Как законно выплачивать премии в УО и ТСЖ
Когда результаты работы в прошедшем году соответствуют ожиданиям руководства, работникам, как правило, выплачивается дополнительное вознаграждение – премия по итогам года. Однако неправильно оформленное решение о премировании может привести не только к гражданской, но и к уголовной ответственности. В рекомендации разобрали, как поощрить работников без негативных последствий.
Когда можно выплатить
Премия — это один из способов повысить эффективность работы и заинтересованность сотрудников в качественном выполнении трудовых задач. Такое поощрение может быть разовым или систематическим. В первом случае премия будет составной частью заработной платы, а во втором — нет.
Система премирования в организации регулируется коллективным договором и другими локальными нормативными актами. Поэтому вознаградить работника можно, если:
Отразите в положении о премировании порядок определения размера поощрений, критерии и условия их выплаты. Вот три основных момента, которые нужно урегулировать в положении.
Размер премии. Размер поощрительных выплат установите в фиксированном виде или процентах от оклада. Вы можете предусмотреть разные способы определения размера премии в зависимости от группы работников.
Если вы назначаете сотрудникам на одинаковых должностях разные суммы к выплате, обоснуйте свое решение в приказе. В противном случае вас обвинят в дискриминации прав работника. Тогда вам придется подтвердить документально законность снижения размера премии (определение Верховного суда от 06.06.2003 № 48-Г03-5).
Критерии для выплаты. Определите показатели, за достижение которых готовы поощрить работника. Это нужно, чтобы обосновать разные размеры премий для одной категории работников и уменьшить налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК).
Например, для премии рабочим, которые заняты техническим обслуживанием МКД, используйте количественные показатели — выручку за платные услуги собственникам, отсутствие жалоб от жителей, процент выполнения ежедневного плана работ или соблюдение нормативных сроков их выполнения.
Для сотрудников аппарата управления (бухгалтер, экономист, юрист) выберите другие критерии: высокие результаты в сложной работе, успешное прохождение проверок контролирующих органов, отсутствие штрафных санкций, эффективная работа по взысканию дебиторской задолженности.
Система премирования в организации регулируется коллективным договором и другими локальными нормативными актами. Поэтому вознаградить работника можно, если:
- условие о премировании предусмотрели в трудовом или коллективном договоре;
- размер премий, порядок расчета и случаи их выплаты определили внутренними положениями организации (например, «Об оплате труда» или «О премировании»);
- выплату премий оформили приказом руководителя.
Отразите в положении о премировании порядок определения размера поощрений, критерии и условия их выплаты. Вот три основных момента, которые нужно урегулировать в положении.
Размер премии. Размер поощрительных выплат установите в фиксированном виде или процентах от оклада. Вы можете предусмотреть разные способы определения размера премии в зависимости от группы работников.
Если вы назначаете сотрудникам на одинаковых должностях разные суммы к выплате, обоснуйте свое решение в приказе. В противном случае вас обвинят в дискриминации прав работника. Тогда вам придется подтвердить документально законность снижения размера премии (определение Верховного суда от 06.06.2003 № 48-Г03-5).
Критерии для выплаты. Определите показатели, за достижение которых готовы поощрить работника. Это нужно, чтобы обосновать разные размеры премий для одной категории работников и уменьшить налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК).
Например, для премии рабочим, которые заняты техническим обслуживанием МКД, используйте количественные показатели — выручку за платные услуги собственникам, отсутствие жалоб от жителей, процент выполнения ежедневного плана работ или соблюдение нормативных сроков их выполнения.
Для сотрудников аппарата управления (бухгалтер, экономист, юрист) выберите другие критерии: высокие результаты в сложной работе, успешное прохождение проверок контролирующих органов, отсутствие штрафных санкций, эффективная работа по взысканию дебиторской задолженности.
СИТУАЦИЯ
Председатель ТСЖ не оформлен по трудовому договору с товариществом. Можно ему выплатить премию?
Да, можно.
Решение о выплате премии и ее размере должны принять члены ТСЖ на общем собрании. Такое вознаграждение не будет квалифицировано как заработная плата, потому что оно не зависит от сложности и качества выполненной работы.
Такая премия выплачивается по приказу председателя правления ТСЖ, который издается на основании протокола общего собрания членов ТСЖ.
Каким документом оформить
Порядок выплаты годовой премии (премии по итогам работы за год) организация может прописать:
В документах, регулирующих порядок начисления и выплаты премий, укажите источник выплат.
