Директор не видит разницы между деньгами компании и своими. Устанавливаем понятные границы
Забирайте презентацию для разговора с директором, который путает свой кошелек с расчетным счетом компании. По каждой опасной выдумке — отдельный слайд с расчетом в рублях: сколько будет стоить подотчет без отчета, личные покупки за счет фирмы, вывод на ИП. Анна Коняева, управляющий партнер ЦПО групп, собрала аргументы, которые убеждают даже самых упрямых руководителей. Покажите цифры — и директор увидит границу.
Разобрали три сценария, в которых директор тратит деньги компании на себя, и подготовили презентацию, чтобы переубедить его в верности такого решения. По каждому сценарию привели расчет в рублях, ссылки на письма Минфина и судебную практику. В конце статьи найдете презентацию для разговора с директором. По всем опасным выдумкам — отдельный слайд с расчетами.
Сценарий 1. Разъезды при гибридном графике — не командировка
Командировка — поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). Дистанционная работа не превращает дорогу домой в производственную необходимость. Суточные в таких поездках начислять нельзя — оснований нет.
Компания вправе компенсировать директору дорогу от дома до работы и обратно. Но эта выплата — часть оплаты труда, а не командировочные. Она не входит в перечень необлагаемых выплат (ст. 217, 422 НК). А значит, нужно удержать НДФЛ и начислить взносы (письмо Минфина от 02.12.2024 № 03-04-05/120763). Исключение — когда до работы невозможно добраться общественным транспортом (письмо Минфина от 22.12.2022 № 03-04-07/125960). К авиаперелетам между городами это не относится.
Стоимость билетов можно включить в расходы на оплату труда при условии, что компенсация проезда прописана в трудовом договоре (п. 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК, письмо Минфина от 16.04.2019 № 03-03-07/26913). В бухучете расходы на проезд директора отражайте так:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
отражены расходы на проезд директора.
Зафиксируйте гибридный график в трудовом договоре: сколько дней в офисе, сколько удаленно. Там же закрепите условие о компенсации проезда. Это снизит риск споров с инспекцией.
Пример 1. Перелеты руководителя
Директор летает по маршруту Сочи — Санкт-Петербург — Сочи дважды в месяц. Средняя стоимость билетов туда-обратно — 25 000 руб. За год — 600 000 руб. Оформили как командировку неправомерно: НДФЛ и взносы не начислены. Суточные: 700 ₽ × 4 дн. × 24 поездки = 67 200 ₽.
Доначисления при проверке составили:
— НДФЛ 13 процентов — 86 736 руб.;
— страховые взносы 30 процентов — 200 160 руб.;
— налог на прибыль 25 процентов — 116 760 руб. (с учетом того, что налоговики примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— штраф 20 процентов — 80 731 руб.;
— пени — сумма в зависимости от периода, когда возникли недоимка и сальдо ЕНС на каждый день просрочки.
Итого риск заплатить — минимум 484 387 руб.
Оформили правильно — компенсация по трудовому договору: НДФЛ и взносы начислены сразу, билеты включены в расходы на оплату труда, суточные не начисляем. Доначислений при проверке — 0 руб.
Минимальный набор документов после командировки: приказ о направлении в командировку, авансовый отчет, билеты, посадочные, чеки
Сценарий 2. Оплата рабочих поездок — только при обосновании
Директор едет на переговоры, выставку, проверку филиала — это служебная командировка. Компания обязана возместить ему расходы на проезд и проживание и перечислить суточные (ст. 168 ТК, п. 8 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Директор вправе подписать приказ о своей командировке (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ). По возвращении в течение трех рабочих дней он должен представить авансовый отчет и подтверждающие документы: билеты, счета за гостиницу (п. 23 Положения № 501).
Расходы на проезд и проживание в командировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Суточные сверх лимита — облагаются: по России необлагаемый лимит 700 руб. в день, за рубежом — 2500 руб. в день. Все, что выше, — база для НДФЛ и взносов (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).
Командировочные расходы уменьшают налоговую базу в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Условие — документальное подтверждение: билеты, посадочные талоны, любые документы о перевозке (письма Минфина от 17.10.2024 № 03-03-06/1/100814, от 20.03.2026 № 03-03-07/22949). При методе начисления расходы учитывайте в периоде утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). При кассовом методе — аналогично.
Если директор — одновременно единственный учредитель, ситуация усложняется. Минтруд считает, что трудовое законодательство на такие отношения не распространяется (письмо от 17.06.2022 № 14-6/ООГ-4038). Минфин добавляет: руководитель не может сам себе выдавать зарплату и учитывать ее в расходах (письмо от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).
