Риски при подписании договора. Как обезопасить компанию и себя от ошибок
В правовом заключении – решения для разных ситуаций, с которыми можно столкнуться при закрытии сделки. Юристы поделились опытом, что делать, если договор подписал неуполномоченный сотрудник, а контрагент забыл поставить печать или предлагает подписать договор скан-копиями.
Для правового заключения мы взяли интервью у юристов лучших юридических фирм, которые помогали компаниям решать вопросы, возникающие при подписании договоров. Авторы поделились своим опытом организации подписания договоров, дали практические советы и подготовили памятки и образцы документов для эффективной работы. С юристами говорила эксперт Системы Юрист Мария Комарова.
Для правового заключения мы взяли интервью у юристов лучших юридических фирм, которые помогали компаниям решать вопросы, возникающие при подписании договоров. Авторы поделились своим опытом организации подписания договоров, дали практические советы и подготовили памятки и образцы документов для эффективной работы. С юристами говорила эксперт Системы Юрист Мария Комарова.
Какую форму выбрать для договора
По общему правилу компании составляют договоры в простой письменной форме за подписью обеих сторон (ст. 161 ГК). Но из этого правила есть исключения: в некоторых случаях достаточно устной формы, а иногда нужно обязательно идти к нотариусу.
На практике у юристов возникают вопросы, как подписывать договоры: ставить ли подпись один раз или на каждой странице, можно ли обменяться скан-копиями документов вместо бумажных вариантов. На эти вопросы ответил Никита Полозов, региональный юридический советник компании IMENA.
О простой письменной форме договора
Чтобы заключить договор в простой письменной форме, нужно подписать с контрагентом единый документ, обменяться документами по почте или иным каналам связи или начать исполнять условия сделки. Компании могут совершать в простой письменной форме большинство сделок. Исключение – сделки, которые по закону нужно удостоверять у нотариуса (п. 1 ст. 161 ГК).
В ряде случаев есть дополнительное требование: зарегистрировать сделку в простой письменной форме. Например, нужно регистрировать договор аренды земельного участка, если его срок – год и более. Подробнее о том, какие сделки требуют регистрации, рассказали в отдельной рекомендации.
«Простая письменная форма» не означает, что это должен быть один документ, подписанный сторонами. Закон предусматривает много способов заключить сделку в письменной форме.
Таблица 1. Способы заключить сделку в письменной форме
На практике у юристов возникают вопросы, как подписывать договоры: ставить ли подпись один раз или на каждой странице, можно ли обменяться скан-копиями документов вместо бумажных вариантов. На эти вопросы ответил Никита Полозов, региональный юридический советник компании IMENA.
О простой письменной форме договора
Чтобы заключить договор в простой письменной форме, нужно подписать с контрагентом единый документ, обменяться документами по почте или иным каналам связи или начать исполнять условия сделки. Компании могут совершать в простой письменной форме большинство сделок. Исключение – сделки, которые по закону нужно удостоверять у нотариуса (п. 1 ст. 161 ГК).
В ряде случаев есть дополнительное требование: зарегистрировать сделку в простой письменной форме. Например, нужно регистрировать договор аренды земельного участка, если его срок – год и более. Подробнее о том, какие сделки требуют регистрации, рассказали в отдельной рекомендации.
«Простая письменная форма» не означает, что это должен быть один документ, подписанный сторонами. Закон предусматривает много способов заключить сделку в письменной форме.
Таблица 1. Способы заключить сделку в письменной форме
Для некоторых договоров закон предусматривает обязательную форму в виде единого документа. Это касается договоров:
продажи недвижимости (ст. 550 ГК);
продажи предприятия (п. 1 ст. 560 ГК);
аренды здания или сооружения (п. 1 ст. 651 ГК);
аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК);
страхования (п. 2 ст. 940 ГК).
О подписях в реквизитах и на каждой странице
Чтобы договор был заключенным, подписать его должны оба контрагента. Быстро это можно сделать в конце договора в разделе «Реквизиты и подписи сторон». Однако это рискованно, потому что основной текст могут подменить. Лучше подписать договор на каждой странице или прошить в конце. Это исключит риск подлога и споры о содержании текста договора.
О безопасности скан-копий
Если договор не требует формы единого письменного документа, его можно подписать через обмен скан-копиями по электронной почте или через мессенджеры. Для этого каждая из сторон должна распечатать договор, подписать, сделать скан-копию и отправить контрагенту тем способом, о котором они договорились. В итоге у каждой стороны будет экземпляр, подписанный другой стороной. В договоре стороны могут решить, будут ли они обмениваться после подписания бумажными оригиналами или сканов достаточно.
Закон прямо не устанавливает юридическую силу скан-копии договора. Но стороны вправе указать в договоре, что будут вести обмен информацией в электронной форме, или ссылаться на сложившуюся практику взаимоотношений с контрагентом. Такой вывод подтверждает судебная практика (постановления Арбитражного суда Московского округа от 03.10.2018 № Ф05-15586/2018 по делу № А40-237134/2017, от 30.11.2017 № Ф05-15113/2017 по делу № А40-251604/2016).
