Как оформить расписку
Расписка подтверждает передачу наличных денежных средств от одного лица другому. Как правило, расписку оформляют при сделках между физлицами. Но бывают ситуации, когда расписку применяют между юрлицами или физлицами и юрлицами. В рекомендации – в каких случаях оформляют расписку, кто ее пишет, какие правила оформления расписки и можно ли распиской подтвердить расходы.
Для чего нужна
Расписка – это документ, который подтверждает факт передачи денег от одного лица другому. Если между сторонами договора возникнет спор по поводу получения денег или их возврата, каждая из сторон может обратиться в суд. В качестве доказательства получения денег и условий, о которых стороны договорились, в суде будет выступать расписка.
Случаи, когда может понадобиться расписка
Расписку оформляют только при расчетах наличными. Если стороны рассчитываются по безналу, факт оплаты подтвердит банковская выписка, расписка в этом случае не нужна.
Самые распространенные причины оформления расписки – передача денег в долг, внесение платы при покупке квартиры, гаража, транспортного средства, иного имущества, оплата по договору аренды, оплата материального ущерба и т. д.
Расписка о передаче денежных средств будет необходима в следующих случаях:
1. Для получения имущественного вычета на покупку квартиры в качестве документа, подтверждающего факт оплаты.
2. Для подтверждения факта оплаты в суде, если получающая сторона окажется недобросовестным лицом и захочет оспорить сделку по причине неполучения оплаты.
3. Для обеспечения возврата долга, если заемщик отказывается вернуть деньги.
4. Для подтверждения отдельных расходов, например расходов на проживание командированного сотрудника в арендованной квартире.
Расписку оформляют в качестве приложения к договорам займа, задатка, купли-продажи имущества, аренды, оказания услуг и т. д. Также расписка может оформляться как самостоятельный документ, то есть без составления договора. В этом случае в договоре прописываются все условия купли-продажи или передачи денег в заем, а расписка подтверждает лишь факт получения денег. При этом в расписке необходимо сослаться на договор и указать его реквизиты.
Во втором случае расписка является одним из способов соблюдения письменной формы договора займа (ст. 808 ГК). То есть договор отдельно не заключается, факт передачи денег в заем подтверждается распиской. В этом случае в расписке необходимо указать все условия выдачи денег (сумма, срок, условия возврата, процентная ставка, если заем выдается под проценты). Также без договора распиской может подтверждаться, например, возмещение ущерба.
Обязательно ли оформлять
Расписка по законодательству не является обязательным документом. Факт получения денег может быть подтвержден другими документами. Например, отметкой о получении денег в самом договоре. Но, чтобы исключить риски потери денег, рекомендуется оформлять расписку. Этот документ будет иметь юридическую силу в суде при возникновении разногласий, что деньги в долг или в оплату получены.
При каких расчетах оформляют
Как правило, расписку оформляют при расчетах между физлицами. Это объясняется тем, что физлица не ведут бухучет, поэтому нужен документ, который подтвердит факт передачи денег. Но часто расписку оформляют организации и ИП. О том, нужно ли оформлять расписку в зависимости от того, кто является сторонами договора, ниже.
Обоими сторонами договора являются физлица. При расчетах оформляют расписку. Физлица не ведут бухучет и не оформляют кассовые документы. Поэтому факт получения денег рекомендуют подтверждать распиской. Вместо расписки можно сделать отметку о получении денег в договоре. Но расписку оформлять предпочтительнее, так как при спорах в суде этот документ будет иметь больший вес.
Ограничений по сумме расчетов нет. Физлица могут рассчитываться наличными в любой сумме (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).
Одна из сторон договора – юрлицо, вторая сторона – физлицо, юрлицо или ИП. Подтверждение получения наличных денег распиской, когда одна из сторон договора – юрлицо, – это нарушение порядка ведения кассовых операций. Но расписку можно оформить в качестве дополнительного документа при условии, что оформлены кассовые документы.
Если одна из сторон договора – организация, при расчетах наличными она должна оформить приходный или расходный кассовый ордер (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Этот документ будет подтверждением факта внесения денег.
