Ксения Якимова,

заместитель главного редактора журнала «Трудовые споры», к. ю. н.

В этой статье:

1. Какие причины отсутствия на работе суды признают уважительными
2. Что нужно учесть, выбирая взыскание
3. Как считать сроки при привлечении к ответственности за прогул

В статье — типичные причины, по которым суды признают увольнение за прогул незаконным. Рассказали, какие ошибки допускают работодатели, как их избежать и почему суд может восстановить на работе сотрудника, который прогуливал работу несколько дней или даже недель. Также дали памятку с алгоритмом действий, которая поможет оформить увольнение правильно.

Работодатель не доказал факт прогула

Первое, что должен доказать работодатель в споре об увольнении за прогул, — это то, что работник отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня или более четырех часов подряд в течение рабочего дня. Но не все по разным причинам с этим справляются.

Нет доказательств графика работы. Работодателю нужно иметь подтверждение того, что спорный день был для сотрудника рабочим и сотрудник знал об этом, как и о том, в какие именно часы он должен быть на работе. В зависимости от ситуации доказать это можно с помощью трудового договора, ПВТР или графика сменности, с которыми работник ознакомлен под роспись. Если доказательств нет, а работник настаивает, что у него был выходной, суд признает увольнение незаконным (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 17.09.2024 по делу № 33-8939/2024, определение Восьмого КСОЮ от 11.02.2025 по делу № 88-1117/2025).

Совет

Если работник длительное время не выходит на связь, попытайтесь установить с ним контакт всеми возможными способами. В частности, направьте представителей по месту жительства. Попробуйте связаться с родственниками. В крайнем случае, если все попытки потерпят неудачу, можно направить запрос в полицию.

Не учли, где находится рабочее место. Проблемы возникают, как правило, в трех случаях. Первый случай: сотрудник работает на нескольких объектах (например, уборщица убирает три помещения), а отсутствие зафиксировано только на одном. Второй случай: работодатель зафиксировал отсутствие работника в кабинете, тогда как в документах конкретное рабочее место за ним не закреплено и работник во время «отсутствия» был на территории работодателя.

Третий случай: работодатель фиксирует отсутствие в офисе работника, у которого нет конкретного рабочего места в связи с тем, что его работа носит разъездной характер (определения Шестого КСОЮ от 02.04.2026 по делу 88-5456/2026, Девятого КСОЮ от 10.10.2024 по делу № 88-7106/2024). Так что перед тем, как объявить работнику взыскание, важно проверить, где его рабочее место, зафиксировано ли оно в документах и отсутствовал ли работник во всех местах, где должен был выполнять работу.

Проблемы с актом. Основное доказательство прогула — акт об отсутствии на работе. Но суд не примет его, если установит, что подписавшие акт свидетели не могут подтвердить его содержание (в том числе в связи с тем, что в день составления акта не были на работе все время), или если из акта непонятно, кто, где и когда его составил, а также каковы период и место отсутствия работника.

Суд решил, что причина отсутствия уважительная

Прогул — это отсутствие на работе именно по неуважительной причине. Критериев уважительности в законе нет, что понятно — каждая ситуация индивидуальна. Но обычно уважительными причинами считают те, которые носят объективный, форс-мажорный характер, а также ситуации, когда у работника не было выбора или когда он реализовывал права, предоставленные ему законом, трудовым договором или ЛНА, либо выполнял обязанности, возложенные на него законом. Кроме того, уважительной может стать любая причина, если отсутствие согласовал непосредственный руководитель работника.

Актуальный пример: работник «застрял» в отпуске из‑за того, что его рейс перенесли в связи с непогодой, атакой БПЛА и другими подобными причинами. Если иным образом работник до места работы добраться не может (нет маршрутов или билетов), то причина отсутствия уважительная (определения Третьего КСОЮ от 21.02.2022 по делу № 88-2882/2022, Второго КСОЮ от 25.01.2024 по делу № 88-1642/2024). Дни отсутствия в таком случае можно не оплачивать (если работник не выполняет работу дистанционно), но увольнять работника нельзя. Другие примеры — в таблице.

К слову сказать

Суды признали незаконным взыскание, которое объявили работнику, отказавшемуся участвовать в корпоративе.

Работодатель не учел все необходимые обстоятельства

Даже если причина отсутствия неуважительная, нельзя просто уволить работника за прогул. Перед принятием решения нужно учесть тяжесть проступка, обстоятельства его совершения, предшествующее поведение работника, его отношение к труду, личные обстоятельства и уже на основе всего этого оценить возможность применения к нему менее строгой меры воздействия. Причем важно не просто оценить указанные обстоятельства, но и зафиксировать это в приказе или хотя бы в заключении по результатам служебного расследования. Устным заявлениям суды верят неохотно.