ПРИМЕР
Формулировка для обмена документами в электронной форме
Стороны договорились о том, что документы, которыми они будут обмениваться в процессе исполнения настоящего Договора, переданные по электронной почте, признаются имеющими юридическую силу при условии получения направившей Стороной сообщения от другой Стороны о получении документа.
Обмениваться скан-копиями безопасно. Главное помнить, что есть сделки, которые нельзя подписывать скан-копиями в силу закона. Перечень таких сделок можно посмотреть в отдельной таблице. Если сделка не подходит под исключение, обменяться скан-копиями бывает удобно, когда контрагенты находятся в разных регионах и не используют электронный документооборот.
Суды принимают договоры, которые стороны подписали сканами и через e-mail, и считают их согласованными. Однако стоит обменяться документами на бумаге – это нужно для налоговой. Дело в том, что подтверждать расходы для налога на прибыль необходимо первичными документами. Минфин считает, что первичные документы должны быть на бумаге – закон не предусматривает варианта оформить их скан-копиями. Использовать скан-копии можно в исключительных случаях для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета (письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).
Если не получается подписать договор сразу на бумаге, лучший вариант – прописать в нем всю процедуру, а после заключения – обменяться подписанными бумажными экземплярами по почте.
ПРИМЕР
Формулировка для обмена скан-копиями
Вариант 1. Используйте эту формулировку, если не собираетесь обмениваться оригиналами договора после подписания скан-копий:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, дополнительных соглашений и акта приема-передачи оказанных услуг путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, адреса которой стороны указали в разделе «Реквизиты и подписи».
Отсканированные копии документов, подписанные уполномоченным лицом и скрепленные печатью, обладают юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».
Вариант 2. Используйте эту формулировку, если планируете заменить скан-копии письменным оригиналом договора:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, дополнительных соглашений и акта приема-сдачи оказанных услуг путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, адреса которой стороны указали в разделе «Реквизиты и подписи».
Отсканированные копии документов, подписанных уполномоченным лицом и скрепленные печатью, обладают юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».
Не все договоры можно подписать скан-копиями. Для некоторых сделок закон устанавливает требования к форме. Если их не выполнить, договор будет недействи
Таблица 2. Требования к форме отдельных видов договоров
продажи недвижимости (ст. 550 ГК);
продажи предприятия (п. 1 ст. 560 ГК);
аренды здания или сооружения (п. 1 ст. 651 ГК);
аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК);
страхования (п. 2 ст. 940 ГК).
О подписях в реквизитах и на каждой странице
Чтобы договор был заключенным, подписать его должны оба контрагента. Быстро это можно сделать в конце договора в разделе «Реквизиты и подписи сторон». Однако это рискованно, потому что основной текст могут подменить. Лучше подписать договор на каждой странице или прошить в конце. Это исключит риск подлога и споры о содержании текста договора.
О безопасности скан-копий
Если договор не требует формы единого письменного документа, его можно подписать через обмен скан-копиями по электронной почте или через мессенджеры. Для этого каждая из сторон должна распечатать договор, подписать, сделать скан-копию и отправить контрагенту тем способом, о котором они договорились. В итоге у каждой стороны будет экземпляр, подписанный другой стороной. В договоре стороны могут решить, будут ли они обмениваться после подписания бумажными оригиналами или сканов достаточно.
Закон прямо не устанавливает юридическую силу скан-копии договора. Но стороны вправе указать в договоре, что будут вести обмен информацией в электронной форме, или ссылаться на сложившуюся практику взаимоотношений с контрагентом. Такой вывод подтверждает судебная практика (постановления Арбитражного суда Московского округа от 03.10.2018 № Ф05-15586/2018 по делу № А40-237134/2017, от 30.11.2017 № Ф05-15113/2017 по делу № А40-251604/2016).
ПРИМЕР
Формулировка для обмена документами в электронной форме
Стороны договорились о том, что документы, которыми они будут обмениваться в процессе исполнения настоящего Договора, переданные по электронной почте, признаются имеющими юридическую силу при условии получения направившей Стороной сообщения от другой Стороны о получении документа.
Обмениваться скан-копиями безопасно. Главное помнить, что есть сделки, которые нельзя подписывать скан-копиями в силу закона. Перечень таких сделок можно посмотреть в отдельной таблице. Если сделка не подходит под исключение, обменяться скан-копиями бывает удобно, когда контрагенты находятся в разных регионах и не используют электронный документооборот.
Суды принимают договоры, которые стороны подписали сканами и через e-mail, и считают их согласованными. Однако стоит обменяться документами на бумаге – это нужно для налоговой. Дело в том, что подтверждать расходы для налога на прибыль необходимо первичными документами. Минфин считает, что первичные документы должны быть на бумаге – закон не предусматривает варианта оформить их скан-копиями. Использовать скан-копии можно в исключительных случаях для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета (письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).
