Руководство для бухгалтера, как аннулировать электронные документы
Забирайте в работу руководство по аннулированию электронных документов. Если отменить электронную первичку неправильно, сделка останется в силе. В законе нет универсального порядка аннулирования. Мы вывели правила вместе с Екатериной Кувшиновой, экспертом Контур.Диадока, и экспертами из 1С.
Правила аннулирования документов, в том числе электронных, не прописаны ни в одном нормативном акте. ФНС указывала, что операторы ЭДО сами определяют, дают ли они такой функционал и как он работает (письмо ФНС от 15.02.2023 № ЕА-3-26/2155). Среди бухгалтеров есть заблуждение, что достаточно нажать одну кнопку в программе, чтобы отменить электронную первичку. На самом деле процесс аннулирования зависит от того, в какой момент вы хотите отменить документы и по какой причине.
Документ не получится аннулировать без согласия контрагента
Юридически значимый документ можно отменить только по двустороннему согласию. Юридически значимыми будут:
Документ с ошибкой исправляйте, а не аннулируйте
Как аннулировать документ в Диадоке
Правила аннулирования документов, в том числе электронных, не прописаны ни в одном нормативном акте. ФНС указывала, что операторы ЭДО сами определяют, дают ли они такой функционал и как он работает (письмо ФНС от 15.02.2023 № ЕА-3-26/2155). Среди бухгалтеров есть заблуждение, что достаточно нажать одну кнопку в программе, чтобы отменить электронную первичку. На самом деле процесс аннулирования зависит от того, в какой момент вы хотите отменить документы и по какой причине.
Документ не получится аннулировать без согласия контрагента
Юридически значимый документ можно отменить только по двустороннему согласию. Юридически значимыми будут:
- первичка, подписанная двумя сторонами;
- счет-фактура, по которому получено согласие о приеме;
- другой документ, который компания просто направила контрагенту, если действий с его стороны не требуется.
Документ с ошибкой исправляйте, а не аннулируйте
Как аннулировать документ в Диадоке
В 1С и Контур.Диадоке процесс аннулирования схожий. Подписать предложение об аннулировании должны обе стороны. Инициировать аннулирование может любая из сторон. Для этого в первичном документе нажмите кнопку «Аннулирование» (см. скриншот выше). В предложении об аннулировании напишите причину — документ отправлен ошибочно, случайно выставлен повторно с другими реквизитами и т. д. (см. скриншоты).
Предложение об аннулировании в 1С
Предложение об аннулировании в 1С
Предложение об аннулировании в Контур.Диадоке
Контрагент должен ответить на предложение. Если он согласен — подписывает предложение об аннулировании. С этого момента документ больше не подтверждает сделку (см. схему).
В каком порядке аннулировать электронную первичку
В каком порядке аннулировать электронную первичку
Соблюдайте порядок аннулирования, даже если вам нужно отозвать документ, который вы направили по ошибке не тому контрагенту. Особых правил на этот счет нет.
«Двустороннее аннулирование применяйте, когда документооборот завершен: либо получатель уже выполнил завершающее действие со своей стороны [подписал документ, прислал второй титул, подписал извещение о получении], либо действие со стороны получателя не требовалось. Нет исключений для документа, который отправили не тому контрагенту. С точки зрения технологии обмена электронными документами позиция однозначная — есть схема работы с аннулированием и ей нужно следовать».
Екатерина Кувшинова, эксперт Контур.Диадока
«Аннулирование электронного документа — это двусторонний процесс, который завершается только при получении инициатором „Уведомления о принятии документа“ от контрагента. Действующее законодательство не регламентирует порядок аннулирования в принудительном порядке, поэтому в случае отказа второй стороны урегулирование ситуации переходит в плоскость административного взаимодействия или досудебного решения споров между организациями».
Эксперты фирмы 1С
В предложении об аннулировании укажите причину — документ выставлен не по адресу. Организацию, которая вообще не ожидала получить от вас документы, может смутить предложение об аннулировании. Чтобы ускорить процесс, свяжитесь с бухгалтерией и предупредите об ошибке.
