Как налоговому агенту получить данные о налоговом статусе физлица для НДФЛ
Татьяна Аверина
выпускающий редактор Системы Главбух, советник налоговой службы III ранга
Налоговый агент обязан отслеживать статус сотрудника, чтобы правильно определить ставку НДФЛ на каждую дату получения дохода. Сроки и порядок представления налоговому агенту документов, которые подтверждают налоговый статус физлица, в НК не установлены. Чтобы своевременно получать эти данные, налоговому агенту стоит самостоятельно определить сроки и порядок их представления сотрудниками. В каком документе прописать требования, какие условия важно учесть и образец формулировки – ниже.
ПРИМЕР
Образец формулировки. Об обязанности сообщать работодателю о пересечении границы России
В течение трех рабочих дней после каждого пересечения границы РФ работник обязуется:
- сообщать работодателю о факте выезда из РФ и въезда в РФ по форме, которая утверждена и размещена на корпоративном сайте работодателя, путем направления сообщения на электронную почту бухгалтерии на адрес buh@alfa.ru с пометкой в строке «Тема» сообщения — «ГРАНИЦА»;
- прикладывать к сообщению копии (скан-образы) документов, которые подтверждают факт пересечения границы РФ (загранпаспорт с отметкой таможенной службы, при его отсутствии – другие документы, например о проживании, проезде и т. п.).
Скачать формулировку
Обязанность физлица своевременно сообщать о фактах выезда из России и въезда в Россию можно закрепить в трудовом договоре или локальном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка. В документе нужно прописать случаи, сроки и способы предоставления такой информации и подтверждающих документов.
Стоит закрепить, чтобы сотрудники информировали работодателя не к определенному числу, а по факту пересечения границы. Иначе при наличии выплат между днями получения зарплаты есть риск неверно посчитать НДФЛ на дату выплаты дохода. Срок направления информации можно установить три рабочих дня, этого срока достаточно, чтобы сфотографировать документы и отослать по электронной почте.
Чтобы бухгалтерии было удобнее получать и контролировать данные, можно прописать, что работник отправляет информацию по электронной почте на конкретный адрес с пометкой «ГРАНИЦА» в поле «Тема». По этой пометке бухгалтер может сформировать фильтр для формирования отдельной папки.
Обязанность физлица своевременно сообщать о фактах выезда из России и въезда в Россию можно закрепить в трудовом договоре или локальном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка. В документе нужно прописать случаи, сроки и способы предоставления такой информации и подтверждающих документов.
Стоит закрепить, чтобы сотрудники информировали работодателя не к определенному числу, а по факту пересечения границы. Иначе при наличии выплат между днями получения зарплаты есть риск неверно посчитать НДФЛ на дату выплаты дохода. Срок направления информации можно установить три рабочих дня, этого срока достаточно, чтобы сфотографировать документы и отослать по электронной почте.
Чтобы бухгалтерии было удобнее получать и контролировать данные, можно прописать, что работник отправляет информацию по электронной почте на конкретный адрес с пометкой «ГРАНИЦА» в поле «Тема». По этой пометке бухгалтер может сформировать фильтр для формирования отдельной папки.
