Как составить график отпусков на 2024 год
Чтобы составить график отпусков, сначала определите, кого из сотрудников в него включите. После этого посчитайте остатки отпуска по каждому работнику и соберите от них пожелания по датам отпусков. Составьте проект графика. После того как утвердите документ, ознакомьте с ним сотрудников. Чтобы составить график в два раза быстрее, используйте умный график отпусков от Системы Кадры.
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Определите, кого включать в график
В график отпусков включайте всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнете в течение года, на который составляете график отпусков (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395).
Также включайте в график работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также сотрудников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.
Отдельным категориям сотрудников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по их желанию в любое удобное для них время (ст. 123 ТК). Таких сотрудников также включите в график в общем порядке, но обязательно учтите их пожелания по датам отпуска.
Внешних и внутренних совместителей также включите в график отпусков. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.
Не включайте в график тех сотрудников, которых будете принимать на работу в 2024 году. Их в график в декабре включить не получится, а составлять для них потом отдельный график, закон не требует.
Включать мобилизованных сотрудников в график отпусков не нужно.
Работодатель обязан приостановить действие трудового договора с сотрудником, которого призвали на военную службу по мобилизации, или если сотрудник заключил контракт о добровольном содействии Вооруженным Силам РФ (ч. 1 ст. 351.7 ТК).
На время приостановки трудового договора приостанавливаются права и обязанности по трудовому законодательству. Поэтому работодатель не обязан включать мобилизованных сотрудников в график отпусков (ч. 3 ст. 351.7 ТК).
Однако такие сотрудники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж, поэтому вы может включить их в график отпусков. Нарушением это не будет (ч. 7 ст. 351.7 ТК).
Если решили включить мобилизованных сотрудников в график, то планируйте только основной ежегодный отпуск. Планировать дополнительные отпуска, например, за работу во вредных условиях труда, не нужно, поскольку период приостановки договора не входит в стаж для дополнительного отпуска (ч. 3 ст. 351.7 ТК).
Сами решайте на какой месяц планировать мобилизованным отпуск. В графике укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат — если до мобилизации успели получить от работника письменное согласие разделить отпуск (ч. 1 ст. 125 ТК).
Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период, не советуем. График без дат - нарушение порядка заполнения формы графика.
В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил.
Учтите, что сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время в течение шести месяцев после возобновления трудового договора (ч. 9 ст. 351.7 ТК).
Также включайте в график работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также сотрудников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.
Отдельным категориям сотрудников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по их желанию в любое удобное для них время (ст. 123 ТК). Таких сотрудников также включите в график в общем порядке, но обязательно учтите их пожелания по датам отпуска.
Внешних и внутренних совместителей также включите в график отпусков. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.
Не включайте в график тех сотрудников, которых будете принимать на работу в 2024 году. Их в график в декабре включить не получится, а составлять для них потом отдельный график, закон не требует.
Включать мобилизованных сотрудников в график отпусков не нужно.
Работодатель обязан приостановить действие трудового договора с сотрудником, которого призвали на военную службу по мобилизации, или если сотрудник заключил контракт о добровольном содействии Вооруженным Силам РФ (ч. 1 ст. 351.7 ТК).
На время приостановки трудового договора приостанавливаются права и обязанности по трудовому законодательству. Поэтому работодатель не обязан включать мобилизованных сотрудников в график отпусков (ч. 3 ст. 351.7 ТК).
Однако такие сотрудники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж, поэтому вы может включить их в график отпусков. Нарушением это не будет (ч. 7 ст. 351.7 ТК).
Если решили включить мобилизованных сотрудников в график, то планируйте только основной ежегодный отпуск. Планировать дополнительные отпуска, например, за работу во вредных условиях труда, не нужно, поскольку период приостановки договора не входит в стаж для дополнительного отпуска (ч. 3 ст. 351.7 ТК).
Сами решайте на какой месяц планировать мобилизованным отпуск. В графике укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат — если до мобилизации успели получить от работника письменное согласие разделить отпуск (ч. 1 ст. 125 ТК).
Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период, не советуем. График без дат - нарушение порядка заполнения формы графика.
В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил.
Учтите, что сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время в течение шести месяцев после возобновления трудового договора (ч. 9 ст. 351.7 ТК).
Посчитайте остатки отпуска
Посчитайте дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в организации, а также дни отпуска, которые накопятся в том году, на который составляете график.
Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на следующий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в график. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 01.03.2007 № 473-6-0. Рекомендуем отпуск за прошлый год указывать в графике, поскольку не предоставлять отпуск два года подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК). Такой подход позволит запланировать, чтобы сотрудник использовал отпуска за прошлый и текущий годы последовательно, и не допустить нарушения закона.