Если физлицо вносит деньги, а юрлицо получает, организация оформляет приходный кассовый ордер, а физлицу выдает корешок к ПКО. Этот документ подтвердит, что деньги внесены. Также организация должна пробить на внесенную сумму кассовый чек, например, при получении оплаты за товар. Если же организация получила заем, ККТ не применяется. ИП также может не применять ККТ при получении арендной платы за жилые помещения.
Если же организация выплачивает деньги, а физлицо получает, организация оформляет расходный кассовый ордер, а физлицо в нем расписывается в получении. Поэтому необходимости в расписке нет.
Расписку можно оформить в дополнение к кассовым документам. Но кассовые документы должны быть оформлены обязательно. Неоформление кассовых документов влечет административную ответственность.
Суды при возникновении споров признают факт передачи денег, подтвержденный распиской, несмотря на нарушение порядка кассовых операций. Судьи отметили, что отсутствие у заимодавца надлежащего бухучета и несоблюдения правил оформления операции с денежными средствами не может служить безусловным обстоятельством при разрешении вопроса о передаче вещи (денежных средств). Такие нарушения влекут иные административные и финансовые последствия для заимодавца (определение ВАС от 13.07.2010 № ВАС-8982/10).
При расчетах между организациями, а также между организациями и ИП действует лимит расчетов наличными – 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). За нарушение лимита – штраф. Ограничений по сумме при расчетах с физлицами нет.
Одна из сторон договора – ИП, вторая сторона – физлицо или ИП. В данном случае расчет подтверждают распиской. Предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поэтому факт получения денег лучше оформить распиской (абз. 4 п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). При этом ИП при получении денег также нужно пробить кассовый чек. Невыдача кассового чека влечет административную ответственность.
При расчетах между ИП действует лимит расчетов наличными – 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). За нарушение лимита – штраф. Ограничений по сумме при расчетах с физлицами нет.
Кто оформляет
Расписку пишет лицо, которое получает наличные деньги. Если лицо, участвующее в сделке, не может лично принять деньги, их может получить представитель. Тогда он оформляет расписку. При этом у представителя должна быть доверенность. И в самой расписке представитель указывает, что деньги приняты по доверенности с указанием ее реквизитов.
Как оформить
Обязательной формы расписки не предусмотрено. Также не установлено обязательного перечня реквизитов. Единственное требование – расписка должна содержать полную информацию о том, кто передает деньги, кто их принимает, за что, в какой сумме, на каких условиях. Подробности ниже.
Форма расписки
Расписку оформляют в произвольной форме. Лучше составлять расписку от руки, а не печатать на компьютере несмотря на то, что такого требования в законодательстве нет. При возникновении судебных споров в отношении написанной от руки расписки можно будет провести почерковедческую экспертизу, если возникнет такая необходимость. Графологическая экспертиза подтвердит, что документ на самом деле написан человеком, чьи имя, фамилия и отчество указаны в расписке.
Количество экземпляров
Расписку оформляют в одном экземпляре. Он хранится у того, кто передал деньги по договору купли-продажи, или у кредитора, если деньги переданы в долг.
Реквизиты
Обязательного перечня реквизитов расписки законодательством не установлено. Но, чтобы расписка подтверждала факт получения денег и не вызывала споров, в ней нужно указать ряд реквизитов:
Рассмотрим особенности заполнения отдельных реквизитов.
Дата и место составления. В качестве даты укажите число, месяц, год, когда составлена расписка. Это день, когда были переданы деньги. Место составления – название города или населенного пункта, в котором составлена расписка.
Сведения о лице, получившем деньги, и лице, передавшем деньги. Здесь нужно указать Ф. И. О., место рождения, паспортные данные, адрес места проживания лица, которое принимает и передает наличные деньги (как в документе, удостоверяющем личность, например, в паспорте гражданина РФ). Если одной из сторон является индивидуальный предприниматель, дополнительно следует указать ИНН и ОГРН.