Если не получается подписать договор сразу на бумаге, лучший вариант – прописать в нем всю процедуру, а после заключения – обменяться подписанными бумажными экземплярами по почте.
ПРИМЕР
Формулировка для обмена скан-копиями
Вариант 1. Используйте эту формулировку, если не собираетесь обмениваться оригиналами договора после подписания скан-копий:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, дополнительных соглашений и акта приема-передачи оказанных услуг путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, адреса которой стороны указали в разделе «Реквизиты и подписи».
Отсканированные копии документов, подписанные уполномоченным лицом и скрепленные печатью, обладают юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».
Вариант 2. Используйте эту формулировку, если планируете заменить скан-копии письменным оригиналом договора:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, дополнительных соглашений и акта приема-сдачи оказанных услуг путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, адреса которой стороны указали в разделе «Реквизиты и подписи».
Отсканированные копии документов, подписанных уполномоченным лицом и скрепленные печатью, обладают юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».
Не все договоры можно подписать скан-копиями. Для некоторых сделок закон устанавливает требования к форме. Если их не выполнить, договор будет недействи
Таблица 2. Требования к форме отдельных видов договоров
О заключении договора через акцепт оферты
Оферта – это предложение, которое выражает намерение заключить договор (п. 1 ст. 435 ГК). Правильная оферта:
адресована конкретному лицу или лицам;
содержит условия, которые однозначно будут восприняты адресатом как желание заключить договор;
выражает намерение оферента заключить договор с адресатом;
включает все существенные условия.
Закон не закрепляет форму оферты. Это могут быть почтовое или электронное письмо, факс, телеграмма. Одна из широко применяемых форм оферты – проект договора, который направляют другой стороне.
Оферта бывает двух типов: публичная и непубличная.
Публичная оферта – это предложение, которое продавец адресует неопределенному кругу лиц. Например, реклама или витрина магазина.
Непубличная оферта – это предложение ограниченному кругу лиц. Ее условия действуют только для лица, которому продавец направил оферту.
Один из видов оферты – счет-оферта. Она нужна, когда нет необходимости согласовывать много условий договора. Например, для мелкой поставки недорогих расходников. В такой ситуации удобно составить счет-оферту — она заменит счет и договор.
В счет-оферте должно быть наименование, количество, конечная сумма, выделенный НДС и реквизиты. Также нужно указать условия договора, например, особенности оплаты, порядок доставки, условия возврата или невозврата товаров, необходимость подтвердить поставку актом. Акцептом станет оплата счет-оферты.
Ниже образцы счета-оферты для разных договоров. Их составили с учетом требований закона и судебной практики.
Оферта – это предложение, которое выражает намерение заключить договор (п. 1 ст. 435 ГК). Правильная оферта:
адресована конкретному лицу или лицам;
содержит условия, которые однозначно будут восприняты адресатом как желание заключить договор;
выражает намерение оферента заключить договор с адресатом;
включает все существенные условия.
Закон не закрепляет форму оферты. Это могут быть почтовое или электронное письмо, факс, телеграмма. Одна из широко применяемых форм оферты – проект договора, который направляют другой стороне.
Оферта бывает двух типов: публичная и непубличная.
Публичная оферта – это предложение, которое продавец адресует неопределенному кругу лиц. Например, реклама или витрина магазина.
Непубличная оферта – это предложение ограниченному кругу лиц. Ее условия действуют только для лица, которому продавец направил оферту.
Один из видов оферты – счет-оферта. Она нужна, когда нет необходимости согласовывать много условий договора. Например, для мелкой поставки недорогих расходников. В такой ситуации удобно составить счет-оферту — она заменит счет и договор.
В счет-оферте должно быть наименование, количество, конечная сумма, выделенный НДС и реквизиты. Также нужно указать условия договора, например, особенности оплаты, порядок доставки, условия возврата или невозврата товаров, необходимость подтвердить поставку актом. Акцептом станет оплата счет-оферты.
Ниже образцы счета-оферты для разных договоров. Их составили с учетом требований закона и судебной практики.
По общему правилу оферта — безотзывная. После того, как контрагент получил оферту, ее невозможно отозвать или изменить в течение срока для ответа. Если в оферте нет срока для ответа, то отозвать ее можно, пока контрагент не акцептовал ее письменно или действиями (п. 2 ст. 435, ст. 436 ГК, п. 10 постановления Пленума Верховного суда от 25.12.2018 № 49).
Чтобы заключить договор через оферту, ее нужно акцептовать, то есть направить контрагенту акцепт.
Акцепт — ответ контрагента о том, что он принимает оферту. Акцепт должен быть полным и безоговорочным (п. 1 ст. 438 ГК). Ответ о согласии заключить договор на иных условиях не будет акцептом. Такой ответ считают отказом от акцепта и новой офертой (ст. 443 ГК). Акцептовать оферту можно письменно или действиями: подписать договор ии начать исполнение на предложенных условиях.
