали сами. В него включите информацию о том, какую информационную систему будете применять, порядок доступа работников к системе и дату, когда введете электронный документооборот. Пропишите срок, в течение которого будете направлять уведомления работникам, а также перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых будете применять электронный документооборот. Скачайте образец положения.
Рисунок 2. Положение о переходе на электронный документооборот
Кроме положения, которое определит порядок перехода на электронный документооборот, составьте и утвердите второй локальный акт – положение о порядке ведения электронного документооборота. Составьте его по форме, которую разработали сами.
В локальный акт включите информацию о сроках и периодичности, когда работники должны подписывать и знакомиться с электронными документами, и порядок, как будете проводить инструктаж с помощью электронного документооборота. Также укажите случаи, когда кадровые документы можно будет оформлять на бумаге. Закрепите процедуры взаимодействия работодателя и профсоюза и комиссий по трудовым спорам.
Рисунок 3. Положение о порядке ведения электронного документооборота
В локальный акт включите информацию о сроках и периодичности, когда работники должны подписывать и знакомиться с электронными документами, и порядок, как будете проводить инструктаж с помощью электронного документооборота. Также укажите случаи, когда кадровые документы можно будет оформлять на бумаге. Закрепите процедуры взаимодействия работодателя и профсоюза и комиссий по трудовым спорам.
Рисунок 3. Положение о порядке ведения электронного документооборота
После того как составите положения, согласуйте их с представительным органом сотрудников, если он есть, и утвердите у руководителя организации. С положениями ознакомьте работников под подпись.
Такие правила установили в частях 1–3 статьи 22.2, части 3 статьи 68, статье 372 ТК.
Уведомите сотрудников
Прежде чем перейти на электронный документооборот, работодатель обязан уведомить об этом каждого сотрудника. Форма уведомления о переходе на электронный документооборот не утверждена, поэтому составьте его в произвольной форме на каждого сотрудника.
Уведомите сотрудников о переходе на электронный документооборот в срок, который установили в локальном нормативном акте. Например, в положении о переходе на электронный документооборот (ч. 4 ст. 22.2ТК).
Уведомление можно составить как в бумажной форме, так и в электронном виде. В нем укажите, с какой даты компания переходит на электронный кадровый документооборот. Объясните сотруднику, что ему нужно решить: взаимодействовать и обмениваться с работодателем с помощью электронных документов или сохранить прежний порядок на бумаге.
Подготовьте два уведомления, одно выдайте сотруднику ...
Такие правила установили в частях 1–3 статьи 22.2, части 3 статьи 68, статье 372 ТК.
Уведомите сотрудников
Прежде чем перейти на электронный документооборот, работодатель обязан уведомить об этом каждого сотрудника. Форма уведомления о переходе на электронный документооборот не утверждена, поэтому составьте его в произвольной форме на каждого сотрудника.
Уведомите сотрудников о переходе на электронный документооборот в срок, который установили в локальном нормативном акте. Например, в положении о переходе на электронный документооборот (ч. 4 ст. 22.2ТК).
Уведомление можно составить как в бумажной форме, так и в электронном виде. В нем укажите, с какой даты компания переходит на электронный кадровый документооборот. Объясните сотруднику, что ему нужно решить: взаимодействовать и обмениваться с работодателем с помощью электронных документов или сохранить прежний порядок на бумаге.
Подготовьте два уведомления, одно выдайте сотруднику ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
Получить консультацию