Другая позиция: если командировка директора-учредителя в интересах компании и подтверждена документами, расходы можно учесть в налоге на прибыль даже без трудового договора (ст. 252 НК).
Расходы на поездки, не связанные с деятельностью компании, суд не признает экономически обоснованными (определение ВАС от 26.03.2014 № ВАС-2788/14). Если директор маскирует отпуск под командировку, рискуете получить доначисление НДФЛ и страховых взносов, пени и штраф 20 процентов от недоимки. Сомневаетесь в обоснованности конкретной поездки — направьте запрос в инспекцию по месту учета, ФНС или Минфин. Их ответ защитит от штрафа.
Пример 2. Фиктивная командировка
Директор оформил поездку на отдых в Калининград как командировку. Билеты — 35 000 руб., гостиница — 70 000 руб. за шесть ночей, суточные: 700 ₽ × 7 дн. = 4900 ₽. Итого — 109 900 руб. НДФЛ и взносы не начислены.
Доначисления при проверке:
— НДФЛ 13 процентов — 14 287 руб.;
— страховые взносы 30 процентов — 32 970 руб.;
— налог на прибыль 25 процентов, так как расходы снимут, — 19 233 руб. (если налоговики примут в расходы сумму доначисленных взносов);
— штраф 20 процентов — порядка 13 298 руб.;
— пени — сумма в зависимости от периода просрочки и сальдо ЕНС.
Итого с одной поездки — минимум 79 788 руб.
Если директор летит в отпуск за свой счет, доначислений — 0 руб.
Сценарий 3. Личные покупки с расчетного счета — самый дорогой риск
Самые серьезные проблемы начинаются, когда директор оплачивает с расчетного счета компании личные расходы: ремонт дома, медицинские услуги, отдых семьи, покупку техники для себя.
Личные траты директора не соответствуют критериям расходов по налогу на прибыль, они необоснованны: не связаны с деятельностью компании, совершены в интересах конкретного физика, а не компании (ст. 252 НК). Суды подтверждают: такие расходы нельзя учесть для прибыли (постановление АС Северо-Западного округа от 06.02.2025 по делу № А52-3298/2023).
Раз выплата не связана с деятельностью компании, возникают НДФЛ и взносы. Иначе ИФНС доначислит налоги, пени и штраф.
Помимо налоговых рисков, директор отвечает перед компанией как ее руководитель. Суды взыскивают с директоров траты на поездки членов семьи, личные перелеты и отпуска, медицинские услуги, строительство и ремонт личной недвижимости (постановления АС Московского округа от 23.04.2025 по делу № А40-13607/2024, АС Уральского округа от 17.06.2025 по делу № А60-52601/2023).
Если руководитель настаивает на оплате личных расходов, предложите два варианта. Первый — дивиденды, если он еще и учредитель, или премия: компания выплачивает деньги официально, удерживает НДФЛ, директор тратит, на что хочет. Второй — директор платит сам.
Пример 3. Директор тратит средства на себя
Директор-учредитель оплатил с расчетного счета компании ремонт дома (1 500 000 руб.) и семейный отдых (800 000 руб.). Итого — 2 300 000 руб. Бухгалтер провел это как хозрасходы, НДФЛ и взносы не начислил. В расчетах не учитываем другие доходы директора. Доначисления при проверке:
— налог на прибыль 25 процентов — 402 500 руб. (если налоговики примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— НДФЛ 13 процентов — 299 000 руб.;
— страховые взносы 30 процентов — 690 000 руб.;
— штраф 20 процентов от недоимки — 278 300 руб.;
— пени — сумма в зависимости от периода просрочки и сальдо ЕНС.
Итого — минимум 1 669 800 руб. Плюс новые собственники в будущем могут взыскать 2 300 000 руб. как убытки.
Если директор-учредитель возьмет те же 2 300 000 руб. дивидендами, то НДФЛ 13 процентов — 299 000 руб. Доначислений, пеней, штрафов — 0 руб. Риск убытков — 0 руб. Итого— 299 000 руб. вместо 1 669 800 руб.
Смотрите, как безопасно действовать, если директор требует оплатить расходы с расчетного счета компании.
Шаг 1. Определите тип расхода. Это поездка — проверьте, подходит ли она под командировку: есть ли служебное поручение, связана ли с деятельностью компании.
Шаг 2. Не командировка. Проверьте, прописана ли компенсация в трудовом договоре. Если да — оформляйте как часть оплаты труда, начисляйте НДФЛ и взносы, включайте в расходы для прибыли.
Шаг 3. Расход чисто личный. Покажите расчет: сколько стоит «бесплатная» покупка за счет компании с учетом доначислений, пеней и штрафов. Предложите альтернативу: дивиденды, премию или из своих средств.