В акцепте допустимо уточнить реквизиты сторон, исправить опечатки или ошибки (п. 12 постановления Пленума Верховного суда от 25.12.2018 № 49).
Чтобы заключить договор через оферту, ее нужно акцептовать, то есть направить контрагенту акцепт.
Акцепт — ответ контрагента о том, что он принимает оферту. Акцепт должен быть полным и безоговорочным (п. 1 ст. 438 ГК). Ответ о согласии заключить договор на иных условиях не будет акцептом. Такой ответ считают отказом от акцепта и новой офертой (ст. 443 ГК). Акцептовать оферту можно письменно или действиями: подписать договор ии начать исполнение на предложенных условиях.
В акцепте допустимо уточнить реквизиты сторон, исправить опечатки или ошибки (п. 12 постановления Пленума Верховного суда от 25.12.2018 № 49).
Акцептовать оферту нужно в срок, который оферент указал, или в разумный срок после того, как сторона получила предложение заключить договор (п. 1 ст. 438 ГК).
Вместо составления и отправки акцепта можно подписать договор, который направил вам оферент, или начать исполнение на предложенных условиях.
Акцептовать оферту молчанием не получится, если из закона, соглашения сторон или практики между ними не вытекает иное (п. 2 ст. 438 ГК).
Если контрагент не хочет акцептовать оферту, он может проигнорировать ее или составить письменный отказ от заключения договора. За основу отказа можно взять образец, который составили эксперты Системы Юрист.
СИТУАЦИЯ
Можно ли установить право на акцепт в зависимости от наступления определенного условия
Да, можно, но только в опционе на заключение договора.
По опциону одна сторона (продавец опциона) предоставляет другой стороне (держатель опциона) право заключить один или несколько договоров. Проще говоря, опцион на заключение договора – это соглашение о продаже права на заключение другого договора.
Важной характеристикой опциона является то, что держатель не обременяет себя обязанностью заключать такой договор, но имеет на это право. Держатель опциона может им воспользоваться или отказаться от его реализации по своему усмотрению.
Опционы могут быть предоставлены в отношении любого договора. Например, опцион на право требования заключения договора купли-продажи, право требования заключения лицензионного договора; право требования заключения договора лизинга.
В опционе можно предусмотреть, что акцепт возможен только при наступлении определенного таким опционом условия. Причем оно может зависеть от воли одной из сторон.
Иначе говоря, держатель опциона вправе заключить такой договор путем акцепта оферты в порядке, в сроки и на условиях, которые предусмотрены опционом. Причем в опционе может быть предусмотрено, что акцепт возможен только при наступлении определенного условия, в том числе зависящего от воли одной из сторон. В случае, когда срок для акцепта безотзывной оферты не установлен, он считается равным одному году, если иное не вытекает из существа договора или обычаев.
Вместо составления и отправки акцепта можно подписать договор, который направил вам оферент, или начать исполнение на предложенных условиях.
Акцептовать оферту молчанием не получится, если из закона, соглашения сторон или практики между ними не вытекает иное (п. 2 ст. 438 ГК).
Если контрагент не хочет акцептовать оферту, он может проигнорировать ее или составить письменный отказ от заключения договора. За основу отказа можно взять образец, который составили эксперты Системы Юрист.
СИТУАЦИЯ
Можно ли установить право на акцепт в зависимости от наступления определенного условия
Да, можно, но только в опционе на заключение договора.
По опциону одна сторона (продавец опциона) предоставляет другой стороне (держатель опциона) право заключить один или несколько договоров. Проще говоря, опцион на заключение договора – это соглашение о продаже права на заключение другого договора.
Важной характеристикой опциона является то, что держатель не обременяет себя обязанностью заключать такой договор, но имеет на это право. Держатель опциона может им воспользоваться или отказаться от его реализации по своему усмотрению.
Опционы могут быть предоставлены в отношении любого договора. Например, опцион на право требования заключения договора купли-продажи, право требования заключения лицензионного договора; право требования заключения договора лизинга.
В опционе можно предусмотреть, что акцепт возможен только при наступлении определенного таким опционом условия. Причем оно может зависеть от воли одной из сторон.
Иначе говоря, держатель опциона вправе заключить такой договор путем акцепта оферты в порядке, в сроки и на условиях, которые предусмотрены опционом. Причем в опционе может быть предусмотрено, что акцепт возможен только при наступлении определенного условия, в том числе зависящего от воли одной из сторон. В случае, когда срок для акцепта безотзывной оферты не установлен, он считается равным одному году, если иное не вытекает из существа договора или обычаев.
О приложениях к договору
Если в приложениях нет существенных условий и это не мешает исполнению, договор считают заключенным. Но, если в приложениях есть существенные условия, например виды и объем работ, а в договоре – только общая фраза, например «подрядчик обязуется выполнить работы, а заказчик – принять их и оплатить», по общему правилу договор считают незаключенным.