Основанием для начисления премии является приказ руководителя о поощрении сотрудника (форма № Т-11) или группы сотрудников (форма № Т-11а). Приказ подписывает руководитель организации. Сотрудника (сотрудников) ознакомьте с приказом под подпись (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Скачать:
Вы можете установить индивидуальное премирование сотрудникам за достижение высоких показателей в работе. Такие премии будут единовременными, и выплачивать их можно любому работнику организации. В приказе о выплате укажите причину премирования: повышение производительности труда, оптимизация бизнес-процессов, внедрение новых технологий, выполнение годового плана и пр.
Указанные правила действуют как для сотрудников УО, так и для работников ТСЖ. В товариществе положения «Об оплате труда» и «О премировании» утверждает общее собрание членов ТСЖ, а в УО — ее руководитель.
Размер вознаграждения для председателя и членов правления ТСЖ утверждает также общее собрание (п. 11 ч. 2 ст. 145 ЖК). Чтобы каждый раз не созывать членов товарищества, предусмотрите в положении «Об оплате труда» возможность выплаты премии председателю по решению членов правления. Такая возможность закреплена частью 4 статьи 151 ЖК.
- в трудовом договоре (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК);
- коллективном договоре (ч. 2 ст. 135 ТК);
- отдельном локальном документе, например в положении об оплате труда, положении о премировании и т. п. (ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 ТК);
- приказе о выплате премии (ч. 1 ст. 8 ТК).
В документах, регулирующих порядок начисления и выплаты премий, укажите источник выплат.
Основанием для начисления премии является приказ руководителя о поощрении сотрудника (форма № Т-11) или группы сотрудников (форма № Т-11а). Приказ подписывает руководитель организации. Сотрудника (сотрудников) ознакомьте с приказом под подпись (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Скачать:
Вы можете установить индивидуальное премирование сотрудникам за достижение высоких показателей в работе. Такие премии будут единовременными, и выплачивать их можно любому работнику организации. В приказе о выплате укажите причину премирования: повышение производительности труда, оптимизация бизнес-процессов, внедрение новых технологий, выполнение годового плана и пр.
Указанные правила действуют как для сотрудников УО, так и для работников ТСЖ. В товариществе положения «Об оплате труда» и «О премировании» утверждает общее собрание членов ТСЖ, а в УО — ее руководитель.
Размер вознаграждения для председателя и членов правления ТСЖ утверждает также общее собрание (п. 11 ч. 2 ст. 145 ЖК). Чтобы каждый раз не созывать членов товарищества, предусмотрите в положении «Об оплате труда» возможность выплаты премии председателю по решению членов правления. Такая возможность закреплена частью 4 статьи 151 ЖК.
Из каких средств выплачивать
Затраты на стимулирующие выплаты работникам УО включайте в расходы на содержание жилья:
Выплачивать премии сотрудникам за счет средств, которые поступили в оплату коммунальных ресурсов или капитального ремонта, нельзя.
Выплаты вознаграждения председателю и членам правления ТСЖ как составной части зарплаты входят в состав административно-управленческих расходов. В эту же группу относят расходы на отчисления и взносы во внебюджетные фонды. Такие правила предусмотрены пунктами 2.3–2.5 Рекомендаций по организации финансового и бухгалтерского учета для товариществ собственников жилья, утвержденных приказом Госстроя от 14.07.1997 № 17-45.
Единовременные премии в ТСЖ выплачивают из специального премиального фонда. Утверждают порядок образования и использования такого фонда, а также отчеты об использовании средств члены ТСЖ на своем общем собрании. Эта компетенция установлена в ЖК (п. 5 ч. 2 ст. 145, ч. 3 ст. 151 ЖК).
- для работников, занятых управлением МКД, — в плату за управление;
- для сотрудников, которые выполняют работы по содержанию и обслуживанию общего имущества, — в плату за содержание жилого помещения.
Выплачивать премии сотрудникам за счет средств, которые поступили в оплату коммунальных ресурсов или капитального ремонта, нельзя.
Выплаты вознаграждения председателю и членам правления ТСЖ как составной части зарплаты входят в состав административно-управленческих расходов. В эту же группу относят расходы на отчисления и взносы во внебюджетные фонды. Такие правила предусмотрены пунктами 2.3–2.5 Рекомендаций по организации финансового и бухгалтерского учета для товариществ собственников жилья, утвержденных приказом Госстроя от 14.07.1997 № 17-45.
Единовременные премии в ТСЖ выплачивают из специального премиального фонда. Утверждают порядок образования и использования такого фонда, а также отчеты об использовании средств члены ТСЖ на своем общем собрании. Эта компетенция установлена в ЖК (п. 5 ч. 2 ст. 145, ч. 3 ст. 151 ЖК).
