Как принимать плату за ЖКУ в квартирах жителей
Если житель самоизолизовался в квартире, например, по причине болезни или инвалидности, вы можете предложить ему оплатить ЖКУ прямо около квартиры. Как подготовить себя и жителей к этой процедуре, читайте в материале.
Как подготовиться к приему платежей
Для мобильного приема платежей вам понадобится переносная кассовая техника, сотрудник, а также желание потребителя оплатить квартплату, не выходя из квартиры. На первый взгляд, схема не сложная и не требует дополнительных затрат. Но без должной подготовки могут возникнуть трудности. Мы составили чек-лист и назвали девять шагов для успешного приема платы. Далее в рекомендации – подробная информация по каждому шагу.
Рисунок 1. Чек-лист подготовки приема платежей в квартирах жителей
Гульназ Никитина
эксперт справочной системы «УМД», юрист в сфере ЖКХ со стажем более 10 лет, мотивационный спикер
Александра Разживина
главный бухгалтер ООО «Бухгалтерская фирма "Бизнес-актив"»
Как подготовиться к приему платежей
Для мобильного приема платежей вам понадобится переносная кассовая техника, сотрудник, а также желание потребителя оплатить квартплату, не выходя из квартиры. На первый взгляд, схема не сложная и не требует дополнительных затрат. Но без должной подготовки могут возникнуть трудности. Мы составили чек-лист и назвали девять шагов для успешного приема платы. Далее в рекомендации – подробная информация по каждому шагу.
Рисунок 1. Чек-лист подготовки приема платежей в квартирах жителей
Подготовьте кассовую технику
Для приема платежей в квартирах жителей используйте автономный кассовый аппарат или фискальный регистратор. Оба варианта подходят для оплаты счетов банковской картой и наличными. В первом случае придется формировать чеки вручную в разрезе всех оказываемых услуг. Дело в том, что наименования работ и услуг с указанием их количества и цен за единицу входят в обязательные реквизиты кассового чека (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Если же УО или ТСЖ используют фискальный регистратор, который подключен к учетной программе организации на ноутбуке, можно получать автоматическое формирование чека.
Если в управляющей МКД организации нет кассовой техники, то ее придется приобрести или взять в аренду. Принимать наличные денежные средства можно, только если есть контрольно-кассовая техника (ККТ).
Назначьте курьера
Определите сотрудника, который будет ходить по квартирам и принимать платежи. Им может выступить действующий сотрудник бухгалтерии или другой работник, например, контролер. В рамках этой статьи мы будем называть такого сотрудника курьером.
Подпишите с курьером договор о материальной ответственности – как с кассиром за денежные средства. Укажите, что сотрудник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему имущества и за ущерб, возникший у УО или ТСЖ в результате возмещения ими ущерба иным лицам.
Вы также можете привлечь внештатного сотрудника в качестве курьера. В этом случае заключить договор о матответственности не получится – пропишите порядок возмещения ущерба в договоре оказания услуг.
Подтвердите полномочия курьера
Выдайте курьеру доверенность на право получать оплату за ЖКУ от имени УО или ТСЖ и выдавать жителям чеки. В доверенности укажите полномочия и срок их действия (рисунок 2). Вы можете ограничить период действия доверенности рабочими днями и конкретным временным промежутком в течение суток. Например, с понедельника по пятницу в промежутке с 10:00 до 16:00.
Подготовьте несколько копий доверенности на случай, если жители захотят ознакомиться или запросят ее копию. Положите документ в файл – так курьер сможет его дезинфицировать без потери внешнего вида.
Помимо доверенности, курьер может предъявлять служебное удостоверение при его наличии.
Рисунок 2. Образец доверенности
Для приема платежей в квартирах жителей используйте автономный кассовый аппарат или фискальный регистратор. Оба варианта подходят для оплаты счетов банковской картой и наличными. В первом случае придется формировать чеки вручную в разрезе всех оказываемых услуг. Дело в том, что наименования работ и услуг с указанием их количества и цен за единицу входят в обязательные реквизиты кассового чека (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Если же УО или ТСЖ используют фискальный регистратор, который подключен к учетной программе организации на ноутбуке, можно получать автоматическое формирование чека.
Если в управляющей МКД организации нет кассовой техники, то ее придется приобрести или взять в аренду. Принимать наличные денежные средства можно, только если есть контрольно-кассовая техника (ККТ).
Назначьте курьера
Определите сотрудника, который будет ходить по квартирам и принимать платежи. Им может выступить действующий сотрудник бухгалтерии или другой работник, например, контролер. В рамках этой статьи мы будем называть такого сотрудника курьером.
Подпишите с курьером договор о материальной ответственности – как с кассиром за денежные средства. Укажите, что сотрудник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему имущества и за ущерб, возникший у УО или ТСЖ в результате возмещения ими ущерба иным лицам.
Вы также можете привлечь внештатного сотрудника в качестве курьера. В этом случае заключить договор о матответственности не получится – пропишите порядок возмещения ущерба в договоре оказания услуг.
Подтвердите полномочия курьера
Выдайте курьеру доверенность на право получать оплату за ЖКУ от имени УО или ТСЖ и выдавать жителям чеки. В доверенности укажите полномочия и срок их действия (рисунок 2). Вы можете ограничить период действия доверенности рабочими днями и конкретным временным промежутком в течение суток. Например, с понедельника по пятницу в промежутке с 10:00 до 16:00.
