Алгоритм по командировочным расходам на 2026 год. Что теперь проверять в посадочных талонах и железнодорожных билетах
Оплата и факт перелета должны быть подтверждены
Документы по командировке храните пять лет
Вычет НДС по ставке в 22 процента будет не всегда
Берите в работу алгоритм — как теперь проверять посадочные талоны на самолет, если они оформлены в электронном виде. Электронные посадочные талоны недавно официально приравняли к бумажным. Распечатывать их не обязательно — это нам подтвердили в Минфине. Но нужно соблюсти другие требования, чтобы проверяющие не сняли расходы и вычеты.
Принимайте к учету электронные посадочные талоны, но с оговорками
Теперь по-новому проверяйте документы по командировочным расходам. Минтранс с 1 марта обновил Правила воздушных перевозок (приказ Минтранса от 15.10.2025 № 341). Изменения внесены в приказ Минтранса от 28.06.2007 № 82.
Чек-лист по изменениям в командировках в 2026 году: НДФЛ, документы и проживание в гостиницах
Что изменилось. В пункте 84 Правил теперь уточнено, что при регистрации пассажира в аэропорту, в пункте регистрации за пределами аэропорта, на интернет-сайте перевозчика в электронной форме пассажиру выдается посадочный талон, оформленный на бумажном носителе или в электронном виде.
Раньше просто было сказано, что при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации пассажиру выдается посадочный талон. Получается, теперь электронный посадочный талон равнозначен бумажному.
Что говорят в Минфине. Чтобы обосновать расходы на перелет командированного для целей налога на прибыль, нужно подтвердить два факта (письма Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418 и от 05.04.2024 № 03-03-06/1/31432). Первый — что авиабилет был действительно приобретен.
Второй — что сотрудник, которого вы направили в служебную поездку, действительно попал на рейс, то есть что услуга была оказана авиакомпанией (потребление услуги воздушной перевозки).
Собственно траты на приобретение электронного авиабилета подтверждает электронная маршрутная квитанция. Этот документ является бланком строгой отчетности, его разрешено применять при наличных расчетах (расчетах по банковским картам) без использования ККТ (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418).
Проследите, чтобы в маршрутной квитанции обязательно была указана стоимость рейса (см., например письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418).
А вот факт перелета командированного организация должна подтвердить любыми документами, напрямую или косвенно свидетельствующими о факте полета работника (письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418). Такой документ — это собственно, как правило, посадочный талон на самолет, который свидетельствует, что человек действительно попал на рейс. Как именно он должен быть оформлен, финансисты не сказали, сообщив, что порядок оформления посадочных талонов не относится к компетенции Минфина (письмо Минфина от 05.04.2024 № 03-03-06/1/31432).
И вот теперь Минтранс, к компетенции которого как раз и относятся правила оформления посадочных талонов, однозначно заявил: посадочный талон может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде — эти документы равноценны.
Что проверить бухгалтеру: алгоритм. Шаг 1. В первую очередь проверьте, чтобы посадочный талон действительно имел статус «использован». В бумажном посадочном талоне должна быть отметка о прохождении сотрудника на посадку в самолет — к примеру, штамп «досмотрено» (см. рисунок).
Электронный посадочный талон — это PDF-файл с QR-кодом или штрихкодом, который отправляют на e-mail сотрудника после онлайн-регистрации на сайте авиакомпании. QR-код и (или) штрихкод обязательны.
После завершения полета авиакомпании часто присылают письмо «Спасибо за полет» или отчет о поездке, что служит подтверждением перелета. На сайтах авиакомпаний в специальном разделе (например, «Управление бронированием») можно ввести фамилию и номер билета (PNR), система покажет статус рейса и посадочного талона.
Пусть сотрудник перешлет вам PDF-файл посадочного талона и скрин с сайта авиакомпании с подтверждением перелета, сохраните документы на компьютере, в отдельной защищенной папке.