На заметку

Примеры документов, которые могут помочь доказать предшествующее негативное поведение работника:

— служебные записки;
— характеристики от руководителя;
— переписка, в которой руководитель высказывает работнику претензии;
— жалобы и негативные отзывы клиентов;
— приказы о снижении или лишении премии;
— данные пропускной системы, подтверждающие опоздания;
— результаты аттестации или оценки персонала, если они проводятся.

Судебная практика
Работница банка 9 марта 2023 года получила выговор. 10 марта ее не было большую часть смены, а 11 и 12 марта — всю смену. В объяснительной работница указала на некорректную работу счетных машинок, необходимость забрать ребенка из школы, а также на обострение у дочери аллергии и на связанное с этим посещение медучреждений. Работодатель счел причины неуважительными и уволил работницу. Оспаривая увольнение, работница сослалась на его несоразмерность: в банке она работала давно и хорошо, а ее поведение связано с тем, что в марте у нее начало развиваться психическое расстройство (20 апреля ее госпитализировали в психиатрический стационар).

Районный суд поддержал банк: поведение работницы в марте не было неадекватным, а, учитывая сменный график, посетить медучреждения с ребенком она могла и в другие дни. Апелляция, однако, встала на сторону работницы. Мосгорсуд решил, что работодатель не доказал соразмерность взыскания: не принял во внимание то, что негативных последствий нет, истица работала в банке с 2017 года, взысканий до марта 2023-го (когда стало развиваться психическое заболевание) не имела, повышалась в должности и регулярно поощрялась (апелляционное определение от 16.09.2024 по делу № 33-35197/2024).

С учетом обстоятельств, на которые обращают внимание суды в делах об увольнении за прогул, при выборе меры взыскания рекомендую учитывать следующие обстоятельства:

• как долго отсутствовал работник;
• повлек ли (мог ли повлечь) проступок негативные последствия;
• почему работник отсутствовал;
• какая практика фактически существует в компании в подобных ситуациях;
• предпринимал ли работник попытки не допустить нарушения;
• предупреждал ли работник об отсутствии, просил ли предоставить отгул или отпуск на время отсутствия;
• были ли к работнику иные претензии (и есть ли этому подтверждения), объявляли ли ему взыскания;
• поощряли ли работника ранее, платили ли ему премии;
• сколько лет работник работает в компании (длительный стаж работы в компании играет в пользу работника);
• личные обстоятельства работника (наличие иждивенцев, иных доходов, инвалидность, статус пенсионера или предпенсионера).

Учитывать нужно не что‑то одно, а все в совокупности.

Совет
Если затребуете объяснения по почте, то двухдневный срок считайте со дня, следующего за днем получения работником письма, а не со дня его отправки. Пока не получите сведения о получении письма или пока оно не вернется к вам обратно, взыскание выносить не стоит. Чтобы не пропустить сроки, не ограничивайтесь запросом объяснений по почте, направляйте его и иными способами: по электронной почте, в мессенджерах, через курьерскую доставку. Закон не предусматривает обязательную письменную форму запроса. Главное — иметь доказательства того, что работник его получил.

Работодатель допустил процедурные нарушения

Нарушение процедуры запроса объяснений. Самая частая процедурная ошибка — работодатель не затребовал объяснений или составил акт об их непредоставлении до того, как истекут два рабочих дня (определения Восьмого КСОЮ от 31.03.2026 по делу № 88-5911/2026, Девятого КСОЮ от 29.02.2024 по делу № 88-1533/2024). Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь следующих правил:

• оформите запрос объяснений в письменной форме;
• дайте работнику на объяснения два рабочих дня по его графику, считая со дня, следующего за днем вручения запроса;
• составляйте акт о непредоставлении объяснений на следующий день после истечения двухдневного срока;
• не выносите взыскание ранее, чем истекут два рабочих дня, даже если работник сразу отказался давать объяснения.

Пример
Объяснения запросили в среду 10 июня. 12 июня — нерабочий праздничный день, а 13–14 июня у работника выходные. Два рабочих дня на дачу объяснений — 11 и 15 июня. Акт безопасно составлять 16 июня.

Будьте внимательны, если работник отсутствовал несколько дней. В основу приказа об увольнении кладите только те дни отсутствия на работе, по которым запрашивали объяснения.

Пропуск срока на применение взыскания. Увольнение законно, если с даты совершения прогула прошло не более шести месяцев, а с даты его обнаружения — не более месяца. В месячный срок не включается время болезни работника и его пребывания в отпуске (ст. 193 ТК). Если прогул длительный, то срок применения взыскания исчисляется с момента его окончания. Пример: при прогуле с 17 августа по 6 сентября последний день для увольнения — 6 октября.

Если вменяете в вину работнику прогул до определенного числа, то с него и отсчитывайте срок, даже если и после этого числа работник не вышел на работу. Пример: работник отсутствовал с 20 октября 2022 по 18 июля 2023 года. 11 августа 2023 года его уволили. Суды признали, что срок на привлечение к ответственности пропущен. Случилось это из‑за того, что в приказе указали на прогул с 20 октября по 31 декабря 2022 года. При таком прогуле месячный срок ...