Стороны могут согласовать существенные условия позже, в других документах или начать исполнять договор без неопределенности в отношениях (определение Верховного суда от 28.06.2021 № 309-ЭС21-9129 по делу № А60-59816/2019).
Если контрагент примет исполнение без замечаний, суд с учетом обстоятельств дела может признать договор заключенным или квалифицировать отношения сторон как фактически сложившиеся договорные (решение Арбитражного суда г. Москвы от 26.04.2022 по делу № А40-16768/2022-3-124).
О первичных документах без подписанного договора
Если стороны не составляли договор, но подписали акт или накладную, это не влияет на квалификацию их отношений как договорных. Исключение составляют случаи, когда простая письменная форма сделки – требование закона (п. 1 ст. 432 ГК).
Фактические договорные отношения подтвердят документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности, например платежные документы, транспортная накладная, акт приемки выполненных работ. Также можно ссылаться на переписку и практику, которая сложилась между сторонами (ст. 427 ГК, п. 8 постановления Пленума Верховного суда от 25.12.2018 № 49).
СИТУАЦИЯ
Как подписать товарные накладные и первичные документы вместо договора и нужна ли на них печать
Товарные накладные и прочие документы может подписать руководитель или представитель по доверенности. Если документ подписывает представитель, нужно указать реквизиты доверенности. Кто первый из сторон подпишет приложения к договору — значения не имеет.
Ставить печать на первичных учетных документах необязательно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Контролеры также не штрафуют, если в накладной не поставили печать (письма Минфина от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС от 13.01.2016 № СД-4-3/105@).
Если одна сторона проставит печать, а другая откажется, накладная все равно будет действительна. Преимущество печати в том, что с ее помощью у стороны больше шансов доказать полномочия лица, которое подписало накладную. Например, если покупатель утверждает, что товар приняло неуполномоченное лицо, суды смотрят на печать. Если подпись лица заверена печатью покупателя, суды признают такое лицо представителем, чьи полномочия следовали из обстановки (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28.01.2021 № Ф04-5665/2020 по делу № А70-96/2020).
О новых формах договоров
В законе нет определения смарт-контракта – на практике под ним понимают электронный документ, который стороны составили в виде компьютерной программы.
Чтобы заключить такой договор, стороны выбирают специальную платформу, которая предоставляет возможность составить на ней документ. Например, платформу для обмена криптовалют. Условия контракта стороны должны описать математически через формулы и алгоритмы. Подписывают контракт стороны электронной подписью.
После подписания контракт сохраняют в реестре данных – блокчейне, и с этого момента он вступает в силу. Суть смарт-контрактов в том, что их исполняет виртуальная машина, когда получает транзакцию с нужными параметрами. То есть, должник не получит оплату, пока кредитор не примет исполнение.
Пишут смарт-контракты программисты на разных языках программирования. Например, на Python, Pascal, JS, Haskel или Michelson.
О языке договора
Заключить договор можно на любом языке, а можно на двух или трех – главное, чтобы стороны могли его прочитать, понять и использовать. ГК не требует, чтобы в договоре обязательно была русская версия или версия национального языка контрагента.
Однако многие отраслевые законы РФ предусматривают, что документы нужно представлять на русском языке. Например, на русский придется перевести договор для налоговой и суда (подп. 4 п. 9 ст. 89 НК, ч. 5 ст. 75 АПК). Поэтому лучше готовить двуязычный договор: на русском и английском языке или языке контрагента.
Стороны могут согласовать существенные условия позже, в других документах или начать исполнять договор без неопределенности в отношениях (определение Верховного суда от 28.06.2021 № 309-ЭС21-9129 по делу № А60-59816/2019).
Если контрагент примет исполнение без замечаний, суд с учетом обстоятельств дела может признать договор заключенным или квалифицировать отношения сторон как фактически сложившиеся договорные (решение Арбитражного суда г. Москвы от 26.04.2022 по делу № А40-16768/2022-3-124).
О первичных документах без подписанного договора
Если стороны не составляли договор, но подписали акт или накладную, это не влияет на квалификацию их отношений как договорных. Исключение составляют случаи, когда простая письменная форма сделки – требование закона (п. 1 ст. 432 ГК).
Фактические договорные отношения подтвердят документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности, например платежные документы, транспортная накладная, акт приемки выполненных работ. Также можно ссылаться на переписку и практику, которая сложилась между сторонами (ст. 427 ГК, п. 8 постановления Пленума Верховного суда от 25.12.2018 № 49).
СИТУАЦИЯ
Как подписать товарные накладные и первичные документы вместо договора и нужна ли на них печать
Товарные накладные и прочие документы может подписать руководитель или представитель по доверенности. Если документ подписывает представитель, нужно указать реквизиты доверенности. Кто первый из сторон подпишет приложения к договору — значения не имеет.
Ставить печать на первичных учетных документах необязательно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Контролеры также не штрафуют, если в накладной не поставили печать (письма Минфина от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС от 13.01.2016 № СД-4-3/105@).