Шаг 4. Зафиксируйте позицию. Направьте директору служебную записку с расчетом рисков. Если руководитель настаивает — у вас будет документ, подтверждающий, что вы предупреждали.
Шаг 5. Не знаете, как квалифицировать расход, — спросите. Направьте ...
Анна Коняева,
управляющий партнер ЦПО групп
Разобрали три сценария, в которых директор тратит деньги компании на себя, и подготовили презентацию, чтобы переубедить его в верности такого решения. По каждому сценарию привели расчет в рублях, ссылки на письма Минфина и судебную практику. В конце статьи найдете презентацию для разговора с директором. По всем опасным выдумкам — отдельный слайд с расчетами.
Сценарий 1. Разъезды при гибридном графике — не командировка
Командировка — поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). Дистанционная работа не превращает дорогу домой в производственную необходимость. Суточные в таких поездках начислять нельзя — оснований нет.
Компания вправе компенсировать директору дорогу от дома до работы и обратно. Но эта выплата — часть оплаты труда, а не командировочные. Она не входит в перечень необлагаемых выплат (ст. 217, 422 НК). А значит, нужно удержать НДФЛ и начислить взносы (письмо Минфина от 02.12.2024 № 03-04-05/120763). Исключение — когда до работы невозможно добраться общественным транспортом (письмо Минфина от 22.12.2022 № 03-04-07/125960). К авиаперелетам между городами это не относится.
Стоимость билетов можно включить в расходы на оплату труда при условии, что компенсация проезда прописана в трудовом договоре (п. 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК, письмо Минфина от 16.04.2019 № 03-03-07/26913). В бухучете расходы на проезд директора отражайте так:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
отражены расходы на проезд директора.
Зафиксируйте гибридный график в трудовом договоре: сколько дней в офисе, сколько удаленно. Там же закрепите условие о компенсации проезда. Это снизит риск споров с инспекцией.
Пример 1. Перелеты руководителя
Директор летает по маршруту Сочи — Санкт-Петербург — Сочи дважды в месяц. Средняя стоимость билетов туда-обратно — 25 000 руб. За год — 600 000 руб. Оформили как командировку неправомерно: НДФЛ и взносы не начислены. Суточные: 700 ₽ × 4 дн. × 24 поездки = 67 200 ₽.
Доначисления при проверке составили:
— НДФЛ 13 процентов — 86 736 руб.;
— страховые взносы 30 процентов — 200 160 руб.;
— налог на прибыль 25 процентов — 116 760 руб. (с учетом того, что налоговики примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— штраф 20 процентов — 80 731 руб.;
— пени — сумма в зависимости от периода, когда возникли недоимка и сальдо ЕНС на каждый день просрочки.
Итого риск заплатить — минимум 484 387 руб.
Оформили правильно — компенсация по трудовому договору: НДФЛ и взносы начислены сразу, билеты включены в расходы на оплату труда, суточные не начисляем. Доначислений при проверке — 0 руб.
Минимальный набор документов после командировки: приказ о направлении в командировку, авансовый отчет, билеты, посадочные, чеки
Сценарий 2. Оплата рабочих поездок — только при обосновании
Директор едет на переговоры, выставку, проверку филиала — это служебная командировка. Компания обязана возместить ему расходы на проезд и проживание и перечислить суточные (ст. 168 ТК, п. 8 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Директор вправе подписать приказ о своей командировке (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ). По возвращении в течение трех рабочих дней он должен представить авансовый отчет и подтверждающие документы: билеты, счета за гостиницу (п. 23 Положения № 501).
Расходы на проезд и проживание в командировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Суточные сверх лимита — облагаются: по России необлагаемый лимит 700 руб. в день, за рубежом — 2500 руб. в день. Все, что выше, — база для НДФЛ и взносов (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).
Командировочные расходы уменьшают налоговую базу в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Условие — документальное подтверждение: билеты, посадочные талоны, любые документы о перевозке (письма Минфина от 17.10.2024 № 03-03-06/1/100814, от 20.03.2026 № 03-03-07/22949). При методе начисления расходы учитывайте в периоде утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). При кассовом методе — аналогично.
Если директор — одновременно единственный учредитель, ситуация усложняется. Минтруд считает, что трудовое законодательство на такие отношения не распространяется (письмо от 17.06.2022 № 14-6/ООГ-4038). Минфин добавляет: руководитель не может сам себе выдавать зарплату и учитывать ее в расходах (письмо от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).
Другая позиция: если командировка директора-учредителя в интересах компании и подтверждена документами, расходы можно учесть в налоге на прибыль даже без трудового договора (ст. 252 НК).