Рисунок. Бумажный и электронный посадочные талоны
Если сотрудник использовал официальное мобильное приложение авиакомпании, то пусть перешлет вам талон из приложения (см. рисунок). После сканирования QR-кода при посадке талон в приложении обычно перемещается в архив или меняет статус на «Использован». Попросите работника переслать скрин приложения с отметкой о статусе. Сохраните файлы на своем компьютере.
Если талон утерян (к примеру, не сохранился файл) или его статус неясен, запросите у авиакомпании справку о факте совершения перелета.
Отчитаться о командировке (представить авансовый отчет) и сдать все документы по служебной поездке, в том числе и электронные, работник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 23 Положения из постановления Правительства от 16.04.2025 № 501).
Шаг 2. Убедитесь, что в посадочном талоне есть все необходимые реквизиты: фамилия и инициалы командированного, маршрут, дата вылета, номер рейса, время, когда закончилась посадка на рейс, номер выхода на посадку, номер посадочного места в самолете.
Допускается указание в посадочном талоне и дополнительной информации, относящейся к перевозке (п. 84 Правил воздушных перевозок из приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82). Также в талоне должен быть штрихкод и (или) QR-код для верификации.
Если нашли ошибку в фамилии или другую опечатку, попросите командированного предоставить справку от авиакомпании об опечатке — это исключит претензии проверяющих.
Шаг 3. Сверьте данные посадочного талона с другими документами — в частности, с маршрутной квитанцией и приказом о командировке. Сведения должны быть идентичны (дата направления и возврата из служебной поездки, пункт назначения и отправления и т. п.).
Шаг 4. Храните документы по командировке, в том числи и файлы с посадочными талонами, не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Распечатывать посадочный талон не обязательно, но должно быть видно, что услуга по перелету оказана
Олег Хороший, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса: «Минфин неоднократно подчеркивал, что организация должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно свидетельствующими о факте перевозки работника (см., например, письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418). Собственно, факт потребления услуги авиакомпании может подтвердить как бумажный, так и электронный посадочный талон. Из приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82 (в новой редакции) теперь четко следует, что посадочный талон может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде. Причем в последнем случае распечатывать документ не обязательно, но он должен быть сохранен. И из него должно быть четко видно, что услуга действительно оказана, то есть электронный талон должен иметь статус «использован». Другое дело, когда у компании вообще нет никакого посадочного талона — ни бумажного, ни электронного. Тогда расходы на перелет в командировку не будут считаться подтвержденными»
Проверяйте ставки НДС в проездных документах
Проверьте правильность применения ставок НДС в проездных документах командированного работника. Новая ставка НДС в 22 процента будет выделена не всегда. Ставка налога зависит от того, какой именно вид транспорта работник использует для проезда в командировку и возвращения из нее.
В общем случае НДС по билетам на проезд в командировку и обратно принимается к вычету при выполнении двух условий:
Не забудьте зарегистрировать бланк строгой отчетности в книге покупок (п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Важный момент: при получении входящих документов от перевозчиков допустимы три варианта (письмо Минфина от 30.10.2020 № 03-07-09/94559).
Первый. Билет оформлен в виде фискального БСО с выделенной суммой налога. Либо как проездной документ с включением в него реквизитов классического кассового чека или бланка строгой отчетности из пункта 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
В частности, это такие реквизиты: QR-код, дата, время и место расчета, номер фискального документа, признак расчета, его сумма, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа. Тогда этого документа достаточно для вычета НДС. Зарегистрируйте такой билет в книге покупок (п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Второй. Билет оформлен только как проездной документ утвержденной формы. В частности, форма бумажного авиабилета утверждена приказом Минтранса от 29.01.2008 № 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации». В таком случае вам дополнительно потребуется «классический» чек ККТ с выделенной суммой входного налога. Зарегистрируйте документы в книге покупок.
Третий. Вы приобретали билеты от имени компании и оплачивали покупку по безналичному расчету. В таком случае перевозчик обязан выставить вам счет-фактуру.
Железнодорожные пассажирские перевозки. Перевозка пассажиров по железной дороге облагается НДС по ставке 0 процентов. Нулевая ставка действует при перевозке как в пригородных поездах, так и поездах дальнего следования (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 cт. 164 НK).
