Электронный документооборот – обмен электронными документами по защищенным каналам связи, например, через оператора системы электронного документооборота. Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентом, нужно получить электронную подпись и грамотно оформить электронный документооборот.
В ряде случаев суды признают обмен документами по e-mail электронным документооборотом (постановление АС Центрального округа от 18.06.2021 № Ф10-2033/2021 по делу № А08-9183/2019, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2020 № 88-9221/2020, постановление Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 № 16-1155/2020).
Существует судебная практика, при которой суд приравнивает обмен электронными документами через ресурс хранения файлов в сети Интернет к электронному документообороту (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 14.05.2021 № 88-6605/2021).
Подписывать документы и вести документооборот в электронном виде можно с помощью электронной подписи.
Электронная подпись (далее – ЭП) бывает двух видов: простая и усиленная. Чтобы подписывать электронные документы с контрагентом в системе оператора ЭДО, подойдет усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись. Они отличаются функционалом, порядком получения и признания (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
В ряде случаев суды признают обмен документами по e-mail электронным документооборотом (постановление АС Центрального округа от 18.06.2021 № Ф10-2033/2021 по делу № А08-9183/2019, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2020 № 88-9221/2020, постановление Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 № 16-1155/2020).
Существует судебная практика, при которой суд приравнивает обмен электронными документами через ресурс хранения файлов в сети Интернет к электронному документообороту (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 14.05.2021 № 88-6605/2021).
Подписывать документы и вести документооборот в электронном виде можно с помощью электронной подписи.
Электронная подпись (далее – ЭП) бывает двух видов: простая и усиленная. Чтобы подписывать электронные документы с контрагентом в системе оператора ЭДО, подойдет усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись. Они отличаются функционалом, порядком получения и признания (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Электронные подписи сотрудников старого образца прекращают действие 31 августа 2023 год
Электронные подписи сотрудников, которые содержат в себе сведения и данные об организации – работодателе, можно использовать до 31 августа 2023 года включительно. С 1 сентября, чтобы подписать документы от имени компании или ИП, сотрудники должны использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность.
За подписями сотрудникам обращайтесь в коммерческие удостоверяющие центры, а МЧД можете оформить в любом удобном сервисе. Помогут в этом наши видеоинструкции.
Электронные подписи сотрудников, которые содержат в себе сведения и данные об организации – работодателе, можно использовать до 31 августа 2023 года включительно. С 1 сентября, чтобы подписать документы от имени компании или ИП, сотрудники должны использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность.
За подписями сотрудникам обращайтесь в коммерческие удостоверяющие центры, а МЧД можете оформить в любом удобном сервисе. Помогут в этом наши видеоинструкции.
Простая подпись – комбинация логина и пароля, кода подтверждения по электронной почте, СМС или другими подобными способами. Не является аналогом собственноручной подписи. Означает согласие стороны с условиями сделки.
Усиленная подпись – две уникальные последовательности символов, которые связаны между собой. В зависимости от подвида может быть квалифицированной и неквалифицированной. Разница между подвидами в степени защиты документа и порядке применения подписи. Усиленная подпись на документе заменяет подпись и печать, остальные отличия – в таблице (п. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).
Усиленная подпись – две уникальные последовательности символов, которые связаны между собой. В зависимости от подвида может быть квалифицированной и неквалифицированной. Разница между подвидами в степени защиты документа и порядке применения подписи. Усиленная подпись на документе заменяет подпись и печать, остальные отличия – в таблице (п. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).
Что меняется в работе с 1 сентября
С 1 сентября сотрудники не смогут получить УКЭП с данными организации, от имени которой они выступают, а подписи, которые сотрудники получили до этой даты, они смогут использовать до 31 августа 2024 года. Такие изменения Госдума утвердила в третьем чтении 21 июля 2023 года. Кроме этого, Правительство продлило действие переходного периода в сфере ЭДО до 1 сентября 2024 года (далее – электронная доверенность, п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).
Оформить электронную подпись сотрудника с реквизитами компании вы можете только до 31 августа 2023 года
Чтобы компания могла выбирать, как ей работать до 1 сентября 2024 года: с МЧД или без, рекомендуем оформить сотрудникам новую усиленную электронную подпись. До 1 сентября 2023 года такую подпись можно получить в старой форме – с реквизитами компании. Такой доверенностью получится подписывать документы без МЧД еще год.
Переходный период – время, когда компании вправе, но не обязаны использовать электронные доверенности. То есть, до 1 сентября 2024 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. После 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).