Если деньги передает или принимает юридическое лицо, указываются Ф. И. О. руководителя компании, занимаемая должность, полное наименование юридического лица, ИНН и ОГРН компании.
Если от имени какой-либо из сторон действует представитель по доверенности, то следует указать его фамилию, имя, отчество, место рождения, паспортные данные, реквизиты доверенности. Кроме того, необходимо убедиться, что указанная доверенность предусматривает полномочия на получение или передачу денежных средств.
Основание, по которому передаются деньги. Указывают информацию, в связи с чем передаются деньги (предоставление денег в долг, внесение предоплаты за покупку квартиры, внесение арендной платы за квартиру, возмещение материального ущерба и т. д.).
При получении денег за имущество нужно подробно описать идентификационные характеристики этого имущества. Например, в расписке за проданную квартиру нужно указать адрес квартиры, за которую получены деньги. Если деньги приняты за проданный автомобиль, нужно указать марку и идентификационный номер этого автомобиля.
Если расписка составляется в дополнение к договору, указывают реквизиты договора, по положениям которого должны быть переданы деньги. Это может быть предварительный договор купли-продажи, соглашение о задатке, договор займа и т. д.
Условия выдачи денег. Если денежные средства выдаются на каких-либо условиях, это все нужно прописать в расписке (если такие условия не прописаны в договоре). Например, при передаче денег в долг следует указать:
Информация о претензиях. Если расчет проведен полностью, то продавец делает запись о том, что не имеет претензий. Такая запись не обязательна, но желательна в целях минимизации рисков при возникновении споров и судебных разбирательств.
Подпись лица. Расписку подписывает лицо, получившее деньги. Рядом с подписью указывается расшифровка. При этом подписывать документ нужно только после того, как деньги будут получены. Подписание расписки до передачи денег влечет риски, что другая сторона заявит об оплате денег без их фактической передачи.
Расписка в получении денежных средств по договору купли-продажи автомобиля
Расписка в получении денег при покупке жилья
Заверение у нотариуса
Нотариально заверять расписку не требуется, но по желанию сторон это сделать можно (ст. 160, 161, подп. 2 п. 2 ст. 163 ГК). Как правило, нотариально заверяют расписки на передачу большой суммы денег. Это придаст дополнительную уверенность в том, что документ в суде будет иметь юридическую силу.
Ошибки в расписке
Ошибки, которые искажают данные, идентифицирующие стороны договора, сумму, условия передачи и возврата денег, являются критичными. С такими ошибками суд может не принять расписку в качестве доказательства о получении денег. Поэтому перед тем, как получателю подписать расписку, ее следует проверить обеим сторонам договора. Если будут выявлены критичные ошибки, расписку нужно написать заново. В неверном документе ошибки не исправляйте. Примеры критичных ошибок:
Орфографические ошибки, опечатки, которые не мешают идентифицировать стороны, предмет расписки и сумму, критичными не являются и их можно не исправлять.
Как хранить
Расписку храните в оригинале. При возникновении судебных разбирательств суд не примет копию в качестве доказательства. Правила и срок хранения расписки зависят от основания, по которому она написана. Например, если деньги переданы в оплату товаров, услуг или возмещение каких-либо расходов, расписку хранят в течение срока исковой давности по договору. Если деньги передавались с возвратом, кредитор хранит у себя расписку до возврата денег. Подробности ниже.
Продажа товаров, работ, услуг
При оплате товаров, работ, услуг одна сторона передает деньги другой стороне без возврата, то есть деньги меняются на полученное имущество или услуги и обратно вносителю не возвращаются. Расписка, подтверждающая внесение денег по таким договорам, остается у вносителя денег. Она подтверждает, что покупатель (вноситель денег) полностью рассчитался по договору. Передавать расписку получателю денег не требуется. Специальный срок хранения расписки не установлен. Поэтому храните расписку в течение срока исковой давности по договору – три года с даты внесения денег.
