Как обеспечить охрану труда офисных работников
В Системе появился путеводитель по охране труда для офисных работников. По чек-листам проверьте мероприятия и документы по охране труда для офисников. Материал структурировали по процедурам и дали рекомендации по их упрощению. Разобрали спорные вопросы, например, как фиксировать выдачу мыла офисникам по новым правилам.
Особенности организации процедур
Для офисных работников в некоторых случаях действует специальный упрощенный порядок проведения процедур по охране труда. В рекомендации собрали эти особенности и дополнили шаблонами обязательных документов.
Организация рабочих мест
Требования к рабочим местам офисных сотрудников указаны в приказе Минтруда от 29.10.2021 № 774н, СанПиН 1.2.3685-21 и СП 2.2.3670-20.
Как разместить рабочие места
Разместите рабочие места так, чтобы работники безопасно проходили на каждое рабочее место и могли быстро эвакуироваться при аварии (п. 20 приказа Минтруда от 29.10.2021 № 774н).
Какой мебелью оборудовать
Рабочие столы и кресла должны регулироваться по высоте (п. 7 приказа Минтруда от 29.10.2021 № 774н). Пространство для размещения ног должно быть высотой не менее 600 мм, глубиной не менее 450 мм на уровне колен и 600 мм на уровне стоп, шириной не менее 500 мм (п. 6.3 СП 2.2.3670-20).
Как разместить компьютеры
Работодатель сам решает, какое расстояние должно быть между компьютерами. Рекомендуем разместить компьютеры так, чтобы между боковыми гранями соседних мониторов было не меньше 1,2 м, а между соседними мониторами – не менее 2 м. Ранее такие требования были обязательны, их устанавливали СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. С 1 января 2021 года они отменены.
Лучше, чтобы свет на рабочую поверхность падал слева, а показатели освещенности не превышали гигиенических нормативов (п. 251 СП 2.2.3670-20).
Где разместить знаки безопасности
Разместите знаки безопасности так, чтобы они были хорошо видны с каждого рабочего места (п. 11 приказа Минтруда от 29.10.2021 № 774н).
Как создать микроклимат
Проследите, чтобы в офисе организовали оптимальный микроклимат для работы с равномерным распределением тепла по помещению. Для офисных работников оптимальная температура воздуха — 22–24 °С зимой, 23–25 °С летом. Если в офисе холоднее или теплее, то работодатель приводит показатели к оптимальным показателям (таблица 5.2 СанПиН 1.2.3685-21). Чтобы обеспечить вентиляцию офиса, помещения оснащают приточно-вытяжными системами вентиляции либо кондиционером.
Какая площадь рабочего места
Если работник трудится на компьютере с ЖК-монитором, площадь должна быть не менее 4,5 м2. Если на компьютере с монитором на базе электронно-лучевой трубки — не менее 6 м2.
Такие правила прописаны в пункте 249 СП 2.2.3670-20.
Интерактивная памятка
На интерактивной памятке точками отмечены зоны, на которые нужно обратить внимание в офисе. Скачайте плакат с текстовыми подсказками в хорошем качестве и разместите на видных местах.
Памятка. Безопасное офисное рабочее место
Организация рабочих мест
Требования к рабочим местам офисных сотрудников указаны в приказе Минтруда от 29.10.2021 № 774н, СанПиН 1.2.3685-21 и СП 2.2.3670-20.
Как разместить рабочие места
Разместите рабочие места так, чтобы работники безопасно проходили на каждое рабочее место и могли быстро эвакуироваться при аварии (п. 20 приказа Минтруда от 29.10.2021 № 774н).
Какой мебелью оборудовать
Рабочие столы и кресла должны регулироваться по высоте (п. 7 приказа Минтруда от 29.10.2021 № 774н). Пространство для размещения ног должно быть высотой не менее 600 мм, глубиной не менее 450 мм на уровне колен и 600 мм на уровне стоп, шириной не менее 500 мм (п. 6.3 СП 2.2.3670-20).
Как разместить компьютеры
Работодатель сам решает, какое расстояние должно быть между компьютерами. Рекомендуем разместить компьютеры так, чтобы между боковыми гранями соседних мониторов было не меньше 1,2 м, а между соседними мониторами – не менее 2 м. Ранее такие требования были обязательны, их устанавливали СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. С 1 января 2021 года они отменены.