Но ставка в размере 0 процентов установлена только в части непосредственно услуг по перевозке пассажиров. Дополнительные услуги в поездах, в том числе стоимость питания, воды, постельного белья, прессы, облагаются по ставке НДС 22 процента. Проверьте, что в билетах ОАО «РЖД» отдельно выделены услуги по ставке 0 процентов и услуги по ставке 22 процента.
Соответственно, сумма входного налога к вычету у вас будет только в том случае, если речь идет о дополнительных услугах железной дороги и их стоимость выделена отдельно. В частности, если питание включено в общую стоимость перевозки и его стоимость не выделена, принять налог к вычету не получится.
Авиаперевозки. По внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа действует ставка НДС 10 процентов до 31 декабря 2027 года включительно (подп. 6 п. 2 ст. 164 НК, ст. 6 Федерального закона от 08.08.2024 № 259-ФЗ). Но есть исключения — стоимость некоторых перелетов облагается НДС по нулевой ставке. Такие случаи поименованы в подпунктах 4—4.3 пункта 1 статьи 164 НК.
Нулевая ставка действует по воздушным перевозкам пассажиров и багажа: за пределы РФ и обратно на основании единых международных перевозочных документов (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК); в Крым, Севастополь и обратно (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК); в Калининградскую область, Дальневосточный федеральный округ и обратно (подп. 4.2 п. 1 ст. 164 НК), а также если маршрут не предусматривает вылетов и посадок в Москве и Московской области (подп. 4.3 п. 1 ст. 164 НК).
Таким образом, в авиабилетах вы не увидите новую ставку НДС в 22 процента. В зависимости от маршрута входной НДС будет выделен по ставке 10 процентов либо это будет «нулевой» налог. Проверять, правильно ли та или иная авиакомпания применила ставку НДС, вы не обязаны. Но, чтобы полностью обезопасить вычет, можете заручиться письменным обоснованием от перевозчика, почему он применяет ту или иную ставку НДС. Особенно когда речь идет о возможном завышении входного налога ...
Документы по командировке храните пять лет
Вычет НДС по ставке в 22 процента будет не всегда
Юлия Михайловская,
эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
Берите в работу алгоритм — как теперь проверять посадочные талоны на самолет, если они оформлены в электронном виде. Электронные посадочные талоны недавно официально приравняли к бумажным. Распечатывать их не обязательно — это нам подтвердили в Минфине. Но нужно соблюсти другие требования, чтобы проверяющие не сняли расходы и вычеты.
Принимайте к учету электронные посадочные талоны, но с оговорками
Теперь по-новому проверяйте документы по командировочным расходам. Минтранс с 1 марта обновил Правила воздушных перевозок (приказ Минтранса от 15.10.2025 № 341). Изменения внесены в приказ Минтранса от 28.06.2007 № 82.
Чек-лист по изменениям в командировках в 2026 году: НДФЛ, документы и проживание в гостиницах
Что изменилось. В пункте 84 Правил теперь уточнено, что при регистрации пассажира в аэропорту, в пункте регистрации за пределами аэропорта, на интернет-сайте перевозчика в электронной форме пассажиру выдается посадочный талон, оформленный на бумажном носителе или в электронном виде.
Раньше просто было сказано, что при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации пассажиру выдается посадочный талон. Получается, теперь электронный посадочный талон равнозначен бумажному.
Что говорят в Минфине. Чтобы обосновать расходы на перелет командированного для целей налога на прибыль, нужно подтвердить два факта (письма Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418 и от 05.04.2024 № 03-03-06/1/31432). Первый — что авиабилет был действительно приобретен.
Второй — что сотрудник, которого вы направили в служебную поездку, действительно попал на рейс, то есть что услуга была оказана авиакомпанией (потребление услуги воздушной перевозки).
Собственно траты на приобретение электронного авиабилета подтверждает электронная маршрутная квитанция. Этот документ является бланком строгой отчетности, его разрешено применять при наличных расчетах (расчетах по банковским картам) без использования ККТ (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418).
Проследите, чтобы в маршрутной квитанции обязательно была указана стоимость рейса (см., например письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418).