Передача денег в долг
Если по расписке деньги переданы в долг, расписка хранится у кредитора до момента выплаты долга. При исполнении должником обязательства кредитор должен вернуть расписку должнику. Наличие долговой расписки у кредитора подтверждает неисполнение должником обязательства, если должник не докажет иное (п. 2 ст. 408, ст. 808 ГК, п. 1 обзора, утв. Президиумом Верховного суда 13.04.2016).
Если кредитор не может по каким-либо причинам вернуть расписку, он должен написать сам расписку о том, что получил деньги от заемщика. В расписке нужно указать, какая сумма предоставлялась в долг, в какой срок она должна была быть возвращена. Также бывший кредитор должен указать о полном возврате суммы и отсутствии претензий.
Подтверждение расходов
Порядок подтверждения расходов зависит от того, кто является стороной расчетов. При расчетах между физлицами расписка подтверждает расходы, при расчетах между организациями и ИП – нет. Исключение – командированный сотрудник может подтвердить распиской расходы на аренду жилья у физлица. Подробнее – ниже.
Расчеты между физлицами. Расходы подтвердить можно при наличии других документов, например договора купли-продажи. Физлица не ведут бухучет, на них не распространяются правила кассовых операций. Поэтому факт оплаты между физлицами подтверждается распиской. Как правило, физлицам требуется подтвердить расходы для получения имущественного вычета. Расписка будет одним из документов. Понадобится еще договор купли-продажи квартиры или дома, акт приемки-передачи имущества.
Расчеты между юрлицами или юрлицами и ИП. Расходы подтвердить нельзя. Организации и ИП могут признать расходы при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены. Это касается всех налогов, где расходы влияют на налоговую базу: налог на прибыль, УСН с объектом «доходы минус расходы», НДФЛ ИП, ЕСХН (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 3 ст. 346.5, п. 1 ст. 221 НК).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК). При расчетах наличными между организациями и ИП законодательством оформление расписки не предусмотрено. По правилам расчетов наличными организации оформляют приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовые чеки ККТ (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 1 ст. 1.2, абз. 26 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Кроме того, для подтверждения расходов необходимы и другие документы (договоры, акты, накладные и т. д.). Поэтому при наличии одной расписки расходы подтвердить не получится. При этом есть примеры судебных решений, где суд принимал расписку в качестве подтверждения оплаты в споре с контрагентом, но при этом указывал на нарушение порядка ведения кассовых операций.
Расчеты между ИП. При расчетах наличными между ИП расписка расходы не подтвердит. Предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, но обязаны выдавать кассовые чеки (абз. 4 п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 1 ст. 1.2, абз. 26 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Кроме того, для подтверждения налоговых расходов также потребуются договоры, акты, накладные.
Таким образом, на основании одной расписки организациям и ИП учесть расходы не получится. Расписку можно оформить в качестве дополнительного документа для предъявления в суд при возможных спорах по оплате.
Аренда жилья командированного сотрудника. Расписка подтверждает расходы командированного сотрудника, если он в командировке арендовал жилье у физлица. Это объясняется тем, что физлицо, которое предоставляло квартиру в аренду, не может выдать иной документ, так как для физлиц не предусмотрено особых правил по оформлению полученных денег. Расписку сотрудник прикладывает к авансовому отчету, который должен утвердить руководитель. Также понадобится договор аренды и акт.
При наличных расчетах с самозанятыми за аренду квартиры, помимо договора, акта, получите от него чек, сформированный в приложении «Мой налог» или личном кабинете. Такой чек самозанятый должен выдать сразу на бумажном носителе или отправлен в электронном виде. Помимо этого для обоснования расходов и неначисления взносов, а также для невыполнения обязанности налогового агента по НДФЛ запросите у самозанятого справку, которая подтверждает его регистрацию в качестве плательщика. Проверить регистрацию физлица в качестве самозанятого можно на сайте ФНС.
Александр Елин
генеральный директор аудиторской компании «Академия Аудита»
Для чего нужна
Расписка – это документ, который подтверждает факт передачи денег от одного лица другому. Если между сторонами договора возникнет спор по поводу получения денег или их возврата, каждая из сторон может обратиться в суд. В качестве доказательства получения денег и условий, о которых стороны договорились, в суде будет выступать расписка.