Машиночитаемая доверенность – это электронный документ, в котором зашифрованы данные доверителя и поверенного, полномочия последнего и срок действия доверенности. Доверенность не нужно распечатывать или переносить на флешку. Файл можно передавать через интернет. Чтобы доверенность имела силу, ее должен подписать директор электронной подписью. Как это сделать, рассказали в следующем разделе (п. 14 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).
Без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет от имени компании сдать отчётность в налоговую электронной форме, взаимодействовать с госорганами, участвовать в торгах и взаимодействовать с контрагентами онлайн. Директору и ИП получать электронную доверенность не нужно. Они и дальше смогут подписывать документы своей электронной подписью без МЧД.
Вопросы о работе с МЧД при загрузке в реестр можно задать владельцу одного из узлов распределенного реестра ФНС. Их список найдете на сайте ФНС в разделе «Применение электронной подписи».
Оформить электронную подпись сотрудника с реквизитами компании вы можете только до 31 августа 2023 года
Чтобы компания могла выбирать, как ей работать до 1 сентября 2024 года: с МЧД или без, рекомендуем оформить сотрудникам новую усиленную электронную подпись. До 1 сентября 2023 года такую подпись можно получить в старой форме – с реквизитами компании. Такой доверенностью получится подписывать документы без МЧД еще год.
Переходный период – время, когда компании вправе, но не обязаны использовать электронные доверенности. То есть, до 1 сентября 2024 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. После 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).
Машиночитаемая доверенность – это электронный документ, в котором зашифрованы данные доверителя и поверенного, полномочия последнего и срок действия доверенности. Доверенность не нужно распечатывать или переносить на флешку. Файл можно передавать через интернет. Чтобы доверенность имела силу, ее должен подписать директор электронной подписью. Как это сделать, рассказали в следующем разделе (п. 14 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).
Без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет от имени компании сдать отчётность в налоговую электронной форме, взаимодействовать с госорганами, участвовать в торгах и взаимодействовать с контрагентами онлайн. Директору и ИП получать электронную доверенность не нужно. Они и дальше смогут подписывать документы своей электронной подписью без МЧД.
Вопросы о работе с МЧД при загрузке в реестр можно задать владельцу одного из узлов распределенного реестра ФНС. Их список найдете на сайте ФНС в разделе «Применение электронной подписи».
Как оформить электронный документооборот
Чтобы ввести в компании электронный документооборот, нужно зафиксировать это намерение приказом, изменить учетную политику организации, выдать электронную доверенность, договориться с контрагентами о правилах ЭДО. Операторы ЭДО у контрагентом могут быть разными.
По похожему алгоритму можно оформить кадровый электронный документооборот в компании. Как это сделать, рассказали в отдельной рекомендации.
По похожему алгоритму можно оформить кадровый электронный документооборот в компании. Как это сделать, рассказали в отдельной рекомендации.
Издать приказ о введении ЭДО
Закон не устанавливает обязательных требований к приказу о введении ЭДО. Издать его можно в свободной форме. В приказе нужно отразить правила ведения ЭДО в организации. Например, способ электронного документооборота, списки сотрудников, у которых есть право подписи и ответственных лиц.
Рекомендуем приложить к приказу положение об ЭДО. В нем можно прописать принципы, процедуры и порядок электронного документооборота, лиц, ответственных за контроль исполнения электронных документов.
Ниже – образцы приказа о переходе на ЭДО и положения об электронном документообороте. В них эксперты Системы Юрист предусмотрели полезные условия о перечне сотрудников с правом электронной подписи, контроле за содержанием и исполнением электронных документов.
Рекомендуем приложить к приказу положение об ЭДО. В нем можно прописать принципы, процедуры и порядок электронного документооборота, лиц, ответственных за контроль исполнения электронных документов.
Ниже – образцы приказа о переходе на ЭДО и положения об электронном документообороте. В них эксперты Системы Юрист предусмотрели полезные условия о перечне сотрудников с правом электронной подписи, контроле за содержанием и исполнением электронных документов.
Изменить учетную политику
Организация, которая переходит на ЭДО, должна закрепить в учетной политике новый способ ведения бухгалтерского учета. Это требование закона. Однако ответственность за нарушение требования он не предусматривает (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Если компания решила все делать по закону и внести изменения в учетную политику, в ней нужно зафиксировать:
перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
способ электронного обмена документами;
порядок хранения электронных документов;
способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Это следует из положений пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Если компания решила все делать по закону и внести изменения в учетную политику, в ней нужно зафиксировать:
перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
способ электронного обмена документами;
порядок хранения электронных документов;
способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Это следует из положений пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
<a href="https://disk.yandex.ru/d/fhRUWevJwC3Ybg"><strong>Скачать документы</strong></a>