Как составить и направить гарантийное письмо
Гарантийные письма составляют, чтобы признать свое обязательство перед кредитором и получить отсрочку исполнения или предложить заключить договор на заявленных условиях. В рекомендации – как составить и направить гарантийное письмо, а также образцы писем для разных случаев.
Ольга Сергеева
главный редактор Системы Главбух
Как составить
Составить гарантийное письмо можно в свободной форме. Оно должно отвечать требованиям, которые закон предъявляет к письменным доказательствам. В письмо нужно включить действия, которые гарант обязуется исполнить, и срок для их исполнения. Если письмо для кредитора по договору, в письме нужно указать его реквизиты.
Дополнительно в гарантийном письме можно указать обстоятельства, при которых возникло обязательство, и ответственность, которую гарант понесет, если не выполнит обещанное. Гарантийные санкции заменят договорные, если кредитор полностью и безоговорочно акцептует гарантийное письмо или только меры ответственности (п. 3 ст. 434, ст. 438 ГК). Если для исполнения обязательств гаранту нужны встречные действия контрагента, на это необходимо указать в письме. Например, выставить счет, направить пакет закрывающих документов, внести предоплату.
К гарантийному письму рекомендуем приложить документы, которые подтвердят обстоятельства, на которые гарант ссылается. Если письмо подписал представитель по доверенности, нужно приложить копию доверенности.
Обычно гарантийное письмо ничего не меняет в уже существующем обязательстве и представляет собой только обещание. Но в зависимости от текста и ситуации оно может подтвердить, что должник признает долг или принимает на себя дополнительные обязательства, само обязательство возникло или прекратилось. После того как кредитор получил гарантийное письмо в признанием долга, срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК).
Как правило, гарантийное письмо содержит финансовые обязательства отправителя перед адресатом, например, заплатить долг, возместить ущерб. Поэтому отправителю нужно поставить на гарантийном письме свою печать, если она есть (п. 24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). То же правило касается и банковской гарантии. Кроме этого, если у банковской гарантии несколько листов, то их нужно прошить, подписать и скрепить печатью гаранта (п. «в» Дополнительных требований, утв. постановлением Правительства от 08.11.2013 № 1005).
Об оплате
Оплата по договору аренды
Оплата поставленного товара
Оплата выполненной работы по договору подряда
Оплате по договору поставки
О заключении договора
О заключении договора в будущем
О заключении договора аренды после регистрации юрлица
Как направить контрагенту
Отправить письмо можно курьером или почтовой службой, например «Почтой России». Если организация отправляет письмо почтовой службой, то форма отправки будет зависеть от документа. Обычное письмо можно отправить обычным или заказным письмом. Для гарантийных писем, претензий, писем для налоговой и любых документов, доставка которых требует подтверждения, лучше использовать «золотой стандарт» – ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Таблица. Доказательства, с помощью которых можно подтвердить отправку писем
Составить гарантийное письмо можно в свободной форме. Оно должно отвечать требованиям, которые закон предъявляет к письменным доказательствам. В письмо нужно включить действия, которые гарант обязуется исполнить, и срок для их исполнения. Если письмо для кредитора по договору, в письме нужно указать его реквизиты.
Дополнительно в гарантийном письме можно указать обстоятельства, при которых возникло обязательство, и ответственность, которую гарант понесет, если не выполнит обещанное. Гарантийные санкции заменят договорные, если кредитор полностью и безоговорочно акцептует гарантийное письмо или только меры ответственности (п. 3 ст. 434, ст. 438 ГК). Если для исполнения обязательств гаранту нужны встречные действия контрагента, на это необходимо указать в письме. Например, выставить счет, направить пакет закрывающих документов, внести предоплату.
К гарантийному письму рекомендуем приложить документы, которые подтвердят обстоятельства, на которые гарант ссылается. Если письмо подписал представитель по доверенности, нужно приложить копию доверенности.
Обычно гарантийное письмо ничего не меняет в уже существующем обязательстве и представляет собой только обещание. Но в зависимости от текста и ситуации оно может подтвердить, что должник признает долг или принимает на себя дополнительные обязательства, само обязательство возникло или прекратилось. После того как кредитор получил гарантийное письмо в признанием долга, срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК).
Как правило, гарантийное письмо содержит финансовые обязательства отправителя перед адресатом, например, заплатить долг, возместить ущерб. Поэтому отправителю нужно поставить на гарантийном письме свою печать, если она есть (п. 24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). То же правило касается и банковской гарантии. Кроме этого, если у банковской гарантии несколько листов, то их нужно прошить, подписать и скрепить печатью гаранта (п. «в» Дополнительных требований, утв. постановлением Правительства от 08.11.2013 № 1005).
Об оплате
Оплата по договору аренды
Оплата поставленного товара
Оплата выполненной работы по договору подряда
Оплате по договору поставки
О заключении договора
О заключении договора в будущем
О заключении договора аренды после регистрации юрлица
Как направить контрагенту
Отправить письмо можно курьером или почтовой службой, например «Почтой России». Если организация отправляет письмо почтовой службой, то форма отправки будет зависеть от документа. Обычное письмо можно отправить обычным или заказным письмом. Для гарантийных писем, претензий, писем для налоговой и любых документов, доставка которых требует подтверждения, лучше использовать «золотой стандарт» – ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Таблица. Доказательства, с помощью которых можно подтвердить отправку писем
Дополнительно отправку и вручение можно подтвердить косвенными доказательствами. Например, перепиской с контрагентом, в которой он подтверждает получение письма, или с отделением «Почты России» относительно выяснения обстоятельств доставки, вручения или невручения почтового отправления.
Срок хранения писем и заказных уведомлений в отделениях связи – 30 календарных дней. Судебные и административные отправления хранятся в течение семи календарных дней. Срок начинается течь на следующий рабочий день после того, как отправление поступило в место вручения. Все сроки хранения почтовой корреспонденции и отправлений установил приказ АО «Почта России» от 21.06.2022 № 230-п.
Срок хранения писем и заказных уведомлений в отделениях связи – 30 календарных дней. Судебные и административные отправления хранятся в течение семи календарных дней. Срок начинается течь на следующий рабочий день после того, как отправление поступило в место вручения. Все сроки хранения почтовой корреспонденции и отправлений установил приказ АО «Почта России» от 21.06.2022 № 230-п.