Случаи, когда может понадобиться расписка
Расписку оформляют только при расчетах наличными. Если стороны рассчитываются по безналу, факт оплаты подтвердит банковская выписка, расписка в этом случае не нужна.
Самые распространенные причины оформления расписки – передача денег в долг, внесение платы при покупке квартиры, гаража, транспортного средства, иного имущества, оплата по договору аренды, оплата материального ущерба и т. д.
Расписка о передаче денежных средств будет необходима в следующих случаях:
1. Для получения имущественного вычета на покупку квартиры в качестве документа, подтверждающего факт оплаты.
2. Для подтверждения факта оплаты в суде, если получающая сторона окажется недобросовестным лицом и захочет оспорить сделку по причине неполучения оплаты.
3. Для обеспечения возврата долга, если заемщик отказывается вернуть деньги.
4. Для подтверждения отдельных расходов, например расходов на проживание командированного сотрудника в арендованной квартире.
Расписку оформляют в качестве приложения к договорам займа, задатка, купли-продажи имущества, аренды, оказания услуг и т. д. Также расписка может оформляться как самостоятельный документ, то есть без составления договора. В этом случае в договоре прописываются все условия купли-продажи или передачи денег в заем, а расписка подтверждает лишь факт получения денег. При этом в расписке необходимо сослаться на договор и указать его реквизиты.
Во втором случае расписка является одним из способов соблюдения письменной формы договора займа (ст. 808 ГК). То есть договор отдельно не заключается, факт передачи денег в заем подтверждается распиской. В этом случае в расписке необходимо указать все условия выдачи денег (сумма, срок, условия возврата, процентная ставка, если заем выдается под проценты). Также без договора распиской может подтверждаться, например, возмещение ущерба.
Обязательно ли оформлять
Расписка по законодательству не является обязательным документом. Факт получения денег может быть подтвержден другими документами. Например, отметкой о получении денег в самом договоре. Но, чтобы исключить риски потери денег, рекомендуется оформлять расписку. Этот документ будет иметь юридическую силу в суде при возникновении разногласий, что деньги в долг или в оплату получены.
При каких расчетах оформляют
Как правило, расписку оформляют при расчетах между физлицами. Это объясняется тем, что физлица не ведут бухучет, поэтому нужен документ, который подтвердит факт передачи денег. Но часто расписку оформляют организации и ИП. О том, нужно ли оформлять расписку в зависимости от того, кто является сторонами договора, ниже.
Обоими сторонами договора являются физлица. При расчетах оформляют расписку. Физлица не ведут бухучет и не оформляют кассовые документы. Поэтому факт получения денег рекомендуют подтверждать распиской. Вместо расписки можно сделать отметку о получении денег в договоре. Но расписку оформлять предпочтительнее, так как при спорах в суде этот документ будет иметь больший вес.
Ограничений по сумме расчетов нет. Физлица могут рассчитываться наличными в любой сумме (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).
Одна из сторон договора – юрлицо, вторая сторона – физлицо, юрлицо или ИП. Подтверждение получения наличных денег распиской, когда одна из сторон договора – юрлицо, – это нарушение порядка ведения кассовых операций. Но расписку можно оформить в качестве дополнительного документа при условии, что оформлены кассовые документы.
Если одна из сторон договора – организация, при расчетах наличными она должна оформить приходный или расходный кассовый ордер (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Этот документ будет подтверждением факта внесения денег.
Если физлицо вносит деньги, а юрлицо получает, организация оформляет приходный кассовый ордер, а физлицу выдает корешок к ПКО. Этот документ подтвердит, что деньги внесены. Также организация должна пробить на внесенную сумму кассовый чек, например, при получении оплаты за товар. Если же организация получила заем, ККТ не применяется. ИП также может не применять ККТ при получении арендной платы за жилые помещения.
Если же организация выплачивает деньги, а физлицо получает, организация оформляет расходный кассовый ордер, а физлицо в нем расписывается в получении. Поэтому необходимости в расписке нет.