Подготовьте несколько копий доверенности на случай, если жители захотят ознакомиться или запросят ее копию. Положите документ в файл – так курьер сможет его дезинфицировать без потери внешнего вида.
Помимо доверенности, курьер может предъявлять служебное удостоверение при его наличии.
Рисунок 2. Образец доверенности
Обеспечьте безопасность сотрудника и жителей
Проследите, чтобы курьер использовал средства индивидуальной защиты во время поквартирного обхода. Обеспечьте его масками или респираторами, перчатками, дезинфицирующими и антисептическими средствами.
Для работы с наличными курьер может использовать отдельный контейнер, в котором можно проводить дезинфекцию распылителем. Для этих целей подойдет медицинский спирт – он быстро испаряется и не требует вытирания.
Такие меры обеспечат безопасность вашего сотрудника и продемонстрируют жителю заботу, которую вы проявляете о его здоровье.
Договоритесь с жителями о приеме платежей
Заранее договаривайтесь об удобном времени приема вашего курьера. Объясните, что курьер официально примет от них оплату и выдаст все подтверждающие документы. Заручитесь согласием жителей и только потом идите к ним в дом. Иначе могут быть жалобы.
Вы можете связаться с жителями по телефону лично или через председателя совета МКД. Начинайте с тех, с кем уже имели положительный опыт общения.
После первых удачных оплат вы сможете рассказывать о них другим потенциальным плательщикам. Жители будут больше доверять вам, если услышат, что такой способ уже опробовали знакомые им люди. Кроме того, у жителей может включиться метод общественного соревнования:
Расскажите, как будет проходить оплата. Уточните, как удобнее платить – наличными или безналичными средствами. Чем тщательнее вы подготовите жителя к процедуре, тем меньше вопросов он будет задавать во время оплаты и волноваться.
Положительный опыт общения с жителями в их квартире послужит хорошим фундаментом для его дальнейшего взаимодействия с УО или ТСЖ и по остальным вопросам управления МКД.
Передайте сотруднику скрипт разговора с собственником, который будет обзванивать жителей.
Рисунок 3. Скрипт разговора с жителем о проведении оплаты по месту жительства
Проследите, чтобы курьер использовал средства индивидуальной защиты во время поквартирного обхода. Обеспечьте его масками или респираторами, перчатками, дезинфицирующими и антисептическими средствами.
Для работы с наличными курьер может использовать отдельный контейнер, в котором можно проводить дезинфекцию распылителем. Для этих целей подойдет медицинский спирт – он быстро испаряется и не требует вытирания.
Такие меры обеспечат безопасность вашего сотрудника и продемонстрируют жителю заботу, которую вы проявляете о его здоровье.
Договоритесь с жителями о приеме платежей
Заранее договаривайтесь об удобном времени приема вашего курьера. Объясните, что курьер официально примет от них оплату и выдаст все подтверждающие документы. Заручитесь согласием жителей и только потом идите к ним в дом. Иначе могут быть жалобы.
Вы можете связаться с жителями по телефону лично или через председателя совета МКД. Начинайте с тех, с кем уже имели положительный опыт общения.
После первых удачных оплат вы сможете рассказывать о них другим потенциальным плательщикам. Жители будут больше доверять вам, если услышат, что такой способ уже опробовали знакомые им люди. Кроме того, у жителей может включиться метод общественного соревнования:
- Агния Львовна из 35-й квартиры уже оплатила, и я тоже должен поторопиться…
- Раз уж даже Свиридов из 100-й оплатил, то я, конечно, тоже оплачу…
Расскажите, как будет проходить оплата. Уточните, как удобнее платить – наличными или безналичными средствами. Чем тщательнее вы подготовите жителя к процедуре, тем меньше вопросов он будет задавать во время оплаты и волноваться.
Положительный опыт общения с жителями в их квартире послужит хорошим фундаментом для его дальнейшего взаимодействия с УО или ТСЖ и по остальным вопросам управления МКД.
Передайте сотруднику скрипт разговора с собственником, который будет обзванивать жителей.
Рисунок 3. Скрипт разговора с жителем о проведении оплаты по месту жительства
Подготовить курьеру данные о плательщике
По итогам общения с жителями подготовьте ведомость. В ведомость включите тех потребителей, которые согласились на оплату ЖКУ в квартире. Укажите в ней Ф. И. О. плательщика, номер лицевого счета, сумму оплаты и номер телефона для связи. Если оплату провести не удалось – просите курьера фиксировать причины в этой ведомости.
Рисунок 4. Образец ведомости начислений и приема платы за ЖКУ
По итогам общения с жителями подготовьте ведомость. В ведомость включите тех потребителей, которые согласились на оплату ЖКУ в квартире. Укажите в ней Ф. И. О. плательщика, номер лицевого счета, сумму оплаты и номер телефона для связи. Если оплату провести не удалось – просите курьера фиксировать причины в этой ведомости.
Рисунок 4. Образец ведомости начислений и приема платы за ЖКУ
Выдайте курьеру деньги
Обеспечьте курьера деньгами, чтобы он мог выдавать сдачу. Для этого оформите расходный кассовый ордер, в котором укажите выданную на руки сумму. Используйте ...
Обеспечьте курьера деньгами, чтобы он мог выдавать сдачу. Для этого оформите расходный кассовый ордер, в котором укажите выданную на руки сумму. Используйте ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