СИТУАЦИЯ
Может ли председатель правления ТСЖ самостоятельно принять решение о премировании себя, членов правления и штатных сотрудников товарищества
Может, если у него есть соответствующие полномочия.
Дело в том, что председатель правления не наделен таким правом в силу закона. Но общее собрание членов ТСЖ может ему это право предоставить.
СИТУАЦИЯ
Может ли директор УО себе назначить премию
Ответ зависит от того, кто входит в состав учредителей организации.
Если директор — единственный учредитель, то он вправе себя премировать. Основанием к выплате будет решение единственного учредителя.
Если учредителей несколько, то случаи и размер поощрения директору определяют участники общества. Решение оформляют на основании протокола общего собрания (п. 4 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
СИТУАЦИЯ
За счет каких средств ТСЖ, ЖСК может устроить новогодний праздник во дворе МКД
В жилищном объединении можно найти два источника финансирования новогоднего праздника.
Источник 1. ТСЖ, ЖК, ЖСК платят налог на прибыль организаций или применяют УСН. После уплаты налогов может остаться часть прибыли. Эту часть можно направить на организацию праздника.
Источник 2. Профинансировать праздник можно за счет экономии по смете. Берите в расчет статьи сметы, которые относятся к управленческим расходам. Это решение должно найти поддержку на общем собрании членов ТСЖ, ЖСК, ЖК.
Как учесть
Премию к празднику или годовую премию за счет чистой прибыли нельзя признать расходом в налоговом учете, поскольку эта выплата не связана с трудовыми показателями (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК, письма Минфина от 20.02.2021 № 03-03-06/1/12061, от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986, от 03.07.2019 № 03-03-07/48770). Такие же правила применяются при расчете налога при упрощенке (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК).
Новогодняя премия облагается:
Такие правила действуют, даже если сумма премии не превышает 4000 руб. Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 208, статьи 420 НК и подтверждает Минфин (письмо от 25.10.2018 № 03-15-06/76608).
Новогодняя премия облагается:
- страховыми взносами – однако сумма страховых взносов признается расходом и для целей налога на прибыль, и для целей упрощенки в общем порядке (письмо Минфина от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562);
- НДФЛ – датой получения дохода в виде премии по итогам года для целей НДФЛ считается дата ее выплаты или перечисления (письмо Минфина от 06.05.2021 № 03-04-06/34840).
Такие правила действуют, даже если сумма премии не превышает 4000 руб. Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 208, статьи 420 НК и подтверждает Минфин (письмо от 25.10.2018 № 03-15-06/76608).
СОВЕТ
чтобы учесть премию и взносы с нее в расходах на оплату труда, выдавайте ее не к празднику, а за трудовые показатели
Производственные премии учитывают при расчете налога на прибыль и единого налога на упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Главное – пропишите такое стимулирование сотрудников в трудовом или коллективном договоре. Основание – статьи 135, 191 ТК, абзац 1 статьи 255, пункт 21 статьи 270, пункт 1 статьи 346.16 НК и письма Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986, от 16.12.2016 № 03-03-06/1/75456 и от 16.10.2015 № 03-03-06/59431.
Если не формировали резерв на выплату производственных вознаграждений по итогам года, то учтите их сумму в расходах по налогу на прибыль в периоде начисления (письмо Минфина от 08.04.2020 № 03-03-06/1/27901).
Нужно ли раскрывать информацию о премиях перед жителями
Управляющая организация не обязана раскрывать информацию о порядке и размере выплат сотрудникам перед собственниками помещений. Такую информацию вправе запросить только прокуратура и государственная инспекция по труду.
Для ТСЖ действует другое правило. Прямого права жителей запрашивать документы о выплате премий закон не устанавливает. Однако собственники помещений, независимо от их членства в товариществе, вправе ознакомиться с бухгалтерской отчетностью, сметами доходов и расходов, отчетами об исполнении таких смет, протоколами общих собраний членов ТСЖ и его правления (ст. 143.1 ЖК).
Решения о выплате премий принимают члены ТСЖ или правление товарищества и оформляют их протоколами. Эти документы и могут запросить собственники помещений в МКД.
Для ТСЖ действует другое правило. Прямого права жителей запрашивать документы о выплате премий закон не устанавливает. Однако собственники помещений, независимо от их членства в товариществе, вправе ознакомиться с бухгалтерской отчетностью, сметами доходов и расходов, отчетами об исполнении таких смет, протоколами общих собраний членов ТСЖ и его правления (ст. 143.1 ЖК).
Решения о выплате премий принимают члены ТСЖ или правление товарищества и оформляют их протоколами. Эти документы и могут запросить собственники помещений в МКД.