Расписку можно оформить в дополнение к кассовым документам. Но кассовые документы должны быть оформлены обязательно. Неоформление кассовых документов влечет административную ответственность.
Суды при возникновении споров признают факт передачи денег, подтвержденный распиской, несмотря на нарушение порядка кассовых операций. Судьи отметили, что отсутствие у заимодавца надлежащего бухучета и несоблюдения правил оформления операции с денежными средствами не может служить безусловным обстоятельством при разрешении вопроса о передаче вещи (денежных средств). Такие нарушения влекут иные административные и финансовые последствия для заимодавца (определение ВАС от 13.07.2010 № ВАС-8982/10).
При расчетах между организациями, а также между организациями и ИП действует лимит расчетов наличными – 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). За нарушение лимита – штраф. Ограничений по сумме при расчетах с физлицами нет.
Одна из сторон договора – ИП, вторая сторона – физлицо или ИП. В данном случае расчет подтверждают распиской. Предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поэтому факт получения денег лучше оформить распиской (абз. 4 п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). При этом ИП при получении денег также нужно пробить кассовый чек. Невыдача кассового чека влечет административную ответственность.
При расчетах между ИП действует лимит расчетов наличными – 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). За нарушение лимита – штраф. Ограничений по сумме при расчетах с физлицами нет.
Кто оформляет
Расписку пишет лицо, которое получает наличные деньги. Если лицо, участвующее в сделке, не может лично принять деньги, их может получить представитель. Тогда он оформляет расписку. При этом у представителя должна быть доверенность. И в самой расписке представитель указывает, что деньги приняты по доверенности с указанием ее реквизитов.
Как оформить
Обязательной формы расписки не предусмотрено. Также не установлено обязательного перечня реквизитов. Единственное требование – расписка должна содержать полную информацию о том, кто передает деньги, кто их принимает, за что, в какой сумме, на каких условиях. Подробности ниже.
Форма расписки
Расписку оформляют в произвольной форме. Лучше составлять расписку от руки, а не печатать на компьютере несмотря на то, что такого требования в законодательстве нет. При возникновении судебных споров в отношении написанной от руки расписки можно будет провести почерковедческую экспертизу, если возникнет такая необходимость. Графологическая экспертиза подтвердит, что документ на самом деле написан человеком, чьи имя, фамилия и отчество указаны в расписке.
Количество экземпляров
Расписку оформляют в одном экземпляре. Он хранится у того, кто передал деньги по договору купли-продажи, или у кредитора, если деньги переданы в долг.
Реквизиты
Обязательного перечня реквизитов расписки законодательством не установлено. Но, чтобы расписка подтверждала факт получения денег и не вызывала споров, в ней нужно указать ряд реквизитов:
- наименование документа – «расписка»;
- дата и место составления;
- сведения о лице, получившем деньги;
- сведения о лице, передавшем деньги;
- основание, по которому передаются деньги;
- сумма полученных денег цифрами и прописью;
- условия, на которых получены деньги (при наличии);
- информация о претензиях;
- подпись.
Рассмотрим особенности заполнения отдельных реквизитов.
Дата и место составления. В качестве даты укажите число, месяц, год, когда составлена расписка. Это день, когда были переданы деньги. Место составления – название города или населенного пункта, в котором составлена расписка.
Сведения о лице, получившем деньги, и лице, передавшем деньги. Здесь нужно указать Ф. И. О., место рождения, паспортные данные, адрес места проживания лица, которое принимает и передает наличные деньги (как в документе, удостоверяющем личность, например, в паспорте гражданина РФ). Если одной из сторон является индивидуальный предприниматель, дополнительно следует указать ИНН и ОГРН.
Если деньги передает или принимает юридическое лицо, указываются Ф. И. О. руководителя компании, занимаемая должность, полное наименование юридического лица, ИНН и ОГРН компании.