Лучше, чтобы свет на рабочую поверхность падал слева, а показатели освещенности не превышали гигиенических нормативов (п. 251 СП 2.2.3670-20).
Где разместить знаки безопасности
Разместите знаки безопасности так, чтобы они были хорошо видны с каждого рабочего места (п. 11 приказа Минтруда от 29.10.2021 № 774н).
Как создать микроклимат
Проследите, чтобы в офисе организовали оптимальный микроклимат для работы с равномерным распределением тепла по помещению. Для офисных работников оптимальная температура воздуха — 22–24 °С зимой, 23–25 °С летом. Если в офисе холоднее или теплее, то работодатель приводит показатели к оптимальным показателям (таблица 5.2 СанПиН 1.2.3685-21). Чтобы обеспечить вентиляцию офиса, помещения оснащают приточно-вытяжными системами вентиляции либо кондиционером.
Какая площадь рабочего места
Если работник трудится на компьютере с ЖК-монитором, площадь должна быть не менее 4,5 м2. Если на компьютере с монитором на базе электронно-лучевой трубки — не менее 6 м2.
Такие правила прописаны в пункте 249 СП 2.2.3670-20.
Интерактивная памятка
На интерактивной памятке точками отмечены зоны, на которые нужно обратить внимание в офисе. Скачайте плакат с текстовыми подсказками в хорошем качестве и разместите на видных местах.
Памятка. Безопасное офисное рабочее место
СИТУАЦИЯ
Какие требования к освещенности рабочих мест
200 лк.
Средняя освещенность на рабочих местах с постоянным пребыванием людей должна быть не менее 200 лк (п. 4.2 ГОСТ Р 55710-2013). Нормы освещения в зависимости от предназначения помещения приведены в таблицах 6–42 раздела 5 ГОСТ Р 55710-2013. Например, в коридорах освещение может быть 100 лк, но нужно дополнительно освещать выходы и входы.
СИТУАЦИЯ
Как организовать перерывы при работе на компьютере
Законодательством не регламентировано.
Работодатель сам устанавливает необходимость перерывов для отдыха при работе на компьютере. Например, организуйте перерывы через два часа от начала рабочей смены и через два часа после обеденного перерыва продолжительностью пять-семь минут каждый. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного и других анализаторов рекомендуем выполнять комплексы физических упражнений. Это указано в пункте 6.1 Методических рекомендаций Роспотребнадзора от 18.12.2007 № МР 2.2.9.2311-07.
Скачайте памятки для зрительной гимнастики и гимнастики тела.
Рекомендуем закрепить порядок предоставления перерывов в работе за компьютером в локальных нормативных актах. При этом учтите, что перерывы в работе для отдыха от компьютера нужно предоставлять отдельно от перерыва на обед (ст. 108, 109 ТК).
Такого же мнения придерживается Роструд в письмах от 01.07.2023 и от 21.07.2023.
Какие требования к освещенности рабочих мест
200 лк.
Средняя освещенность на рабочих местах с постоянным пребыванием людей должна быть не менее 200 лк (п. 4.2 ГОСТ Р 55710-2013). Нормы освещения в зависимости от предназначения помещения приведены в таблицах 6–42 раздела 5 ГОСТ Р 55710-2013. Например, в коридорах освещение может быть 100 лк, но нужно дополнительно освещать выходы и входы.
СИТУАЦИЯ
Как организовать перерывы при работе на компьютере
Законодательством не регламентировано.
Работодатель сам устанавливает необходимость перерывов для отдыха при работе на компьютере. Например, организуйте перерывы через два часа от начала рабочей смены и через два часа после обеденного перерыва продолжительностью пять-семь минут каждый. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного и других анализаторов рекомендуем выполнять комплексы физических упражнений. Это указано в пункте 6.1 Методических рекомендаций Роспотребнадзора от 18.12.2007 № МР 2.2.9.2311-07.
Скачайте памятки для зрительной гимнастики и гимнастики тела.
Рекомендуем закрепить порядок предоставления перерывов в работе за компьютером в локальных нормативных актах. При этом учтите, что перерывы в работе для отдыха от компьютера нужно предоставлять отдельно от перерыва на обед (ст. 108, 109 ТК).
