Можно ли отправить по почте трудовую, которую сотрудник не получил в день увольнения
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, например он отказывается получить документ или отсутствует на работе, составьте специальное уведомление и направьте по почте. В нем укажите, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Скачайте образец уведомления
Со дня, когда выслали уведомление, организация не несет ответственности за то, что несвоевременно выдала трудовую (ч. 6 ст. 84.1 ТК). На это также указывают и суды, смотрите, например, апелляционное определение Свердловского областного суда от 13.12.2018 № 33-21437/2018.
При этом работник имеет право потребовать заработок за период задержки трудовой книжки (определение Конституционного суда от 23.04.2013 № 616-О, апелляционные определения Свердловского областного суда от 14.05.2014 № 33-6210/2014, Забайкальского краевого суда от 24.07.2013 № 33-2574-2013).
Учитывайте, если сотрудник отказался получить трудовую книжку в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за то, что он выдал ее с задержкой. Поэтому, если в последний день работы сотрудник отказался получить трудовую, уведомьте его о необходимости забрать ее или согласиться на то, что трудовую книжку отправят почтой. Сделать это можно двумя способами. Первый – в самом акте об отказе получить трудовую книжку прописать, что необходимо явиться за ней или дать согласие на то, что ее перешлют. Второй – составить отдельное уведомление. В обоих случаях сотрудника ознакомляют с уведомлением под подпись (апелляционные определения Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 02.04.2014 № 33-585/13, Московского городского суда от 08.10.2013 № 11-29134 и от 30.07.2013 № 11-24139).
Если сотрудник, который не получил трудовую книжку после увольнения, письменно обратился по поводу того, чтобы книжку ему выдали, работодатель обязан сделать это не позднее трех рабочих дней со дня, когда поступило заявление. Обратиться за трудовой вправе как сам сотрудник, так и его доверенное лицо. . Скачайте образец заявлен (ч. 6 ст. 84.1 ТК).
Рисунок 3. Заявление сотрудника на отправку трудовой книжки по почте
Если сотрудник дал согласие отправить книжку по почте, то он пишет заявление в произвольной форме. В заявлении он указывает адрес, на который работодателю нужно отправить трудовую книжку. Скачайте образец заявления.
При отправке трудовой книжки по почте, работодатель учитывает такие моменты. Пересылают документ только в определенных пределах. Происходит это за счет работодателя.
Отправьте трудовую книжку по почте не позднее трех рабочих дней с момента, когда сотрудник согласился на это и написал заявление на отправку по почте. Трудовую книжку отправляйте заказным письмом обязательно с описью вложения, где укажите, например: «Трудовая книжка Иванова И.И.». Только в этом случае работодатель не будет нести ответственность, если документ потеряют на почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК).
Если работодатель отправит трудовую книжку без описи вложения и книжку потеряют на почте, то работодатель понесет ответственность. И если потом сотрудник обратится в суд, недостаточно будет подтвердить, что трудовую книжку ему отправили по почте, только почтовой квитанцией или записью в книге учета движения трудовых книжек (апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 № 33-15689/2018).
Трудовую книжку, которую сотрудник не получил при увольнении, храните до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками – в случае смерти сотрудника. Невостребованные трудовые книжки храните 50 лет, если делопроизводство по ним закончили после 1 января 2003 года, 75 лет - если до 1 января 2003 года (п. 43 Порядка № 320н, ст. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
При отправке трудовой книжки по почте, работодатель учитывает такие моменты. Пересылают документ только в определенных пределах. Происходит это за счет работодателя.
Отправьте трудовую книжку по почте не позднее трех рабочих дней с момента, когда сотрудник согласился на это и написал заявление на отправку по почте. Трудовую книжку отправляйте заказным письмом обязательно с описью вложения, где укажите, например: «Трудовая книжка Иванова И.И.». Только в этом случае работодатель не будет нести ответственность, если документ потеряют на почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК).
Если работодатель отправит трудовую книжку без описи вложения и книжку потеряют на почте, то работодатель понесет ответственность. И если потом сотрудник обратится в суд, недостаточно будет подтвердить, что трудовую книжку ему отправили по почте, только почтовой квитанцией или записью в книге учета движения трудовых книжек (апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 № 33-15689/2018).
Трудовую книжку, которую сотрудник не получил при увольнении, храните до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками – в случае смерти сотрудника. Невостребованные трудовые книжки храните 50 лет, если делопроизводство по ним закончили после 1 января 2003 года, 75 лет - если до 1 января 2003 года (п. 43 Порядка № 320н, ст. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