А вот факт перелета командированного организация должна подтвердить любыми документами, напрямую или косвенно свидетельствующими о факте полета работника (письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418). Такой документ — это собственно, как правило, посадочный талон на самолет, который свидетельствует, что человек действительно попал на рейс. Как именно он должен быть оформлен, финансисты не сказали, сообщив, что порядок оформления посадочных талонов не относится к компетенции Минфина (письмо Минфина от 05.04.2024 № 03-03-06/1/31432).
И вот теперь Минтранс, к компетенции которого как раз и относятся правила оформления посадочных талонов, однозначно заявил: посадочный талон может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде — эти документы равноценны.
Что проверить бухгалтеру: алгоритм. Шаг 1. В первую очередь проверьте, чтобы посадочный талон действительно имел статус «использован». В бумажном посадочном талоне должна быть отметка о прохождении сотрудника на посадку в самолет — к примеру, штамп «досмотрено» (см. рисунок).
Электронный посадочный талон — это PDF-файл с QR-кодом или штрихкодом, который отправляют на e-mail сотрудника после онлайн-регистрации на сайте авиакомпании. QR-код и (или) штрихкод обязательны.
После завершения полета авиакомпании часто присылают письмо «Спасибо за полет» или отчет о поездке, что служит подтверждением перелета. На сайтах авиакомпаний в специальном разделе (например, «Управление бронированием») можно ввести фамилию и номер билета (PNR), система покажет статус рейса и посадочного талона.
Пусть сотрудник перешлет вам PDF-файл посадочного талона и скрин с сайта авиакомпании с подтверждением перелета, сохраните документы на компьютере, в отдельной защищенной папке.
Рисунок. Бумажный и электронный посадочные талоны
Если сотрудник использовал официальное мобильное приложение авиакомпании, то пусть перешлет вам талон из приложения (см. рисунок). После сканирования QR-кода при посадке талон в приложении обычно перемещается в архив или меняет статус на «Использован». Попросите работника переслать скрин приложения с отметкой о статусе. Сохраните файлы на своем компьютере.
Если талон утерян (к примеру, не сохранился файл) или его статус неясен, запросите у авиакомпании справку о факте совершения перелета.
Отчитаться о командировке (представить авансовый отчет) и сдать все документы по служебной поездке, в том числе и электронные, работник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 23 Положения из постановления Правительства от 16.04.2025 № 501).
Шаг 2. Убедитесь, что в посадочном талоне есть все необходимые реквизиты: фамилия и инициалы командированного, маршрут, дата вылета, номер рейса, время, когда закончилась посадка на рейс, номер выхода на посадку, номер посадочного места в самолете.
Допускается указание в посадочном талоне и дополнительной информации, относящейся к перевозке (п. 84 Правил воздушных перевозок из приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82). Также в талоне должен быть штрихкод и (или) QR-код для верификации.
Если нашли ошибку в фамилии или другую опечатку, попросите командированного предоставить справку от авиакомпании об опечатке — это исключит претензии проверяющих.
Шаг 3. Сверьте данные посадочного талона с другими документами — в частности, с маршрутной квитанцией и приказом о командировке. Сведения должны быть идентичны (дата направления и возврата из служебной поездки, пункт назначения и отправления и т. п.).
Шаг 4. Храните документы по командировке, в том числи и файлы с посадочными талонами, не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Распечатывать посадочный талон не обязательно, но должно быть видно, что услуга по перелету оказана
Олег Хороший, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса: «Минфин неоднократно подчеркивал, что организация должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно свидетельствующими о факте перевозки работника (см., например, письмо Минфина от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418). Собственно, факт потребления услуги авиакомпании может подтвердить как бумажный, так и электронный посадочный талон. Из приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82 (в новой редакции) теперь четко следует, что посадочный талон может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде. Причем в последнем случае распечатывать документ не обязательно, но он должен быть сохранен. И из него должно быть четко видно, что услуга действительно оказана, то есть электронный талон должен иметь статус «использован». Другое дело, когда у компании вообще нет никакого посадочного талона — ни бумажного, ни электронного. Тогда расходы на перелет в командировку не будут считаться подтвержденными»
Проверяйте ставки НДС в проездных документах
Проверьте правильность применения ставок НДС в проездных документах командированного работника. Новая ставка НДС в 22 процента будет выделена не всегда. Ставка налога зависит от того, какой именно вид транспорта работник использует для проезда в командировку и возвращения из нее.