Чтобы упростить подсчет остатков отпусков, воспользуйтесь нашим сервисом. Введите свои данные, и сервис рассчитает, сколько дней отпуска сотрудник еще не отгулял или, наоборот, перерасходовал. Также сервис покажет все рабочие годы и периоды, которые повлияли на итоговую цифру.
Видеоинструкция. Как рассчитать остатки отпуска с помощью расчетчика Системы Кадры
Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на следующий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в график. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 01.03.2007 № 473-6-0. Рекомендуем отпуск за прошлый год указывать в графике, поскольку не предоставлять отпуск два года подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК). Такой подход позволит запланировать, чтобы сотрудник использовал отпуска за прошлый и текущий годы последовательно, и не допустить нарушения закона.
Чтобы упростить подсчет остатков отпусков, воспользуйтесь нашим сервисом. Введите свои данные, и сервис рассчитает, сколько дней отпуска сотрудник еще не отгулял или, наоборот, перерасходовал. Также сервис покажет все рабочие годы и периоды, которые повлияли на итоговую цифру.
Видеоинструкция. Как рассчитать остатки отпуска с помощью расчетчика Системы Кадры
Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков
В общем случае учитывать мнение сотрудников, когда составляете график отпусков, вы вправе, но не обязаны. Исключение составляют отдельные категории сотрудников. Например, сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет.
Однако компании выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.
Чтобы учесть пожелания сотрудников, до составления графика запросите у них информацию о планируемых датах отпусков. Для этого издайте приказ о подготовке графика в произвольной форме.
Скачать приказ о подготовке графика отпусков
Видеоинструкция. Как издать приказ о подготовке графика отпусков
Однако компании выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.
Чтобы учесть пожелания сотрудников, до составления графика запросите у них информацию о планируемых датах отпусков. Для этого издайте приказ о подготовке графика в произвольной форме.
Скачать приказ о подготовке графика отпусков
Видеоинструкция. Как издать приказ о подготовке графика отпусков
Разошлите каждому работникам уведомление с просьбой предоставить их пожелания по датам отпуска в произвольной форме. В уведомлении пропишите, до какого числа они должны предоставить вам информацию.
Попросите сотрудников указывать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните сотрудникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней.
Решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтверждено документами. Свои пожелания по разделению отпуска сотрудник должен указать в заявлении (ст. 125 ТК). Тогда в графе «Примечание» графика укажите реквизиты заявления. Другой вариант – дополните график отпусков дополнительной графой, в которой пропишите, что сотрудник согласен с разделением отпуска на части.
Скачать уведомление о количестве оставшихся дней отпуска
Скачать заявление сотрудника о разделении отпуска
Попросите сотрудников указывать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните сотрудникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней.
Решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтверждено документами. Свои пожелания по разделению отпуска сотрудник должен указать в заявлении (ст. 125 ТК). Тогда в графе «Примечание» графика укажите реквизиты заявления. Другой вариант – дополните график отпусков дополнительной графой, в которой пропишите, что сотрудник согласен с разделением отпуска на части.
Скачать уведомление о количестве оставшихся дней отпуска
Скачать заявление сотрудника о разделении отпуска
Видеоинструкция. Как составить уведомление о количестве оставшихся дней отпуска
Видеоинструкция. Как учесть пожелания работника по разделению отпуска при составлении графика отпусков
Если сотрудников много, рекомендуем передать задачу по составлению графика руководителям подразделений. Для этого передайте руководителям подразделений таблицу графика отпусков. Руководители сами по своим сотрудникам соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти даты с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный проект по датам.
Чтобы сотрудники правильно разделили отпуск на части, не брали отпуск только на выходные, верно указывали периоды отпусков, раздайте руководителям памятку для работников.
Чтобы сотрудники правильно разделили отпуск на части, не брали отпуск только на выходные, верно указывали периоды отпусков, раздайте руководителям памятку для работников.
Составьте проект графика
После того как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Вы можете оформить график как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработали сами. Унифицированную форму графика отпусков № Т-7 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1.
Если решили разработать и утвердить свою форму графика отпусков, то в ней должны быть обязательные реквизиты. Подробнее о том, какие обязательные реквизиты должны быть в графике, смотрите в таблице.
Вы можете дополнить график отпусков графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника. Также в график отпусков можете ввести дополнительную графу о том, что сотрудник уведомлен о дате начала отпуска, где работник проставит дату уведомления и свою подпись. Тогда не нужно будет потом оформлять каждому сотруднику уведомление о предстоящем отпуске и отправлять его сотруднику под подпись не позднее чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК).
