Какие разделы включить в стандарт по внутреннему аудиту СУОТ
Ирина Матчина
Главный редактор Системы Охрана труда
Виктория Анненкова
Эксперт по охране труда, аудитор работ повышенной опасности
Сформируйте документ, в котором опишите порядок проведения внутренних аудитов в организации. В стандарте укажите, какие виды аудитов есть в организации и их периодичность. Приложите к стандарту формы документов для аудита и условия их изменения.
Цель аудита
Руководство определяет цели внутреннего аудита по охране труда. Например, аудит проводят, чтобы убедиться, что в организации соблюдают все законодательные требования.
Внутренние аудиторы акцентируют свое внимания на тех пунктах, которые приведут к цели аудита.
Периодичность
Указание периодичности создаст системный подход к проведению аудитов. Частота аудитов зависит от целей. Например, один раз в год проверяете по всем пунктам чек-листа, а один раз в месяц проводите частичный аудит только по выбранным разделам.
Программа аудита
Рабочая группа разрабатывает одну или несколько программ аудита (п. 5.1 ГОСТ Р 12.0.008-2009). Объем зависит от цели и частоты проведения аудита, которые уже установлены руководством. Составьте программу аудита и согласуйте ее с руководителем. Например, сформируйте контрольные листы со всеми пунктами, которые нужно проверить исходя из цели. Руководитель выберет, какие пункты ему необходимы для проверки на текущий момент.
Используйте чек-лист внутреннего аудита по охране труда, который подготовили эксперты Системы. С ним проверите наличие документации по охране труда и безопасность процессов на участках. В чек-листе отметили пункты, которых коснулись изменения по охране труда в 2023–2024 годах.
ПРИМЕР
Как разработать несколько программ аудита
В строительной компании участились случаи травматизма сотрудников. Руководитель разработал несколько программ аудита – «Проверка рисков на строительной площадке», «Проверка оборудования» и «Проверка проведения инструктажей». Все программы включили в ежегодный план проведения внутренних аудиторских проверок на предприятии. По программе «Проверка оборудования» руководитель в течение года проверил все четыре строительные площадки и выявил нарушения, которые влияли на уровень травматизма сотрудников. Оказалось, что на движущихся частях механизмов и строительных машин отсутствовали кожухи и ограждения, были неисправны грузозахватные вспомогательные приспособления и электроизоляция.
План проведения аудита
Определите количество дней, ответственных и составьте маршрут аудита. В плане аудита укажите расписание проверки по конкретным пунктам. Уделите время для предварительного и итогового совещания.
Определите количество дней, ответственных и составьте маршрут аудита. В плане аудита укажите расписание проверки по конкретным пунктам. Уделите время для предварительного и итогового совещания.
СОВЕТ
Согласуйте с руководством день аудита
Заранее согласуйте с руководителем дату и ознакомьте участников с планом аудита. Если проведете неожиданный аудит, то рискуете провести аудит не в полном объеме и потерять время. Руководство знает, в какой день провести внутренний аудит и не нарушить операционные процессы, подберет полный состав участников, а сотрудники подготовят все документы.
ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СУОТ
Результаты аудита
Выберите формат, в котором будет отражен результат проведенного аудита, и согласуйте его с руководством. Укажите, в каком случае аудит считается пройденным на высоком уровне, а когда результат не будет засчитан. Например, если присвоить коэффициент каждому пункту в чек-листе, то после проведения нескольких аналогичных аудитов можно наблюдать за динамикой состояния условий труда.
ФОРМА ПО РЕЗУЛЬТАТУ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СУОТ
Работа с несоответствиями
Проведите работу по выявленным нарушениям в ходе аудита. Совместно с участниками аудита проанализируйте причины несоответствий и запланируйте мероприятия, которые скорректируют процессы. Используйте форму документа по корректирующим действиям, который разработали эксперты Системы. В нем пропишите ответственных и сроки выполнения по запланированным мероприятиям.
ФОРМА ПО КОРРЕКТИРУЮЩИМ ДЕЙСТВИЯМ АУДИТА СУОТ
Как собрать аудиторскую группу
В организации подбирают внутренних аудиторов так, чтобы гарантировать объективность и беспристрастность процесса аудита. Между аудиторами распределяют ответственность за проверку конкретных процессов и участков.