Если одна сторона проставит печать, а другая откажется, накладная все равно будет действительна. Преимущество печати в том, что с ее помощью у стороны больше шансов доказать полномочия лица, которое подписало накладную. Например, если покупатель утверждает, что товар приняло неуполномоченное лицо, суды смотрят на печать. Если подпись лица заверена печатью покупателя, суды признают такое лицо представителем, чьи полномочия следовали из обстановки (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28.01.2021 № Ф04-5665/2020 по делу № А70-96/2020).
О новых формах договоров
В законе нет определения смарт-контракта – на практике под ним понимают электронный документ, который стороны составили в виде компьютерной программы.
Чтобы заключить такой договор, стороны выбирают специальную платформу, которая предоставляет возможность составить на ней документ. Например, платформу для обмена криптовалют. Условия контракта стороны должны описать математически через формулы и алгоритмы. Подписывают контракт стороны электронной подписью.
После подписания контракт сохраняют в реестре данных – блокчейне, и с этого момента он вступает в силу. Суть смарт-контрактов в том, что их исполняет виртуальная машина, когда получает транзакцию с нужными параметрами. То есть, должник не получит оплату, пока кредитор не примет исполнение.
Пишут смарт-контракты программисты на разных языках программирования. Например, на Python, Pascal, JS, Haskel или Michelson.
О языке договора
Заключить договор можно на любом языке, а можно на двух или трех – главное, чтобы стороны могли его прочитать, понять и использовать. ГК не требует, чтобы в договоре обязательно была русская версия или версия национального языка контрагента.
Однако многие отраслевые законы РФ предусматривают, что документы нужно представлять на русском языке. Например, на русский придется перевести договор для налоговой и суда (подп. 4 п. 9 ст. 89 НК, ч. 5 ст. 75 АПК). Поэтому лучше готовить двуязычный договор: на русском и английском языке или языке контрагента.
Кто вправе подписать договор
По общему правилу договор вправе подписать руководитель организации или уполномоченное им лицо на основании доверенности.
Сложности могут возникнуть, если один директор уволился, а сведений о новом еще нет в ЕГРЮЛ или если договор подписал руководитель, а приложения к нему – главный инженер. Как в таких ситуациях действовать, чтобы обеспечить действительность и заключенность договора, рассказала Кристина Икаева, старший юрист юридической фирмы Nektorov, Saveliev & Partners.
О подписании договоров директором в отпуске
Директор, который находится в отпуске или командировке, может подписать договор. Отпуск не прекращает и не прерывает полномочия директора как лица, которое вправе действовать без доверенности от имени общества (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 25.06.2020 № Ф09-2438/20 по делу № А60-72876/2018).
Для подписания трудовых договоров, приказов и иных документов ГИТ рекомендует оформить выход директора из отпуска (письмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).
О подписании договора прежним директором
Если директор поменялся, с уже заключенными договорами ничего делать не нужно. Смена директора не влияет на обязательства организации. Договоры продолжают действовать на условиях, которые стороны согласовали раньше. Можно направить контрагенту уведомление о смене руководителя в свободной форме. Требование контрагента заключить допсоглашение с новым директором, чтобы подтвердить действительность договора, незаконно.
На практике организации добровольно уведомляют друг друга о смене руководства. Для этого достаточно отправить письмо на бумаге или по электронной почте.
Рис 2. Фрагмент уведомления контрагента о смене директора
Сложности могут возникнуть, если один директор уволился, а сведений о новом еще нет в ЕГРЮЛ или если договор подписал руководитель, а приложения к нему – главный инженер. Как в таких ситуациях действовать, чтобы обеспечить действительность и заключенность договора, рассказала Кристина Икаева, старший юрист юридической фирмы Nektorov, Saveliev & Partners.
О подписании договоров директором в отпуске
Директор, который находится в отпуске или командировке, может подписать договор. Отпуск не прекращает и не прерывает полномочия директора как лица, которое вправе действовать без доверенности от имени общества (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 25.06.2020 № Ф09-2438/20 по делу № А60-72876/2018).
Для подписания трудовых договоров, приказов и иных документов ГИТ рекомендует оформить выход директора из отпуска (письмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).
О подписании договора прежним директором
Если директор поменялся, с уже заключенными договорами ничего делать не нужно. Смена директора не влияет на обязательства организации. Договоры продолжают действовать на условиях, которые стороны согласовали раньше. Можно направить контрагенту уведомление о смене руководителя в свободной форме. Требование контрагента заключить допсоглашение с новым директором, чтобы подтвердить действительность договора, незаконно.
На практике организации добровольно уведомляют друг друга о смене руководства. Для этого достаточно отправить письмо на бумаге или по электронной почте.