Определите, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график отпусков. Вы вправе заполнить график в алфавитном порядке, в хронологическом по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.
Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат – при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска можете не указывать. В законе такого требования нет. При этом укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части, а не просто месяц, в котором сотрудник пойдет в отпуск. В таком случае не придется согласовывать с работником дату начала отпуска.
Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение в датах отпусков, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.
Видеоинструкция. Как составить график отпусков
Если решили разработать и утвердить свою форму графика отпусков, то в ней должны быть обязательные реквизиты. Подробнее о том, какие обязательные реквизиты должны быть в графике, смотрите в таблице.
Вы можете дополнить график отпусков графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника. Также в график отпусков можете ввести дополнительную графу о том, что сотрудник уведомлен о дате начала отпуска, где работник проставит дату уведомления и свою подпись. Тогда не нужно будет потом оформлять каждому сотруднику уведомление о предстоящем отпуске и отправлять его сотруднику под подпись не позднее чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК).
Определите, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график отпусков. Вы вправе заполнить график в алфавитном порядке, в хронологическом по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.
Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат – при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска можете не указывать. В законе такого требования нет. При этом укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части, а не просто месяц, в котором сотрудник пойдет в отпуск. В таком случае не придется согласовывать с работником дату начала отпуска.
Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение в датах отпусков, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.
Видеоинструкция. Как составить график отпусков
Чтобы составить график отпусков на следующий год в два раза быстрее, воспользуйтесь умным графиком отпусков, который мы сделали в таблице Excel. Он посчитает окончание отпуска с учетом праздников, предупредит, когда сотрудника нужно уведомить о начале отпуска, покажет пересечение отпусков сотрудников и сформирует унифицированную форму графика. Скачайте умный график отпусков.
Видеоинструкция. Как работать с умным графиком отпусков
Видеоинструкция. Как работать с умным графиком отпусков
Подпишите и утвердите график
Если в компании есть профсоюз, прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников (ст. 372 ТК). В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта графика профсоюз обязан направить вам свое мотивированное мнение. Если будут правки, можете либо согласиться с замечаниями, либо придется провести дополнительные консультации. Подробнее о том, как учесть мотивированное мнение профсоюза, читайте в ответе.
Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации.
Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков в произвольной форме.
Скачайте образец
Видеоинструкция. Как издать приказ об утверждении графика отпусков
Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации.
Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков в произвольной форме.
Скачайте образец
Видеоинструкция. Как издать приказ об утверждении графика отпусков
Утвердите график отпусков на следующий календарный год не позднее чем за две недели до его начала. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Поэтому безопаснее утвердить график до 15 декабря 2023 года включительно. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно.
После того, как утвердите график отпусков, документ обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК).
Скачать Пример заполнения графика отпусков
Видеоинструкция. Как составить график отпусков
После того, как утвердите график отпусков, документ обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК).
Скачать Пример заполнения графика отпусков
Видеоинструкция. Как составить график отпусков
Ознакомьте сотрудников с графиком
Знакомить сотрудников с графиком отпусков закон не требует. Оштрафовать за это ГИТ не сможет. Однако, чтобы избежать проблем с проверяющими, можете дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали сами, двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – укажут дату ознакомления с графиком.
Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.
Видеоинструкция. Как заполнить лист ознакомления сотрудников с графиком отпусков
Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.
Видеоинструкция. Как заполнить лист ознакомления сотрудников с графиком отпусков
Учтите, что подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.
График отпусков ведите в течение всего календарного года. Отмечайте в графике фактические даты, когда сотрудники используют отпуск, и почему произошли отклонения (ст. 123 ТК).
График отпусков ведите в течение всего календарного года. Отмечайте в графике фактические даты, когда сотрудники используют отпуск, и почему произошли отклонения (ст. 123 ТК).
ВНИМАНИЕ
За отказ исполнять график отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а сотрудника к дисциплинарной.
На это указывают и суды. См., например, постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.11.2015 № 44Г-53/2015.
Ситуации из практики
СИТУАЦИЯ
В какой срок нужно составить график отпусков новой организации
Новой организации необходимо составить график отпусков в общем порядке – не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года, то есть не позднее 16 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК).
Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск. Смотрите письмо Минтруда России от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519.
В какой срок нужно составить график отпусков новой организации
Новой организации необходимо составить график отпусков в общем порядке – не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года, то есть не позднее 16 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК).
Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск. Смотрите письмо Минтруда России от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519.