Такого же мнения придерживается Роструд в письмах от 01.07.2023 и от 21.07.2023.
Оценка профрисков
Во всех офисных организациях должна быть проведена оценка профрисков. Каждый работодатель обязан систематически выявлять опасности, оценивать риски и управлять ими (абз. 5 ч. 3 ст. 214 ТК).
Проведите процедуру перед приемом на работу нового сотрудника. Ознакомьте его с результатами при трудоустройстве. Учитывайте все опасности, которые связаны с функционалом работника и его нахождением на территории организации, а также на выездах по заданию работодателя.
На офисных рабочих местах чаще всего выявляют опасности, которые перечислены в таблице.
Во всех офисных организациях должна быть проведена оценка профрисков. Каждый работодатель обязан систематически выявлять опасности, оценивать риски и управлять ими (абз. 5 ч. 3 ст. 214 ТК).
Проведите процедуру перед приемом на работу нового сотрудника. Ознакомьте его с результатами при трудоустройстве. Учитывайте все опасности, которые связаны с функционалом работника и его нахождением на территории организации, а также на выездах по заданию работодателя.
На офисных рабочих местах чаще всего выявляют опасности, которые перечислены в таблице.
Для организации оценки профрисков включите в положение о СУОТ регламент процедуры, выберите метод оценки, издайте приказ о создании комиссии, составьте и утвердите реестр опасностей, карты оценки рисков, план мероприятий по управлению и отчет о профрисках.
1. Чек-лист. Наиболее подходящий метод для офиса, так как не требует длительной подготовки и большого опыта в расследовании несчастных случаев. Рекомендуем применять, если в организации только офисные работники.
Разработайте единый чек-лист с наименованиями опасностей, по которому руководители могут самостоятельно оценить рабочие места сотрудников своего подразделения. Как составить чек-лист, читайте в материале Системы.
2. Матричный. Удобен для офиса из-за простоты оценки уровня риска. Требует небольшой подготовки и опыта в расследовании несчастных случаев для оценки тяжести и вероятности наступления опасного события. Рекомендуем этот метод, если в организации не только офисники, но и работники рабочих профессий. Как оценить риски матричным методом, читайте в рекомендации Системы.
3. Файна—Кинни. Уровень риска рассчитывается по формуле «Тяжесть*вероятность». Метод прост и удобен, но нужен опыт в расследовании несчастных случаев, чтобы оценить тяжесть и вероятность. Как применять метод, читайте в рекомендации Системы.
1. Чек-лист. Наиболее подходящий метод для офиса, так как не требует длительной подготовки и большого опыта в расследовании несчастных случаев. Рекомендуем применять, если в организации только офисные работники.
Разработайте единый чек-лист с наименованиями опасностей, по которому руководители могут самостоятельно оценить рабочие места сотрудников своего подразделения. Как составить чек-лист, читайте в материале Системы.
2. Матричный. Удобен для офиса из-за простоты оценки уровня риска. Требует небольшой подготовки и опыта в расследовании несчастных случаев для оценки тяжести и вероятности наступления опасного события. Рекомендуем этот метод, если в организации не только офисники, но и работники рабочих профессий. Как оценить риски матричным методом, читайте в рекомендации Системы.
3. Файна—Кинни. Уровень риска рассчитывается по формуле «Тяжесть*вероятность». Метод прост и удобен, но нужен опыт в расследовании несчастных случаев, чтобы оценить тяжесть и вероятность. Как применять метод, читайте в рекомендации Системы.
Спецоценка
Даже на офисных рабочих местах работодатель обязан провести спецоценку (ч. 15 ст. 214 ТК). При приеме на работу ознакомьте сотрудника с картой спецоценки на его рабочем месте (п. 2 ст. 5 Закона № 426-ФЗ). Если спецоценка еще не проведена, то у работодателя есть 12 месяцев для оценки условий труда (п. 1 ст. 17 Закона № 426-ФЗ).
Сложность процедуры спецоценки зависит от численности предприятия. Ниже – алгоритмы проведения СОУТ для микропредприятий и остальных организаций.
Микропредприятие
В офисной организации можно применять упрощенный порядок проведения спецоценки, если в штате не более 15 работников и она осуществляет деятельность в областях:
Это указано в пункте 2 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях.