Если от имени какой-либо из сторон действует представитель по доверенности, то следует указать его фамилию, имя, отчество, место рождения, паспортные данные, реквизиты доверенности. Кроме того, необходимо убедиться, что указанная доверенность предусматривает полномочия на получение или передачу денежных средств.
Основание, по которому передаются деньги. Указывают информацию, в связи с чем передаются деньги (предоставление денег в долг, внесение предоплаты за покупку квартиры, внесение арендной платы за квартиру, возмещение материального ущерба и т. д.).
При получении денег за имущество нужно подробно описать идентификационные характеристики этого имущества. Например, в расписке за проданную квартиру нужно указать адрес квартиры, за которую получены деньги. Если деньги приняты за проданный автомобиль, нужно указать марку и идентификационный номер этого автомобиля.
Если расписка составляется в дополнение к договору, указывают реквизиты договора, по положениям которого должны быть переданы деньги. Это может быть предварительный договор купли-продажи, соглашение о задатке, договор займа и т. д.
Условия выдачи денег. Если денежные средства выдаются на каких-либо условиях, это все нужно прописать в расписке (если такие условия не прописаны в договоре). Например, при передаче денег в долг следует указать:
- выдаются деньги под процент с указанием процентной ставки или без процентов;
- срок возврата денежных средств;
- способ возврата: наличкой или по безналу, единовременно или в рассрочку. При рассрочке указывается также график платежей.
Информация о претензиях. Если расчет проведен полностью, то продавец делает запись о том, что не имеет претензий. Такая запись не обязательна, но желательна в целях минимизации рисков при возникновении споров и судебных разбирательств.
Подпись лица. Расписку подписывает лицо, получившее деньги. Рядом с подписью указывается расшифровка. При этом подписывать документ нужно только после того, как деньги будут получены. Подписание расписки до передачи денег влечет риски, что другая сторона заявит об оплате денег без их фактической передачи.
Расписка в получении денежных средств по договору купли-продажи автомобиля
Расписка в получении денег при покупке жилья
Заверение у нотариуса
Нотариально заверять расписку не требуется, но по желанию сторон это сделать можно (ст. 160, 161, подп. 2 п. 2 ст. 163 ГК). Как правило, нотариально заверяют расписки на передачу большой суммы денег. Это придаст дополнительную уверенность в том, что документ в суде будет иметь юридическую силу.
Ошибки в расписке
Ошибки, которые искажают данные, идентифицирующие стороны договора, сумму, условия передачи и возврата денег, являются критичными. С такими ошибками суд может не принять расписку в качестве доказательства о получении денег. Поэтому перед тем, как получателю подписать расписку, ее следует проверить обеим сторонам договора. Если будут выявлены критичные ошибки, расписку нужно написать заново. В неверном документе ошибки не исправляйте. Примеры критичных ошибок:
- нет полной информации о лице, которое приняло деньги. Например, указаны только фамилия, имя и отчество, но нет данных паспорта или сведения указаны неверно;
- не указано, когда переданы деньги;
- не указан срок возврата;
- указана неверная сумма, например передано 500 000 руб., а расписка написана на 50 000 руб.
Орфографические ошибки, опечатки, которые не мешают идентифицировать стороны, предмет расписки и сумму, критичными не являются и их можно не исправлять.
Как хранить
Расписку храните в оригинале. При возникновении судебных разбирательств суд не примет копию в качестве доказательства. Правила и срок хранения расписки зависят от основания, по которому она написана. Например, если деньги переданы в оплату товаров, услуг или возмещение каких-либо расходов, расписку хранят в течение срока исковой давности по договору. Если деньги передавались с возвратом, кредитор хранит у себя расписку до возврата денег. Подробности ниже.
Продажа товаров, работ, услуг
При оплате товаров, работ, услуг одна сторона передает деньги другой стороне без возврата, то есть деньги меняются на полученное имущество или услуги и обратно вносителю не возвращаются. Расписка, подтверждающая внесение денег по таким договорам, остается у вносителя денег. Она подтверждает, что покупатель (вноситель денег) полностью рассчитался по договору. Передавать расписку получателю денег не требуется. Специальный срок хранения расписки не установлен. Поэтому храните расписку в течение срока исковой давности по договору – три года с даты внесения денег.