Кстати, если оформляете документ в формализованном виде (XML), риск направить документ не по адресу — минимальный. Поэтому сейчас лучший вариант для оформления первички — это УПД. Его можно составить по формату XML, и налоговики примут документ в исходном виде (см. статью «Всем бухгалтерам надо срочно разобраться с ЭДО, чтобы не лишить компанию расходов и вычетов. Инструкция от ФНС»).
«В современных сервисах ЭДО риск отправки формализованного документа „не тому контрагенту“ минимален, так как системы проводят автоматическую сверку реквизитов отправителя и получателя в XML-файле еще до момента отправки».
Эксперты фирмы 1С
Если контрагент отказывается аннулировать документ, возникает спор. Каких-либо особенностей по сравнению со сделками, которые оформили бумажными документами, нет. Добиваться аннулирования нужно через досудебные претензии или уже в суде.
Отозвать документ в одностороннем порядке можно, только если его еще не получил контрагент
Пока вы не направили первичный документ контрагенту, а он его не подписал, документ не имеет юридической силы. Вы можете отменить его в одностороннем порядке. Например, если обнаружили ошибку. Как только направили документ контрагенту, ситуация усложняется. Порядок аннулирования зависит от оператора ЭДО.
1С. Как только направили документ контрагенту, чтобы его отозвать, придется получить согласие. Даже если вторая сторона документ не ...
«Двустороннее аннулирование применяйте, когда документооборот завершен: либо получатель уже выполнил завершающее действие со своей стороны [подписал документ, прислал второй титул, подписал извещение о получении], либо действие со стороны получателя не требовалось. Нет исключений для документа, который отправили не тому контрагенту. С точки зрения технологии обмена электронными документами позиция однозначная — есть схема работы с аннулированием и ей нужно следовать».
Екатерина Кувшинова, эксперт Контур.Диадока
«Аннулирование электронного документа — это двусторонний процесс, который завершается только при получении инициатором „Уведомления о принятии документа“ от контрагента. Действующее законодательство не регламентирует порядок аннулирования в принудительном порядке, поэтому в случае отказа второй стороны урегулирование ситуации переходит в плоскость административного взаимодействия или досудебного решения споров между организациями».
Эксперты фирмы 1С
В предложении об аннулировании укажите причину — документ выставлен не по адресу. Организацию, которая вообще не ожидала получить от вас документы, может смутить предложение об аннулировании. Чтобы ускорить процесс, свяжитесь с бухгалтерией и предупредите об ошибке.
Кстати, если оформляете документ в формализованном виде (XML), риск направить документ не по адресу — минимальный. Поэтому сейчас лучший вариант для оформления первички — это УПД. Его можно составить по формату XML, и налоговики примут документ в исходном виде (см. статью «Всем бухгалтерам надо срочно разобраться с ЭДО, чтобы не лишить компанию расходов и вычетов. Инструкция от ФНС»).
«В современных сервисах ЭДО риск отправки формализованного документа „не тому контрагенту“ минимален, так как системы проводят автоматическую сверку реквизитов отправителя и получателя в XML-файле еще до момента отправки».
Эксперты фирмы 1С
Если контрагент отказывается аннулировать документ, возникает спор. Каких-либо особенностей по сравнению со сделками, которые оформили бумажными документами, нет. Добиваться аннулирования нужно через досудебные претензии или уже в суде.
Отозвать документ в одностороннем порядке можно, только если его еще не получил контрагент
Пока вы не направили первичный документ контрагенту, а он его не подписал, документ не имеет юридической силы. Вы можете отменить его в одностороннем порядке. Например, если обнаружили ошибку. Как только направили документ контрагенту, ситуация усложняется. Порядок аннулирования зависит от оператора ЭДО.
1С. Как только направили документ контрагенту, чтобы его отозвать, придется получить согласие. Даже если вторая сторона документ не ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
Получить консультацию