Рис 2. Фрагмент уведомления контрагента о смене директора
О подписании договора новым директором
Новый директор получает полномочия единоличного исполнительного органа с момента, когда общее собрание избрало его, а не со дня, когда сведения о нем внесли в ЕГРЮЛ. С момента избрания новый директор вправе подписывать договоры, приказы и любые другие документы от лица общества, в том числе и заявление в налоговую о внесении изменений в ЕГРЮЛ (п. 1.3 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Суды исходят из того, что отсутствие в ЕГРЮЛ сведений о руководители или нарушение порядка их регистрации не доказывает, что у избранного руководителя нет полномочий (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 17.10.2018 № Ф10-4084/2018 по делу № А36-13978/2017, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.03.2022 № 07АП-12101/2021 по делу № А03-7498/2021).
Подтвердит полномочия нового директора протокол общего собрания участников или совета директоров.
О подписании договора организацией, у которой два директор
Если у организации два директора, то подписывать договоры они должны так, как определяет устав и другие документы, которые распределяют их полномочия. Однако для третьих лиц эти документы значения не имеют. Для действительности договора будет достаточно, если его подпишет хотя бы одни из директоров (п. 22 постановления Верховного суда от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
О подписании договора директором с двух сторон
Директор вправе подписать гражданско-правовой договор с двух сторон. Например, с одной стороны как физическое лицо, а с другой стороны как единоличный исполнительный орган организации. Или с одной стороны как директор одной организации, а с другой – как директор другой организации.
Когда директор подписывает договор с двух сторон, то не нарушает запрет представителю совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично (п. 3 ст. 182 ГК, п. 121 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.12.2020 № 20АП-5752/2020 по делу № А09-10265/2018).
Чтобы не подписывать договор с двух сторон, директор может выдать доверенность на подписание сделки от имени общества другому лицу, например, своему заместителю.
Новый директор получает полномочия единоличного исполнительного органа с момента, когда общее собрание избрало его, а не со дня, когда сведения о нем внесли в ЕГРЮЛ. С момента избрания новый директор вправе подписывать договоры, приказы и любые другие документы от лица общества, в том числе и заявление в налоговую о внесении изменений в ЕГРЮЛ (п. 1.3 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Суды исходят из того, что отсутствие в ЕГРЮЛ сведений о руководители или нарушение порядка их регистрации не доказывает, что у избранного руководителя нет полномочий (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 17.10.2018 № Ф10-4084/2018 по делу № А36-13978/2017, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.03.2022 № 07АП-12101/2021 по делу № А03-7498/2021).
Подтвердит полномочия нового директора протокол общего собрания участников или совета директоров.
О подписании договора организацией, у которой два директор
Если у организации два директора, то подписывать договоры они должны так, как определяет устав и другие документы, которые распределяют их полномочия. Однако для третьих лиц эти документы значения не имеют. Для действительности договора будет достаточно, если его подпишет хотя бы одни из директоров (п. 22 постановления Верховного суда от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
О подписании договора директором с двух сторон
Директор вправе подписать гражданско-правовой договор с двух сторон. Например, с одной стороны как физическое лицо, а с другой стороны как единоличный исполнительный орган организации. Или с одной стороны как директор одной организации, а с другой – как директор другой организации.
Когда директор подписывает договор с двух сторон, то не нарушает запрет представителю совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично (п. 3 ст. 182 ГК, п. 121 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.12.2020 № 20АП-5752/2020 по делу № А09-10265/2018).
Чтобы не подписывать договор с двух сторон, директор может выдать доверенность на подписание сделки от имени общества другому лицу, например, своему заместителю.
ВНИМАНИЕ
Если директор подписывает договор со своей организацией как физическое лицо, сделку надо одобрить как сделку с заинтересованностью
Сделки с заинтересованностью – любые сделки общества, в которых участвуют директор, члены органов управления, контролирующие и прочие аффилированные лица. Когда сделка не подходит под один из 12 случаев исключения, то общество должно провести процедуру одобрения. Если если этого не сделать, то участники или члены совета директоров смогут оспорить сделку (п. 1 ст. 81 Закона об АО, п. 1, 6 ст. 45 Закона об ООО).
Чтобы одобрить сделку с заинтересованностью, нужно созвать совет директоров, а в некоторых случаях – общее собрание. Подробнее о том, как это сделать, а также как оформить протокол об одобрении сделки, читайте в отдельной рекомендации.
СИТУАЦИЯ
Кто должен подписать договор на обучение директора
Договор направления себя на обучение директор может подписать сам как единоличный исполнительный орган организации. Также он может выдать доверенность и поручить подписание договора другому сотруднику.
О подписании договора управляющей компанией
От имени организации подписывать договоры вправе те, кому участники или акционеры передали функции единоличного исполнительного органа, например управляющему или управляющей компании (п. 2 ст. 42, п. 1 ст. 44 Закона об ООО).
Без доверенности представлять интересы управляющей компании как любой организации вправе ее директор. Поэтому подписывать документы представляемого общества будет он. Также директор управляющей компании вправе оформить доверенность и поручить другому сотруднику подписывать договоры от имени управляемой организации.