В общем случае НДС по билетам на проезд в командировку и обратно принимается к вычету при выполнении двух условий:
- билет оформлен на бланке строгой отчетности с выделенной в отдельной строке суммой налога;
- стоимость расходов на проезд командированного учитывается при расчете налога на прибыль.
Не забудьте зарегистрировать бланк строгой отчетности в книге покупок (п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Важный момент: при получении входящих документов от перевозчиков допустимы три варианта (письмо Минфина от 30.10.2020 № 03-07-09/94559).
Первый. Билет оформлен в виде фискального БСО с выделенной суммой налога. Либо как проездной документ с включением в него реквизитов классического кассового чека или бланка строгой отчетности из пункта 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
В частности, это такие реквизиты: QR-код, дата, время и место расчета, номер фискального документа, признак расчета, его сумма, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа. Тогда этого документа достаточно для вычета НДС. Зарегистрируйте такой билет в книге покупок (п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Второй. Билет оформлен только как проездной документ утвержденной формы. В частности, форма бумажного авиабилета утверждена приказом Минтранса от 29.01.2008 № 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации». В таком случае вам дополнительно потребуется «классический» чек ККТ с выделенной суммой входного налога. Зарегистрируйте документы в книге покупок.
Третий. Вы приобретали билеты от имени компании и оплачивали покупку по безналичному расчету. В таком случае перевозчик обязан выставить вам счет-фактуру.
Железнодорожные пассажирские перевозки. Перевозка пассажиров по железной дороге облагается НДС по ставке 0 процентов. Нулевая ставка действует при перевозке как в пригородных поездах, так и поездах дальнего следования (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 cт. 164 НK).
Но ставка в размере 0 процентов установлена только в части непосредственно услуг по перевозке пассажиров. Дополнительные услуги в поездах, в том числе стоимость питания, воды, постельного белья, прессы, облагаются по ставке НДС 22 процента. Проверьте, что в билетах ОАО «РЖД» отдельно выделены услуги по ставке 0 процентов и услуги по ставке 22 процента.
Соответственно, сумма входного налога к вычету у вас будет только в том случае, если речь идет о дополнительных услугах железной дороги и их стоимость выделена отдельно. В частности, если питание включено в общую стоимость перевозки и его стоимость не выделена, принять налог к вычету не получится.
Авиаперевозки. По внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа действует ставка НДС 10 процентов до 31 декабря 2027 года включительно (подп. 6 п. 2 ст. 164 НК, ст. 6 Федерального закона от 08.08.2024 № 259-ФЗ). Но есть исключения — стоимость некоторых перелетов облагается НДС по нулевой ставке. Такие случаи поименованы в подпунктах 4—4.3 пункта 1 статьи 164 НК.
Нулевая ставка действует по воздушным перевозкам пассажиров и багажа: за пределы РФ и обратно на основании единых международных перевозочных документов (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК); в Крым, Севастополь и обратно (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК); в Калининградскую область, Дальневосточный федеральный округ и обратно (подп. 4.2 п. 1 ст. 164 НК), а также если маршрут не предусматривает вылетов и посадок в Москве и Московской области (подп. 4.3 п. 1 ст. 164 НК).
Таким образом, в авиабилетах вы не увидите новую ставку НДС в 22 процента. В зависимости от маршрута входной НДС будет выделен по ставке 10 процентов либо это будет «нулевой» налог. Проверять, правильно ли та или иная авиакомпания применила ставку НДС, вы не обязаны. Но, чтобы полностью обезопасить вычет, можете заручиться письменным обоснованием от перевозчика, почему он применяет ту или иную ставку НДС. Особенно когда речь идет о возможном завышении входного налога ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
Получить консультацию