Передача денег в долг
Если по расписке деньги переданы в долг, расписка хранится у кредитора до момента выплаты долга. При исполнении должником обязательства кредитор должен вернуть расписку должнику. Наличие долговой расписки у кредитора подтверждает неисполнение должником обязательства, если должник не докажет иное (п. 2 ст. 408, ст. 808 ГК, п. 1 обзора, утв. Президиумом Верховного суда 13.04.2016).
Если кредитор не может по каким-либо причинам вернуть расписку, он должен написать сам расписку о том, что получил деньги от заемщика. В расписке нужно указать, какая сумма предоставлялась в долг, в какой срок она должна была быть возвращена. Также бывший кредитор должен указать о полном возврате суммы и отсутствии претензий.
Подтверждение расходов
Порядок подтверждения расходов зависит от того, кто является стороной расчетов. При расчетах между физлицами расписка подтверждает расходы, при расчетах между организациями и ИП – нет. Исключение – командированный сотрудник может подтвердить распиской расходы на аренду жилья у физлица. Подробнее – ниже.
Расчеты между физлицами. Расходы подтвердить можно при наличии других документов, например договора купли-продажи. Физлица не ведут бухучет, на них не распространяются правила кассовых операций. Поэтому факт оплаты между физлицами подтверждается распиской. Как правило, физлицам требуется подтвердить расходы для получения имущественного вычета. Расписка будет одним из документов. Понадобится еще договор купли-продажи квартиры или дома, акт приемки-передачи имущества.
Расчеты между юрлицами или юрлицами и ИП. Расходы подтвердить нельзя. Организации и ИП могут признать расходы при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены. Это касается всех налогов, где расходы влияют на налоговую базу: налог на прибыль, УСН с объектом «доходы минус расходы», НДФЛ ИП, ЕСХН (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 3 ст. 346.5, п. 1 ст. 221 НК).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК). При расчетах наличными между организациями и ИП законодательством оформление расписки не предусмотрено. По правилам расчетов наличными организации оформляют приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовые чеки ККТ (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 1 ст. 1.2, абз. 26 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Кроме того, для подтверждения расходов необходимы и другие документы (договоры, акты, накладные и т. д.). Поэтому при наличии одной расписки расходы подтвердить не получится. При этом есть примеры судебных решений, где суд принимал расписку в качестве подтверждения оплаты в споре с контрагентом, но при этом указывал на нарушение порядка ведения кассовых операций.
Расчеты между ИП. При расчетах наличными между ИП расписка расходы не подтвердит. Предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, но обязаны выдавать кассовые чеки (абз. 4 п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 1 ст. 1.2, абз. 26 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Кроме того, для подтверждения налоговых расходов также потребуются договоры, акты, накладные.
Таким образом, на основании одной расписки организациям и ИП учесть расходы не получится. Расписку можно оформить в качестве дополнительного документа для предъявления в суд при возможных спорах по оплате.
Аренда жилья командированного сотрудника. Расписка подтверждает расходы командированного сотрудника, если он в командировке арендовал жилье у физлица. Это объясняется тем, что физлицо, которое предоставляло квартиру в аренду, не может выдать иной документ, так как для физлиц не предусмотрено особых правил по оформлению полученных денег. Расписку сотрудник прикладывает к авансовому отчету, который должен утвердить руководитель. Также понадобится договор аренды и акт.
При наличных расчетах с самозанятыми за аренду квартиры, помимо договора, акта, получите от него чек, сформированный в приложении «Мой налог» или личном кабинете. Такой чек самозанятый должен выдать сразу на бумажном носителе или отправлен в электронном виде. Помимо этого для обоснования расходов и неначисления взносов, а также для невыполнения обязанности налогового агента по НДФЛ запросите у самозанятого справку, которая подтверждает его регистрацию в качестве плательщика. Проверить регистрацию физлица в качестве самозанятого можно на сайте ФНС.