В преамбуле договора нужно указывать, что стороной договора выступает организация в лице управляющего. Если полномочия передали управляющей компании, тогда необходимо указать ее руководителя. Далее необходимо прописать основание — реквизиты договора об управлении и реквизиты протокола общего собрания участников организации.
ПРИМЕР
Формулировка преамбулы, если договор подписывает управляющий
Общество с ограниченной ответственностью «Запад» (далее – Поставщик) в лице генерального директора Аллы Степановны Глебовой, действующей на основании устава, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (далее – Покупатель) в лице управляющего Александра Владимировича Львова, действующего на основании договора об управлении от 15.02.2022 № 14/У и протокола общего собрания участников ООО «Альфа» от 12.02.2022, с другой стороны, совместно именуемые «стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем.
Если директор подписывает договор со своей организацией как физическое лицо, сделку надо одобрить как сделку с заинтересованностью
Сделки с заинтересованностью – любые сделки общества, в которых участвуют директор, члены органов управления, контролирующие и прочие аффилированные лица. Когда сделка не подходит под один из 12 случаев исключения, то общество должно провести процедуру одобрения. Если если этого не сделать, то участники или члены совета директоров смогут оспорить сделку (п. 1 ст. 81 Закона об АО, п. 1, 6 ст. 45 Закона об ООО).
Чтобы одобрить сделку с заинтересованностью, нужно созвать совет директоров, а в некоторых случаях – общее собрание. Подробнее о том, как это сделать, а также как оформить протокол об одобрении сделки, читайте в отдельной рекомендации.
СИТУАЦИЯ
Кто должен подписать договор на обучение директора
Договор направления себя на обучение директор может подписать сам как единоличный исполнительный орган организации. Также он может выдать доверенность и поручить подписание договора другому сотруднику.
О подписании договора управляющей компанией
От имени организации подписывать договоры вправе те, кому участники или акционеры передали функции единоличного исполнительного органа, например управляющему или управляющей компании (п. 2 ст. 42, п. 1 ст. 44 Закона об ООО).
Без доверенности представлять интересы управляющей компании как любой организации вправе ее директор. Поэтому подписывать документы представляемого общества будет он. Также директор управляющей компании вправе оформить доверенность и поручить другому сотруднику подписывать договоры от имени управляемой организации.
В преамбуле договора нужно указывать, что стороной договора выступает организация в лице управляющего. Если полномочия передали управляющей компании, тогда необходимо указать ее руководителя. Далее необходимо прописать основание — реквизиты договора об управлении и реквизиты протокола общего собрания участников организации.
ПРИМЕР
Формулировка преамбулы, если договор подписывает управляющий
Общество с ограниченной ответственностью «Запад» (далее – Поставщик) в лице генерального директора Аллы Степановны Глебовой, действующей на основании устава, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (далее – Покупатель) в лице управляющего Александра Владимировича Львова, действующего на основании договора об управлении от 15.02.2022 № 14/У и протокола общего собрания участников ООО «Альфа» от 12.02.2022, с другой стороны, совместно именуемые «стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем.
О подписании договора участником общества без доверенности
Подписать договор от имени общества без доверенности может только директор или иное лицо, которое исполняет функции единоличного исполнительного органа. Все прочие лица, в том числе участники общества, могут подписать договор только по доверенности (подп. 2 п. 3 ст. 40 Закона об ООО).
Доверенность может быть общая, давать право подписывать договоры с определенным предметом или с ограничением по сумме. Также участник может получить разовую доверенность на заключение сделки.
О подписании договора филиала или представительства
Филиал или представительство – не самостоятельные юридические лица. Поэтому договор от их имени может подписать руководитель основного юридического лица или руководитель филиала или представительства, но на основании доверенности (абз. 2 п. 4 ст. 5 Закона об ООО, п. 129 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Полномочия в доверенности должны соответствовать полномочиям в положении о филиале. При этом в доверенности можно указать их конкретнее. Например, какие именно договоры директор филиала вправе подписывать.
Образцы доверенностей для руководителей филиала и представительства
Подписать договор от имени общества без доверенности может только директор или иное лицо, которое исполняет функции единоличного исполнительного органа. Все прочие лица, в том числе участники общества, могут подписать договор только по доверенности (подп. 2 п. 3 ст. 40 Закона об ООО).
Доверенность может быть общая, давать право подписывать договоры с определенным предметом или с ограничением по сумме. Также участник может получить разовую доверенность на заключение сделки.
О подписании договора филиала или представительства
Филиал или представительство – не самостоятельные юридические лица. Поэтому договор от их имени может подписать руководитель основного юридического лица или руководитель филиала или представительства, но на основании доверенности (абз. 2 п. 4 ст. 5 Закона об ООО, п. 129 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Полномочия в доверенности должны соответствовать полномочиям в положении о филиале. При этом в доверенности можно указать их конкретнее. Например, какие именно договоры директор филиала вправе подписывать.
Образцы доверенностей для руководителей филиала и представительства