Упрощенный порядок проведения спецоценки не распространяется на организации, в которых есть рабочие места работников:
Это следует из пункта 3 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях.
Упрощенный порядок заключается в том, что работодатель может самостоятельно провести спецоценку без привлечения специализированной организации (п. 4 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях).
Скачать. Проверочный лист идентификации вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочем месте
Если вредные или опасные факторы не идентифицированы, то комиссия по проведению СОУТ признает условия труда допустимыми. Если на рабочих местах идентифицированы вредные и опасные факторы, то далее спецоценку проводит специализированная организация.
Самостоятельно заполните форму декларации соответствия условий труда требованиям охраны труда, укажите в ней реквизиты проверочного листа. Подайте декларацию в ГИТ по юридическому адресу микропредприятия в течение 30 рабочих дней с даты утверждения проверочного листа.
Скачать. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда для офисных микропредприятий.
В штате организации более 15 человек
Если офисную организацию нельзя отнести к микропредприятиям или она осуществляет деятельность в областях, не указанных в пункте 2 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях, то процедура проводится по общему порядку.
Для проведения спецоценки обратитесь в аккредитованную организацию. По результатам процедуры у офисных работников чаще всего оптимальные или допустимые условия труда. На эти рабочие места работодатель подает в ГИТ декларацию не позднее 30 рабочих дней со дня внесения отчета в информационную систему учета (далее — ФГИС СОУТ). Это указано в пункте 4 Порядка подачи декларации. Данные в ФГИС СОУТ передает организация, которая проводила спецоценку.
Скачать. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.
Декларация действует бессрочно. На офисных рабочих местах повторно проводить спецоценку не нужно, если не наступает обстоятельств для проведения процедуры внепланово.
Если в организации, кроме офисных рабочих мест, есть рабочие и они не включены в декларацию, то процедуру нужно провести повторно через пять лет.
ПРИМЕР
Декларация не оформляется на рабочие места:
Если в организации есть должности из перечня, проведите спецоценку повторно через пять лет.
СИТУАЦИЯ
Может ли в отчете по результатам спецоценки быть указано о необходимости медосмотра в связи с излучением от офисных ПК
Нет, не может. Излучения от офисных ПК исключили из классификатора вредных факторов Методики, по которой эксперты проводят СОУТ, поэтому исследования электромагнитного поля при спецоценке не проводят (примечание 5 к п. 1.5 Классификатора ВОПФ в приложении 2 к Методике проведения СОУТ, утв. приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н).
Производственный контроль
Санитарный производственный контроль должны проводить все организации, если они:
Это указано в статье 32 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».
Для офисных организаций не установлена периодичность процедуры. Обычно производственный контроль проводят ежегодно. Закрепите периодичность в локальном документе компании.
Нужно проводить измерения в офисах промышленных предприятий, так как все рабочие места промышленных предприятий указаны в перечне объектов, на которых обязательны лабораторные исследования (п. 4.1 СП 1.1.1058–01).
Вопрос о необходимости проведения измерений при производственном контроле в офисе непромышленного предприятия неоднозначен. Сделайте запрос в территориальный Роспотребнадзор, чтобы получить ответ, нужно ли в вашей организации проводить измерения в офисных помещениях.
С одной стороны, офисные помещения не входят в перечень объектов, на которых нужно делать замеры при производственном контроле. Значит, достаточно разработать программу производственного контроля, которая включает список сотрудников, подлежащих медосмотрам, ответственных лиц за санитарно-гигиенические условия труда и т. п. Такая позиция указана в решениях суда:..
Сложность процедуры спецоценки зависит от численности предприятия. Ниже – алгоритмы проведения СОУТ для микропредприятий и остальных организаций.
Микропредприятие
В офисной организации можно применять упрощенный порядок проведения спецоценки, если в штате не более 15 работников и она осуществляет деятельность в областях:
- разработка компьютерного программного обеспечения и консультации в данной области;
- информационные технологии;
- финансы и страхование;
- операции с недвижимым имуществом;
- право и бухгалтерский учет;
- головные офисы, консультирование по вопросам управления;
- архитектура и инженерно-техническое проектирование, технические испытания, исследования и анализ;
- реклама и исследование конъюнктуры рынка;
- поддержка основной деятельности предприятий (административная деятельность);
- образование;
- библиотеки, архивы, музеи и прочие объекты культуры;
- общественные организации.