Состав комиссии по аудиту
Укажите количество проверяющих и их должности во время аудита. В составе аудиторской группы назначают руководителя, который будет проводить предварительное и итоговое совещание в день аудита (п. 9.6.6 ГОСТ Р 12.0.007-2009).
Задачи аудиторов
Внутренние аудиторы должны уметь сосредотачиваться на важных предметах, проверять точность полученной информации, протоколировать заключения и готовить отчеты.
Состав участников
Пропишите в процедуре, кто из команды проверяемой организации будет сопровождать аудиторов. Например, начальники участков и другие ответственные лица за обеспечение охраны труда проверяемых подразделений.
Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами. Поэтому они не должны оказывать влияние на проведение аудита или вмешиваться в проведение аудита.
Какие документы оформить перед аудитом
Утвердите в локальном стандарте по аудиту формы документов, которые будете использовать во время его проведения. Для проведения одного внутреннего аудита понадобится четыре документа. Перед каждым аудитом рабочая группа составляет документы заново в соответствии с целями аудита.
Как управлять программой аудита
Пересматривайте программу аудита на постоянной основе, чтобы отслеживать изменения и находить возможности для ее улучшения.
Используйте блок-схему на рисунке 1, чтобы управлять программой аудита. В верхней части схемы – общее управление программой аудита, которая улучшит подход. В нижней части схемы – управление программой конкретного аудита в рамках той программы, которую уже приняли и согласовали.
Рисунок 1. Блок-схема управления программой аудита
Результаты аудита
Выберите формат, в котором будет отражен результат проведенного аудита, и согласуйте его с руководством. Укажите, в каком случае аудит считается пройденным на высоком уровне, а когда результат не будет засчитан. Например, если присвоить коэффициент каждому пункту в чек-листе, то после проведения нескольких аналогичных аудитов можно наблюдать за динамикой состояния условий труда.
ФОРМА ПО РЕЗУЛЬТАТУ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СУОТ
Работа с несоответствиями
Проведите работу по выявленным нарушениям в ходе аудита. Совместно с участниками аудита проанализируйте причины несоответствий и запланируйте мероприятия, которые скорректируют процессы. Используйте форму документа по корректирующим действиям, который разработали эксперты Системы. В нем пропишите ответственных и сроки выполнения по запланированным мероприятиям.
ФОРМА ПО КОРРЕКТИРУЮЩИМ ДЕЙСТВИЯМ АУДИТА СУОТ
Как собрать аудиторскую группу
В организации подбирают внутренних аудиторов так, чтобы гарантировать объективность и беспристрастность процесса аудита. Между аудиторами распределяют ответственность за проверку конкретных процессов и участков.
Состав комиссии по аудиту
Укажите количество проверяющих и их должности во время аудита. В составе аудиторской группы назначают руководителя, который будет проводить предварительное и итоговое совещание в день аудита (п. 9.6.6 ГОСТ Р 12.0.007-2009).
Задачи аудиторов
Внутренние аудиторы должны уметь сосредотачиваться на важных предметах, проверять точность полученной информации, протоколировать заключения и готовить отчеты.
Состав участников
Пропишите в процедуре, кто из команды проверяемой организации будет сопровождать аудиторов. Например, начальники участков и другие ответственные лица за обеспечение охраны труда проверяемых подразделений.
Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами. Поэтому они не должны оказывать влияние на проведение аудита или вмешиваться в проведение аудита.
Какие документы оформить перед аудитом
Утвердите в локальном стандарте по аудиту формы документов, которые будете использовать во время его проведения. Для проведения одного внутреннего аудита понадобится четыре документа. Перед каждым аудитом рабочая группа составляет документы заново в соответствии с целями аудита.
- Программа аудита.
- План аудита.
- Результат внутреннего аудита.
- Корректирующие действия по результату внутреннего аудита.
Как управлять программой аудита
Пересматривайте программу аудита на постоянной основе, чтобы отслеживать изменения и находить возможности для ее улучшения.
Используйте блок-схему на рисунке 1, чтобы управлять программой аудита. В верхней части схемы – общее управление программой аудита, которая улучшит подход. В нижней части схемы – управление программой конкретного аудита в рамках той программы, которую уже приняли и согласовали.
Рисунок 1. Блок-схема управления программой аудита