Расходы на поездки, не связанные с деятельностью компании, суд не признает экономически обоснованными (определение ВАС от 26.03.2014 № ВАС-2788/14). Если директор маскирует отпуск под командировку, рискуете получить доначисление НДФЛ и страховых взносов, пени и штраф 20 процентов от недоимки. Сомневаетесь в обоснованности конкретной поездки — направьте запрос в инспекцию по месту учета, ФНС или Минфин. Их ответ защитит от штрафа.
Пример 2. Фиктивная командировка
Директор оформил поездку на отдых в Калининград как командировку. Билеты — 35 000 руб., гостиница — 70 000 руб. за шесть ночей, суточные: 700 ₽ × 7 дн. = 4900 ₽. Итого — 109 900 руб. НДФЛ и взносы не начислены.
Доначисления при проверке:
— НДФЛ 13 процентов — 14 287 руб.;
— страховые взносы 30 процентов — 32 970 руб.;
— налог на прибыль 25 процентов, так как расходы снимут, — 19 233 руб. (если налоговики примут в расходы сумму доначисленных взносов);
— штраф 20 процентов — порядка 13 298 руб.;
— пени — сумма в зависимости от периода просрочки и сальдо ЕНС.
Итого с одной поездки — минимум 79 788 руб.
Если директор летит в отпуск за свой счет, доначислений — 0 руб.
Сценарий 3. Личные покупки с расчетного счета — самый дорогой риск
Самые серьезные проблемы начинаются, когда директор оплачивает с расчетного счета компании личные расходы: ремонт дома, медицинские услуги, отдых семьи, покупку техники для себя.
Личные траты директора не соответствуют критериям расходов по налогу на прибыль, они необоснованны: не связаны с деятельностью компании, совершены в интересах конкретного физика, а не компании (ст. 252 НК). Суды подтверждают: такие расходы нельзя учесть для прибыли (постановление АС Северо-Западного округа от 06.02.2025 по делу № А52-3298/2023).
Раз выплата не связана с деятельностью компании, возникают НДФЛ и взносы. Иначе ИФНС доначислит налоги, пени и штраф.
Помимо налоговых рисков, директор отвечает перед компанией как ее руководитель. Суды взыскивают с директоров траты на поездки членов семьи, личные перелеты и отпуска, медицинские услуги, строительство и ремонт личной недвижимости (постановления АС Московского округа от 23.04.2025 по делу № А40-13607/2024, АС Уральского округа от 17.06.2025 по делу № А60-52601/2023).
Если руководитель настаивает на оплате личных расходов, предложите два варианта. Первый — дивиденды, если он еще и учредитель, или премия: компания выплачивает деньги официально, удерживает НДФЛ, директор тратит, на что хочет. Второй — директор платит сам.
Пример 3. Директор тратит средства на себя
Директор-учредитель оплатил с расчетного счета компании ремонт дома (1 500 000 руб.) и семейный отдых (800 000 руб.). Итого — 2 300 000 руб. Бухгалтер провел это как хозрасходы, НДФЛ и взносы не начислил. В расчетах не учитываем другие доходы директора. Доначисления при проверке:
— налог на прибыль 25 процентов — 402 500 руб. (если налоговики примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— НДФЛ 13 процентов — 299 000 руб.;
— страховые взносы 30 процентов — 690 000 руб.;
— штраф 20 процентов от недоимки — 278 300 руб.;
— пени — сумма в зависимости от периода просрочки и сальдо ЕНС.
Итого — минимум 1 669 800 руб. Плюс новые собственники в будущем могут взыскать 2 300 000 руб. как убытки.
Если директор-учредитель возьмет те же 2 300 000 руб. дивидендами, то НДФЛ 13 процентов — 299 000 руб. Доначислений, пеней, штрафов — 0 руб. Риск убытков — 0 руб. Итого— 299 000 руб. вместо 1 669 800 руб.
Смотрите, как безопасно действовать, если директор требует оплатить расходы с расчетного счета компании.
Шаг 1. Определите тип расхода. Это поездка — проверьте, подходит ли она под командировку: есть ли служебное поручение, связана ли с деятельностью компании.
Шаг 2. Не командировка. Проверьте, прописана ли компенсация в трудовом договоре. Если да — оформляйте как часть оплаты труда, начисляйте НДФЛ и взносы, включайте в расходы для прибыли.
Шаг 3. Расход чисто личный. Покажите расчет: сколько стоит «бесплатная» покупка за счет компании с учетом доначислений, пеней и штрафов. Предложите альтернативу: дивиденды, премию или из своих средств.
Шаг 4. Зафиксируйте позицию. Направьте директору служебную записку с расчетом рисков. Если руководитель настаивает — у вас будет документ, подтверждающий, что вы предупреждали.
Шаг 5. Не знаете, как квалифицировать расход, — спросите. Направьте ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Magnific