Это указано в пункте 2 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях.
Упрощенный порядок проведения спецоценки не распространяется на организации, в которых есть рабочие места работников:
- должности которых включены в списки на досрочную пенсию;
- которым предоставляются гарантии и компенсации;
- на которых ранее были установлены вредные или опасные условия труда.
Это следует из пункта 3 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях.
Упрощенный порядок заключается в том, что работодатель может самостоятельно провести спецоценку без привлечения специализированной организации (п. 4 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях).
Скачать. Проверочный лист идентификации вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочем месте
Если вредные или опасные факторы не идентифицированы, то комиссия по проведению СОУТ признает условия труда допустимыми. Если на рабочих местах идентифицированы вредные и опасные факторы, то далее спецоценку проводит специализированная организация.
Самостоятельно заполните форму декларации соответствия условий труда требованиям охраны труда, укажите в ней реквизиты проверочного листа. Подайте декларацию в ГИТ по юридическому адресу микропредприятия в течение 30 рабочих дней с даты утверждения проверочного листа.
Скачать. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда для офисных микропредприятий.
В штате организации более 15 человек
Если офисную организацию нельзя отнести к микропредприятиям или она осуществляет деятельность в областях, не указанных в пункте 2 особенностей проведения спецоценки в микропредприятиях, то процедура проводится по общему порядку.
Для проведения спецоценки обратитесь в аккредитованную организацию. По результатам процедуры у офисных работников чаще всего оптимальные или допустимые условия труда. На эти рабочие места работодатель подает в ГИТ декларацию не позднее 30 рабочих дней со дня внесения отчета в информационную систему учета (далее — ФГИС СОУТ). Это указано в пункте 4 Порядка подачи декларации. Данные в ФГИС СОУТ передает организация, которая проводила спецоценку.
Скачать. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.
Декларация действует бессрочно. На офисных рабочих местах повторно проводить спецоценку не нужно, если не наступает обстоятельств для проведения процедуры внепланово.
Если в организации, кроме офисных рабочих мест, есть рабочие и они не включены в декларацию, то процедуру нужно провести повторно через пять лет.
ПРИМЕР
Декларация не оформляется на рабочие места:
- сотрудников, имеющих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости на основании постановления Правительства от 29.10.2002 № 781;
- предполагающие гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда;
- на которых по результатам ранее проведенных аттестаций или СОУТ были установлены вредные или опасные условия труда.
Если в организации есть должности из перечня, проведите спецоценку повторно через пять лет.
СИТУАЦИЯ
Может ли в отчете по результатам спецоценки быть указано о необходимости медосмотра в связи с излучением от офисных ПК
Нет, не может. Излучения от офисных ПК исключили из классификатора вредных факторов Методики, по которой эксперты проводят СОУТ, поэтому исследования электромагнитного поля при спецоценке не проводят (примечание 5 к п. 1.5 Классификатора ВОПФ в приложении 2 к Методике проведения СОУТ, утв. приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н).
Производственный контроль
Санитарный производственный контроль должны проводить все организации, если они:
- выполняют работы;
- оказывают услуги;
- производят продукцию;
- транспортируют продукцию;
- хранят продукцию;
- реализовывают продукцию.
Это указано в статье 32 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».
Для офисных организаций не установлена периодичность процедуры. Обычно производственный контроль проводят ежегодно. Закрепите периодичность в локальном документе компании.
Нужно проводить измерения в офисах промышленных предприятий, так как все рабочие места промышленных предприятий указаны в перечне объектов, на которых обязательны лабораторные исследования (п. 4.1 СП 1.1.1058–01).
Вопрос о необходимости проведения измерений при производственном контроле в офисе непромышленного предприятия неоднозначен. Сделайте запрос в территориальный Роспотребнадзор, чтобы получить ответ, нужно ли в вашей организации проводить измерения в офисных помещениях.
С одной стороны, офисные помещения не входят в перечень объектов, на которых нужно делать замеры при производственном контроле. Значит, достаточно разработать программу производственного контроля, которая включает список сотрудников, подлежащих медосмотрам, ответственных лиц за санитарно-гигиенические условия труда и т. п. Такая позиция указана в решениях суда:..
