Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля или мотоцикла
Олег Хороший
начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России
Компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Признать расходы можно только в пределах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (в ред. постановления Правительства от 03.04.2024 № 417). Нормативы компенсаций по легковому автомобилю зависят от объема его двигателя.
При объеме двигателя меньше 2000 куб. см включительно норма компенсации за использование автомобиля — 2400 руб. в месяц. При объеме двигателя свыше 2000 куб. см норма — 3000 руб. в месяц. Компенсация за использование личного мотоцикла — 1200 руб. в месяц. Нормы распространяются на период с 1 января 2024 года, хотя поправки об их повышении вступили в силу с 5 апреля 2024 года (п. 2 постановления Правительства от 03.04.2024 № 417). Ранее размеры норм были в два раза меньше.
В нормах учтено возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации: бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ. Об этом говорится в письме Минфина от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339. Это значит, что компенсация других затрат сверх норм не уменьшит налогооблагаемую прибыль.
Если трудовое соглашение с сотрудником на 1 января 2024 года предусматривало выплату компенсации свыше прежних налоговых норм, то их повышение задним числом позволяет признать для целей налога на прибыль расходы в большем объеме. Расходы можно пересчитать с начала года, так как налог рассчитывается нарастающим итогом.
Другое дело, если в трудовом договоре были предусмотрены компенсации, равные нормам, утвержденным в постановлении Правительства от 08.02.2002 № 92. После повышения налоговых норм руководство может решить увеличить компенсации. Для этого стороны вправе внести изменения в трудовое соглашение или приказ.
Если ранее в этих документах были указаны суммы компенсаций без ссылки на постановление Правительства от 08.02.2002 № 92, то безопаснее повысить суммы выплачиваемых компенсаций с апреля 2024 года. Трудовой кодекс не предусматривает внесения изменений в трудовой договор задним числом. В том числе нельзя заключить дополнительное соглашение к трудовому соглашению с изменениями и предусмотреть их обратную силу, то есть распространить действие новых норм на период с 1 января 2024 года. Ведь правило о том, что повышенные нормы распространяются на период с 1 января 2024 года, относится к налоговому законодательству, а не к трудовому.
Другой вариант — если в документах указано, что компенсации выплачиваются «в размерах, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92», и конкретные суммы выплат не приведены. В этом случае получается, что работодатель должен доплатить компенсации с 1 января 2024 года в связи с изменениями в законодательстве. Причем сделать это можно без внесения изменений в трудовые соглашения или приказ с нормами выплат.
Расходы на компенсацию сверх норм из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 не входят в расходы. В связи с этим возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом.
И при методе начисления, и при кассовом методе момент признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля — дата перевода денег с расчетного счета или выплаты из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК).
ПРИМЕР
Как на ОСНО учесть расходы на выплату компенсации за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок
В апреле сотруднику ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.
Сумма компенсации составляет 5000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание автомобиля, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля — 2500 куб. см.
«Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления.
Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 3000 руб. в месяц (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92). В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 2000 руб. (5000 руб. — 3000 руб.) не повлияет на расчет налога на прибыль.
При расчете НДФЛ бухгалтер «Альфы» не применяет нормы постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Поэтому вся сумма компенсации (5000 руб.) НДФЛ не облагается.
Компенсация в пределах сумм, установленных приказом (5000 руб./мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
В апреле бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:
Дебет 26 Кредит 73
— 5000 руб. — начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок.
