Новая обязанность по подотчетным: что теперь требует ФНС

Для всех компаний ввели обязанность: по первому требованию инспекции направлять авансовые отчеты сотрудников и подтверждающие документы. Размер и статус бизнеса значения не имеют — отказать нельзя. Дмитрий Семенов из ФНС рассказал «Главбуху», что именно проверяют инспекторы, какие ошибки находят чаще всего и чем грозят нарушения.

ДМИТРИЙ СЕМЕНОВ,

заместитель начальника отдела организации камерального контроля Управления камерального контроля ФНС, к. э. н. Окончил РЭУ им. Г.В. Плеханова по специальностям «менеджмент» и «юриспруденция». В ФНС работает более пяти лет. Хобби — история и спорт.

Какие документы теперь запрашивают инспекторы

ФНС усилила контроль за финансами компаний. Подотчетные — одна из зон риска: через них нередко маскируют серые выплаты. Поэтому инспекторы теперь запрашивают документы по всем суммам. В требовании, как правило, указывают конкретные подотчетные, комплект документов бухгалтер формирует индивидуально под каждую ситуацию.

Минимальный набор сведений, которые запрашивают инспекторы, — авансовые отчеты и подтверждающие документы. Полный комплект значительно шире. Помимо авансовых отчетов с приложениями, в нем приказы о выдаче денег, пояснения целесообразности расходов, журнал регистрации авансовых отчетов. Также у компании могут запросить карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и копии ККТ-чеков. Инспекторы вправе потребовать любой из этих документов дополнительно, поэтому лучше держать весь комплект наготове.

Кого проверяют в первую очередь

При отборе компаний для дополнительных проверок инспекторы ориентируются на определенные критерии. Требование по подотчетным направляют, если инспекторы подозревают обнал или сокрытие доходов, или если налоговая нагрузка компании отклоняется от среднеотраслевого уровня.

Ключевые индикаторы риска — систематические убытки в отчетности и высокая доля вычетов НДС. Кроме того, ФНС в автоматическом режиме анализирует банковские выписки, включая назначение платежей, и сопоставляет их с видом деятельности компании. Если платежи не вписываются в профиль бизнеса, это привлечет внимание.

В зоне повышенного внимания — организации, которые регулярно выдают деньги под отчет, в том числе под видом займов, и не закрывают их вовремя. Особенно если получатели — руководители или собственники бизнеса. Такие операции инспекторы расценивают как потенциальное обналичивание.

На заметку

Налоговики разоблачили схему с подотчетными, и судьи их поддержали

Инспекторы все чаще доначисляют НДФЛ с подотчетных сумм, если компания не может доказать реальность операций. Суды поддерживают налоговиков. В одном из недавних дел компания выдавала директору наличные для расчетов с контрагентами, но не могла подтвердить, что сделки действительно состоялись. При этом подотчетные деньги руководитель в кассу компании не вернул. Суд поддержал налоговиков: признал эти суммы доходом директора и обязал организацию доплатить НДФЛ, а также пени и штраф (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.08.2025 по делу № А52-5305/2023).

Какие расходы сейчас вызывают вопросы ФНС

Инспекторы обращают внимание на траты, которые не соответствуют деятельности компании. Примеры из практики ФНС: покупки товаров на маркетплейсах и в магазинах одежды, оплата фитнес-клубов, расходы на топливо без явной деловой цели и без документов. Если строительная компания регулярно тратит подотчетные в магазине электроники или на личные нужды директора — вопросы возникнут неизбежно.

Помимо характера расходов, инспекторы проверяют сквозную логику документов: совпадают ли даты приказов и чеков, корректны ли суммы, нет ли расхождений с банковскими выписками. Кроме того, оценивают, не носит ли оформление бумаг формальный характер — когда документы по факту есть, но за ними не стоит реальная операция.

Дополнительно налоговики учитывают геолокацию операций — по данным чеков и транзакций. Приведем пример: если работник находится в командировке в Казани, но в тот же день представляет чек, пробитый в московском кафе, инспекторы мгновенно зафиксируют это противоречие. Любое документальное несоответствие по сумме, дате или географической точке дает налоговой законное основание признать расходы необоснованными и исключить их из базы.

Ошибки с подотчетными, которые уже находят инспекторы

Самые частые нарушения — отсутствие подтверждающих документов и нарушение сроков сдачи авансовых отчетов. Сотрудник получил деньги, потратил, а отчет сдал через два месяца или не сдал вовсе — классическая ситуация, которая сразу привлекает внимание.

Риски возникают и при наличии первички. Если приобретенные товары не приняты на учет, инспекторы могут признать подотчетные доходом сотрудника. Логика простая: раз товар не оприходован, значит, компания его не получила, а деньги ушли в личное пользование.

Еще одна распространенная проблема — расхождения в документах. Например, в авансовом отчете указан один контрагент, а в чеке другой, суммы не совпадают, НДС выделен в отчете, но счета-фактуры нет. Каждое такое несоответствие — причина дополнительных запросов и потенциальных доначислений.

Когда расходы переквалифицируют в доход сотрудника

Налоговики могут признать подотчетную сумму доходом сотрудника, доначислить НДФЛ и взносы, если работник не представит корректную первичку

Инспекторы переквалифицируют подотчетные в серые выплаты, если не увидят подтверждения, что подотчетник потратил деньги в интересах компании. Если бухгалтер не может доказать, что расход связан с деятельностью организации, налоговая признает эти деньги доходом физика. В таком случае контролеры доначисляют НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы. Оштрафовать могут по статьям 122 и 123 НК — на 20 процентов от суммы недоимки.

Рекомендация. Будьте готовы ...